ग्राहक ऑडिट में EN 10204 प्रमाणपत्र समस्याओं में फंसे निर्माता लगभग हमेशा समान तीन त्रुटियां करते हैं। वे अनुमानित हैं। वे ठीक करने योग्य हैं। लेकिन ऑडिट खोज के बाद नहीं, पहले ही ठीक किए जाते हैं। यह पैटर्न महंगा है: आपूर्तिकर्ता ऑडिट में खोज एक सुधारात्मक कार्रवाई, अनुवर्ती ऑडिट और उन्नत जांच की अवधि को ट्रिगर करती है जो ग्राहक के साथ पूरे संबंध को प्रभावित करती है।
नीचे दी गई तीन त्रुटियां EN 10204 से संबंधित अधिकांश निर्माता ऑडिट निष्कर्षों का कारण बनती हैं। इनमें से कोई भी महत्वपूर्ण प्रक्रिया परिवर्तन की आवश्यकता नहीं है। वे मौजूदा प्रक्रियाओं के लिए विशिष्ट, लक्षित जोड़ की आवश्यकता करते हैं।
त्रुटि 1: अधिकृत निरीक्षक क्षेत्र को सत्यापित किए बिना 3.1 प्रमाणपत्र स्वीकार करना
प्रमाणपत्र आपूर्तिकर्ता से आता है। शीर्षलेख "EN 10204 Type 3.1" को पढ़ता है। इनकमिंग निरीक्षण इसे प्राप्त और अनुरूप के रूप में दर्ज करता है। ऑडिटर बाद में प्रमाणपत्र की जांच करता है और पाता है कि अधिकृत निरीक्षक क्षेत्र खाली है — या केवल एक नाम वाला व्यक्ति के बिना मिल मुहर दिखाता है।
यह एक गैर-अनुरूप दस्तावेज है। EN 10204 3.1 को केवल मुहर के बजाय अधिकृत निरीक्षक के नाम और पद की आवश्यकता होती है। एक मुहर किसी व्यक्ति के लिए ट्रैक करने योग्य नहीं है। एक ऑडिटर यह सत्यापित नहीं कर सकता कि एक योग्य अधिकृत निरीक्षक ने प्रमाणपत्र की समीक्षा की और हस्ताक्षर किए।
प्रमाणपत्र ने शीर्षलेख में 3.1 कहा। किसी ने भी जांच नहीं की कि निरीक्षक वास्तव में नाम दिया गया था। ग्राहक ऑडिटर को खाली क्षेत्र मिलता है। खोज।
त्रुटि 2: खरीद आदेश में आवश्यक प्रमाणपत्र प्रकार निर्दिष्ट न करना
निर्माता का आपूर्तिकर्ता खरीद आदेश पढ़ता है: "EN 10204 प्रमाणपत्र आवश्यक।" आपूर्तिकर्ता Type 2.2 प्रमाणपत्र — प्रतिनिधि परीक्षण के आधार पर एक गैर-विशिष्ट परीक्षण रिपोर्ट, डिलीवरी की गई विशिष्ट ताप के विशिष्ट निरीक्षण नहीं के साथ सामग्री भेजता है। दोनों पक्ष तकनीकी रूप से खरीद आदेश भाषा का पालन करते हैं।
हालांकि, ग्राहक को इस आवेदन के लिए EN 10204 3.1 की आवश्यकता थी। निर्माता के ग्राहक अनुबंध ने इसे निर्दिष्ट किया। निर्माता के आपूर्तिकर्ता खरीद आदेश ने उस आवश्यकता को आगे नहीं दिया। सामग्री अब काम में है और प्रमाणपत्र ग्राहक की आवश्यकता को पूरा नहीं करता है।
सुधार यांत्रिक है: EN 10204 आवश्यकता के साथ सामग्री के लिए आपूर्तिकर्ता खरीद आदेश की प्रत्येक पंक्ति वस्तु को सटीक प्रकार निर्दिष्ट करना चाहिए। "EN 10204 3.1 प्रमाणपत्र आवश्यक" या "EN 10204 3.2 प्रमाणपत्र आवश्यक [नामित तृतीय पक्ष निरीक्षक के साथ]" — केवल "प्रमाणपत्र आवश्यक" नहीं।
त्रुटि 3: अंतिम प्रमाणपत्र पैकेज में कम रिज़ॉल्यूशन स्कैन का उपयोग करना
EN 10204 3.2 को तृतीय पक्ष निरीक्षक की मुहर को पठनीय होना आवश्यक है। यह एक मामूली विवरण नहीं है। मुहर इस बात का एकमात्र दृश्यमान प्रमाण है कि एक विशिष्ट तृतीय पक्ष संगठन निरीक्षण में शामिल था।
