निःशुल्क जारी सामग्री ट्रैकिंग: प्रक्रियाएं और नियंत्रण

त्वरित उत्तर

Quick Answer

निःशुल्क जारी सामग्री (ग्राहक द्वारा आपूर्ति की गई या सरकार द्वारा आपूर्ति की गई) को एक औपचारिक रसीद लॉग, समर्पित अलग किए गए भंडारण, ताप संख्या का संदर्भ देने वाले दस्तावेज़ीकृत खपत रिकॉर्ड, और प्रोजेक्ट समाप्त होने पर ग्राहक को समन्वय रिपोर्ट की आवश्यकता होती है। निःशुल्क जारी सामग्री का नुकसान, क्षति या मिश्रण संविदात्मक देयता है।

निःशुल्क जारी सामग्री — जिसे ग्राहक द्वारा आपूर्ति की गई सामग्री (CFM), सरकार द्वारा आपूर्ति की गई सामग्री (GFM), या ग्राहक निःशुल्क जारी (CFI) भी कहा जाता है — ग्राहक द्वारा निर्माता या ठेकेदार को एक विशिष्ट कार्य कार्यक्षेत्र में शामिल करने के लिए आपूर्ति की गई सामग्री है। ग्राहक इसका मालिक है; निर्माता इसके लिए जिम्मेदार है।

यह व्यवस्था कार्य दुकानों, अनुबंध निर्माण, सरकार और रक्षा कार्यों, और EPC परियोजनाओं में आम है जहां ग्राहक उच्च-मूल्य या दीर्घावधि सामग्री को स्वयं प्राप्त करना चाहता है। यह ट्रेसेबिलिटी और नियंत्रण के अलग-अलग दायरे को पेश करता है जो सामान्य खरीदी गई सामग्री से भिन्न होते हैं।

निःशुल्क जारी सामग्री को विशेष नियंत्रण की आवश्यकता क्यों है

जब आप अपनी सामग्री खरीदते हैं, तो ट्रेसेबिलिटी विफलता आपके संचालन को प्रभावित करती है और इसे ठीक करना आपकी समस्या है। जब आप ग्राहक की सामग्री को प्राप्त करते हैं और ट्रेसेबिलिटी खो देते हैं, तो यह अनुबंध उल्लंघन है। परिणामों में शामिल हैं:

वित्तीय दायित्व — निर्माता को खोई हुई या गलत पहचान की गई सामग्री को अपने खर्च पर बदलना पड़ सकता है
संविदा दंड — कई अनुबंध तरल क्षति के प्रावधान शामिल करते हैं यदि निःशुल्क जारी सामग्री को नुकसान, खोया या गलत तरीके से खपत किया जाता है
Rework और देरी — यदि निःशुल्क जारी पाइप या प्लेट को गलत आयामों में काटा जाता है या गलत स्पूल पर उपयोग किया जाता है, ग्राहक पूर्ण पुनर्निर्माण की मांग कर सकता है
गुणवत्ता गैर-अनुरूपता — एक परियोजना से निःशुल्क जारी सामग्री को किसी अलग परियोजना पर उपयोग करना (भले ही अस्थायी रूप से) ट्रेसेबिलिटी उल्लंघन है

निःशुल्क जारी सामग्री रसीद प्रक्रिया

डिलीवरी से पहले

सामग्री के आने से पहले, स्थापित करें:

एक समर्पित निःशुल्क जारी सामग्री रजिस्टर — एक लॉग जो प्रत्येक प्राप्त, संग्रहीत और खपत की जाने वाली वस्तु को ट्रैक करेगा
भंडारण स्थान — इस ग्राहक के लिए निःशुल्क जारी सामग्री के लिए एक भौतिक क्षेत्र या बॉक्स निर्दिष्ट करें, आपके स्वयं के स्टॉक से अलग
प्रमाणपत्र आवश्यकताएं — ग्राहक को स्पष्ट करें कि सामग्री के साथ कौन सी दस्तावेज़ें (MTC, अनुरूपता प्रमाणपत्र, आयाम रिपोर्ट) आएंगी और कौन सा प्रारूप आवश्यक है

