स्पॉट खरीद मौजूद हैं क्योंकि सामान्य आपूर्ति श्रृंखला में खामियां हैं। एक ग्राहक को मानक लीड समय की तुलना में तेजी से सामग्री की आवश्यकता होती है। आपकी पसंदीदा मिल स्टॉक से बाहर है। एक प्रतियोगी एक कीमत पर सामग्री की पेशकश कर रहा है जो पुनर्विक्रय को आकर्षक बनाता है। आप एक ब्रोकर, अतिरिक्त यार्ड, या अज्ञात वितरक से खरीद करते हैं अंतर भरने के लिए।
स्पॉट खरीद की तत्कालता में, प्रमाण पत्र आवश्यकताएं अक्सर हटा दी जाती हैं। बातचीत कीमत, उपलब्धता और वितरण तारीख के बारे में है — दस्तावेज नहीं। सामग्री आती है, सूची में प्राप्त होती है, और सभी आगे बढ़ते हैं।
आठ महीने बाद, एक ग्राहक जिसने उस हीट से सामग्री खरीदी थी, अपने ग्राहक को गुणवत्ता शिकायत दाखिल करता है। गुणवत्ता ऑडिट मूल MTC के लिए ट्रेसेबिलिटी की आवश्यकता होती है। वे आपको कॉल करते हैं। आप स्पॉट विक्रेता को कॉल करते हैं। स्पॉट विक्रेता कहते हैं कि प्रमाण पत्र लेनदेन में शामिल नहीं था। मूल मिल एक विदेशी निर्माता है और पुनः जारी करने के अनुरोधों का जवाब नहीं देता है। प्रमाण पत्र किसी भी सुलभ रूप में मौजूद नहीं है।
आप अब सामग्री ट्रेसेबिलिटी अंतर के मालिक हैं। सामग्री आपके ग्राहक के उत्पाद में है। उत्पाद पहले से सेवा में हो सकता है। सामग्री के गुणों का समर्थन करने के लिए आपके पास कोई दस्तावेज नहीं है।
स्पॉट खरीद प्रमाण पत्र दायित्व क्यों बनाते हैं
गैर-मानक स्रोतों से स्पॉट खरीद तीन कारणों से उन्नत प्रमाण पत्र जोखिम रखते हैं:
विक्रेता ने प्रमाण पत्र की उत्पत्ति नहीं की हो सकती है। ब्रोकर और अधिशेष डीलर अक्सर पूर्ण दस्तावेज के बिना सामग्री खरीदते हैं। वे कोई भी प्रमाण पत्र प्राप्त करते हैं जो सामग्री के साथ आया — कभी-कभी एक पूर्ण MTC, कभी-कभी आंशिक परीक्षण रिपोर्ट, कभी-कभी कुछ नहीं। प्रमाण पत्र दस्तावेज स्थिति अक्सर बिक्री में सटीक रूप से प्रतिनिधित्व नहीं की जाती क्योंकि विक्रेता इसे प्राथमिक चिंता के रूप में नहीं देखता है।
विदेशी मिल प्रमाण पत्र को पुनः जारी करना कठिन है। एक प्रमुख घरेलू मिल प्रमाण पत्र रिकॉर्ड बनाए रखता है और अनुरोध पर पुनः जारी करेगा। छोटी विदेशी मिलें, विशेषकर कमोडिटी उत्पादों के लिए, सुलभ प्रमाण पत्र संग्रह नहीं हो सकते हैं। एक प्रमाण पत्र जो खरीद के समय पकड़ा नहीं गया था वह स्थायी रूप से अनुपलब्ध हो सकता है।
तत्कालता सामान्य अनुमोदन प्रक्रियाओं को दरकिनार करता है। एक मानक खरीद में, खरीद चेकलिस्ट प्रमाण पत्र आवश्यकताओं को शामिल करता है। स्पॉट खरीद में, अनुमोदन श्रृंखला संपीड़ित होती है। खरीदार के प्रबंधक कहते हैं "सिर्फ सामग्री प्राप्त करें," और सामान्य चेकलिस्ट आइटम छोड़ दिए जाते हैं।
जब प्रमाण पत्र गायब हो तो क्या होता है
अनुक्रम चरणों में प्रकट होता है, प्रत्येक पिछले से अधिक गंभीर है।
चरण 1: ग्राहक अनुरोध। एक ग्राहक एक विशिष्ट ताप के लिए MTC का अनुरोध करता है। आप अपनी फाइलें खोजते हैं। प्रमाण पत्र वहां नहीं है। आप आपूर्तिकर्ता से संपर्क करते हैं। आपूर्तिकर्ता के पास नहीं है। आप इसे ग्राहक को समझाते हैं।
चरण 2: ग्राहक बढ़ाव। ग्राहक अपनी गुणवत्ता प्रणाली में बढ़ाव करता है। गायब MTC आपकी कंपनी के खिलाफ एक दस्तावेजित गैर-अनुरूपता बन जाता है। ग्राहक के आधार पर, यह एक औपचारिक सुधारात्मक कार्रवाई अनुरोध, आपकी अनुमोदित आपूर्तिकर्ता रेटिंग में कमी, या अनुमोदित आपूर्तिकर्ता सूची से हटाने के परिणाम में हो सकता है।