कम रिज़ॉल्यूशन स्कैन — जब प्रमाणपत्रों को मल्टीफंक्शन कॉपियर पर डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स के साथ स्कैन किया जाता है तो आम — मुहर विवरण खो देता है। मुहर के अंदर महीन पाठ अपठनीय हो जाता है। ऑडिटर तृतीय पक्ष संगठन की पहचान नहीं कर सकता। ऑडिटर यह सत्यापित नहीं कर सकता कि निरीक्षण हुआ।
सुधार: न्यूनतम 300 DPI पर प्रमाणपत्र स्कैन करें। सत्यापित करें कि सभी मुहरें प्रमाणपत्र दाखिल किए जाने से पहले और किसी भी ग्राहक प्रमाणपत्र पैकेज में शामिल किए जाने से पहले पठनीय हों। स्कैनर पर एक मिनट की दृश्य जांच इस खोज को रोकती है।
अगले ऑडिट से पहले इसे कैसे ठीक करें
तीन लक्षित प्रक्रिया जोड़ इन तीन निष्कर्षों को समाप्त करते हैं।
त्रुटि 1 के लिए: अपनी इनकमिंग प्रमाणपत्र स्वीकृति चेकलिस्ट में एक स्पष्ट पंक्ति वस्तु के रूप में "अधिकृत निरीक्षक नाम वर्तमान और पठनीय" जोड़ें। "प्रमाणपत्र वर्तमान" नहीं। "प्रमाणपत्र 3.1 कहता है" नहीं। विशेष रूप से: क्या एक नाम वाला व्यक्ति अधिकृत निरीक्षक के रूप में पहचाना जाता है?
त्रुटि 2 के लिए: बिक्रय आदेश पर ग्राहक आवश्यकता से निकाली गई प्रत्येक प्रासंगिक खरीद आदेश पंक्ति वस्तु में EN 10204 प्रकार जोड़ें। इसे एक आवश्यक फ़ील्ड बनाएं — मुफ्त फॉर्म नोट नहीं। डेटा ग्राहक आवश्यकता से निर्माता खरीद आदेश से आपूर्तिकर्ता वितरण तक बहता है।
त्रुटि 3 के लिए: गुणवत्ता दस्तावेज़ों के लिए स्कैनर डिफ़ॉल्ट 300 DPI पर सेट करें। 3.2 प्रमाणपत्रों के लिए इनकमिंग निरीक्षण चरण में स्कैन पठनीयता जांच जोड़ें — दस्तावेज़ को स्वीकार करने से पहले मुहर विवरण सत्यापित करें।
यदि आपके पास पहले से ही फ़ाइल में गैर-अनुरूप प्रमाणपत्र हैं
यदि मौजूदा प्रमाणपत्र फ़ाइलों की समीक्षा गैर-अनुरूप 3.1 या 3.2 दस्तावेज़ों का पता चलाती है, तो आगे का रास्ता सीधा है: मूल आपूर्तिकर्ता से संपर्क करें और सुधारी गई दस्तावेज़ें माँगें।
मिलें प्रमाणपत्र फिर से जारी कर सकते हैं। एक अधिकृत निरीक्षक एक सुधारी गई दस्तावेज़ जारी कर सकता है जो EN 10204 आवश्यकताओं को पूरा करती है। तृतीय पक्ष निरीक्षक कुछ मामलों में पहले से देखे गए परीक्षणों को सत्यापित कर सकते हैं और एक सुधारी गई सह-हस्ताक्षरित दस्तावेज़ जारी कर सकते हैं। इसके लिए मूल मिल रिकॉर्ड अभी भी मौजूद होने चाहिए — वे लगभग हमेशा करते हैं।
मौजूदा प्रमाणपत्रों को चिह्नित या संशोधित करने का प्रयास न करें। एक सेवा केंद्र CoC जारी न करें जो मूल दस्तावेज़ समर्थन से अधिक प्रमाणपत्र प्रकार का दावा करता है। जारीकर्ता मिल से सुधारी गई दस्तावेज़ प्राप्त करें।
सुधारी गई दस्तावेज़ें प्राप्त करने के लिए समय सारणी भिन्न होती है। कुछ मिलें कुछ दिनों में एक सुधारी गई प्रमाणपत्र प्रदान कर सकते हैं। अन्य सप्ताह की आवश्यकता होती है। ऑडिट से पहले अभी प्रक्रिया शुरू करें।