रसीद पर

जब निःशुल्क जारी सामग्री दी जाती है:

गिनती और निरीक्षण — डिलीवरी नोट के विरुद्ध मात्रा और स्थिति को सत्यापित करें। किसी भी क्षति या विसंगति को ग्राहक को तुरंत लिखित रूप में दस्तावेज़ करें
ताप संख्या दर्ज करें — डिलीवरी नोट और MTC के विरुद्ध प्राप्त प्रत्येक टुकड़े की ताप संख्या दर्ज करें
सामग्री को टैग करें — एक स्पष्ट भौतिक टैग लागू करें जो वस्तु को निःशुल्क जारी, ग्राहक का नाम, ताप संख्या और प्रोजेक्ट या कार्य आदेश संख्या की पहचान करता है
प्रमाणपत्र दाखिल करें — MTC को इस ग्राहक और प्रोजेक्ट के लिए एक समर्पित फ़ाइल में संग्रहीत करें — आपकी सामान्य प्रमाणपत्र फ़ाइलों में नहीं

असंगति संचालन

यदि सामग्री प्रमाणपत्र के बिना, अपठनीय ताप संख्या के साथ, या मात्रा की विसंगति के साथ आती है, तो सामग्री को अपने सिस्टम में स्वीकार करने से पहले ग्राहक को लिखित रूप में सूचित करें। पूर्ण दस्तावेज़ के बिना निःशुल्क जारी सामग्री को स्वीकार करने से किसी भी ट्रेसेबिलिटी अंतराल के लिए दायित्व का निहित स्वीकार बनता है।

भंडारण और पृथक्करण

भौतिक पृथक्करण

निःशुल्क जारी सामग्री को निर्माता के अपने स्टॉक से भौतिक रूप से अलग होना चाहिए। उद्देश्य दोहरा है:

निःशुल्क जारी सामग्री के आकस्मिक उपयोग को उन कार्यों पर रोकने के लिए जिसके लिए यह नहीं था
ग्राहक की सामग्री को अपने साथ मिलाने से रोकने के लिए इस तरह से कि इसकी विशिष्ट पहचान खो जाए

समर्पित भंडारण बे, रैक या कंटेनर अच्छी तरह से काम करते हैं। स्पष्ट लेबलिंग — ग्राहक का नाम, प्रोजेक्ट नंबर और विजुअल इंडिकेटर (रंग-कोडित टैग आम हैं) — कार्यशाला के समय दबाव में भ्रम के जोखिम को कम करते हैं।

FIFO बनाम नामित आवंटन

आपके स्वयं के स्टॉक के विपरीत, निःशुल्क जारी सामग्री आम तौर पर आवंटित है — निर्माण शुरू होने से पहले प्रत्येक ताप या टुकड़ा एक विशिष्ट कार्य कार्यक्षेत्र को आवंटित किया जाता है। आपके स्वयं के स्टॉक के लिए उपयोग की जाने वाली FIFO (पहले अंदर, पहले बाहर) लॉजिक लागू नहीं होती। ग्राहक ने निर्दिष्ट किया है कि कौन सी सामग्री किन वस्तुओं पर उपयोग की जाए; उस आवंटन से विचलन के लिए ग्राहक की अनुमति आवश्यक है।

खपत ट्रैकिंग

जब निःशुल्क जारी सामग्री खपत की जाती है, तो रजिस्टर को अपडेट किया जाना चाहिए:

कटिंग रिकॉर्ड — दस्तावेज़ करें कि क्या काटा गया, किस ताप से, किस घटक के लिए
अवशेष रिकॉर्ड — यदि एक आंशिक टुकड़ा बना रहता है, तो मूल ताप संख्या के विरुद्ध अवशेष मात्रा दर्ज करें और इसे निर्दिष्ट निःशुल्क जारी भंडारण स्थान पर वापस करें
अपशिष्ट लॉग — उपभोग्य अपशिष्ट (जैसे सॉ कट, किनारे ट्रिम) को दर्ज किया जाना चाहिए यदि अनुबंध सामग्री लेखांकन निर्दिष्ट करता है

