अधिकांश गुणवत्ता प्रबंधकों से पूछें कि उनके MTC प्रबंधन की विफलता की लागत क्या है, और वे आखिरी अनुरूपता रिपोर्ट या उस समय को इंगित करेंगे जो उनकी टीम PDF से डेटा फिर से दर्ज करने में बिताई। अपने CFO से एक ही सवाल पूछें और आप कंधे की झटकी और लाभ-हानि विवरण में खरोंच लाइन का संदर्भ प्राप्त करेंगे।
दोनों उत्तर गलत हैं - या अधिक सटीक रूप से, दोनों मौलिक रूप से अधूरे हैं।
अमेरिकन सोसाइटी फॉर क्वालिटी के अनुसार, गुणवत्ता की लागत (COPQ) औसत निर्माताओं में राजस्व का 15-20% है। विश्व स्तर की कारखानें इसे 5% के नीचे रखती हैं। यह 10-15 प्रतिशत अंक का अंतर वह है जहां मार्जिन गायब हो जाते हैं, और धातु कंपनियों के लिए (वितरक, सेवा केंद्र, प्रोसेसर, स्टॉकर) एक असमान हिस्सा सीधे इस बात से आता है कि मिल परीक्षण प्रमाण पत्रों को कैसे प्रबंधित किया जाता है।
यह एक दस्तावेज़ प्रबंधन समस्या नहीं है। यह एक मापने योग्य डॉलर लागत के साथ एक गुणवत्ता संचालन समस्या है। यहां बताया गया है कि इसे कैसे मापें।
MTC विफलता श्रृंखला
मिल परीक्षण प्रमाण पत्र महत्वपूर्ण जानकारी वाले दस्तावेज़ हैं। वे साक्ष्य को प्रदान करते हैं कि सामग्री विशेषताओं को पूरा करती है - लॉट संख्या, रासायनिक संरचना, यांत्रिक गुण, अनुपालन घोषणाएं। जब यह साक्ष्य गलत तरीके से संभाला जाता है, तो विफलता श्रृंखला पूर्वानुमानित है:
आने वाली रसीद क्रय आदेश विशेषताओं के विरुद्ध प्रमाण पत्र की पुष्टि किए बिना सामग्री को स्वीकार करता है। लॉट संख्या दर्ज की जाती है (या नहीं), सामग्री स्टॉक में जाती है, और विसंगति बाद में सामने आने तक अदृश्य रहती है।
उत्पादन या प्रसंस्करण सामग्री का उपयोग करता है। ग्राहक के विशेषताओं के लिए न्यूनतम उपज शक्ति की आवश्यकता थी जो प्रमाण पत्र को सीमांत के रूप में चिह्नित करता। प्रमाण पत्र लापता था, गलत तरीके से दाखिल किया गया था, या कभी क्रॉस-चेक नहीं किया गया था। हिस्से निर्मित होते हैं।
आउटगोइंग शिपमेंट को एक प्रमाण पत्र पैकेज की आवश्यकता है। कोई मूल MTC को ढूंढता है। 20 मिनट लगते हैं - या दो घंटे। प्रमाण पत्र मिल जाता है लेकिन वह मेल नहीं खाता क्योंकि एक प्रमाण पत्र को एक अलग लॉट के लिए फिर से उपयोग किया गया था। या प्रमाण पत्र पूरी तरह खो जाता है और मिल से प्रतिस्थापन का अनुरोध करना पड़ता है।
ग्राहक रसीद एक अनुरूपता रिपोर्ट को ट्रिगर करता है। सामग्री को संगरोध में रखा जाता है। आपकी टीम जांच करती है। जांच से पता चलता है कि मूल प्रमाण पत्र फाइल में था लेकिन छह महीने पहले गलत लॉट संख्या के तहत दर्ज था।
इस श्रृंखला के प्रत्येक चरण की एक लागत है। अधिकांश कंपनियां केवल आखिरी को ट्रैक करती हैं।
प्रत्येक लिंक की लागत क्या है
नीचे दिए गए आंकड़े उद्योग बेंचमार्क डेटा से बनाए गए हैं और जानबूझकर रूढ़िवादी हैं। वे एक मध्यम आकार के धातु सेवा केंद्र या वितरक का प्रतिनिधित्व करते हैं जो प्रति माह 2,000-5,000 पंक्ति वस्तुओं को संसाधित करता है।
