Çelik Dağıtıcılarının Dijital Sertifika Yönetimine İhtiyacı Neden Var

Satın alma siparişi Salı öğleden sonra geliyor. On beş madde, karışık kaliteler, üç farklı ısı. Altta, özel talimatlar alanında, müşteri sizin havacılık hesaplarının her zaman yazdığı şeyi yazmış: Teslimattan önce sertifikalar gereklidir. İstisna yok.

On beş sertifikadan on iki tanesi paylaşılan sürücünüzde - bir yerde. Diğer üçü, dört ay önce iki daha küçük sipariş arasında bölünen ısıdan gelen malzemeyi kapsar. Orijinal sertifika ilk satın alma sipariş numarası altında dosyalanmıştır. Bu sipariş kapatılmıştır. Bununla ilgilenen kişi artık ekibinizde değildir. Sertifika var. Kamyon sabah 6'de çıkmadan önce onu bulamamanız yok.

Bu bir kenar durum değil. Çelik dağıtıcıları için bu Salıdır.

Dağıtıcılar Neden Endüstride En Zor Sertifika Sorununa Sahiptir

Çelik dağıtıcılar, tedarik zincirinde en karmaşık sertifika yönetimi problemine karşı karşıya çünkü birden fazla değirmenden malzeme alırlar, ısı numarası yerine satın alma siparişine göre depolayıp, daha sonra her müşteri siparişi için sertifika paketlerini yeniden oluşturmalıdırlar - bu hiçbir zaman sertifikaların nasıl dosyalandığıyla eşleşmez.

Değirmenleri satın alma siparişine eklenen sertifika ile malzeme gönderirler. Bu sertifika ısıyı, kimyasal maddeyi, mekanik özellikleri kapsar - son müşterinin malzemenin spesifikasyonu karşıladığını doğrulaması için gereken her şey. Sorun dağıtıcıların bu sertifikaları alıp depolaması şekli ile daha sonra alması gereken şekli neredeyse hiç ilintili değildir.

Bir sertifika değirmenden geldiğinde kaydedilir. Belki bir e-posta gelen kutusuna düşer ve bir klasöre sürüklenir. Belki değirmen satın alma sipariş numarası adı verilen klasörün altında paylaşılan bir sürücüye yüklenir. Belki ısı numarası yerine alış tarihi tarafından birisinin organize ettiği bir fiziki dosya dolabına yazdırılır. Yöntem kişiye ve o haftanın ne kadar meşgul olduğuna göre değişir.

Altı ay sonra müşteri siparişinin bu sertifikaya ihtiyacı olduğunda, geri alma yolu tamamen farklıdır. Müşteri sizin değirmen satın alma sipariş numarasınızla ilgilenmez. Isıyı, kaliteyi, spesifikasyonu önemsiyorlar. Satış destek ekibiniz şimdi mevcut sevkiyattan orijinal satın almaya geriye mühendislik yapmalıdır - bu, alış kayıtları, envanter etiketleri ve e-posta iş parçacıklarının çapraz referansı anlamına gelir, onları doğru dosyaya getiren herhangi bir kombinasyonda.

8 değirmenden 50 kaliteyi stoklamış bir dağıtıcı, bu arama 20 dakikadan bir öğleden sonraya kadar alır. Bunu bir günün sevkiyatları miktarıyla çarpın - ve sertifika yönetiminin neden sessizce hemen hemen başka herhangi bir arka ofis işlevinden daha fazla yönetim işçiliği tükettiğini anlarsınız.

Kimsenin Konuşmadığı Kısmi Isı Sorunu

Yukarıda açıklanan senaryo, malzemeyi bir siparişte aldığınız ve bir siparişte sattığınız varsayılır. Bu kolay durumdur. Dağıtıcılar neredeyse hiçbir zaman bu şekilde çalışmaz.

200 parçalık ısı değirmenden geliyor. Mart'ta Müşteri A'ya 60 parça satıyorsunuz. Haziran'da Müşteri B'ye 80 parça satıyorsunuz. Kalan 60 parça Eylül'de Müşteri C'ye taşınıyor. Bir ısı sertifikası. Üç ayrı sevkiyat olayı. Üç ayrı müşteri sertifika paketi.