चरण 3: सामग्री स्थिति। यदि सामग्री को पहले से किसी उत्पाद में शामिल किया गया है, तो ग्राहक को एक निर्णय का सामना करना पड़ता है: सामग्री निपटान की प्रतीक्षा के दौरान उत्पाद को अलग करें, बैच को पूरी तरह से अस्वीकार करें, या दस्तावेजित जोखिम स्वीकृति के साथ जैसा है उपयोग करें। तीनों विकल्पों की लागत है, और आपकी कंपनी इसके कुछ या सभी के लिए जिम्मेदार है।
चरण 4: डाउनस्ट्रीम दायित्व। विनियमित उद्योगों में — दबाव वाहिकाएं, एयरोस्पेस संरचनाएं, परमाणु घटक — सामग्री प्रमाण पत्र श्रृंखला में एक ट्रेसेबिलिटी अंतर एक उत्पाद होल्ड, एक नियामक अधिसूचना, या गंभीर मामलों में, एक उत्पाद रिकॉल को ट्रिगर कर सकता है। एक एकल प्रमाण पत्र अंतर से वित्तीय जोखिम स्पॉट खरीद के मूल्य को बहुत अधिक कर सकता है जिसे इसने बनाया था।
एक प्रमाण पत्र नहीं-कोई स्वीकृति नीति का निर्माण जो रहता है
नीति सरल है: कोई सामग्री साथी MTC के बिना सूची में प्राप्त नहीं होती है। स्पॉट खरीद के लिए कोई अपवाद नहीं। आपातकालीन आदेशों के लिए कोई अपवाद नहीं। ज्ञात आपूर्तिकर्ताओं के लिए कोई अपवाद नहीं।
स्पॉट खरीद दबाव के तहत नीति को पकड़ने के लिए दो चीजें की आवश्यकता है:
प्राप्ति में नीति को खरीद में दृश्यमान बनाएं। प्रमाण पत्र आवश्यकता खरीद क्रम का हिस्सा होनी चाहिए, न कि डॉक में एक जांच। हर PO — आपातकालीन स्पॉट खरीद सहित — MTC आवश्यकताओं को निर्दिष्ट करने वाली एक पंक्ति को शामिल करना चाहिए। यह बातचीत को बदलता है: "मैं आपको एक PO भेजूंगा, प्रमाण पत्र वितरण पर आवश्यक है" प्रमाण पत्र आने की उम्मीद के बजाय।
स्वीकृति टीम को गैर-प्रमाणित सामग्री को अस्वीकार करने का अधिकार दें। स्वीकृति टीम को आवश्यक दस्तावेज के बिना आने वाली सामग्री को होल्ड या लौटाने के लिए स्पष्ट अधिकार की आवश्यकता है। इस प्राधिकार के बिना, स्वीकृति सामग्री को स्वीकार करेगी क्योंकि किसी ने उन्हें कहा कि आदेश तत्काल था, और प्रमाण पत्र अंतर केवल बाद में खोजा जाएगा।
खरीद टीम वितरण दबाव के तहत इस नीति का विरोध करेगी। उत्तर ऊपर वर्णित परिदृश्य है: प्रसंस्करण के बाद या वितरण के बाद खोजा गया प्रमाण पत्र अंतर की लागत दस्तावेज को सही तरीके से प्राप्त करने के लिए दो दिन की देरी की लागत के कई गुना है।
मौजूदा गैर-प्रमाणित स्टॉक को संभालना
यदि आपकी सुविधा में पहले से ही स्टॉक में प्रमाण पत्र के बिना सामग्री है — पिछली स्पॉट खरीद या अधूरे ऐतिहासिक दस्तावेज से — दृष्टिकोण सामग्री के गंतव्य पर निर्भर करता है।
सामग्री के लिए जो केवल प्रमाण पत्र आवश्यकताओं के बिना ग्राहकों को बेची जाएगी, जोखिम निहित है। सूची रिकॉर्ड पर सीमा दस्तावेज करें: "कोई MTC उपलब्ध नहीं, केवल गैर-प्रमाण पत्र-आवश्यक खातों को बेचें।"
सामग्री के लिए जो प्रमाण पत्र आवश्यकताओं के साथ ग्राहकों को बेची जा सकती है, दो विकल्प: यदि संभव हो तो मूल मिल से एक वैकल्पिक MTC प्राप्त करें, या एक प्रमाणित प्रयोगशाला के माध्यम से सामग्री को भौतिक रूप से परीक्षण करें और परीक्षण परिणामों को दस्तावेज करें। भौतिक परीक्षण महंगा है लेकिन एक दस्तावेजित गुण रिकॉर्ड बनाता है।
दस्तावेज के बिना और दस्तावेज के पास के बिना सामग्री को प्रतिबंधित के रूप में चिह्नित किया जाना चाहिए और उन ग्राहकों को आवंटित नहीं किया जाना चाहिए जिनकी गुणवत्ता प्रणाली ट्रेसेबिलिटी की आवश्यकता है।
प्रमाण पत्र नहीं-कोई स्वीकृति नहीं नीति समस्या को बढ़ने से रोकता है। मौजूदा अंतराल को संभालने के लिए छंटाई की आवश्यकता है। छंटाई जितनी जल्दी होगी, उतने ही कम विकल्प आप समाप्त करेंगे।