तीसरे पक्ष का निरीक्षक दो घंटे से साइट पर है। अंतिम निरीक्षण 90% पूर्ण है। फिर वह हीट 87423 के लिए EN 10204 3.1 सर्टिफिकेट मांगता है। जॉब फोल्डर में 34 सर्टिफिकेट हैं। हीट 87423 उनमें नहीं है। गुणवत्ता टीम के कोई कहते हैं कि वह इसे प्राप्त करने को याद करते हैं — वह सुनिश्चित है कि यह दूसरे डिलीवरी के साथ आया था। वह छह हफ्ते पहले थी।
शिपमेंट होल्ड हो गया। $50,000 का निर्मित स्टील डॉक पर बैठा है। निरीक्षक अतिरिक्त खर्च पर तीन दिन बाद दोबारा बुक किया जाता है। टीम बीच के समय में ईमेल आर्काइव, आपूर्तिकर्ता पोर्टल और भौतिक फाइलिंग कैबिनेट के माध्यम से शिकार करने में व्यतीत करती है।
यह एक दुर्लभ घटना नहीं है। यह एक सर्टिफिकेट प्रबंधन प्रक्रिया का अनुमानित परिणाम है जो सत्यापन को एक नौकरी के अंत तक स्थगित करता है।
समस्या अंतिम निरीक्षण पर ही क्यों सामने आती है
सर्टिफिकेट सत्यापन को लगभग हमेशा एक प्राप्ति कार्य के बजाय एक समापन कार्य के रूप में माना जाता है। जब सामग्री आती है, तो इसका भौतिक रूप से निरीक्षण किया जाता है — आयाम, स्थिति, मात्रा — और फर्श पर ले जाया जाता है। सर्टिफिकेट "बाद में" के लिए दाखिल किया जाता है। बाद का अर्थ अंतिम निरीक्षण है।
प्राप्ति और अंतिम निरीक्षण के बीच अंतराल छह सप्ताह, तीन महीने या अधिक हो सकता है जो नौकरी के दायरे पर निर्भर करता है। उस विंडो के दौरान, सर्टिफिकेट प्राप्ति पर जिस फाइलिंग सिस्टम में रखा गया था उसी में रहता है। यदि वह फाइलिंग सिस्टम सर्टिफिकेट को विशिष्ट हीट नंबर और नौकरी से जोड़ता नहीं है, तो इसे केवल आवश्यकतानुसार मैनुअल सर्च के माध्यम से पाया जा सकता है — ठीक वह समय जब समय का दबाव सबसे अधिक हो।
तीन मूल कारण
सर्टिफिकेट प्राप्त लेकिन हीट नंबर को इंडेक्स नहीं किया गया। यह सबसे आम कारण है। सर्टिफिकेट डिलीवरी तारीख, आपूर्तिकर्ता नाम या PO नंबर द्वारा दाखिल किए जाते हैं — कोई भी संदर्भ याद रखने पर सर्टिफिकेट पुनः प्राप्त कर सकता है। अंतिम निरीक्षण पर छह हफ्ते बाद, पुनः प्राप्ति संदर्भ हीट नंबर है। फाइलिंग संदर्भ मेल नहीं खाता। खोज विफल हो जाती है।
सर्टिफिकेट गलत व्यक्ति द्वारा प्राप्त और कभी भी QA को मार्गदर्शित नहीं किया गया। आपूर्तिकर्ता सर्टिफिकेट को उस क्रेता को भेजता है जिसने PO दिया था। क्रेता इसे डाउनलोड करता है, ऑर्डर की पुष्टि करता है और आगे बढ़ता है। सर्टिफिकेट कभी गुणवत्ता फोल्डर में नहीं पहुंचता। अंतिम निरीक्षण पर, यह QA सिस्टम में मौजूद नहीं है क्योंकि यह कभी QA सिस्टम में प्रवेश नहीं किया।
PO समय पर सर्टिफिकेट कभी अनुरोधित नहीं किया गया। टीम ने माना कि आपूर्तिकर्ता डिलीवरी के साथ सर्टिफिकेट शामिल करेगा। आपूर्तिकर्ता ने माना कि मानक पैकिंग दस्तावेज पर्याप्त हैं। कोई सर्टिफिकेट अनुरोधित नहीं किया गया, इसलिए कोई सर्टिफिकेट नहीं भेजा गया। अंतिम निरीक्षण पर यह खोजा जाता है जब जॉब फोल्डर अधूरा हो।