खपत रिकॉर्ड ग्राहक के लिए अंतिम समन्वय रिपोर्ट में आप जो उपयोग करेंगे उसका प्राथमिक प्रमाण है।

समन्वय रिपोर्ट

अधिकांश निःशुल्क जारी सामग्री अनुबंध प्रोजेक्ट समाप्त होने पर एक सामग्री समन्वय रिपोर्ट की आवश्यकता होती है। यह रिपोर्ट दिखाती है:

सभी प्राप्त सामग्री (ताप संख्या और मात्रा द्वारा)
कार्य में शामिल की गई सभी सामग्री (घटक और ताप संख्या द्वारा)
ग्राहक को लौटाए गए या लिखित अनुमति के तहत रखे गए सभी अवशेष
अपशिष्ट की मात्रा (यदि संविदात्मक रूप से रिपोर्ट करना आवश्यक है)
प्रोजेक्ट के दौरान अनुमोदित कोई भी सामग्री प्रतिस्थापन

समन्वय रिपोर्ट एक औपचारिक deliverable है। एक अच्छी तरह से संगठित निःशुल्क जारी ट्रैकिंग सिस्टम इस रिपोर्ट को डेटा निर्यात बनाता है। खराब तरीके से संगठित प्रणाली इसे हफ्तों की जांच बनाती है।

निःशुल्क जारी सामग्री नियंत्रण में सामान्य विफलता मोड

मिश्रित भंडारण

निःशुल्क जारी सामग्री और खरीदी गई स्टॉक एक ही रैक पर समाप्त होती है। एक उत्पादन टीम निःशुल्क जारी पाइप को एक कार्य के लिए काटती है जिसके लिए यह आवंटित नहीं था। त्रुटि तब तक नहीं मिल सकती है जब तक ग्राहक का आवंटित स्पूल पूर्ण न हो सके।

प्रमाणपत्र हानि

निःशुल्क जारी डिलीवरी के साथ आने वाले प्रमाणपत्र अलग से दाखिल नहीं किए जाते हैं और सामान्य प्रमाणपत्र ढेर में समाप्त होते हैं। परियोजना समाप्त होने पर, ट्रेसेबिलिटी रिपोर्ट पूरी नहीं की जा सकती क्योंकि किसी विशिष्ट ताप के लिए मूल MTC नहीं मिल सकता।

अनुमोदित प्रतिस्थापन

जब निःशुल्क जारी टुकड़ा क्षतिग्रस्त हो जाता है या गैर-अनुरूप पाया जाता है, तो निर्माता ग्राहक की अनुमति के बिना अपने स्वयं के स्टॉक से एक टुकड़ा प्रतिस्थापित करता है। यह ट्रेसेबिलिटी उल्लंघन (प्रतिस्थापित सामग्री ग्राहक द्वारा निर्दिष्ट नहीं थी) और अनुबंध उल्लंघन दोनों है।

अवशेष निपटान

परियोजना समाप्त होने पर, जो अवशेष ग्राहक की संपत्ति हैं, को कबाड़ के रूप में माना जाता है। यह निःशुल्क जारी कार्य में अनुभव रखने वाली दुकानों में एक सामान्य अफसोस है। जब तक अनुबंध आपको अवशेषों को रखने या निपटाने के लिए स्पष्ट रूप से अनुमति न दे, उन्हें ग्राहक को लौटा दिया जाना चाहिए या लिखित निर्देशों के तहत निपटा जाना चाहिए।

निःशुल्क जारी सामग्री ट्रैकिंग के लिए सिस्टम आवश्यकताएं

एक निःशुल्क जारी सामग्री ट्रैकिंग सिस्टम — चाहे TestCert जैसे सॉफ़्टवेयर में एक समर्पित मॉड्यूल हो या एक संरचित स्प्रेडशीट — को समर्थन करना चाहिए:

प्रत्येक ग्राहक और परियोजना के लिए अलग किए गए खाते
रसीद से खपत तक ताप संख्या स्तर की ट्रैकिंग
अवशेष संतुलन ट्रैकिंग
प्रमाणपत्र लिंकेज और retrieval
स्वचालित समन्वय रिपोर्ट

आपके सिस्टम में निःशुल्क जारी रिकॉर्ड को अपने स्टॉक रिकॉर्ड से अलग करने का अनुशासन भौतिक पृथक्करण आवश्यकता को दर्शाता है: उन्हें मिश्रित नहीं किया जाना चाहिए।

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अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

यदि निःशुल्क जारी सामग्री आती है और निरीक्षण विफल हो जाती है तो क्या होगा?

