经NADCAP批准的服务中心和ASME注册设施面临一个相同的文档要求，这让大多数运营困惑：您必须能够在由客户指定的保留期内检索在您的设施处理过的任何热处理批次的MTC——通常为10至25年。对于在这段时期处理50,000个线圈的服务中心来说，这意味着数百万份文件。
物理存档会失败。数字存档可行——但仅当其结构正确时才可行。共享驱动器文件夹不是符合要求的存档。答案是数字化的，但必须是正确的数字化方式。
要求实际上说的是什么
三个框架为为航空航天和核客户提供服务的服务中心定义了MTC保留义务：
NADCAP（航空航天和特殊工艺）： 质量记录（包括材料认证）必须按客户指定的时期保留。客户批准的供应商要求——通常引用AS9100或客户特定的质量流向条款——通常要求10至25年。某些国防客户指定计划的生命周期。
ASME Section VIII Division 1（压力容器）： 制造商数据报告和支持文档必须由制造商保留至少3年。向ASME注册制造商供应材料的服务中心可能在其客户合同中被要求在容器使用寿命期间保留文档——可能长达30年以上。
AS9100 Rev D（航空航天质量管理）： 组织必须确定并记录符合客户和监管要求的质量记录保留期。AS9100不指定最短期限——它要求组织识别适用的内容并实施。
实际上，任何拥有航空航天或核客户的服务中心都应计划至少保留25年。某些客户可能需要更长的保留期。
为什么物理存档会失败
物理存档的运营风险已有充分记录且经常发生：
水和火灾损害。 单一事件——管道爆裂、屋顶漏水、火灾——可能摧毁多年珍贵的记录。保险通常覆盖大多数类别的替换成本。钢铁厂测试报告是原件。无法从保险赔偿中重建。
建筑搬迁和重组。 随着建筑搬迁的记录经常失去其组织结构。在搬迁过程中标记错误的盒子变得永久无法访问。这对于在电子备案成为标准之前积累的纸质记录尤其严重。
员工流动。 了解档案系统的人退休了。没有人记录组织逻辑。存档在物理上保持完整，但实际上无法访问。
检索时间。 在25年的纸质存档中查找特定证书——当已知的只是热号和大约日期时——可能需要数小时。这不符合审计检索要求。
符合要求的数字存档是什么样的
满足NADCAP和ASME检索要求的数字存档具有五个结构特征：
1. 按热号和日期编制索引。 主要搜索键必须是热号——这是审计员在进行抽查时会给您的内容。次要键包括材料等级、客户订单和处理日期。符合要求的系统在不到60秒内从任何工作站检索特定热号的证书。
2. 原始文件质量。 文件必须扫描并以足够的分辨率存储以保留所有可见内容——包括检验员印章、热印章和手写注释。最低300 DPI。丢失印章细节的压缩或传真质量扫描不符合维持可读记录的要求。
3. 防篡改存储。 系统必须能够证明存储的文件与最初归档的文件相同——它未被修改、替换或删除并替换。这是NADCAP的特定关注点。需要使用哈希、审计跟踪或其他技术控制来证明文件完整性。
4. 地理冗余备份。 单个服务器或单个设施备份不符合长期记录保留的目的。地理位置分开的备份副本，具有已记录的恢复程序，是必需的。具有冗余地理区域的云存储如果也满足访问控制和防篡改要求，就满足此要求。
5. 具有审计跟踪的访问控制。 只有授权人员才能归档或删除记录。应记录每个访问事件——谁检索了什么文件，何时——。NADCAP审计员会询问访问控制并审查日志。
什么不符合要求
服务中心常见的"不符合要求的"数字存档：按年份命名的文件夹的共享网络驱动器——"Certs 2018–2019"、"Certs 2020–2021"。无搜索索引。无访问控制。无防篡改。无备份验证。检索需要知道多年前文件的保存位置，特定热号的检索时间以分钟或小时计，而非秒。
这在审计员甚至测试之前就不符合审计检索要求。
审计检索演示
大多数NADCAP审计包括抽查：审计员从设施的工单日志中选择处理记录，识别热号，并要求设施检索相应的MTC。隐含的时钟从提出请求时开始。
维护按热号编制索引的符合要求的数字存档的设施在60秒内检索证书。依赖年份文件夹驱动器的设施搜索多个文件夹需要几分钟。审计员可以观察到差异。需要超过几分钟的检索是文件控制发现——无论证书最终是否存在。
对符合要求的存档结构的投资在NADCAP审计员首次进行此抽查时就可以收回。