एक पाइप निर्माता ने दो साल पहले मानक खरीद आदेश बॉयलरप्लेट में एक पंक्ति जोड़ी: "प्रमाणित सामग्री आवश्यक। मिल टेस्ट सर्टिफिकेट सभी शिपमेंट के साथ होने चाहिए।" गुणवत्ता निदेशक ने अनुमोदन दिया। क्रय प्रबंधक को लगा कि गुणवत्ता की खाई को संबोधित किया गया है।
बारह महीने बाद, एक पूर्ण परियोजना की प्रमाणन फ़ाइल की समीक्षा से तीन समस्याएं सामने आईं: दो MTC गलत हीट नंबर के लिए थे (वे एक अलग आदेश से निकाले गए थे), एक प्रमाणपत्र इतना बिगड़ी हुई फोटोकॉपी थी कि वह पठनीय नहीं थी, और चार प्रमाणपत्र बिल्कुल भी शिपमेंट के साथ नहीं आए — वे सामग्री के वर्कशॉप में पहले से होने के तीन हफ्ते बाद ईमेल किए गए थे।
खंड पीओ में था। प्रमाणपत्र आए थे। गुणवत्ता की खाई को संबोधित नहीं किया गया था।
"MTC आवश्यक" वास्तव में क्या बनाता है
पीओ बॉयलरप्लेट में "प्रमाणित सामग्री आवश्यक" खंड आपूर्तिकर्ता के लिए मिल टेस्ट सर्टिफिकेट प्रदान करने का एक संविदात्मक दायित्व बनाता है। यह निर्दिष्ट नहीं करता कि प्रमाणपत्र में क्या होना चाहिए। यह निर्दिष्ट नहीं करता कि शिपमेंट के सापेक्ष प्रमाणपत्र कब प्राप्त होना चाहिए। यह निर्दिष्ट नहीं करता कि प्रमाणपत्र किस प्रारूप में होना चाहिए। यह निर्दिष्ट नहीं करता कि यदि प्रमाणपत्र आवश्यकताओं को पूरा नहीं करता है तो क्या होगा। यह प्राप्ति पर कोई द्वार नहीं बनाता जो सामग्री को वर्कशॉप फ़्लोर में प्रवेश करने से रोकता है यदि प्रमाणपत्र अनुपस्थित या अपर्याप्त है।
खंड कागजात बनाता है। आपूर्तिकर्ता एक PDF भेजता है, प्रमाणपत्र आवश्यकता को पूरा के रूप में चिह्नित करता है, और आगे बढ़ता है। क्या प्रमाणपत्र सही, पूर्ण और वास्तव में शिप की गई सामग्री के लिए ट्रैक करने योग्य है खंड द्वारा संबोधित नहीं किया जाता है — क्योंकि खंड परिभाषित नहीं करता कि "सही, पूर्ण और ट्रैक करने योग्य" का अर्थ परिचालन शर्तों में क्या है।
यह गुणवत्ता खंड और गुणवत्ता द्वार के बीच का अंतराल है।
खरीद आदेशों में कार्यान्वयन योग्य MTC आवश्यकताएं लिखना
एक कार्यान्वयन योग्य MTC खंड पांच चीजों को निर्दिष्ट करता है: आवश्यक फ़ील्ड, समय, प्रारूप, ट्रैसेबिलिटी आवश्यकताएं और अस्वीकृति अधिकार।
आवश्यक फ़ील्ड। विशिष्ट डेटा तत्वों को सूचीबद्ध करें जो MTC में होने चाहिए। संरचनात्मक या दबाव युक्त सामग्री के लिए न्यूनतम:
- मिल का नाम और स्थान
- हीट/गलन संख्या (गलन के लिए ट्रैक करने योग्य अद्वितीय पहचानकर्ता)
- उत्पाद विनिर्देश और ग्रेड (PO लाइन आइटम से बिल्कुल मेल)
- सभी आवश्यक तत्वों के साथ हीट विश्लेषण रसायन विज्ञान की सूचना दी गई
- यांत्रिक परीक्षण परिणाम (उपज, तनाव, बढ़ाव; यदि आवश्यक हो तो प्रभाव डेटा)
- यदि विनिर्देश पर लागू हो तो ताप उपचार की स्थिति
- यदि PO में आह्वान किए गए तो अनुपूरक आवश्यकता परिणाम
- अधिकृत मिल प्रतिनिधि का हस्ताक्षर और प्रमाणन विवरण
- लागू ASTM/ASME उत्पाद विनिर्देश का संदर्भ
गुणवत्ता प्रबंधन प्रणाली वाले संगठनों के लिए, आवश्यक फ़ील्ड सूची QMS दस्तावेज का संदर्भ दे सकती है: "MTC में [प्रक्रिया QP-12-01 Rev. C] द्वारा आवश्यक सभी फ़ील्ड होने चाहिए।" यह PO बॉयलरप्लेट को संक्षिप्त रखते हुए संदर्भ द्वारा पूर्ण फ़ील्ड सूची को शामिल करता है।
समय। निर्दिष्ट करें कि शिपमेंट के सापेक्ष MTC कब प्राप्त होना चाहिए। प्रमाणपत्र उपलब्धता के विरुद्ध आने वाली प्राप्ति को रोकने वाले संगठनों के लिए, "MTC को डिलीवरी के समय या उससे पहले प्राप्त होना चाहिए" मानक है। लंबे विनिर्माण चक्र वाली सामग्री के लिए, "MTC को प्राप्त किया जाना चाहिए और अनुमोदित होना चाहिए इससे पहले कि सामग्री विनिर्माण के लिए जारी की जाए" अधिक सटीक है। "MTC को शिपमेंट के साथ होना चाहिए" से बचें यदि आप इलेक्ट्रॉनिक डिलीवरी स्वीकार करते हैं — शारीरिक साथ और पूर्व-शिपमेंट इलेक्ट्रॉनिक संचरण अलग-अलग हैं, और खंड आपकी वास्तविक प्राप्ति प्रक्रिया से मेल खाना चाहिए।
