MTC Yönetim Yazılımı vs. Elektronik Tablolar: Gerçek Maliyet Karşılaştırması

Elektronik tablo iki yıl önce ayrılan birisi tarafından oluşturulmuştur. 14 sekmesi vardır. "DOKUNMA" etiketli sekme ana ısı dizinini içerir. Koşullu biçimlendirme, bir karbon eşdeğeri limiti aştığında hücreleri kırmızı olarak vurgular, ancak yalnızca D ila H sütunlarında, çünkü birisi 2022'de aralığı güncellemeden A ila C sütunlarını eklemiştir. R sütunundaki VLOOKUP, 2023'ün başında silinen bir sütunu referans alır ve şimdi o yılın Ocak ayından sonra her ısı numarası için #REF! döndürür. Birisi "R sütununu yoksay, PDF'yi kullan" yazan bir not eklemiştir.

Bu sizin MTC izleme sistemidir.

İşe yaramaktadır, çünkü ekibiniz bilinen her arıza modunun için geçici çözümler geliştirmiştir. Kendi kurumsal mantığına sahiptir. Ve onu anlayan insanlar şirketinizde çalışmaya devam ettiği sürece, çalışmaya devam edecektir — çalışmayı bırakana kadar.

Elektronik Tablo Gerçekte Ne Kadar İyi Yapar

Kendi tablonuzu değiştirmeniz gerektiğini iddia etmeden önce, elektronik tabloların MTC yönetimi için ne kadar iyi yaptıklarını açıkça söylemek değerdir.

Tek bir yerde ayda 20 ila 30 sertifika işleyen bir dağıtım işletmesi için, iyi korunan bir elektronik tablo tamamen yeterli bir çözümdür. Siparişleriniz basitse — bir derece, bir kimyasal standart, müşteri overlay yok, ek gereksinim yok — şartname sayfasına karşı manuel karşılaştırma hızlı ve doğrudur. Elektronik tablo hiçbir maliyeti olmaz, eğitim gerektirmez ve bir öğleden sonra kurulabilir.

Yazılım benimseme ekonomisi yalnızca elektronik tablonun sınırlamaları gerçek maliyetler oluşturduğunda anlamlıdır. Tek bir yerde düşük hacimli işlemler için bu sınırlamalar nadiren ulaşılır. Bu işletmenizi tanımlarsa, dürüst cevap bugün MTC yönetim yazılımına ihtiyacınız olmayabileceğidir.

Sorun şu ki, elektronik tabloyla başlayan çoğu işletme, kısıtlamalar teorik olmaktan çıkıp gemi tutmaları, denetim başarısızlıkları ve çalışan fazla mesai olarak görünmeye başladığı noktayı çok geçmişte kullanmaya devam ediyor.

Elektronik Tabloların Kırıldığı Yer

Elektronik tablolar, hacim, karmaşıklık veya uyum gereklilikleri tasarımlarını aştığında MTC yönetiminde kırılır.

Bükülme noktası, operasyonunuzun hacmi, karmaşıklığı veya uyum gereklilikleri elektronik tablonun işlemesi için tasarlandığı şeyi aştığında gelir.

Isı numarası dizini yok. Elektronik tabloda satırlar ve sütunlar vardır. Belirli bir ısı numarası için sertifikayı bulmak, hangi sekmeye bakacağınızı, bu ısı alındığında dosyalama kuralının ne olduğunu ve sertifikanın PDF olarak eklendiğini mi yoksa elle girildiğini bilmek anlamına gelir. Müşteri öğleden sonra 16:00'de arayarak üç ay önce gönderilen malzemenin sertifika paketi isterse, ekibiniz müşteri beklerken e-posta ipliklerini, paylaşılan sürücüleri ve sekmeleri arar.

