普那的一家钢铁加工厂进行的月度库存审查没有发现任何异常。八百吨IS 2062 E350钢板,在四个月内从维萨卡帕特南的一家钢铁厂分三批购买,堆放在储存场地,附带经过验证的MTC和盖章的货物收据单。质量经理在首次采购时进行了BIS门户检查,但之后没有重复进行。
六周后，钢铁厂的主要客户经理打来电话，道歉地说，BIS许可证三个月前就已过期。续期申请已提交，但BIS提出的技术问题延误了批准。钢铁厂在许可证失效期间继续生产和标记。
加工厂在仓库里有三个月来源于过期许可证的材料。部分材料已经被切割并焊接成NHAI项目的子组件。NHAI的TPI团队将在下周到达。
BIS许可证过期为什么是结构性风险
BIS对计划的钢铁标准的产品许可证。。IS 2062、IS 1786、IS 808、IS 1161、IS 3502。。按固定期限颁发。标准续期期限为一到两年，具体取决于产品类别，尽管BIS可以根据其对制造商合规记录的评估而授予较短或较长的期限。
当许可证过期时，制造商不再被授权：
- 对新生产应用ISI标记
- 为新材料颁发声称BIS认证的MTC
钢铁厂在许可证失效时法律上应做的事：停止BIS计划下的生产，停止应用ISI标记，直到续期获得批准。某些钢铁厂实际做的事：继续生产和标记，假设续期会很快获得批准。
法律要求与业务现实之间的这一差距就是下游客户的风险点。
为什么客户未被通知
BIS没有强制性的通知机制来在供应商许可证失效时通知下游客户。BIS门户反映当前状态,但只有在有人查询时才会显示。在购买时从有有效许可证的钢铁厂购买且之后没有再次查询的经销商或加工厂无法知道许可证已失效。除非钢铁厂告诉他们。
钢铁厂有财务激励不主动披露许可证失效。披露会导致订单取消、价格重新谈判和供应商资格审查。钢铁厂和客户之间关于BIS许可证状态的信息不对称是真实存在的,具有业务影响。
将BIS许可证监控纳入供应商资格认证
解决方案是系统化的、日历驱动的监控。不是依赖钢铁厂通知您。
在初始供应商资格认证时：
- 在批准的供应商名册中记录CM/L编号和BIS许可证失效日期
- 在资格认证当天在BIS门户上验证许可证，而不仅仅依赖证书文件
- 注意：某些钢铁厂对不同产品类别有多个BIS许可证；验证您采购的特定产品的许可证
季度审查（最少）：
- 在BIS门户上检查每个批准的钢铁厂的CM/L编号
- 在供应商文件中记录门户检查日期和结果
- 标记任何距失效不足60天的许可证
在60天触发点：
- 联系供应商并要求确认续期状态
- 如果续期正在进行中，请求BIS的确认信或申请参考号作为证据
- 决定是否继续采购以等待续期或暂停，直到确认更新的许可证
在许可证续期时：
- 记录新的许可证编号和失效日期
- 更新批准的供应商名册
即使采购团队没有专门的质量资源，这个频率也是可管理的。对于超过交易量门槛的供应商，季度检查每个供应商只需几分钟。对于较小的供应商或新增供应商，将门户检查纳入首次订单资格认证步骤，并在90天时重复。
转移义务的合同条款
供应商资格认证程序是内部控制。合同义务是外部保护。考虑添加到采购订单或供应商协议：
- 通知条款： "如果供应商对相关产品类别的BIS许可证失效、被暂停或正在续期审查中，供应商应在5个工作日内通知[买方]。"
- 保证条款： "供应商保证根据本订单供应的任何材料生产所依据的BIS许可证在生产日期时处于有效且良好的状态。"
- 补救条款： "如果发现材料是在过期或暂停的BIS许可证下生产的，供应商应自费更换材料，并就因项目延迟、通知单或制造工作被拒而产生的任何费用对买方进行赔偿。"
这些条款不能防止钢铁厂让许可证过期。它们确立了该过期的财务风险由钢铁厂承担,而不是由您承担。
当发现库存中的过期许可证材料时应如何应对
如果您发现仓库中的材料是在供应商的BIS许可证过期或失效期间生产的，应对措施取决于材料所处的阶段：
原材料库存，尚未加工：
- 将受影响的批次列入质量冻结
- 联系钢铁厂并要求证据证明生产日期在有效许可证期间内（钢铁厂生产日志、BIS监督访问记录、带日期编码的生产记录）
- 如果证据令人满意，则记录并解除冻结；如果证据不足，则提出供应商不合格报告并协商更换或信用额度
- 在解决状态之前，不要向需要BIS认证材料的项目销售
在制造的子组件或成品工作中：
- 评估材料用于哪个项目以及BIS认证是否是合同要求
- 对于作为要求的项目（政府、基础设施），在TPI检查前向项目质保团队和项目所有者披露。。主动披露远好于在检查过程中发现的通知单
- 与钢铁厂合作确定有哪些证据可用，以及是否可能从项目所有者处获得豁免
- 对于BIS认证不是特定合同要求的项目，记录不合规、从MTC记录材料特性，并进行适当的签批
普那加工厂的情况。。在TPI前一周发现。。对于钢铁厂提供生产日期证明的部分库存是可以挽救的，但对于在许可证正式失效前最后几周生产的材料则不然。三个结构构件不得不重新制造。成本由钢铁厂按供应合同承担。