प्रारूप। "पठनीय प्रति" एक उचित न्यूनतम आवश्यकता है। डिजिटल-मूल संगठनों के लिए: "MTC को मशीन-पठनीय PDF के रूप में प्रदान किया जाना चाहिए (जहां संभव हो मुद्रित प्रति की स्कैन नहीं)।" MTC सत्यापन सॉफ्टवेयर वाले संगठनों के लिए, आप स्वचालित प्रसंस्करण का समर्थन करने वाले विशिष्ट प्रारूप की आवश्यकता कर सकते हैं। प्रारूप आवश्यकता कार्यान्वयन योग्य है — यदि आपूर्तिकर्ता लगातार अपठनीय फोटोकॉपी प्रदान करता है, तो प्रारूप खंड आपको आपूर्तिकर्ता सुधारात्मक कार्रवाई के लिए आधार देता है।
ट्रैसेबिलिटी आवश्यकताएं। MTC पर हीट संख्या बंडल टैग, पैकिंग सूची और भौतिक सामग्री चिन्हों पर हीट संख्या से मेल खानी चाहिए। स्पष्ट रूप से निर्दिष्ट करें: "MTC पर हीट संख्या सामग्री पर चिह्नित हीट संख्या और पैकिंग सूची पर संदर्भित हीट संख्या से मेल खाना चाहिए। आपूर्तिकर्ता MTC से भौतिक सामग्री तक ट्रैसेबिलिटी सुनिश्चित करने के लिए जिम्मेदार है।" यह सामान्य विफलता मोड को संबोधित करता है जहां प्रमाणपत्र गोदाम हैंडलिंग या शिपिंग के दौरान उनकी संगत सामग्री से अलग हो जाते हैं।
अस्वीकृति अधिकार। खंड को यह बताना चाहिए कि यदि MTC आवश्यकताओं को पूरा नहीं करता है तो आप क्या कर सकते हैं: "खरीदार ऐसी सामग्री को अस्वीकार करने का अधिकार सुरक्षित रखता है जिसके लिए कोई MTC प्रदान नहीं किया गया है, जिसके लिए MTC अपठनीय है, जिसके लिए MTC आदेश विनिर्देश और ग्रेड से मेल नहीं खाता, या जिसके लिए आवश्यक डेटा फ़ील्ड गायब या विनिर्देश से बाहर हैं। आपूर्तिकर्ता प्रतिस्थापन सामग्री और संबंधित लागत के लिए जिम्मेदार है।" स्पष्ट अस्वीकृति अधिकार और लागत दायित्व खंड के बिना, एक आपूर्तिकर्ता तर्क दे सकता है कि एक त्रुटिपूर्ण प्रमाणपत्र एक मामूली अनुबंध उल्लंघन है जो सामग्री की वापसी को न्यायसंगत नहीं करता है।
खंड को वास्तविक द्वार में बदलना
PO खंड आवश्यक है लेकिन अपर्याप्त है। प्राप्ति पर द्वार इसे प्रभावी बनाता है।
द्वार का एक नियम है: MTC फ़ाइल में होने, पठनीय और पूर्ण होने के लिए सत्यापित होने, और प्रमाणपत्र पर हीट संख्या के भौतिक सामग्री के विरुद्ध पुष्टि होने तक सामग्री प्राप्ति क्षेत्र नहीं छोड़ती है। कोई भी प्रमाणपत्र जो पठनीयता जांच, पूर्णता जांच या ट्रैसेबिलिटी जांच में विफल होता है फ़ाइल नोट नहीं बल्कि सामग्री होल्ड बनाता है।
व्यावहारिक रूप से, इसका मतलब एक प्राप्ति चेकलिस्ट है जो कवर करता है: प्रमाणपत्र मौजूद (हाँ/नहीं), प्रमाणपत्र पठनीय (हाँ/नहीं), प्रमाणपत्र पर हीट संख्या भौतिक चिन्ह से मेल खाती है (हाँ/नहीं), प्रमाणपत्र पर विनिर्देश और ग्रेड PO से मेल खाते हैं (हाँ/नहीं)। यदि कोई जवाब "नहीं" है, तो प्राप्ति निरीक्षक एक होल्ड टैग लागू करता है और गुणवत्ता विभाग को सूचित करता है। सामग्री आगे बढ़ने से पहले आपूर्तिकर्ता से सुधार के लिए संपर्क किया जाता है।
कार्यान्वयन योग्य PO खंड और संरचित प्राप्ति द्वार का संयोजन का अर्थ है कि पहली बार जब आपूर्तिकर्ता एक बिगड़ी हुई फोटोकॉपी या गलत हीट संख्या के लिए एक प्रमाणपत्र भेजता है, तो फ़ाइल में एक प्रलेखित सुधारात्मक कार्रवाई होती है। दूसरी बार, एक SCAR है। तीसरी बार, एक योग्यता बातचीत है।
बॉयलरप्लेट खंड द्वार के बिना कुछ नहीं पकड़ता है। खंड के बिना द्वार आपको संविदात्मक स्थिति नहीं देता है। दोनों आवश्यक हैं।