ऑडिट में सामग्री ट्रेसेबिलिटी कैसे साबित करें

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ऑडिट में सामग्री ट्रेसेबिलिटी साबित करने के लिए, आपको एक पुनर्प्राप्त किए जा सकने वाली दस्तावेज़ श्रृंखला प्रस्तुत करनी चाहिए: क्रय आदेश से जुड़ा मिल टेस्ट प्रमाणपत्र, प्राप्ति रिकॉर्ड जो हीट नंबर को सत्यापित करता है, कट/इश्यू रिकॉर्ड जो हीट को विशिष्ट घटकों से जोड़ते हैं, और प्रक्रिया रिकॉर्ड (वेल्ड मैप, निरीक्षण रिपोर्ट) जो उस हीट का संदर्भ देते हैं। श्रृंखला संपूर्ण और सुसंगत होनी चाहिए।

एक ऑडिटर — चाहे किसी प्रमाणन निकाय, तीसरे पक्ष के ग्राहक या ASME अधिकृत इंस्पेक्टर से — एक ट्रेसेबिलिटी वॉकबैक करेगा। वे एक तैयार घटक या वेल्ड जॉइंट चुनेंगे और आपको दस्तावेज़ दर दस्तावेज़ उस तैयार आइटम से कच्चे सामग्री तक की श्रृंखला का प्रदर्शन करने के लिए कहेंगे।

यह मार्गदर्शन आपको बताता है कि इस व्यायाम के लिए कैसे तैयारी करें, कौन से दस्तावेज़ों की जांच की जाती है, और अधिकांश संगठन कहां विफल होते हैं।

ऑडिटर क्या ढूंढ रहे हैं

सामग्री ट्रेसेबिलिटी का मूल्यांकन करने वाले ऑडिटर एक आदर्श फाइलिंग सिस्टम की तलाश नहीं कर रहे हैं। वे एक प्रश्न पूछ रहे हैं: क्या आप अभी साबित कर सकते हैं कि इस घटक में सामग्री वह है जो विशेषता आवश्यकता है?

उस प्रश्न का उत्तर देने के लिए उन्हें देखना होगा:

एक सामग्री परीक्षण प्रमाणपत्र (MTC) हीट नंबर और परीक्षण डेटा के साथ जो निर्दिष्ट सामग्री मानक को पूरा करता है
एक प्राप्ति रिकॉर्ड जो आने वाली सामग्री पर हीट नंबर को प्रमाणपत्र के विरुद्ध सत्यापित किया गया था
एक सामग्री इश्यू या कट रिकॉर्ड जो दिखाता है कि सामग्री कब और किस नौकरी को जारी की गई थी
एक प्रक्रिया रिकॉर्ड (वेल्ड मैप, निरीक्षण रिकॉर्ड, ट्रैवलर) जो परीक्षा की जा रही विशेष घटक पर एक ही हीट नंबर का संदर्भ देता है
एक सुसंगत श्रृंखला — हीट नंबर समान होना चाहिए, सभी दस्तावेज़ों में सही तरीके से लिखा होना चाहिए

ऑडिटर जानबूझकर अस्पष्ट आइटम चुनते हैं — एक पोत की पीठ पर एक नोज़ल, एक छोटा फिटिंग, एक छोटी शाखा से एक स्पूल — क्योंकि ये वह आइटम हैं जिन्हें दस्तावेज़ीकरण प्रक्रिया में छोड़े जाने की सबसे अधिक संभावना है।

ऑडिट पूर्व तैयारी चेकलिस्ट

दस्तावेज़ संग्रह

सभी मिल टेस्ट सर्टिफिकेट हीट नंबर द्वारा अनुक्रमित और क्रय आदेश से जुड़े
सभी दबाव सीमा या महत्वपूर्ण सामग्री के लिए प्राप्ति रिकॉर्ड
सामग्री रजिस्टर या स्टॉक लेजर वर्तमान और खपत की गई मात्रा दिखा रहा है
कट/इश्यू रिकॉर्ड दिखा रहा है कि प्रत्येक हीट किस नौकरी को जारी किया गया था
वेल्ड मैप या घटक रजिस्टर जो प्रत्येक जॉइंट या घटक पर हीट नंबर का संदर्भ देते हैं
सर्टिफिकेट इंडेक्स या ट्रेसेबिलिटी मैट्रिक्स (यदि परियोजना विशेषता द्वारा आवश्यक हो)

