Mengapa Distributor Baja Membutuhkan Manajemen Sertifikat Digital

Pesanan pembelian tiba Selasa sore. Lima belas item, kelas campuran, tiga panas berbeda. Di bawah, di bidang instruksi khusus, pelanggan mengetik apa yang selalu diketik akun aerospace Anda: Sertifikat diperlukan sebelum pengiriman. Tanpa pengecualian.

Anda memiliki dua belas dari lima belas sertifikat di drive bersama - di suatu tempat. Tiga lainnya menutup bahan dari panas yang Anda bagi empat bulan lalu di antara dua pesanan yang lebih kecil. Sertifikat asli diajukan di bawah nomor pesanan pembelian pertama. Pesanan itu ditutup. Orang yang menanganinya tidak lagi berada di tim Anda. Sertifikat itu ada. Anda hanya tidak dapat menemukannya sebelum truk berangkat jam 6 pagi.

Ini bukan kasus tepi. Bagi distributor baja, ini adalah hari Selasa.

Mengapa Distributor Memiliki Masalah Sertifikat Paling Sulit di Industri

Distributor baja menghadapi masalah manajemen sertifikat paling kompleks di rantai pasokan karena mereka menerima bahan dari beberapa pabrik, menyimpannya menurut PO daripada nomor panas, dan kemudian harus membangun kembali paket sertifikat untuk setiap pesanan pelanggan - yang tidak pernah sesuai dengan bagaimana sertifikat diajukan.

Pabrik mengirimkan bahan dengan sertifikat yang dilampirkan ke pesanan pembelian. Sertifikat itu menutup panas, kimia, sifat mekanik - semuanya yang pelanggan akhir butuhkan untuk memverifikasi bahan memenuhi spesifikasi. Masalahnya adalah cara distributor menerima dan menyimpan sertifikat tersebut hampir tidak ada hubungannya dengan cara mereka perlu mengambilnya nanti.

Ketika sertifikat tiba dari pabrik, itu disimpan. Mungkin jatuh ke kotak masuk email dan diseret ke folder. Mungkin diunggah ke drive bersama di bawah folder yang dinamai dengan nomor PO pabrik. Mungkin dicetak ke file cabinet fisik yang diatur orang menurut tanggal penerimaan daripada nomor panas. Metode bervariasi tergantung pada orang dan seberapa sibuk minggu itu.

Enam bulan kemudian, ketika pesanan pelanggan membutuhkan sertifikat itu, jalur pengambilan sepenuhnya berbeda. Pelanggan tidak peduli dengan nomor PO pabrik Anda. Mereka peduli dengan panas, kelas, spesifikasi. Tim dukungan penjualan Anda sekarang harus merekayasa balik dari pengiriman saat ini ke pembelian asli - yang berarti referensi silang catatan penerimaan, tag inventori, dan utas email, dalam kombinasi apa pun yang membawa mereka ke file yang benar.

Di distributor yang menyimpan 50 kelas dari 8 pabrik, pencarian itu membutuhkan waktu dari 20 menit hingga seharian penuh. Kalikan dengan beban pengiriman dalam sehari - dan Anda akan memahami mengapa manajemen sertifikat diam-diam mengkonsumsi lebih banyak tenaga kerja administratif daripada hampir fungsi back-office lainnya.

Masalah Panas Parsial yang Tidak Ada Yang Bicarakan

Skenario yang dijelaskan di atas mengasumsikan Anda membeli bahan dalam satu pesanan dan menjualnya dalam satu pesanan. Itu adalah kasus sederhana. Distributor hampir tidak pernah beroperasi dengan cara itu.

Panas 200 potong tiba dari pabrik. Anda menjual 60 potong ke Pelanggan A di Maret. Anda menjual 80 potong ke Pelanggan B di Juni. 60 potong yang tersisa pergi ke Pelanggan C di September. Satu sertifikat panas. Tiga acara pengiriman terpisah. Tiga paket sertifikat pelanggan terpisah.