İlk sevkiyat kolaydır - sertifika taze, alış kaydı en son, ısı ile envanter arasındaki bağlantı açıktır. Üçüncü sevkiyata kadar bu bağlantı aşınmıştır. Envanter sistemi, belirli bir kalitede ve boyuttan 60 parçayı gösterir. Asıl ısı numarası, birisinin iki seçme döngüsü boyunca bunu korumuş olup olmadığına bağlı olarak depo etiketinde görünebilir veya görünmeyebilir. Sertifika altı ay öncesinden kapalı bir satın alma siparişi altında dosyalanır.

Çoğu dağıtıcı bunu kabile bilgisiyle yamalayabilir. Ekipteki biri, söz konusu kalitelerin son partisinin belirli bir alış tarihinde geldiğini ve hangi klasörün kontrol edilmesi gerektiğini bilir. Bu kişi tek başarısızlık noktanızdır. Ayrıldığında veya tatilde olduğunda veya soru saat 5:45'te geldiğinde, sertifika geri alma işlemi çöker.

Kısmi ısı sorunu bir dosyalama sorunu değildir. Bu bir veri modeli sorunudur. Sertifikalar ısıya bağlanması gerektiğinde satın alma siparişlerine bağlanır - ve ısılar her bölme, her sevkiyat ve orijinal malzemeye dokunan her müşteri işlemi boyunca izlenebilir kalması gerekir.

Havacılık ve Savunma Müşterilerinin Toleransı Yok

Her endüstride kalite gereksinimleri vardır. AS9100 Rev D, NADCAP sertifikasyon gereksinimleri veya DFARS malzeme izlenebilirlik maddeleri altında faaliyet gösteren havacılık ve savunma, derece ve sonuç açısından farklıdır.

Bir otomotiv Tier 1 eksik bir sertifikayı işaretleyebilir ve 24 saat içinde göndermesini isteyebilir. Havacılık müşterisi sevkiyatı reddeder. Müşteri kalite sistemi buna izin vermediği için tam sertifika paketi olmadan teslimatı kabul etmezler. Malzeme kaldığınız kamyoneta geri gider. İade kargo ücreti ödersiniz. Tedarikçi düzeltme talepli yazarlar. Bir yılda iki kez olursa, onaylanmış satıcı listesinden çıkarılırsınız.

Bu müşteriler de denetim yaparlar. Sadece ürün denetimleri değil - sistemlerinizi denetlerler. Havacılık dağıtıcısında yıllık tedarikçi kalite denetimi, değirmen sertifikalarını nasıl depoladığınız, alındığınız ve kontrol ettiğiniz incelemesini içerir. On dört ay önce yapılan bir sevkiyat için sertifikayı görmeyi isteyen ve ekibinizin e-posta klasörlerini aramak için kırk beş dakika harcadığını gören bir müfettiş, bu gözlemi raporuna yazıyor. Bu gözlem bir bulgu olur. Bu bulgu, zamanınızı ve kredibilitesini size mal olan bir düzeltme eylem planını tetikler.

Bu müşterilerin beklediği standardu kendi başına evrak değildir. Sattığınız malzemenin sertifikanın söylediği olduğunu güvenilir şekilde doğrulayabildiğiniz ve talep üzerine bunu kanıtlayabileceğiniz kanıtıdır. Değirmen satın alma sipariş numarasıyla adlandırılan PDF'lerle dolu bir paylaşılan sürücü, işte kaç yıl olursa olsun o standardı karşılamaz.

Dijital MTC Yönetimi Gerçekten Neyi Değiştirir

Dijital sertifika yönetiminin yaratığı operasyonel kaydırma, belgeleri daha hızlı taramak hakkında değildir. Sertifikaların nasıl depolanıp alındığını yöneten veri yapısını değiştirme hakkındadır.

Isı numarasına göre indekslenmiş bir sistemde, değirmenden gelen her sertifika gelişte ısı numarasıyla etiketlenir - satın alma sipariş numarası değil, alış tarihi değil, değirmen adı değil. Isı numarası birincil anahtar olur. Bu ısıdan malzemeyi alan her envanter işlemi - satış, transfer, yeniden kesme veya kısmi çekme olsun - orijinal ısı kaydına olan bağlantısını korur.