शारीरिक सत्यापन

गोदाम में सामग्री पठनीय हीट नंबर के साथ चिह्नित और प्रमाणपत्र के लिए संदर्भित
अवशेष मूल हीट नंबर के साथ चिह्नित — केवल एक सामान्य आइटम नंबर नहीं
तैयार घटक दृश्यमान पहचान टैग ले जाते हैं जहां विशेषता द्वारा आवश्यक है

प्रक्रिया रिकॉर्ड सामंजस्य

वेल्ड रिकॉर्ड पर हीट नंबर MTC इंडेक्स से मेल खाते हैं
प्रमाणपत्र और प्रक्रिया रिकॉर्ड के बीच कोई हीट नंबर प्रतिलेखन त्रुटि नहीं
सामग्री प्रतिस्थापन औपचारिक रूप से दर्ज किए गए और वैकल्पिक प्रमाणपत्र द्वारा समर्थित हैं

ट्रेसेबिलिटी वॉकबैक व्यायाम

जब कोई ऑडिटर वॉकबैक शुरू करता है, तो क्रम आमतौर पर:

चरण 1 — ऑडिटर एक आइटम चुनता है। वे तैयार घटक, सक्रिय नौकरी, या पूर्ण परियोजना रिकॉर्ड से चुन सकते हैं। वे पूछेंगे: "मुझे इस आइटम के लिए ट्रेसेबिलिटी दिखाएं।"

चरण 2 — आप घटक रिकॉर्ड प्रस्तुत करते हैं। यह वेल्ड मैप प्रविष्टि, घटक टैग, या रूटिंग रिकॉर्ड है जो आइटम और इसकी सामग्री पहचान दिखाता है।

चरण 3 — आप कट/इश्यू रिकॉर्ड प्राप्त करते हैं। यह घटक को सामग्री बैच (हीट, लॉट) से जोड़ता है जो जारी किया गया था।

चरण 4 — आप प्राप्ति रिकॉर्ड प्राप्त करते हैं। यह दिखाता है कि सामग्री प्राप्त, शारीरिक रूप से सत्यापित और दस्तावेज़ की गई थी।

चरण 5 — आप MTC प्रस्तुत करते हैं। यह अंतिम लिंक है — प्रमाणपत्र दिखा रहा है कि सामग्री निर्दिष्ट आवश्यकताओं को पूरा करती है। प्रमाणपत्र पर हीट नंबर श्रृंखला में प्रत्येक पूर्ववर्ती दस्तावेज़ से मेल खाना चाहिए।

चरण 6 — ऑडिटर श्रृंखला को सत्यापित करता है। वे दूसरी या तीसरी आइटम की जांच कर सकते हैं। वे निष्कर्ष के रूप में किसी भी ब्रेक, असंगति या लापता दस्तावेज़ों को नोट करेंगे।

पूर्ण वॉकबैक एक सुव्यवस्थित प्रणाली में प्रति आइटम पाँच से दस मिनट से अधिक नहीं लेना चाहिए। यदि इसमें अधिक समय लगता है, तो यह स्वयं एक निष्कर्ष है।

सामान्य ऑडिट निष्कर्ष और उन्हें कैसे संबोधित करें

निष्कर्ष: विशिष्ट हीट नंबर के लिए प्रमाणपत्र पुनः प्राप्त नहीं किया जा सकता

कारण: प्रमाणपत्र प्राप्त किया गया लेकिन हीट नंबर द्वारा अनुक्रमित नहीं किया गया। यह मौजूद हो सकता है लेकिन जल्दी से खोजा नहीं जा सकता।

सुधार: एक प्राप्ति प्रक्रिया लागू करें जो प्राप्ति के समय हीट नंबर द्वारा प्रत्येक MTC को दाखिल और अनुक्रमित करने की आवश्यकता है। डिजिटल सिस्टम के लिए, एक उपकरण का उपयोग करें जो सेवन पर प्रमाणपत्र को स्वचालित रूप से अनुक्रमित करता है।

निष्कर्ष: भौतिक सामग्री पर हीट नंबर प्रमाणपत्र से मेल नहीं खाता

कारण: प्रतिलेखन त्रुटि, गलत लेबल की गई सामग्री, या प्रमाणपत्र गलत हीट के लिए लागू किया गया।

सुधार: सामग्री को अलग रखें। जांच करें कि क्या यह दस्तावेज़ीकरण त्रुटि है (गलत प्रमाणपत्र प्राप्त किया गया) या वास्तविक बेमेल है। समाधान होने तक सामग्री का उपयोग न करें। प्राप्ति प्रक्रिया में एक चरण जोड़ें जो सामग्री को प्राप्ति डॉक से स्थानांतरित करने से पहले शारीरिक सत्यापन की आवश्यकता है।

