कम मात्रा में — 20 या 30 MTC प्रति सप्ताह — मैनुअल प्रमाणपत्र रसीद प्रबंधनीय है। रसीद कर्मचारी PDF खोलता है, यह सत्यापित करता है कि यह पूर्ण है, हीट नंबर और रसीद की तारीख के अनुसार फ़ाइल का नाम देता है, इसे सही फ़ोल्डर में रखता है और आगे बढ़ता है। प्रक्रिया काम करती है। त्रुटियां दुर्लभ हैं और आमतौर पर जल्दी पकड़ी जाती हैं क्योंकि मात्रा काफी कम है ताकि कोई व्यक्ति यह सूचित कर सके कि कुछ गलत है।
200 MTC प्रति सप्ताह पर, गणित बदल जाती है। वही प्रक्रिया जो प्रमाणपत्र के अनुसार कुछ मिनट लेती है, अब पूर्णकालिक पद का एक महत्वपूर्ण भाग लेती है। और भी महत्वपूर्ण, कम मात्रा पर स्वीकार्य त्रुटि दर स्केल पर एक आवर्ती परिचालन समस्या बन जाती है। 200 दस्तावेज़ों पर 1% त्रुटि दर प्रति सप्ताह दो गलत तरीके से दाखिल किए गए या गलत तरीके से संसाधित प्रमाणपत्रों का मतलब है। ये दो प्रमाणपत्र दो ग्राहक शिकायतों, दो शिपमेंट होल्ड, या दो घंटे की जांच में बदल जाते हैं — हर सप्ताह, संचयी रूप से।
यह वह मोड़ का बिंदु है जहाँ मैनुअल प्रमाणपत्र रसीद एक प्रशासनिक कार्य होने से बंद हो जाती है और एक दायित्व बन जाती है।
स्केल पर मैनुअल रसीद कैसी दिखती है
एक मध्यम आकार का डिस्ट्रीब्यूटर जो प्रति सप्ताह 200 MTC प्राप्त करता है, आमतौर पर 10 से 20 विभिन्न आपूर्तिकर्ताओं से कई ग्रेड और उत्पाद रूपों में प्राप्त करता है। MTC ईमेल अटैचमेंट, आपूर्तिकर्ता पोर्टल, फैक्स (अभी भी सामान्य) और कभी-कभी डिलीवरी के साथ कागज़ के माध्यम से आते हैं।
मैनुअल रसीद प्रक्रिया ऐसी दिखती है: प्रमाणपत्र प्राप्त करना, इसे खोलना, यह सत्यापित करना कि यह सही PO के लिए सही दस्तावेज़ है, रसीद की पुष्टि के लिए मुख्य जानकारी निकालना, इसे एक सुसंगत फ़ाइल नाम के साथ सहेजना और इसे सही स्थान पर दाखिल करना। एक परिचित घरेलू मिल से अंग्रेजी में एक सीधा प्रमाणपत्र के लिए, इसमें 3-5 मिनट लगते हैं। एक समस्याग्रस्त प्रमाणपत्र के लिए, इसमें अधिक समय लगता है।
200 प्रमाणपत्रों के लिए मात्रा गणित प्रति सप्ताह: केवल प्रमाणपत्र रसीद पर 600-1000 मिनट प्रति सप्ताह। यह प्रति सप्ताह 10-17 घंटे है — एक FTE की क्षमता का एक महत्वपूर्ण हिस्सा, केवल आने वाले दस्तावेज़ों को संसाधित करने के अलावा कुछ नहीं कर रहा है।
यह कहाँ विफल होता है
गलत तरीके से दाखिल किए गए प्रमाणपत्र। उच्च मात्रा में, नामकरण और दाखिल करने की परंपराएं टूट जाती हैं। एक हीट नंबर जो एक प्रमाणपत्र में "H98721" के रूप में दर्ज किया जाता है, एक अलग ऑपरेटर द्वारा फ़ोल्डर नाम में "98721" के रूप में दाखिल किया जाता है। किसी भी दोनों प्रपत्रों के लिए खोज दूसरे को वापस नहीं कर सकती है। प्रमाणपत्र मौजूद है — यह सिर्फ अपेक्षित खोज में नहीं मिल रहा है। गलत तरीके से दाखिल किया गया प्रमाणपत्र डिलीवरी के समय एक लापता प्रमाणपत्र के रूप में दिखाई देता है।
भिन्न डेटा के साथ डुप्लिकेट हीट नंबर। विभिन्न मिलें कभी-कभी समान हीट नंबर के साथ सामग्री का उत्पादन करती हैं, विशेष रूप से कई आपूर्तिकर्ताओं से सोर्स करते समय। एक ही हीट नंबर वाले दो प्रमाणपत्र लेकिन अलग-अलग रासायनिक मान एक अस्पष्टता बनाते हैं: कौन सा प्रमाणपत्र किस इन्वेंटरी से संबंधित है? फ़ाइल नाम में रसीद की तारीख या आपूर्तिकर्ता-विशिष्ट उपसर्ग के बिना, दो प्रमाणपत्र फ़ोल्डर खोज में अविभेद्य हैं।