Pengiriman pertama mudah - sertifikat segar, catatan penerimaan baru-baru ini, tautan antara panas dan inventori jelas. Pada pengiriman ketiga, tautan itu telah aus. Sistem inventori menunjukkan 60 potong kelas dan ukuran tertentu. Nomor panas asli mungkin atau mungkin tidak muncul di label gudang, tergantung pada apakah seseorang mempertahankannya melalui dua siklus pemilihan. Sertifikat diajukan di bawah pesanan pembelian yang ditutup dari enam bulan lalu.

Sebagian besar distributor menambal ini dengan pengetahuan tribal. Seseorang di tim mengingat bahwa batch terakhir dari kelas itu tiba pada tanggal penerimaan tertentu, dan mereka tahu folder mana yang harus diperiksa. Orang itu adalah titik kegagalan tunggal Anda. Ketika mereka pergi, atau ketika mereka sedang liburan, atau ketika pertanyaan datang jam 5:45 sore, proses pengambilan sertifikat runtuh.

Masalah panas parsial bukan masalah pengajuan. Ini adalah masalah model data. Sertifikat ditautkan ke pesanan pembelian ketika mereka perlu ditautkan ke panas - dan panas perlu tetap dapat dilacak melalui setiap pembagian, setiap pengiriman, dan setiap transaksi pelanggan yang menyentuh bahan asli itu.

Pelanggan Aerospace dan Pertahanan Tidak Memiliki Toleransi

Setiap industri memiliki persyaratan kualitas. Aerospace dan pertahanan, beroperasi di bawah AS9100 Rev D, persyaratan akreditasi NADCAP, atau klausa pelacakan bahan DFARS, berbeda dalam derajat dan konsekuensi.

Tingkat 1 otomotif mungkin menandai sertifikat yang hilang dan meminta Anda untuk mengirimkannya dalam 24 jam. Pelanggan aerospace akan menolak pengiriman. Mereka tidak akan menerima pengiriman tanpa paket sertifikat lengkap karena sistem kualitas mereka sendiri tidak akan memungkinkan. Bahan kembali ke truk Anda. Anda membayar biaya pengiriman kembali. Mereka mengisi permintaan tindakan perbaikan pemasok. Jika terjadi dua kali dalam setahun, Anda dihapus dari daftar vendor yang disetujui.

Pelanggan ini juga melakukan audit. Bukan hanya audit produk - mereka mengaudit sistem Anda. Audit kualitas pemasok tahunan di distributor aerospace mencakup tinjauan tentang bagaimana Anda menyimpan, mengambil, dan mengontrol sertifikasi pabrik. Auditor yang meminta untuk melihat sertifikat untuk pengiriman yang dilakukan empat belas bulan lalu dan menonton tim Anda menghabiskan empat puluh lima menit mencari di folder email sedang menulis pengamatan itu ke laporan mereka. Pengamatan itu menjadi temuan. Temuan itu memicu rencana tindakan perbaikan yang merugikan Anda waktu dan kredibilitas.

Standar yang diharapkan pelanggan ini bukan dokumentasi untuk kepentingannya sendiri. Ini adalah bukti bahwa Anda dapat secara andal mengkonfirmasi bahwa bahan yang Anda jual kepada mereka adalah apa yang dikatakan sertifikat, dan bahwa Anda dapat membuktikannya atas permintaan. Drive bersama penuh dengan file PDF yang dinamai dengan nomor PO pabrik tidak memenuhi standar itu, terlepas dari berapa lama Anda telah berbisnis.

Apa yang Sebenarnya Diubah Manajemen MTC Digital

Perubahan operasional yang dibuat manajemen sertifikat digital bukan tentang pemindaian dokumen lebih cepat. Ini tentang mengubah struktur data yang mengatur bagaimana sertifikat disimpan dan diambil.

Dalam sistem yang diindeks berdasarkan nomor panas, setiap sertifikat yang tiba dari pabrik diberi tag dengan nomor panas saat kedatangan - bukan nomor PO, bukan tanggal penerimaan, bukan nama pabrik. Nomor panas menjadi kunci utama. Setiap transaksi inventori yang menyentuh bahan dari panas itu - apakah itu penjualan, transfer, pemotongan ulang, atau pemilihan parsial - mempertahankan tautannya ke catatan panas asli.