निष्कर्ष: वेल्ड मैप फाइल में प्रमाणपत्र से भिन्न हीट का संदर्भ देता है

कारण: सामग्री उत्पादन के दौरान दस्तावेज़ों को अपडेट किए बिना प्रतिस्थापित की गई, या वेल्ड मैप भरते समय प्रतिलेखन त्रुटि हुई।

सुधार: निर्धारित करें कि कौन सी सामग्री वास्तव में उपयोग की गई थी। यदि सही MTC पाया जा सकता है और प्रतिस्थापन वैध था, तो वेल्ड मैप को अपडेट करें और सुधार को औपचारिक रिकॉर्ड परिवर्तन के रूप में दस्तावेज़ करें। यदि सामग्री की पहचान नहीं की जा सकती है, तो गैर-अनुरूपता के रूप में स्केल करें।

निष्कर्ष: हीट नंबर पहचान के बिना स्टोर में अवशेष

कारण: कटे हुए टुकड़े पुनः चिह्नित किए बिना स्टॉक पर लौटाए गए।

सुधार: सभी अचिह्नित अवशेष को अलग रखें। सभी कटे हुए टुकड़ों के लिए अनिवार्य पुनः चिह्नित प्रक्रिया लागू करें फिर उन्हें रैक पर वापस करने से पहले। औपचारिक अवशेष लॉग पर विचार करें।

निष्कर्ष: ISO 9001 ट्रेसेबिलिटी प्रक्रिया मौजूद है लेकिन अनुसरण नहीं की जाती

कारण: लिखित प्रक्रिया प्राप्ति पर हीट नंबर सत्यापन की आवश्यकता है, लेकिन रिकॉर्ड दिखाते हैं कि यह चरण लगातार नहीं किया गया था।

सुधार: प्राप्ति कर्मचारियों को फिर से प्रशिक्षित करें। प्राप्ति रिकॉर्ड को अनिवार्य गेट बनाएं — माल हस्ताक्षरित ट्रेसेबिलिटी रिकॉर्ड के बिना इन्वेंटरी में प्रवेश नहीं कर सकते। एक प्रणाली पर विचार करें जो हीट नंबर दर्ज किए बिना प्राप्ति रिकॉर्ड करना असंभव बनाती है।

ISO 9001 खंड 8.5.2 — यह वास्तव में क्या आवश्यकता है

ISO 9001:2015 खंड 8.5.2 में कहा गया है कि संगठन को उत्पादन और सेवा प्रदान के दौरान आउटपुट की पहचान करने के लिए उपयुक्त साधन का उपयोग करना चाहिए, और जब ट्रेसेबिलिटी एक आवश्यकता हो तो आउटपुट की अनन्य पहचान को नियंत्रित करना चाहिए, ट्रेसेबिलिटी को सक्षम करने के लिए दस्तावेज़ीकृत जानकारी को बनाए रखना चाहिए।

व्यावहारिक रूप से, खंड आवश्यकता है:

उत्पादन के दौरान सामग्री की पहचान की विधि (टैगिंग, चिह्नन, लेबलिंग)
उस पहचान को प्रासंगिक प्रमाणपत्र और विशेषता से जोड़ने का तरीका
दस्तावेज़ीकृत साक्ष्य का प्रतिधारण

प्रमाणन निकायों से ऑडिटर आदेशों की तलाश करते हैं कि यह प्रक्रिया में नहीं बल्कि व्यावहारिक रूप से घटित हो रहा है। वे आपको एक लाइव उदाहरण देखने के लिए कहेंगे — ऊपर वर्णित वॉकबैक व्यायाम।

ऑडिट तैयार ट्रेसेबिलिटी रिकॉर्ड बनाना

एक संगठन जो आसानी से ट्रेसेबिलिटी ऑडिट पास करता है और वह जो महत्वपूर्ण निष्कर्ष प्राप्त करता है, के बीच का अंतर लगभग हमेशा तीन बिंदुओं पर परिचालन अनुशासन है:

प्राप्ति — स्वीकृति से पहले प्रमाणपत्र भौतिक सामग्री से मेल खाते हैं
कट/इश्यू — प्रत्येक सामग्री आंदोलन हीट नंबर के साथ दस्तावेज़ित है
रिकॉर्ड पुनरुद्धार — संपूर्ण श्रृंखला मिनटों में पुनः निर्मित की जा सकती है

TestCert जैसे उपकरण इस ऑडिट परिदृश्य के लिए बिल्कुल सही डिज़ाइन किए गए हैं — प्रत्येक सेवन प्रमाणपत्र अनुक्रमित है, प्रत्येक इश्यू लॉग किया गया है, और किसी भी घटक के लिए संपूर्ण ट्रेसेबिलिटी श्रृंखला कागज़ की बाइंडर से हाथ से इकट्ठा करने के बजाय सेकंड में पुनः प्राप्त और मुद्रित की जा सकती है।

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अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

ASME अधिकृत इंस्पेक्टर सामान्य रूप से सामग्री ट्रेसेबिलिटी समीक्षा पर कितना समय व्यतीत करता है?

