आपके स्टील वितरक या सेवा केंद्र का ग्राहक ऑडिट एक पूर्वनिर्धारित पैटर्न का अनुसरण करता है। ऑडिटर के पास एक चेकलिस्ट है। उस सूची के किसी बिंदु पर, वे एक ही सवाल का एक संस्करण पूछते हैं: पिछले छह महीनों में एक शिपमेंट से एक heat नंबर चुनें और मुझे पूर्ण दस्तावेज़ श्रृंखला दिखाएं — जब आपने सामग्री प्राप्त की थी उसी समय से जब आपने इसे हमें भेजा था।
यह एक ट्रेसेबिलिटी ऑडिट है। ऑडिटर पुष्टि करना चाहता है कि आपकी गुणवत्ता प्रणाली आपूर्तिकर्ता प्राप्ति को ग्राहक डिलीवरी से जोड़ती है, प्रत्येक चरण में दस्तावेज़ीकरण के साथ। यह ISO 9001-पंजीकृत सुविधाओं में एक मानक आवश्यकता है, ऑटोमोटिव आपूर्ति श्रृंखला ऑडिट में, एयरोस्पेस अनुमोदित आपूर्तिकर्ता प्रोग्राम में, और एक विनियमित उद्योग के किसी भी ग्राहक योग्यता प्रक्रिया में।
उस अनुरोध का मैनुअल उत्तर एक अच्छे दिन में 20 से 45 मिनट लेता है। एक खराब दिन पर — यदि प्राप्ति दस्तावेज़ प्रमाण पत्र से अलग भौतिक फ़ाइल में हैं, यदि कार्य आदेश रिकॉर्ड एक संग्रहीत सिस्टम में हैं, या यदि शिपमेंट एक शिखर अवधि से था जब फाइलिंग पिछड़ गई थी — उत्तर घंटे ले सकता है। या बिल्कुल भी पुनः निर्मित नहीं हो सकता है।
डिजिटल उत्तर को 60 सेकंड से कम लेना चाहिए। यहाँ वह है जो वहाँ पहुंचने के लिए लगता है।
ऑडिटर वास्तव में क्या ढूंढ रहे हैं
ट्रेसेबिलिटी श्रृंखला में तीन नोड हैं जिन्हें ऑडिटर जुड़ा हुआ देखना चाहता है:
नोड 1: आपूर्तिकर्ता प्राप्ति। मिल परीक्षण प्रमाण पत्र, प्राप्ति दस्तावेज़, आपूर्तिकर्ता PO। यह साबित करता है कि आपने एक दस्तावेज़ीकृत स्रोत से, दस्तावेज़ीकृत गुणों के साथ, एक दस्तावेज़ीकृत तारीख पर सामग्री प्राप्त की है।
नोड 2: प्रसंस्करण रिकॉर्ड (यदि लागू हो)। यदि आपकी सुविधा ने सामग्री को काट दिया, रूप दिया, उपचार किया, या अन्यथा संसाधित किया, तो ऑडिटर एक कार्य आदेश या प्रसंस्करण रिकॉर्ड देखना चाहता है जो आने वाली heat को संसाधित आइटम से जोड़ता है। यह आंतरिक ट्रेसेबिलिटी लिंक है — यह सवाल का जवाब देता है "जब आपने इसे प्राप्त किया और जब आपने इसे भेजा, तब इस heat के साथ क्या हुआ?"
नोड 3: ग्राहक डिलीवरी। पैकिंग सूची, शिपिंग दस्तावेज़ और डिलीवरी की पुष्टि। यह साबित करता है कि सामग्री उस ग्राहक को गई जो अब आपको ऑडिट कर रहा है, दावा की गई तारीख पर, दावा की गई मात्रा में।
ऑडिटर तीनों नोड में एक single heat नंबर को ट्रैक करना चाहता है और पुष्टि करना चाहता है कि श्रृंखला टूटी नहीं है। सामग्री इस प्राप्ति पर Heat 98721 के रूप में आई → कार्य आदेश 4412 पर आइटम में संसाधित की गई → डिलीवरी नोट 7823 पर इस ग्राहक को भेजा गया। प्रत्येक चरण दस्तावेज़ीकृत। प्रत्येक दस्तावेज़ उपलब्ध।
मैनुअल संस्करण और यह कहाँ विफल होता है
अधिकांश वितरकों और सेवा केंद्रों में, ये तीन दस्तावेज़ प्रकार तीन अलग-अलग स्थानों पर रहते हैं।
प्राप्ति दस्तावेज़ और प्रमाण पत्र प्राप्ति फ़ाइल में हैं — प्राप्ति तारीख या आपूर्तिकर्ता द्वारा व्यवस्थित भौतिक बाइंडर, या प्राप्ति संख्या द्वारा व्यवस्थित डिजिटल फ़ोल्डर। कार्य आदेश या प्रसंस्करण रिकॉर्ड उत्पादन प्रणाली में हैं — एक अलग सॉफ़्टवेयर, एक कार्य पत्र बाइंडर, या एक व्हाइटबोर्ड जो कभी औपचारिक रूप से दर्ज नहीं किया गया था। शिपिंग दस्तावेज़ बिक्रय या लॉजिस्टिक सिस्टम में हैं, या शिप तारीख द्वारा व्यवस्थित शिपिंग फ़ोल्डर में हैं।