ग्राहक को तुरंत लिखित रूप में सूचित करें। विशिष्ट गैर-अनुरूपता (आयाम, स्थिति, दस्तावेज़ीकरण) दस्तावेज़ करें। सामग्री को काम में शामिल न करें। ग्राहक प्रतिस्थापन या निपटान निर्देशों के लिए जिम्मेदार है। अपने सिस्टम और निःशुल्क जारी रजिस्टर में NCR दर्ज करें।

क्या मैं निःशुल्क जारी सामग्री की अतिरिक्त सामग्री को किसी अन्य परियोजना पर उपयोग कर सकता हूं?

नहीं, ग्राहक की स्पष्ट लिखित अनुमति के बिना। सामग्री ग्राहक का है। इसे किसी अन्य परियोजना पर उपयोग करना — यहां तक कि यदि आप इसे फिर से भरने का इरादा रखते हैं — अनुबंध उल्लंघन है। यदि ग्राहक आपको अतिरिक्त सामग्री को आंशिक भुगतान या क्रेडिट के रूप में रखने की अनुमति देता है, तो इस अनुमति को औपचारिक रूप से दस्तावेज़ करें।

यदि निःशुल्क जारी सामग्री चोरी या मेरी सुविधा में क्षतिग्रस्त हो गई तो कौन जिम्मेदार है?

आपका अनुबंध दायित्व आवंटन निर्दिष्ट करेगा। अधिकांश अनुबंध निर्माता को नुकसान या क्षति के लिए जिम्मेदार बनाते हैं जबकि सामग्री उसके कब्जे में होती है। यह एक और कारण है कि औपचारिक रसीद निरीक्षण और डिलीवरी पर स्थिति का दस्तावेज़ीकरण आवश्यक है — यह आधार रेखा स्थिति स्थापित करता है जिसके लिए आपने दायित्व स्वीकार किया।

क्या मुझे निःशुल्क जारी सामग्री के लिए EN 10204 Type 3.1 प्रमाणपत्र बनाए रखने की आवश्यकता है?

आपको निःशुल्क जारी सामग्री के साथ आने वाले किसी भी प्रमाणपत्र को बनाए रखना होगा। यदि ग्राहक ने 3.1 प्रमाणपत्र प्रदान किए हैं, तो उन्हें बनाए रखें। यदि अनुबंध निर्दिष्ट करता है कि समाप्त कार्य को 3.1 दस्तावेज़ द्वारा समर्थित होना चाहिए, तो निर्माण शुरू होने से पहले सत्यापित करें कि निःशुल्क जारी प्रमाणपत्र उस आवश्यकता को पूरा करते हैं। यदि नहीं, तो काम शुरू करने से पहले ग्राहक के साथ विसंगति को उठाएं।

मुझे निःशुल्क जारी fasteners या छोटे fittings को कैसे संभालना चाहिए जहां व्यक्तिगत टुकड़े की ट्रेसेबिलिटी अव्यावहारिक है?

Fasteners जैसी बल्क वस्तुओं के लिए, लॉट-स्तर की ट्रैकिंग आम तौर पर स्वीकार्य होती है। बल्क कंटेनर के साथ लॉट प्रमाणपत्र रखें। fasteners को खपत करने वाले कार्य रिकॉर्ड पर लॉट नंबर (व्यक्तिगत टुकड़ा नहीं) दर्ज करें। निःशुल्क जारी रजिस्टर को अपडेट किए बिना लॉट कंटेनर को न खोलें या मिलाएं।

निःशुल्क जारी सामग्री ट्रैकिंग: प्रक्रियाएं, नियंत्रण और दस्तावेज़ीकरण आवश्यकताएं