Skenario diputar dengan cara yang sama di distributor dengan dua atau lebih lokasi: materi diterima di gudang utama, MTC diarsipkan dengan dokumen penerimaan, dan materi kemudian ditransfer ke fasilitas satelit untuk pemrosesan atau untuk memenuhi pesanan pelanggan regional. Sertifikat tidak bergerak. Materi bergerak.
Pada saat pengiriman, gudang pengiriman mengonfirmasi pesanan dan memuat truk. Seseorang meminta paket sertifikat. Tidak ada di lokasi itu — karena diarsipkan 200 mil jauhnya saat materi pertama kali tiba. Pengemudi pergi tanpa sertifikat (umum) atau pengiriman ditahan sementara seseorang mengirim salinan yang dipindai melalui email atau faks dari lokasi lain (juga umum, tetapi lebih lambat).
Dalam kedua kasus tersebut, sertifikat tiba setelah materi. Pelanggan melakukan inspeksi kedatangan mereka, membutuhkan MTC, tidak memilikinya, memanggil Anda. Ini adalah kegagalan pengalaman pelanggan yang berasal sepenuhnya dari masalah proses dokumentasi, bukan masalah materi.
Bagaimana kesenjangan sertifikat multi-gudang terbentuk
Akar penyebabnya sederhana: sertifikat diarsipkan di titik penerimaan, tetapi materi bergerak. Proses penerimaan dirancang untuk menangkap barang masuk dan dokumentasi bersama-sama, yang benar. Kesenjangan adalah tidak ada proses untuk menyebarkan dokumentasi itu ketika materi mengubah lokasi.
Tiga pemicu spesifik memperburuk hal ini:
Pemindahan antar-gudang untuk pemrosesan. Distributor menerima lempeng mentah di gudang utama dan mengirim gulungan ke fasilitas potong-ke-panjang mereka. Sertifikat ada di file gudang utama. Ketika materi yang diproses dikirim dari fasilitas potong-ke-panjang, tidak ada yang berpikir untuk menyertakan MTC asli karena tidak pernah ada di fasilitas itu.
Transfer pemenuhan untuk memenuhi permintaan regional. Pesanan pelanggan masuk ke titik distribusi regional yang tidak memiliki materi yang tepat dalam stok. Gudang utama mengirim materi dari inventaris mereka untuk memenuhinya. Sertifikat tetap dengan penerimaan gudang utama. Lokasi regional mengirim tanpa sertifikat karena mereka menerima stok, bukan dokumentasi.
Pergerakan stok jangka panjang. Materi duduk di inventaris gudang penerimaan selama berbulan-bulan, ditransfer ke lokasi lain sebagai bagian dari penyeimbangan ulang inventaris berkala, dan sertifikat tetap di folder penerimaan berusia 6 bulan. Pada saat materi itu dikirim dari lokasi kedua, koneksi antara sertifikat dan materi putus.
Membangun protokol sertifikat-mengikuti-materi
Solusinya bersifat prosedural dan teknis. Secara prosedural, aturan harus eksplisit: ketika materi bergerak antar lokasi, sertifikat bergerak bersamanya. Secara teknis, itu berarti memiliki cara untuk mengetahui sertifikat mana yang sesuai dengan materi mana, dan mekanisme untuk mentransfernya.
Sisi prosedur:
Setiap dokumen transfer antar-gudang memerlukan bidang referensi sertifikat. Ketika transfer dimulai, gudang asal mencari sertifikat untuk batch atau panas itu dan mencatat nomor referensi sertifikat (atau nomor dokumen) pada dokumen transfer. Gudang penerimaan mengonfirmasi penerimaan materi dan dokumentasi sertifikat.
Jika sertifikat bersifat fisik (kertas), salinan pergi dengan transfer. Aslinya tetap dalam arsip penerimaan; salinan bersertifikat dikirim ke tujuan. Jika sertifikat digital, catatan sertifikat tertaut ke catatan inventaris lokasi baru.
Titik pemeriksaan proses: Sebelum materi apa pun dikirim dari lokasi, pemilih atau koordinator pengiriman harus memverifikasi bahwa sertifikat untuk panas itu tersedia di lokasi itu — bukan hanya bahwa itu ada di suatu tempat di file perusahaan.
Sisi teknis:
Repositori sertifikat digital bersama sepenuhnya menghilangkan masalah transfer fisik. Ketika sertifikat disimpan dalam sistem terpusat yang dapat diakses oleh semua lokasi, pertanyaan berhenti menjadi "apakah kami memiliki sertifikat di gudang ini?" dan menjadi "apakah kami memiliki sertifikat yang tertaut ke pesanan ini?"
Ini adalah perbedaan yang bermakna. Sertifikat tidak perlu ada secara fisik di setiap lokasi — harus dapat diakses oleh siapa pun yang menyiapkan paket pengiriman. Sistem manajemen sertifikat berbasis cloud, atau bahkan sistem dokumen bersama yang terorganisir dengan baik, menyelesaikan masalah akses.
Biaya penundaan pengiriman
Biaya operasional dari kesenjangan sertifikat dapat diukur. Pengiriman yang pergi tanpa sertifikat menghasilkan satu atau lebih dari yang berikut: panggilan tindak lanjut dari pelanggan, rantai email untuk mendapatkan sertifikat yang dikirim, penahan pelanggan pada materi menunggu penerimaan sertifikat, atau di industri yang diatur, laporan ketidaksesuaian formal terhadap perusahaan Anda.
Untuk distributor yang melayani pelanggan dengan persyaratan inspeksi kedatangan — toko kapal bertekanan, produsen dirgantara, produsen komponen nuklir — pergi tanpa sertifikat bukanlah gangguan kecil. Ini dapat memicu penolakan materi, memerlukan kunjungan pengiriman ulang, atau melanggar syarat perjanjian pemasok yang disetujui.
Bahkan untuk pelanggan industri umum, pencarian sertifikat membuang-buang waktu di kedua sisi transaksi. Pelanggan akhirnya berhenti mengharapkan sertifikat tiba secara otomatis dan mulai membangun buffer untuk mengejarnya — yang berarti mereka juga membangun buffer sebelum materi Anda sampai ke lantai produksi mereka.
Protokol sertifikat-mengikuti-materi bukanlah beban operasional yang signifikan. Diperlukan menambahkan satu bidang ke dokumen transfer dan satu titik pemeriksaan ke proses pengiriman. Pengembaliannya adalah permintaan sertifikat pasca-pengiriman yang lebih sedikit dan kredibilitas operasional yang berasal dari mendapatkan dokumentasi dengan benar untuk pertama kalinya.