Mengapa Pusat Layanan Logam Memerlukan Sistem Manajemen MTC

Gulungan tiba pada hari Senin. Sertifikat panas tunggal, 22.000 pound baja tahan karat 304, properti kimia dan mekanik dikonfirmasi, spesifikasi terpenuhi. Sertifikat pergi ke suatu tempat — email, drive bersama, mungkin meja penerima. Sementara gulungan bergerak ke mesin pemotong.

Pada hari Jumat, Anda telah memotong gulungan itu menjadi delapan strip. Strip tersebut dipotong menjadi tiga ukuran berbeda dalam dua run produksi. Selama tiga minggu ke depan, empat pelanggan menerima pengiriman. Masing-masing menerima daftar pengemasan.

Berapa banyak pelanggan tersebut yang menerima dokumentasi yang benar-benar melacak kembali ke sertifikat pabrik asli? Di sebagian besar pusat layanan logam, jawaban jujur adalah: yang pertama, jika mereka meminta. Setelah itu, itu tergantung pada apakah seseorang ingat membuat salinan, apakah tag kosong masih menunjukkan nomor gulungan, dan apakah orang yang menangani penerimaan hari Senin itu masih duduk di meja mereka ketika pelanggan keempat menelepon meminta paket sertifikat mereka.

Ini bukan masalah dokumentasi. Ini adalah masalah identitas material. Dan itu menjadi semakin buruk setiap kali material melewati operasi pemrosesan.

Apa yang Dilakukan Pemrosesan pada Ketertelusuran Sertifikat

Operasi pemrosesan memutus ketertelusuran sertifikat karena setiap run pemotongan, blansing, atau pemotongan panjang membuat item inventaris baru dari satu panas induk bersertifikat — dan sebagian besar sistem pengarsipan tidak memiliki mekanisme untuk menyebarkan sertifikat induk ke anak-anak.

Sertifikat pabrik mencakup material induk: gulungan, pelat, batang. Setiap properti pada sertifikat itu — kekuatan tarik, lelah, pemanjangan, kimia — berlaku untuk panas seperti yang diterima. Ketika Anda memotong, blanks, memotong panjang, atau meratakan material itu, Anda tidak mengubah propertinya. Tetapi Anda membuat item inventaris baru yang sistem Anda perlakukan sebagai terpisah dari yang asli.

Memotong gulungan menjadi delapan strip membuat delapan item baris dalam sistem manajemen gudang Anda. Setiap strip mendapat tag. Jika sistem Anda dikonfigurasi dengan baik dan seseorang berdedikasi, tag itu menyertakan nomor gulungan asli. Dalam praktiknya, tag diganti, diperbarui, atau hilang selama penanganan. Pada siklus pengambilan ketiga, tautan antara strip dan gulungan induknya hanya ada dalam memori institusional orang yang menerimanya.

Pemotongan panjang dan blansing memperumit masalah lebih lanjut. Satu strip menghasilkan 40 blanks. 40 blanks ini dapat dikirim dalam enam pesanan berbeda selama dua bulan. Setiap pesanan memerlukan paket sertifikat. Paket sertifikat harus merujuk ke panas asli. Informasi panas harus bertahan dari penerimaan gulungan melalui pemotongan melalui blansing melalui pengambilan melalui pengiriman — melalui berapa pun minggu dan berapa pun tangan yang material lewati.

Sistem manual tidak dapat mempertahankan rantai itu secara andal. Orang-orang berhati-hati ketika material baru. Ketika material telah duduk di teluk 7 selama enam minggu dan orang yang menerimanya telah pergi, ketertelusuran merosot. Pada saat audit pelanggan menemukan celah, material sudah dikirim dan paket sertifikat adalah apa yang bisa dirakit seseorang dari apa yang bisa mereka temukan.

Kesenjangan CoC Bermerek

Bahkan ketika pusat layanan dapat menemukan sertifikat pabrik asli, dokumen itu bukan apa yang ingin diterima sebagian besar pelanggan. Mereka menginginkan sertifikat kesesuaian di kop surat Anda, mereferensikan pesanan penjualan Anda, nomor bagian Anda, kuantitas yang dikirim — ditandatangani oleh manajer kualitas Anda.