Şartname limitlerinde otomatik doğrulama yok. Elektronik tablo, bir değer eşik değerini aştığında bir hücreyi kırmızı olarak vurgulayabilir — birisi koşullu biçimlendirmeyi doğru kurmuşsa, doğru sütunları kapsıyorsa ve şartnameleriniz değiştiğinde eşikler güncellediyse. Yapamayacağı şey, sertifikayı müşteriye özel katmanlar, ek test gereksinimleri veya birden fazla eş zamanlı PO şartnamesine karşı otomatik olarak karşılaştırmaktır. Bu karşılaştırma, sertifikayı inceleyen kişi tarafından manuel olarak yapılır, eğer yapıldıysa.

İşleme yoluyla izlenebilirlik yok. 48 fit bir çubuk altı parçaya kesildiğinde ve bu parçalar dört farklı müşteriye gönderileceği zaman, orijinal ısı sertifikası ile aşağı akış malzeme arasındaki ilişki kesintileri takip etmelidir. Elektronik tabloda, bu bağlantı işleme anında kaybolur. Sertifika orijinal satın alma için dosyalanır. Giden sevkiyatlarda sertifika referansı yoktur. Müşteri aldığı parçanın sertifikasını istediğinde, birisi hafızadan ve kesme kayıtlarından menşei yeniden oluşturur — eğer bu kayıtlar varsa.

Çok kullanıcılı erişim kontrolü yok. Beş kişinin sertifika tracker'a erişmesi gerekiyorsa, beş kişinin ana elektronik tabloya erişmesi gerekir. Birisi yanlış sütunu sıralatacak. Birisi yanlışlıkla bir hücrenin üzerine yazacak. Birisi kalıcı olmayacak şekilde düzenlemeleri içeren bir sürümü kaydedecek. Elektronik tablonun kim neyi, ne zaman ve neden değiştirdiğine dair bir kaydı yoktur.

Denetim kaydı yok. Müşteri veya sertifikasyon organı sertifika yönetimi uygulamanızı denetim yaptığında, sürecinizin sistematik olduğunu ve kişiye bağlı olmadığını görmek ister. Elektronik tablo, bir dosyalama sisteminiz olduğunu gösterir. Sistem tutarlı bir şekilde uygulandığını, sapmaların yakalandığını ve bildirildiğini veya kayıtlarınızın eksiksiz olduğunu gösteremez.

Gerçek Maliyet Hesaplaması

Elektronik tablolardan MTC yönetim yazılımına geçişin argümanı genellikle kolaylık ve risk azaltma açısından yapılır. Bunlar gerçek avantajlardır, ancak bir bütçe konuşmasında ölçülmesi zordur. İşçilik ve tutma maliyetleri değildir.

Sertifika alma işçiliği. Ayda 150 sipariş işleyen orta ölçekli bir çelik hizmet merkezi veya üretim atölyesi, sertifika almaya önemli zaman harcar. Belirli bir sipariş için sertifikayı çıkarmak — paylaşılan sürücüde bulmak, ısı numarasını satın alma kaydıyla eşleştirmek, doğru revizyonun olduğunu doğrulamak ve müşteri için paketlemek — dosyalama sistemi e-posta ekleri olan bir elektronik tablo olduğunda, sipariş başına ortalama 2,5 saat sürer. Saat başına 40 dolardan tam yüklü işçilik tarifesi ile, bu sipariş başına 100 dolar olur. Ayda 150 sipariş ile, bu ayda 15.000 dolar veya yıllık 180.000 dolar, sadece sertifika alma işçiliğidir.

Bu rakam, gerçek bir işlemde "sertifika alma"nın kapsamını hesaba katana kadar yüksek görünür: sertifika gemi ile alınmadığında tedarikçi takibi, bir sipariş birden fazla kaynaktan çekildiğinde çoklu ısı çapraz referansu, ayrı ayrı gönderilen ek test sonuçlarını izleme ve aylarca önce gönderilen malzeme için sertifika hakkında müşteri taleplerini cevaplayın.