प्राप्ति विसंगति (जल्दी पकड़े गए): रसीद पर पकड़े गए प्रमाण पत्र-PO असंगति को रोक, आपूर्तिकर्ता पूछताछ, और संभावित सामग्री रिटर्न की आवश्यकता होती है। समय लागत: प्राप्ति और गुणवत्ता भर में 2-4 घंटे। $65-85/घंटे की पूरी तरह लोड की गई मजदूरी दर में सीधी लागत: प्रति घटना $130-340। प्रति माह 5-10 घटनाओं के साथ, यह प्रति माह $650-3,400 है।
पहचान न किए गए विशेषता विचलन से पुनर्काम: APQC डेटा कमजोर प्रदर्शकों में राजस्व के 2.2% तक को खरोंच और पुनर्काम में रखता है। लेकिन दृश्यमान खरोंच संख्या नियमित रूप से वास्तविक नुकसान को कम आंकता है। गुणवत्ता संचालन मंडलियों में अक्सर उद्धृत एक उद्योग बेंचमार्क बताता है कि "2% दृश्यमान खरोंच 15% पुनर्काम को छिपा सकता है" - जिसका अर्थ है कि डाउनस्ट्रीम सुधार लागत खरोंच रिपोर्ट में दिखने वाली की 6-7 गुनी है। $20 मिलियन वितरक के लिए, 2% दृश्यमान खरोंच $400K की आंकड़े $3 मिलियन + की कुल गुणवत्ता विफलता लागत को छिपा सकता है।
प्रमाण पत्र पुनर्प्राप्ति श्रम: जब प्रमाण पत्र साझा ड्राइव, ईमेल थ्रेड या पेपर फाइलों में संग्रहीत होते हैं, तो ग्राहक से नियमित प्रमाण पत्र अनुरोध के लिए 5-20 मिनट कर्मचारी समय की आवश्यकता होती है। प्रति माह 100 अनुरोधों के साथ - सक्रिय संचालन के लिए विनम्र - यह केवल पुनर्प्राप्ति पर प्रति माह 8-33 कर्मचारी घंटे है। वार्षिक: दस्तावेज़ खोज पर 100-400 घंटे गुणवत्ता या ग्राहक सेवा श्रम।
ग्राहक अनुरूपता और रिटर्न: एक ग्राहक के पास पहुंचने वाली अनुरूपता आमतौर पर एक औपचारिक जांच, एक सुधारात्मक कार्य रिपोर्ट, संभावित सामग्री रिटर्न शिपिंग, और प्रतिस्थापन शिपिंग लागत को शामिल करती है। प्रति घटना रूढ़िवादी अनुमान: सीधी लागत में $1,500-4,000, संबंध क्षति या प्रमाण पत्रीकरण अनुमोदन के संभावित नुकसान की व्याख्या करने से पहले।
प्रमाण पत्रीकरण ऑडिट तैयारी: ऑडिट-पूर्व जल्दबाजी में MTC को खोजने, सत्यापित करने, और व्यवस्थित करने के लिए श्रम लागत में आवधिक वृद्धि दर्शाता है। संगठित प्रमाण पत्र रिकॉर्ड के बिना टीम नियमित रूप से दस्तावेज़ पुनर्प्राप्ति में 20-40 घंटे ऑडिट चक्र प्रति खर्च करते हैं। वरिष्ठ गुणवत्ता कर्मचारी दरों पर, यह प्रति ऑडिट चक्र $1,500-3,500 है जो बिना उत्पादक उत्पादन गायब हो जाता है।
श्रम बर्फ का टुकड़ा
मैनुअल MTC प्रबंधन की श्रम लागत गुणवत्ता संचालन में सबसे व्यवस्थित रूप से कम आंकी जाने वाली पंक्ति आइटम है। यह अदृश्य है क्योंकि यह वितरित है - यहां कुछ मिनट, वहां आधा घंटा - और इसे कभी भी किसी लागत केंद्र को कोडित नहीं किया गया है जिसे कोई देख रहा है।