विदेशी भाषा के प्रमाणपत्र। यूरोपीय और एशियाई मिलें अपनी स्थानीय भाषाओं में MTC का उत्पादन करती हैं — जर्मन, फ्रेंच, स्पेनिश, चीनी, जापानी। एक रसीद कर्मचारी जो अंग्रेजी पढ़ सकता है, जर्मन भाषा के प्रमाणपत्र की सामग्री को किसी विश्वास के साथ सत्यापित नहीं कर सकता। विशिष्ट प्रतिक्रिया इसे जैसे है वैसे दाखिल करना और आशा करना है कि प्रासंगिक क्षेत्र सही स्थान पर हैं। यदि फ़ील्ड लेआउट एक घरेलू प्रमाणपत्र से अलग है, तो डेटा को गलत तरीके से कैप्चर किया जाता है या पूरी तरह से खो जाता है।
पीक अवधि के दौरान बैकलॉग। जब रसीद की मात्रा बढ़ती है — त्रैमासिक अंत इन्वेंटरी निर्माण के दौरान, आपूर्ति श्रृंखला में व्यवधान को हल करने के बाद, या मौसमी माँग पीक के दौरान — प्रमाणपत्र रसीद बैकलॉग हो जाती है। प्रमाणपत्र एक इनबॉक्स में जमा हो जाते हैं। सामग्री को इन्वेंटरी में प्राप्त किया जाता है इससे पहले कि इसका प्रमाणपत्र दर्ज किया जाता है। जब एक आदेश भेज दिया जाता है, तो प्रमाणपत्र सिस्टम में नहीं है क्योंकि रसीद ने तेज़ी नहीं की है।
संरचित रसीद कैसी दिखती है
संरचित प्रमाणपत्र रसीद फ़ाइल-और-भूल को डेटा कैप्चर और अपवाद प्रबंधन से बदलती है। प्रक्रिया में तीन घटक हैं:
आवश्यक फ़ील्ड निष्कर्षण। हर प्रमाणपत्र के लिए प्राप्त किया जाता है, निर्दिष्ट फ़ील्ड को एक संरचित रिकॉर्ड में कैप्चर किया जाता है: हीट नंबर, आपूर्तिकर्ता, ग्रेड, रासायनिक मान, यांत्रिक परीक्षण परिणाम, अतिरिक्त आवश्यकताएं, और प्रमाणपत्र की तारीख। यह निष्कर्षण एक फॉर्म का उपयोग करके मैनुअल रूप से किया जा सकता है, या परिचित मिल प्रारूपों के लिए OCR-आधारित प्रमाणपत्र पार्सिंग का उपयोग करके आंशिक रूप से स्वचालित किया जा सकता है।
PO के लिए स्वचालित मिलान। निकाले गए हीट नंबर और ग्रेड को संबंधित रसीद के लिए खुले खरीद आदेश के विरुद्ध मिलान किया जाता है। यदि प्रमाणपत्र डेटा PO से मेल खाता है, तो रसीद की पुष्टि की जाती है। यदि यह मेल नहीं खाता है — ग्रेड असंगति, खुले POs पर नहीं मिला हीट, निर्दिष्ट रेंज के बाहर रसायन — प्रमाणपत्र मैनुअल समीक्षा के लिए एक अपवाद कतार में जाता है।
विसंगतियों के लिए अपवाद कतार। विदेशी भाषा के प्रमाणपत्र, आंशिक डेटा, अपठनीय स्कैन, और डेटा असंगतियां एक परिभाषित अपवाद कतार में रूट की जाती हैं जिसमें रसीद की पुष्टि से पहले एक समीक्षा चरण होता है। अपवाद कतार समस्याओं को दृश्यमान बनाती है और सामग्री को इन्वेंटरी में प्रवेश करने से पहले समाधान की आवश्यकता होती है।
उच्च मात्रा डिस्ट्रीब्यूटर के लिए ROI केस
संरचित रसीद के लिए ROI गणना उच्च मात्रा पर सीधी है। 200 प्रमाणपत्रों पर मैनुअल रसीद की लागत प्रति सप्ताह: 600-1000 मिनट प्रति सप्ताह, या लगभग 0.35-0.5 FTE। आंशिक ऑटोमेशन के साथ संरचित रसीद सीधे दस्तावेजों के लिए प्रमाणपत्र प्रति 1-2 मिनट तक मैनुअल हैंडलिंग समय को कम करती है — लगभग 200-400 मिनट प्रति सप्ताह, अपवाद के साथ अतिरिक्त समय जोड़ता है।
दक्षता लाभ महत्वपूर्ण है। लेकिन बड़ी रिटर्न त्रुटि उन्मूलन में है। हर गलत तरीके से दाखिल किया गया प्रमाणपत्र जो शिपमेंट होल्ड का कारण बनता है, लगभग 1-3 घंटे की जांच और ग्राहक संचार की लागत है। हर गलत प्रमाणपत्र एक शिपमेंट से जुड़ा है जो ग्राहक की इनकमिंग निरीक्षण में पकड़ा जाता है, अधिक खर्च होता है। हर प्रमाणपत्र अंतराल अस्वीकृति अधिक खर्च है।
200 प्रमाणपत्रों के लिए प्रति सप्ताह, त्रुटि दर को 1% से 0.1% तक कम करना प्रति वर्ष लगभग 90 समस्याग्रस्त प्रमाणपत्रों को रोकता है। इन रोके गए त्रुटियों की डाउनस्ट्रीम लागत — श्रम, त्वरण लागत, और ग्राहक संबंध प्रबंधन में — आमतौर पर संरचित रसीद के कार्यान्वयन की लागत को एक महत्वपूर्ण हाशिये से अधिक करती है।