ये सिस्टम में से कोई भी heat नंबर द्वारा एक दूसरे से जुड़ा नहीं है। श्रृंखला को फिर से बनाने के लिए, गुणवत्ता प्रबंधक heat नंबर से शुरू करता है, प्रमाण पत्र खोजने के लिए प्राप्ति फ़ाइल में जाता है, प्राप्ति संख्या लिखता है, उस प्राप्ति को संदर्भित करने वाले कार्य आदेश को खोजने के लिए उत्पादन रिकॉर्ड में जाता है, कार्य आदेश संख्या लिखता है, फिर शिपिंग रिकॉर्ड में जाता है उस कार्य आदेश से आइटम शामिल डिलीवरी को खोजने के लिए।
यदि प्रत्येक सिस्टम अच्छी तरह से संगठित है, तो यह 20 मिनट लेता है। यदि कोई फाइलिंग चरण छोड़ दिया गया या असंगत था — जो शिखर अवधि, कर्मचारी संक्रमण, या सुविधा चाल के दौरान होता है — पुनर्निर्माण अधिक समय लेता है या पूरी तरह विफल हो जाता है।
60-सेकंड उत्तर बनाना
60-सेकंड उत्तर के लिए सभी तीन दस्तावेज़ प्रकारों को एक सामान्य संदर्भ — heat नंबर — द्वारा एक एकल प्रश्नयोग्य प्रणाली में जोड़ा जाना आवश्यक है।
आर्किटेक्चर है:
प्राप्ति पर: प्रमाण पत्र को एक डिजिटल सिस्टम में heat नंबर को प्राथमिक कुंजी के रूप में दर्ज किया जाता है। प्राप्ति दस्तावेज़ संख्या प्रमाण पत्र रिकॉर्ड से जुड़ी है।
प्रसंस्करण पर: कार्य आदेश heat नंबर और प्राप्ति दस्तावेज़ संख्या को संदर्भित करता है। जब उत्पादन रिकॉर्ड दर्ज किए जाते हैं या पुष्टि की जाती है, तो heat नंबर ले जाया जाता है।
शिपिंग पर: डिलीवरी दस्तावेज़ कार्य आदेश संख्या को संदर्भित करता है (या सीधे heat नंबर, लंबाई में काटना और सरल पूर्ति परिदृश्य में)। प्रमाण पत्र डिलीवरी दस्तावेज़ से जुड़ा है।
जब ऑडिटर Heat 98721 पर श्रृंखला के लिए पूछता है, तो गुणवत्ता प्रबंधक सिस्टम में heat नंबर दर्ज करता है। क्वेरी रिटर्न: प्राप्ति दस्तावेज़, प्रमाण पत्र लिंक, कार्य आदेश संदर्भ, और डिलीवरी दस्तावेज़ — सभी जुड़े हुए, सभी एक एकल कार्रवाई में डाउनलोड करने योग्य।
खोज 10 सेकंड लेती है। पैकेज जनरेशन 30 सेकंड लेता है। ऑडिटर के पास सवाल खत्म होने से पहले स्क्रीन पर सब कुछ है।
इसके लिए प्रत्येक लेनदेन चरण में क्या आवश्यक है
प्राप्ति: संरचित heat नंबर फ़ील्ड के साथ प्रमाण पत्र सेवन, प्राप्ति दस्तावेज़ संख्या से जुड़ा हुआ। यह नींव है — अगर प्रमाण पत्र सही heat नंबर के साथ सिस्टम में नहीं है तो और कुछ काम नहीं करता है।
प्रसंस्करण: कार्य आदेश प्रविष्टि जो स्रोत heat नंबर को पकड़ता है। लंबाई में काटने की क्रिया के लिए, इसका मतलब यह दर्ज करना है कि किस heat का उपयोग किस काम पर किया गया था। एक सेवा केंद्र के लिए जो मूल्य वर्धित प्रसंस्करण करता है, इसका मतलब उत्पादन यात्रा को आने वाले प्रमाण पत्र से जोड़ना है।
शिपिंग: डिलीवरी दस्तावेज़ जो heat नंबर या कार्य आदेश को संदर्भित करता है। यह चरण अक्सर छोड़ दिया जाता है — शिपिंग टीम आइटम संख्या और डिलीवरी पता पर ध्यान केंद्रित करती है, प्रमाण पत्र संदर्भ पर नहीं। पैकिंग सूची या शिपमेंट पुष्टि में प्रमाण पत्र संदर्भ का निर्माण श्रृंखला में अंतिम लिंक है।
इनमें से कोई भी चरण तकनीकी रूप से जटिल नहीं है। ये प्रक्रिया अनुशासन हैं: heat नंबर को सामान्य पहचानकर्ता के रूप में उपयोग करके प्रत्येक लेनदेन चरण में सुसंगत डेटा प्रविष्टि। लाभ ऑडिट तैयारी है जिसमें ऑडिटर के दिखने पर संकट प्रतिक्रिया की आवश्यकता नहीं होती है।