एक विशिष्ट मैनुअल वर्कफ्लो के माध्यम से एक एकल MTC की यात्रा पर विचार करें: प्रमाण पत्र ईमेल द्वारा पहुंचता है। कोई इसे डाउनलोड करता है, इसका नाम बदलता है (या नहीं), और इसे साझा ड्राइव पर सहेजता है। प्राप्ति में, कोई और फाइल को खोजता है, इसे खोलता है, और मैनुअल रूप से एक ERP या स्प्रेडशीट में लॉट संख्या, ग्रेड और विशेषताओं को दर्ज करता है। आउटगोइंग में, कोई प्रमाण पत्र को खोजता है, सत्यापित करता है कि लॉट संख्या शिपमेंट से मेल खाती है, और इसे डिलीवरी दस्तावेजों में संलग्न करता है। यदि ग्राहक बाद में एक प्रति का अनुरोध करता है, तो कोई इसे फिर से खोजता है और ईमेल करता है।
संपर्क बिंदु: प्रमाण पत्र प्रति 5-7। मैनुअल डेटा प्रविष्टि: प्रमाण पत्र प्रति 3-5 मिनट। त्रुटि परिचय जोखिम: प्रत्येक संपर्क बिंदु पर।
MTC ऑटोमेशन लागू करने वाले एक ब्रिटिश स्टील स्टॉकर ने केवल आने वाले प्रमाण पत्रों के लिए मैनुअल डेटा प्रविष्टि को समाप्त करके प्रति वर्ष 120+ घंटे (लगभग तीन पूर्ण कार्य सप्ताह) बचाने का दस्तावेजी साक्ष्य दिया। यह एक एकल सुविधा से एक एकल परिचालन लाभ है, और यह डाउनस्ट्रीम त्रुटि में कमी को भी नहीं छूता है।
MTC ऑटोमेशन धातु वितरण वातावरण में कार्यान्वयन से विक्रेता बेंचमार्क डेटा के आधार पर डेटा प्रविष्टि को लगभग 90% और त्रुटि दरों को लगभग 70% कम करता है। यदि आपकी टीम मैनुअल रूप से प्रति माह 500 MTC को संसाधित करती है और प्रत्येक को 5 मिनट की डेटा प्रविष्टि की आवश्यकता है, तो आप केवल प्रतिलेखन पर प्रति माह 41 कर्मचारी घंटे खर्च कर रहे हैं। ऑटोमेशन इसे 4 घंटे में परिवर्तित करता है। अन्य 37 घंटे मानव निर्णय की आवश्यकता वाले काम के लिए उपलब्ध हैं।
ऑडिट जोखिम गुणक
MTC प्रबंधन में एक लागत श्रेणी है जो एक पंक्ति आइटम में अच्छी तरह फिट नहीं होती है: जोखिम जोखिम जो खराब ट्रेसेबिलिटी से जमा होता है।
एयरोस्पेस और रक्षा आपूर्ति श्रृंखलाओं को लॉट स्तर पर सामग्री ट्रेसेबिलिटी की आवश्यकता है। ऑटोमोटिव PPAP सबमिशन पूर्ण प्रमाण पत्र प्रलेखन की आवश्यकता है। कई क्षेत्राधिकार में निर्माण संरचनात्मक सामग्री को अनुमति हस्ताक्षर के लिए अनुपालन MTC की आवश्यकता है। जब कोई ग्राहक या नियामक आपकी ट्रेसेबिलिटी रिकॉर्ड का ऑडिट करता है और अंतराल (लापता प्रमाण पत्र, प्रमाण पत्र जो सामग्री रिकॉर्ड से मेल नहीं खाते हैं, डुप्लिकेट लॉट संख्या, अपठनीय या परिवर्तित दस्तावेज़) को ढूंढता है, तो परिणाम तत्काल ऑडिट लागत को दूर करते हैं।
पहला परिणाम पुनर्काम है: सुधारात्मक कार्य चक्र, पुनः-ऑडिट, अतिरिक्त प्रलेखन बोझ। एक मध्य-स्तर एयरोस्पेस आपूर्तिकर्ता जो ग्राहक ट्रेसेबिलिटी ऑडिट विफल करता है, वह सीधी उपचार लागत में $15,000-50,000 खर्च कर सकता है और कई महीने की बढ़ी हुई जांच का सामना कर सकता है।