एक इंस्पेक्टर आमतौर पर दस्तावेज़ीकरण की समीक्षा (सामग्री ट्रेसेबिलिटी रिकॉर्ड सहित) पर निरीक्षण यात्रा का 30-60% व्यतीत करता है। एक दबाव पोत के लिए, इसका अर्थ है MTC इंडेक्स के विरुद्ध वेल्ड मैप में हर दबाव सीमा सामग्री की जांच करना। पूर्ण, अच्छी तरह से संगठित डेटा पैकेज वाले पोत उन लोगों की तुलना में इंस्पेक्टर निरीक्षण के माध्यम से काफी तेजी से आगे बढ़ते हैं जिनके पास अंतराल हैं।

क्या ऑडिटर एक प्रमाणपत्र को अस्वीकार कर सकता है जो एक फोटोकॉपी है?

MTC की फोटोकॉपी आमतौर पर स्वीकार्य होती है बशर्ते वे पठनीय हों। कुछ विशेषता और ग्राहक मूल या प्रमाणित प्रतियों की आवश्यकता करते हैं; अपना अनुबंध और लागू मानक जांचें। गिरते हुए गुणवत्ता के फैक्स कॉपी को अनुमोदित किया जा सकता है यदि मुख्य डेटा (हीट नंबर, परीक्षण मूल्य) अपठनीय हैं।

सामग्री ट्रेसेबिलिटी पर मामूली और प्रमुख निष्कर्ष में क्या अंतर है?

ISO 9001 प्रमाणन ऑडिट के तहत: एक मामूली निष्कर्ष गैर-अनुरूपता का एक एकल उदाहरण है जो प्रणालीगत विफलता का संकेत नहीं देता है। एक प्रमुख निष्कर्ष एक प्रक्रिया की प्रणालीगत विफलता का संकेत देता है — उदाहरण के लिए, कई नौकरियों में गायब प्रमाणपत्र का एक पैटर्न आमतौर पर एक प्रमुख निष्कर्ष होगा। एक प्रमुख निष्कर्ष के लिए सुधारात्मक कार्य योजना की आवश्यकता है और पुनः प्रमाणन से पहले पुनः ऑडिट की आवश्यकता हो सकती है।

क्या मुझे MTC की इलेक्ट्रॉनिक और कागज़ दोनों प्रतियां रखनी चाहिए?

अधिकांश संगठनों के लिए, इलेक्ट्रॉनिक प्रतियां पर्याप्त हैं बशर्ते वे उपयुक्त नियंत्रण, बैकअप, पहुंच नियंत्रण और ऑडिट ट्रेल के साथ एक प्रणाली पर हों। कुछ नियामक ढांचे (जैसे, परमाणु, दवा) इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड पर विशिष्ट नियंत्रण की आवश्यकता है। ISO 9001 को कागज़ की आवश्यकता नहीं है — इसे नियंत्रित, पुनः प्राप्त किए जा सकने वाली और सुरक्षित दस्तावेज़ीकृत जानकारी की आवश्यकता है।

क्या होगा यदि कोई परियोजना साल पहले पूरी हुई थी और मैं सभी MTC को खोज नहीं सकता?

यह एक सामान्य समस्या है जब विरासत कागज़ रिकॉर्ड खो जाते हैं या गलत तरीके से फाइल किए जाते हैं। दबाव बर्तन के लिए, वेल्ड मैप से हीट नंबर का उपयोग करके मूल सामग्री आपूर्तिकर्ताओं से संपर्क करें — मिल्स आमतौर पर 10-20+ वर्षों के लिए हीट रिकॉर्ड रखते हैं और प्रतिस्थापन प्रमाणपत्र जारी कर सकते हैं। संरचनात्मक परियोजनाओं के लिए, किए गए जांच के चरणों और पुनः प्राप्त जानकारी को दस्तावेज़ करें। दस्तावेज़ीकृत स्पष्टीकरण के साथ आंशिक रिकॉर्ड बिना व्याख्या के अंतराल से बेहतर है।

ऑडिट में सामग्री ट्रेसेबिलिटी कैसे साबित करें: व्यावहारिक चेकलिस्ट