Teslimat sırasında yakalanan eksik sapmalar. Tek bir gemi tutması — malzeme PO şartnamesine uygun olmayan bir sertifika ile gelir, tutma rıhtımda yakalanır ve sipariş iade edilmeli veya yeniden müzakere edilmeli — orta ölçekli bir işlemde 8.000 ila 12.000 dolar doğrudan maliyet taşır: geri nakliye ücretleri, acil yeniden tedarik, program kesintisi ve istisnayı yönetme işçiliği. Elektronik tablo tabanlı sertifika yönetimine dayanan çoğu işlem ayda en az bir kez bu tür bir tutma deneyimler. Bu ayda 8.000 ila 12.000 dolar kaçınılabilir maliyettir.

Yıllık denetim hazırlığı. Sertifika geçmişi bir elektronik tabloda olduğunda, müşteri kalite denetimi veya üçüncü taraf sertifikasyon denetimi için hazırlık, birinin kayıtları manuel olarak derlemesini ve organize etmesini gerektirir. Ayda 150 sipariş işleyen bir işlem için, 1.800 sipariş satırını kapsayan 12 aylık bir denetim yaklaşık 40 saatlik hazırlık gerektirir. Saat başına 40 dolar, denetim döngüsü başına 1.600 dolar — denetçinin hızlı bir şekilde konumlandırılamayan kayıtları beklemek için harcadığı zamanı saymayan.

Orta ölçekli işlem için toplam görünür maliyet: ayda yaklaşık 15.000 dolar alma işçiliği, ayda 8.000 dolar tutma ve yıllık 1.600 dolar denetim hazırlığı — elektronik tablonun işçiliği otomatik hale getiremediği veya onu oluşturan sapmaları yakalayamadığı için ortadan kaldıramayacağı doğrudan izlenebilir maliyetin ayda yaklaşık 23.000 dolar.

MTC Yönetim Yazılımı Gerçekten Ne Kadara Mal Oluyor — ve Neleri Ortadan Kaldırıyor

Özel amaçlı MTC yönetim yazılımı bir SaaS modelinde çalışır. Orta ölçekli bir çelik işletme için, yıllık yazılım maliyeti tipik olarak hacim ve özellik kümesine bağlı olarak 12.000 ila 30.000 dolar arasında değişir. Bu rakam bir bütçede görünür. Elektronik tablo ile ilgili 23.000 dolar aylık işçilik ve tutma maliyeti görünmez — maaşlara emilir, nakliye taleplerinden kaldırılır ve operasyonel varyans olarak sınıflandırılır.

Yazılımın ortadan kaldırdığı şey: ısı numarası, sipariş, müşteri veya tarih aralığına göre otomatik sertifika alımı (alımı 2,5 saattan 5 dakikadan az olacak şekilde azaltma); PO şartnamesine ve müşteri katmanlarına karşı sertifika değerlerinin otomatik karşılaştırması (rıhtımda değil malzeme gönderilmeden önce sapmaları yakalama); kesme ve işleme işlemleri yoluyla tam izlenebilirlik (her aşağı akış parçası manuel yeniden oluşturma olmaksızın orijinal ısı sertifikasına bağlanır); ve isteğe bağlı olarak dışa aktarılabilir denetim hazır raporlar.

Geri ödeme hesaplaması karmaşık değildir. MTC yönetim yazılımı %80 sertifika alma işçiliğini ortadan kaldırırsa, şu anda rıhtıma ulaşan tutmaların üçte ikisini yakalarsa ve denetim hazırlığını 40 saattan 4 saate azaltırsa, yukarıda tanımlanan orta ölçekli işlem için yıllık tasarruf 175.000 ila 200.000 dolar olur, yazılım harcaması 12.000 ila 30.000 dolar olur.

Elektronik tablo ücretsiz değildir. Sadece bir abonelik satırı yerine işçilik, tutma ve denetim riskleriyle bunu ödemiş siniz.

Sık Sorulan Sorular