सर्टिफिकेट मैनेजमेंट सिस्टम के मूल्यांकन के कुछ बिंदु पर, कोई CFO का सवाल पूछता है: इसकी क्या कीमत है और हमें क्या वापस मिलता है? ऑपरेशन्स मैनेजर जिसने छह महीने सर्टिफिकेट खोजने के कॉल्स के माध्यम से रहा, सहज रूप से जवाब जानता है। CFO को एक नंबर की जरूरत है।
ERP से सर्टिफिकेट इंटीग्रेशन के लिए एक defensible ROI मॉडल बनाने के लिए तीन कंपोनेंट्स की जरूरत है: मैनुअल सर्टिफिकेट ऑपरेशन्स की वर्तमान वार्षिक लागत, इंटीग्रेशन से प्रोजेक्ट की गई बचत, और कार्यान्वयन लागत। पेबैक पीरियड इन तीन नंबर्स से निकलता है। 5 लोगों की क्वालिटी और ऑपरेशन्स टीम वाले मीडियम-साइज डिस्ट्रीब्यूटर के लिए, विशिष्ट पेबैक विंडो 8 से 14 महीने है।
यहाँ मॉडल बनाने का तरीका है।
कंपोनेंट 1: मैनुअल सर्टिफिकेट ऑपरेशन्स की वर्तमान वार्षिक लागत
मैनुअल सर्टिफिकेट ऑपरेशन्स चार कैटेगरीज में समय खर्च करते हैं:
सर्टिफिकेट इनटेक और फाइलिंग। रिसिविंग पर, कोई प्रत्येक MTC को खोलता है, इसे verify करता है, नाम देता है और फाइल करता है। प्रति सप्ताह 200 सर्टिफिकेट 4 मिनट प्रत्येक में: प्रति सप्ताह 800 मिनट, या लगभग प्रति वर्ष 650 घंटे।
सर्टिफिकेट लुकअप और रिट्रीवल। सेल्स, क्वालिटी, और कस्टमर सर्विस स्टाफ कस्टमर रिक्वेस्ट्स का जवाब देने, कोट्स को अटैच करने, या शिपमेंट्स को prepare करने के लिए सर्टिफिकेट्स को सर्च करने में समय खर्च करते हैं। कंजरवेटिव एस्टिमेट: सर्टिफिकेट-रिलेटेड डॉक्यूमेंट हैंडलिंग के लिए प्रति ऑर्डर 10 मिनट। 200 ऑर्डर्स प्रति सप्ताह पर, यह प्रति सप्ताह 2000 मिनट है, या लगभग प्रति वर्ष 1700 घंटे।
पोस्ट-डिलीवरी सर्टिफिकेट रिक्वेस्ट्स। कस्टमर्स सर्टिफिकेट्स के लिए कॉल करते हैं जो उन्हें प्राप्त नहीं हुए या वे नहीं पा सकते। प्रत्येक कॉल को एक सर्च, रीसेंड, और फॉलो-अप कन्फर्मेशन की जरूरत होती है। ऑर्डर्स का 5% रेट पर, पोस्ट-डिलीवरी रिक्वेस्ट प्रति 20 मिनट एस्टिमेट करें। 200 ऑर्डर्स प्रति सप्ताह पर, यह प्रति सप्ताह 10 पोस्ट-डिलीवरी रिक्वेस्ट्स हैं, प्रति सप्ताह 200 मिनट, या लगभग प्रति वर्ष 170 घंटे।
ऑडिट रीकंस्ट्रक्शन। जब कस्टमर या third-party ऑडिट को traceability reconstruction की जरूरत होती है, क्वालिटी मैनेजर सिस्टम्स के पार डॉक्यूमेंट्स को pull करने में significant समय खर्च करता है। 4 ऑडिट्स प्रति वर्ष एस्टिमेट करें, प्रत्येक को सर्टिफिकेट पैकेज तैयार करने के लिए क्वालिटी मैनेजर के 4 घंटे की जरूरत होती है।
एस्टिमेटेड टोटल एनुअल लेबर: प्रति वर्ष 2536 घंटे। $45/घंटे की blended loaded लेबर रेट (क्वालिटी मैनेजर, inside सेल्स, कस्टमर सर्विस) पर, यह सर्टिफिकेट ऑपरेशन्स के लिए सीधे प्रायोजित प्रति वर्ष लगभग $114000 की लेबर कॉस्ट के बराबर है।