Ketika tim Anda membangun paket sertifikat untuk pengiriman, mereka tidak mencari. Mereka memilih. Catatan pengiriman tahu panas mana yang dicakup. Sistem menampilkan sertifikat yang sesuai. Untuk pesanan lima belas item, perakitan itu membutuhkan menit daripada jam.

Pelacakan panas parsial mengubah ekonomi pembagian bahan. Ketika 60 potong dikirim ke Pelanggan A dan 140 potong yang tersisa tetap dalam inventori, sistem tidak kehilangan koneksi antara 140 potong itu dan sertifikat asli. Pelanggan B dan Pelanggan C menerima paket sertifikat mereka dari catatan yang diindeks sama, tanpa siapa pun perlu mengingat di mana dokumen asli berada.

Sertifikat kesesuaian bermerek - CoC Anda, di kop surat Anda, merujuk ke detail pengiriman Anda - dihasilkan langsung dari data sertifikat daripada dari template Word manual yang diisi tangan oleh seseorang. Kimia dan sifat mekanik diekstrak dari sertifikat pabrik yang disimpan. Jumlah pengiriman, nama pelanggan, spesifikasi yang berlaku - semuanya diisi secara otomatis. Dokumen yang pergi dengan truk secara akurat mewakili apa yang ada di truk, karena dibangun dari data yang sama yang mengontrol apa yang dipilih.

Bagi distributor yang melayani pelanggan aerospace dan pertahanan, cerita audit berubah total. Ketika auditor meminta untuk melihat sertifikat untuk pengiriman dari empat belas bulan lalu, jawabannya adalah pencarian menurut nomor panas dan dokumen di layar dalam waktu kurang dari tiga puluh detik. Itulah cara sistem manajemen sertifikat terkontrol terlihat dari luar. Ini juga yang membuat Anda tetap di daftar vendor yang disetujui.

Biaya Menunggu

Biaya tenaga kerja manajemen sertifikat manual bersifat nyata dan dapat diukur. Dua jam per pesanan pada 30 pengiriman per hari adalah 60 jam waktu administratif mingguan yang tidak menghasilkan pendapatan dan tidak menciptakan nilai pelanggan. Ini adalah biaya pemulihan murni - waktu yang dihabiskan menemukan hal yang tidak pernah seharusnya hilang.

Biaya hubungan lebih sulit untuk dikuantifikasi sampai itu terwujud. Pelanggan aerospace yang menolak pengiriman karena sertifikat yang hilang sudah pergi jika itu terjadi lagi. Kontraktor pertahanan yang menurunkan peringkat pemasok Anda setelah audit sistem tidak dengan cepat membalikkan peringkat itu. Ini bukan situasi yang dapat dipulihkan dalam jangka pendek, dan terjadi pada distributor dengan orang baik dan niat baik yang menjalankan manajemen sertifikat pada infrastruktur yang tidak pernah dirancang untuk kompleksitas operasional distribusi baja modern.

Manajemen sertifikat digital tidak menyelesaikan segalanya. Ini tidak memperbaiki pengiriman pabrik yang terlambat, substitusi kelas, atau ketidaksesuaian inventori. Apa yang diperbaikinya adalah masalah khusus ini yaitu mengetahui, dengan pasti, di mana setiap sertifikat berada dan bahan apa yang dicakupnya - dari saat tiba dari pabrik melalui setiap transaksi yang menyentuh bahan itu sampai mencapai pelanggan akhir yang membutuhkannya sebelum truk berangkat.

Ini adalah masalah yang dapat dipecahkan. Ini memerlukan memperlakukan nomor panas, bukan pesanan pembelian, sebagai unit organisasi sertifikat. Ini memerlukan menjaga tautan itu tetap utuh melalui pemilihan parsial, pergerakan inventori, dan pengiriman yang terbagi selama berbulan-bulan. Dan ini memerlukan pembuatan dokumentasi yang berorientasi pada pelanggan yang mencerminkan operasi Anda, bukan PDF yang diteruskan dari pabrik yang formatnya berubah setiap kali mereka memperbarui ERP mereka.

Distributor yang membangun infrastruktur ini tidak menghabiskan sore hari Selasa mencari di email. Mereka menghabiskan waktu itu untuk pesanan.

Pertanyaan Yang Sering Diajukan