Sertifikat pabrik membuktikan bahwa panas memenuhi spesifikasi. CoC Anda mengkonfirmasi bahwa material spesifik yang Anda kirim berasal dari panas itu dan memenuhi persyaratan yang berlaku. Ini adalah dokumen berbeda yang melayani fungsi berbeda. Pembeli yang canggih, terutama dalam rantai pasokan otomotif, dirgantara, dan pertahanan, memerlukan keduanya.

Membuat CoC secara manual memakan waktu. Seseorang membuka template Word. Mereka menyalin nilai properti kimia dan mekanik dari sertifikat pabrik dengan tangan. Mereka mengisi nama pelanggan, nomor pesanan, kuantitas yang dikirim, spesifikasi yang berlaku. Mereka memeriksa nilai untuk kesalahan pengetikan. Mereka mendapatkan tanda tangan. Dokumen masuk ke paket pengiriman atau keluar melalui email.

Di pusat layanan yang menjalankan 50 pesanan per hari, proses ini mengonsumsi 8 hingga 12 jam kerja setiap hari. Itu satu hingga satu setengah karyawan penuh waktu tidak melakukan apa pun selain pekerjaan kertas sertifikat. Pekerjaan tidak menghasilkan nilai di luar apa yang telah ditetapkan sertifikat pabrik — itu hanya memformat ulang dan mengemas ulang informasi yang sudah ada. Dan karena nilainya diketik ulang dengan tangan, ada tingkat kesalahan pengetikan bukan nol yang menciptakan risiko kualitas baru di atas biaya administratif.

Tautan Sertifikat Multi-Gudang

Pusat layanan dengan beberapa lokasi menghadapi masalah ketertelusuran yang berkembang dengan jejak mereka. Material dari panas yang sama dapat disimpan di dua atau tiga gudang, tiba dalam gulungan atau pelat terpisah dari pesanan pabrik yang sama. Ketika pelanggan memesan kuantitas yang memerlukan pengambilan dari beberapa lokasi, paket sertifikat harus mencakup material dari semuanya — dari satu set sertifikasi panas.

Skenario operasional terlihat seperti ini: pelanggan memesan 300 pieces dari kelas dan ukuran tertentu. Gudang A memiliki 180 pieces. Gudang B memiliki 140 pieces. Anda mengambil 180 dari A dan 120 dari B. Material melacak kembali ke panas yang sama. Sertifikat adalah dokumen yang sama. Tetapi catatan pengambilan, catatan pengiriman, dan paket sertifikat harus menyelaraskan pengambilan dari dua lokasi menjadi satu pengiriman dengan dokumentasi yang kohesif.

Tanpa sistem, ini adalah latihan manual. Seseorang di lokasi rumah menelepon atau mengirim email ke Gudang B untuk mengkonfirmasi nomor panas pada inventaris. Mereka menemukan sertifikat. Mereka merakit paket. Jika stok lokasi B diterima di waktu berbeda di bawah catatan penerimaan berbeda, menemukan koneksi sertifikat mungkin memerlukan menggali catatan yang tidak diatur dengan ketertelusuran multi-lokasi dalam pikiran.

Untuk pusat layanan yang beroperasi dalam skala besar, ini terjadi puluhan kali seminggu. Setiap kali memerlukan intervensi manual, memakan waktu dan memperkenalkan kemungkinan kesalahan. Setiap kali paket sertifikat keluar dengan kuantitas yang tidak benar atau referensi panas yang tidak cocok, itu menciptakan perbedaan yang mungkin atau tidak mungkin ditemukan pelanggan — tetapi auditor pasti akan menemukan.

Apa yang Diubah Sistem

Sistem manajemen MTC mengubah unit fundamental organisasi sertifikat. Alih-alih mengarsipkan sertifikat menurut dokumen penerimaan atau pesanan pembelian, sistem mengindeks semuanya menurut nomor panas saat penerimaan. Setiap operasi berikutnya — pemotongan, blansing, pemotongan panjang, pengambilan, pengiriman — mempertahankan tautannya ke catatan panas yang berasal.