कंपोनेंट 2: Error कॉस्ट रिडक्शन
मैनुअल सर्टिफिकेट प्रोसेसेज मेजरेबल कन्सीक्वेंसेज के साथ errors generate करते हैं:
शिपमेंट को अटैच किया गया गलत सर्टिफिकेट। जब कस्टमर को गलत सर्टिफिकेट प्राप्त होता है, minimum रेजोल्यूशन कॉस्ट क्वालिटी मैनेजर के 2 से 3 घंटे, कस्टमर सर्विस समय, plus किसी भी expedite या रीशिप कॉस्ट्स होती है। कंजरवेटिव रेट पर एक event प्रति महीने: 12 events × $400 एवरेज रेजोल्यूशन कॉस्ट = $4800 प्रति वर्ष।
डिलीवरी पर missing सर्टिफिकेट। एक शिपमेंट जो सर्टिफिकेट के बिना पहुंचता है, कस्टमर होल्ड create करता है। डिस्ट्रीब्यूटर की कॉस्ट: respond करने के लिए कस्टमर सर्विस समय, locate और send करने के लिए क्वालिटी समय, and potential delivery क्रेडिट। 3 events प्रति महीने के एस्टिमेटेड रेट पर: 36 events × $150 एवरेज कॉस्ट = $5400 प्रति वर्ष।
सर्टिफिकेट-गैप रिजेक्शन (incoming इंस्पेक्शन)। एक शिपमेंट जो कस्टमर incoming इंस्पेक्शन पर सर्टिफिकेट deficiency के कारण रिजेक्ट किया जाता है — missing field, गलत heat, इनकंप्लीट डॉक्यूमेंटेशन — significantly अधिक कॉस्ट करता है: रीशिप freight, expedite sourcing, क्वालिटी nonconformance response, and कस्टमर रिलेशनशिप damage। दो events प्रति वर्ष पर: 2 × $3500 एवरेज कॉस्ट = $7000 प्रति वर्ष।
एस्टिमेटेड टोटल एनुअल error कॉस्ट: प्रति वर्ष $17200।
कंपोनेंट 3: कस्टमर रिटेंशन वैल्यू
यह कंपोनेंट quantify करना कठिन है लेकिन अक्सर मॉडल में सबसे बड़ी संख्या है।
सर्टिफिकेट क्वालिटी quality-intensive कस्टमर्स के लिए एक visible differentiator है: aerospace sub-tiers, प्रेशर vessel fabricators, defense supply chain participants। ये कस्टमर्स partly डॉक्यूमेंटेशन performance के आधार पर approved suppliers को evaluate करते हैं। एक डिस्ट्रीब्यूटर जो consistently complete सर्टिफिकेट पैकेज deliver करता है, सर्टिफिकेट रिक्वेस्ट्स को सेकंड में respond करता है, and कस्टमर portal सर्टिफिकेट एक्सेस के लिए maintain करता है, एक हायर-क्वालिटी supplier है जो डिलीवरी के बाद सर्टिफिकेट्स को chase करता है।
सर्टिफिकेट excellence की कस्टमर रिटेंशन वैल्यू प्रति वर्ष एक quality-intensive अकाउंट को खोने का at-risk revenue है। एक डिस्ट्रीब्यूटर के लिए इस सेगमेंट में अकाउंट्स के साथ $200000 से $500000 एनुअली bill करते हुए, रिस्क significant है। सर्टिफिकेट क्वालिटी परफॉर्मेंस के लिए उस revenue का कंजरवेटिव 10% attribution: protected रिटेंशन वैल्यू में प्रति वर्ष $20000 से $50000।
नंबर्स को एक साथ लाना