दूसरा परिणाम अनुमोदन जोखिम है। गुणवत्ता प्रबंधन प्रणाली प्रमाण पत्र (ISO 9001, AS9100, IATF 16949) ऑडिट प्रदर्शन के माध्यम से बनाए रखा जाता है। प्रणालीगत प्रमाण पत्र प्रबंधन विफलता महत्वपूर्ण अनुरूपता की ओर जमा होने वाली निष्कर्ष बनाती है। पंजीकरण ऑडिट में एक प्रमुख अनुरूपता प्रमाण पत्रीकरण निलंबन का परिणाम हो सकता है - और ऐसे ग्राहकों के लिए जो प्रमाण पत्रीकरण की आवश्यकता करते हैं, यह एक आपूर्ति श्रृंखला disqualification घटना है।
तीसरा परिणाम दायित्व है। संरचनात्मक स्टील, रीबार, और दबाव पोत अनुप्रयोगों में, सामग्री प्रमाण पत्रीकरण एक कागज़ औपचारिकता नहीं है - यह साक्ष्य है कि विशेषता अनुपालन सत्यापित किया गया था। जब सामग्री सेवा में विफल हो जाती है और मुकदमा परिणाम, क्या प्रमाण पत्र रिकॉर्ड को ठीक से बनाए रखा गया था इस सवाल का दायित्व जोखिम निर्धारण में सीधा कारक बन जाता है।
इनमें से कोई भी जोखिम लागत नियमित गुणवत्ता रिपोर्टिंग में दिखाई देती है। वे केवल तब सामग्री बनाते हैं जब विफलता होती है, और इस बिंदु पर रोकथाम का सवाल अकादमिक है।
विश्व वर्ग कैसा दिखता है
गुणवत्ता के लिए अमेरिकन सोसाइटी के विश्व वर्ग COPQ बेंचमार्क राजस्व के 5% से कम है। यह एक आकांक्षी लक्ष्य नहीं है - यह संचालन द्वारा महसूस किया जाने वाला प्रदर्शन है जिसने व्यवस्थित रूप से दृश्य और छिपी गुणवत्ता लागत के बीच अंतराल को बंद कर दिया है।
MTC प्रबंधन विशेष रूप से, विश्व वर्ग इस तरह दिखता है:
प्रमाण पत्र प्राप्ति के बिंदु पर स्वचालित रूप से कब्जा कर लिए जाते हैं, डेटा को मैनुअल पुनः प्रवेश के बिना क्रय आदेश विशेषताओं के विरुद्ध निकाला और सत्यापित किया जाता है। सामग्री को स्टॉक में स्वीकार करने से पहले विसंगति को फ्लैग किया जाता है।
लॉट संख्या ट्रेसेबिलिटी पूरी हिरासत श्रृंखला भर में बनाए रखा जाता है - आने वाली प्राप्ति से किसी भी प्रसंस्करण या लॉट विभाजन ऑपरेशन के माध्यम से आउटगोइंग शिपमेंट तक। एक ग्राहक प्रमाण पत्र अनुरोध मिनटों में नहीं बल्कि सेकंड में उत्तर दिया जाता है।
ऑडिट तैयारी के लिए कोई जल्दबाजी की आवश्यकता नहीं है। रिकॉर्ड संगठित, पूर्ण, और खोज योग्य हैं क्योंकि ऑडिट से पहले पुनर्निर्मित नहीं बल्कि प्राप्ति के समय संगठित और सत्यापित किया गया था।
अपवाद हैंडलिंग व्यवस्थित है। जब एक प्रमाण पत्र मेल नहीं खाता है, तो अपवाद पकड़ा जाता है, जांचा जाता है, और एक प्रलेखित निर्णय के साथ हल किया जाता है - अनौपचारिक रूप से संभाला नहीं जाता है और भुलाया नहीं जाता है।
यह हासिल करने वाली कंपनियां कुछ विदेशी नहीं कर रही हैं। उन्होंने मैनुअल, त्रुटि-प्रवण वर्कफ्लो के एक सेट को संरचित डिजिटल प्रक्रियाओं के साथ बदल दिया है जो डाउनस्ट्रीम त्रुटियों का पीछा करने के बजाय डेटा प्रविष्टि बिंदु पर अनुशासन लागू करते हैं।
ऑटोमेशन गणित को कैसे बदलता है
MTC ऑटोमेशन के लिए वित्तीय मामला अधिकांश गुणवत्ता निवेश की तुलना में असामान्य रूप से स्पष्ट है। यह जो लागत समाप्त करता है वह विशिष्ट और मापने योग्य है, कार्यान्वयन निहित है, और वापसी अवधि कम है।