Ketika gulungan dipotong menjadi delapan strip, setiap strip mewarisi penugasan panas gulungan induk dalam sistem. Strip tidak kehilangan identitas mereka saat melewati mesin pemotong. Ketika strip tersebut diblanks, blanks membawa referensi panas yang sama. Ketika pesanan pelanggan mengambil 40 blanks dari inventaris, sistem tahu dari panas apa blanks itu berasal tanpa ada orang yang perlu melacak tag atau memeriksa catatan penerimaan.

Pembuatan sertifikat kesesuaian menjadi output otomatis bukan tugas manual. Sistem tahu panasnya, tahu properti kimia dan mekanik dari sertifikat pabrik yang disimpan, tahu pelanggannya, nomor pesanan, kuantitas yang dikirim, dan spesifikasi yang berlaku. CoC dihasilkan dari data itu — di kop surat Anda, dengan merek Anda — ditandatangani oleh otoritas yang tepat — dalam waktu yang diperlukan untuk menyetujui dan mencetak. Kesalahan pengetikan menghilang karena nilainya ditarik dari database, bukan disalin dari PDF dengan tangan.

Tautan sertifikat multi-gudang menjadi kueri bukan panggilan telepon. Ketika pengiriman mengambil dari dua lokasi, sistem mengidentifikasi catatan panas yang mencakup kedua pengambilan dan merakit paket sertifikat secara otomatis. Manajer kualitas melihat satu paket dokumen yang kohesif untuk satu pengiriman, terlepas dari berapa banyak gudang yang berkontribusi.

Untuk pusat layanan dengan pelanggan yang memerlukan pengiriman sertifikat digital sebelum truk meninggalkan — semakin umum di rantai pasokan otomotif dan dirgantara — pengiriman itu menjadi mungkin tanpa keadaan darurat menit terakhir. Paket sertifikat dirakit ketika pengiriman dikonfirmasi, bukan ketika pengemudi menunggu di dermaga.

Standar Ketertelusuran Meningkat

Ekspektasi kualitas pelanggan untuk pusat layanan logam tidak statis. Produsen OEM otomotif yang mengetat persyaratan kepatuhan IATF 16949 mendorong persyaratan tersebut ke bawah rantai pasokan. Kepala utama dirgantara di bawah pengawasan AS9100 meninjau sistem kualitas pemasok lebih sering. Kontraktor pertahanan yang tunduk pada persyaratan ketertelusuran material DFARS mengaudit distributor dan pusat layanan dengan lebih ketat daripada yang mereka terapkan lima tahun lalu.

Benang umum di semua persyaratan ini adalah bahwa identitas material harus dipertahankan dari sertifikat pabrik hingga penggunaan akhir — melalui setiap langkah pemrosesan, setiap gerakan gudang, setiap pengiriman parsial. Dokumentasi yang dapat diterima di bawah standar kurang ketat sekarang menghasilkan temuan. Temuan itu memicu rencana tindakan korektif. Temuan berulang mengarah ke tinjauan kualifikasi pemasok.

Pusat layanan yang membangun manajemen sertifikat mereka pada drive bersama, folder email, dan template CoC tulisan tangan membangun sistem itu ketika persyaratan kurang menuntut. Sistem bekerja cukup baik saat itu. Mereka tidak dilengkapi untuk standar ketertelusuran yang sedang diterapkan pelanggan industri.

Investasi dalam sistem manajemen MTC terstruktur bukan terutama tentang mengurangi pekerjaan kertas, meskipun manfaat itu nyata dan terukur. Ini tentang membangun infrastruktur operasional untuk mempertahankan ketertelusuran material melalui tingkat kompleksitas pemrosesan yang tidak dapat ditangani sistem manual secara andal. Ketika audit pelanggan meminta untuk melacak pengiriman empat bulan lalu kembali ke sertifikat pabrik aslinya — melalui dua operasi pemrosesan dan transfer gudang — jawabannya harus memakan waktu tiga puluh detik, bukan pagi.

Pusat layanan yang dapat menjawab pertanyaan itu dengan cepat mempertahankan pelanggan mereka. Pusat layanan yang tidak dapat menjelaskan diri mereka kepada auditor kualitas, dan akhirnya ke tim pengadaan yang memutuskan siapa yang tetap dalam daftar pemasok yang disetujui.

Pertanyaan yang Sering Diajukan