एनुअल करंट कॉस्ट (लेबर + errors): $114000 + $17200 = प्रति वर्ष $131200
इंटीग्रेशन इम्पैक्ट: एक well-implemented ERP-सर्टिफिकेट इंटीग्रेशन सर्टिफिकेट intake समय को 50 से 70% reduce करता है (structured forms और partial automation के माध्यम से), सर्टिफिकेट lookup समय को 80 से 90% reduce करता है (direct ऑर्डर-सर्टिफिकेट linking के माध्यम से), and error rate को 70 से 80% reduce करता है (automated matching और exception queuing के माध्यम से)।
इंटीग्रेशन से प्रोजेक्ट किए गए एनुअल सेविंग्स:
- Intake लेबर रिडक्शन (60% सेविंग्स): $26000
- Lookup लेबर रिडक्शन (85% सेविंग्स): $65000
- पोस्ट-डिलीवरी रिक्वेस्ट रिडक्शन (70% सेविंग्स): $5000
- ऑडिट रीकंस्ट्रक्शन रिडक्शन (75% सेविंग्स): $1000
- Error कॉस्ट रिडक्शन (75% सेविंग्स): $13000
टोटल प्रोजेक्ट किए गए एनुअल सेविंग्स: ~$110000
मीडियम-साइज डिस्ट्रीब्यूटर के लिए टिपिकल इंप्लीमेंटेशन कॉस्ट: एक purpose-built सर्टिफिकेट मैनेजमेंट सिस्टम के लिए $50000 से $100000, standard ERP में इंटीग्रेटेड, डेटा माइग्रेशन, ट्रेनिंग, and फर्स्ट-ईयर सपोर्ट सहित। एक्जिस्टिंग vendors से ERP मॉड्यूल एडिशन अक्सर कम आते हैं।
पेबैक पीरियड: $110000 प्रोजेक्ट किए गए एनुअल सेविंग्स के खिलाफ $85000 midpoint इंप्लीमेंटेशन कॉस्ट पर, पेबैक लगभग 9 से 10 महीने है।
मॉडल क्या Include नहीं करता
ऊपर का मॉडल कंजरवेटिव एस्टिमेट्स use करता है और include नहीं करता:
- सेल्स एनेबलमेंट वैल्यू: फास्टर सर्टिफिकेट एवेलेबिलिटी specialty ऑर्डर्स पर फास्टर कोटिंग को एनेबल करता है, जो हाई-मार्जिन बिजनेस पर हायर विन रेट में translate करता है।
- एयरोस्पेस और डिफेंस मार्केट एक्सेस: इन सेगमेंट्स के कस्टमर्स को डॉक्यूमेंटेशन कैपेबिलिटीज की जरूरत है जो मैनुअल प्रोसेसेज reliably डिलीवर नहीं कर सकते। सर्टिफिकेट इंटीग्रेशन इन सेगमेंट्स में compete करने के लिए एक prerequisite है।
- स्टाफ फोकस क्वालिटी: सर्टिफिकेट chasing लो-वैल्यू, हाई-फ्रस्ट्रेशन वर्क है। इसे reduce करना क्वालिटी टीम के actual क्वालिटी वर्क के लिए कैपैसिटी को improve करता है।
जब आप इसे अपने CFO के लिए present करते हैं, अकेले लेबर सेविंग्स अक्सर इंवेस्टमेंट को justify करते हैं। Error कॉस्ट रिडक्शन और कस्टमर रिटेंशन वैल्यू conservative additions हैं जो case को strengthen करते हैं। 8-से-14-महीने की पेबैक विंडो operational सिस्टम्स के लिए standard capital इंवेस्टमेंट थ्रेशोल्ड्स के अंदर अच्छी तरह से है।
सवाल यह नहीं है कि क्या ROI वहां है। यह है कि क्या operational पेन अभी प्रोजेक्ट को प्राथमिकता बनाने के लिए काफी ऊंचा है।