औद्योगिक वातावरण में डिजिटल परिवर्तन कार्यान्वयन से डेटा के आधार पर, विनिर्माण संदर्भों में दस्तावेज़ प्रबंधन ROI 12 महीनों के भीतर 312-520% चलाता है। विशेष दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों के लिए औसत वापसी अवधि 2-4 महीने है; मौजूदा ERP एकीकरण के साथ MTC-विशिष्ट ऑटोमेशन के लिए, कार्यान्वयन पूर्ण परिनियोजन के बाद मात्र 3-8 सप्ताह में वापसी प्राप्त किया है।
SMB डिजिटल परिवर्तन अनुसंधान में अक्सर उद्धृत एक बेंचमार्क: छोटे और मध्यम व्यवसायों के लिए डिजिटल दस्तावेज़ प्रबंधन में निवेश किए गए प्रत्येक $1 के लिए $8.55 लौटाया गया। धातु संचालन के लिए, भाजक अधिकांश उद्योग मानते हैं की तुलना में कम है क्योंकि MTC ऑटोमेशन एक जटिल तकनीकी स्टैक की आवश्यकता नहीं करता है - यह एक विशिष्ट दस्तावेज़ प्रकार के लिए लागू की गई संरचित कैप्चर, निष्कर्षण, सत्यापन, और पुनर्प्राप्ति की आवश्यकता है जिसमें अनुमानित संरचना है।
केवल श्रम सामग्री अक्सर पहले 90 दिनों के भीतर निवेश को सही ठहराता है। त्रुटि में कमी और ऑडिट जोखिम शमन अतिरिक्त रिटर्न का प्रतिनिधित्व करते हैं जो सरल ROI गणना में नहीं दिखता है लेकिन वास्तविक मूल्य है जो कोई भी गुणवत्ता निदेशक या CFO को कैप्चर करना चाहता है।
जब आप वास्तविक लागत के विरुद्ध गणना करते हैं तो गणित सबसे अनुकूल है - न तो दृश्य खरोंच लाइन न ही प्रमाण पत्र पुनर्प्राप्ति घंटे जो आपकी टीम ट्रैक करती है बल्कि पूरा स्टैक: डेटा प्रविष्टि श्रम, त्रुटि-संचालित पुनर्काम, अनुरूपता जांच, ऑडिट तैयारी, और ट्रेसेबिलिटी विफलता के लिए जोखिम भंडार जो अभी तक नहीं हुई है लेकिन होगी।
अपना नंबर गणना करें
उपरोक्त विश्लेषण आपको संरचना देता है। आपकी संख्या मात्रा, श्रम दरों, ग्राहक मिश्रण, और वर्तमान प्रक्रिया परिपक्वता के आधार पर भिन्न होगी।
सबसे महत्वपूर्ण चर:
- मासिक MTC मात्रा (आने वाली + आउटगोइंग)
- प्रति प्रमाण पत्र औसत डेटा प्रविष्टि समय
- प्रमाण पत्र से संबंधित अनुरूपता की आवृत्ति और लागत
- प्रमाण पत्र से संबंधित तैयारी पर ऑडिट चक्र प्रति घंटे खर्च किए गए
- गुणवत्ता और संचालन कर्मचारियों के लिए पूरी तरह लोड श्रम दर
इन्हें एक संरचित मॉडल में प्लग करें और आउटपुट आमतौर पर एक संख्या है जो संचालन नेतृत्व को हैरान करता है - न कि क्योंकि लागत अभूतपूर्व है, बल्कि क्योंकि वे पहले कभी एक एकल आंकड़े में एकत्र नहीं किए गए थे।
अपनी स्वयं की गणना चलाने के लिए, हमारे MTC Cost Calculator का उपयोग करें। यह लगभग पांच मिनट लेता है और श्रम, त्रुटि, और ऑडिट जोखिम श्रेणी भर में एक पूर्ण लागत विभाजन देता है - साथ ही ऑटोमेशन के लिए अनुमानित ROI समय सारणी के साथ।
आप जो संख्या गणना करते हैं वह एक अलग तरह की बातचीत की शुरुआत होगी कि प्रमाण पत्र प्रबंधन पूंजी योजना चक्र में क्यों स्थगित रहता है।