Ekibiniz bir sevkiyat için sertifika paketi oluşturduğunda araştırmıyorlar. Seçiyorlar. Sevkiyat kaydı hangi ısıları kapsadığını bilir. Sistem ilgili sertifikaları ortaya çıkarır. On beş maddelik bir sipariş için, bu montaj saatler yerine dakikalar alır.

Kısmi ısı izlenmesi, malzeme bölmesinin ekonomisini değiştirir. 60 parça Müşteri A'ya sevk edildiğinde ve kalan 140 stokta kaldığında, sistem bu 140 parça ile orijinal sertifika arasındaki bağlantıyı kaybetmez. Müşteri B ve Müşteri C, kimsenin orijinal belgenin nerede yaşadığını hatırlaması gerekmeden aynı indekslenmiş kayıttan sertifika paketlerini alırlar.

Markalı uygunluk sertifikaları - sizin CoC'niz, kağıt başlığınızda, sevkiyat detaylarınıza referans vererek - birisinin el ile doldurduğu manuel Word şablonundan değil, sertifika verilerinden doğrudan oluşturulur. Kimya ve mekanik özellikler saklanan değirmen sertifikasından çıkarılır. Sevkiyat miktarları, müşteri adı, uygulanabilir spesifikasyonlar - hepsi otomatik doldurulur. Kamyonla çıkan belge, kamyonda olanları doğru şekilde temsil eder, çünkü seçilen şeyi kontrol eden aynı verilerden inşa edilir.

Havacılık ve savunma müşterilerine hizmet veren dağıtıcılar için denetim hikayesi tamamen değişir. Denetçi on dört ay öncesinden bir sevkiyat için sertifikayı görmek istediğinde, cevap ısı numarasıyla bir arama ve otuz saniye içinde ekranda belge. Bunun kontrollü sertifika yönetimi sistemi dışarıdan nasıl göründüğüdür. Ayrıca sizi onaylanmış satıcı listelerinde tutanın şey de budur.

Beklemenin Maliyeti

Manuel sertifika yönetiminin işçilik maliyeti gerçek ve ölçülebilir. Günde 30 sevkiyatta sipariş başına 2 saat, gelir üretmeyen ve müşteri değeri yaratmayan haftada 60 saat yönetim zamanıdır. Saf kurtarma maliyetidir - hiçbir zaman kaybolmaması gereken şeyleri arayan zamandır.

İlişki maliyeti materyalize olana kadar nicelleştirmesi daha zordur. Eksik sertifika nedeniyle sevkiyatı reddeden havacılık müşterisi, yeniden olursa gitmiştir. Sistem denetiminden sonra tedarikçi derecelendirmenizi düşüren savunma yüklenicisi o derecelendirmeyi hızlı bir şekilde tersine çevirmez. Bunlar kısa vadede geri kazanılabilir durumlar değildir ve iyi insanları ve iyi niyeti olan dağıtıcılara oluşur, modern çelik dağıtımının operasyonel karmaşıklığı için asla tasarlanmamış altyapı üzerinde sertifika yönetimi çalıştıran.

Dijital sertifika yönetimi her şeyi çözmez. Geç değirmen teslimatlarını, kalite substitusyonlarını veya envanter tutarsızlıklarını düzeltmez. Düzelttiği şey, her sertifikanın nerede olduğunu ve hangi malzemeyi kapsadığını kesinlikle bilme spesifik sorunu - değirmenden geldiği anından itibaren o malzemeye dokunan her işlem boyunca kamyondan ayrılmadan önce buna ihtiyaç duyan son müşteriye ulaşana kadar.

Bu çözülebilir bir sorundur. Satın alma siparişleri değil ısı numaralarını sertifika organizasyonunun birimi olarak tedavi edilmesi gerekir. Bu bağlantıyı kısmi seçimler, envanter hareketleri ve aylar boyunca bölünmüş sevkiyatlar boyunca sağlam tutmalıdır. Ve işlemlerinizi yansıtan, değirmenden iletilen PDF değil, müşteriye yönelik belgeleri oluşturmalıdır, format her ERP güncellemesinde değişir.

Bu altyapıyı inşa eden dağıtıcılar Salı öğleden sonralarını e-postada aramakla geçirmezler. O zamanı siparişlerde harcıyorlar.

Sıkça Sorulan Sorular