तीन दिन का होल्ड वास्तव में कितना खर्च करता है
दृश्यमान लागत सीधी है: पुनः शेड्यूल किए गए फ्रेट, तीसरे पक्ष के निरीक्षक कॉलबैक शुल्क (आम तौर पर आधे दिन की वापसी यात्रा के लिए $800–$2,500) और संभवतः आपूर्तिकर्ता की मिल से सर्टिफिकेट की तेजी से पुनः प्राप्ति।
कम दृश्यमान लागत तेजी से जमा होती है। ग्राहक अब अपनी नौकरी पर दस्तावेज समस्या के बारे में जानता है। यदि यह दोहराने वाला ग्राहक है, तो वह संबंध एक मापनीय प्रभाव लेता है। यदि शिपमेंट ग्राहक के अंत में एक बड़ी परियोजना का हिस्सा था, तो एक डिलीवरी में तीन दिन की देरी समय सारणी प्रभाव में तब्दील हो सकती है जिसके लिए ग्राहक निर्माता को जवाबदेह ठहराएगा।
एक मध्य-आकार की फैब्रिकेशन दुकान पर, एक शिपमेंट होल्ड इवेंट आमतौर पर $3,000–$12,000 प्रत्यक्ष और अप्रत्यक्ष लागत से अधिक की लागत देता है। साल में दो या तीन इसे एक सामग्री व्यवसाय समस्या बनाता है।
रोकथाम: चेक को पहले स्थानांतरित करें
समाधान अंतिम निरीक्षण में अधिक मेहनत करना नहीं है। समाधान जॉब क्लोज के बजाय जॉब ओपन पर सर्टिफिकेट पूर्णता जांच चलाना है।
जब सिस्टम में एक नौकरी बनाई जाती है, तो आवश्यक सर्टिफिकेट को PO में सामग्री विनिर्देश के आधार पर पहचाना जाना चाहिए। जैसे-जैसे सामग्री आती है और सर्टिफिकेट आते हैं, पूर्णता अपडेट स्वचालित रूप से होते हैं। लापता सर्टिफिकेट सतर्कताएं अनुसूचित अंतिम निरीक्षण से 2–3 सप्ताह पहले फायर करनी चाहिए, इसके दौरान नहीं।
इसके लिए प्राप्ति पर हीट नंबर इंडेक्सिंग (ताकि सिस्टम जानता है कि कौन से सर्टिफिकेट आए हैं) और सर्टिफिकेट को जॉब लाइन आइटम से जोड़ना (ताकि सिस्टम जानता है कि कौन से सर्टिफिकेट आवश्यक हैं)। दोनों प्रक्रिया परिवर्तन हैं जो कोई भी दस्तावेज प्रबंधन वर्कफ़्लो समर्थन कर सकता है।
तीसरे पक्ष का निरीक्षक दिखना सर्टिफिकेट पूर्णता समीक्षा के लिए सही ट्रिगर नहीं है। नौकरी खोलना सही ट्रिगर है। जॉब ओपन और अंतिम निरीक्षण के बीच हर दिन समय सीमा दबाव के बिना लापता सर्टिफिकेट का पीछा करने का अवसर है। यह विंडो पूरी तरह बंद हो जाती है जैसे ही निरीक्षक बिल्डिंग में प्रवेश करता है।
वह फाइलिंग निर्णय जो अधिकांश समस्याओं का कारण बनता है
जिस क्षण एक सर्टिफिकेट आता है — ईमेल, पोर्टल डाउनलोड या भौतिक डिलीवरी के माध्यम से — कोई व्यक्ति एक फाइलिंग निर्णय लेता है। वह इसे एक फोल्डर में रखता है, एक फाइल का नाम देता है, स्प्रेडशीट में एक पंक्ति दर्ज करता है। यह निर्णय निर्धारित करता है कि सर्टिफिकेट छह सप्ताह बाद सही खोज शर्तों के तहत खोजने योग्य है या नहीं।
यदि फाइलिंग निर्णय हीट नंबर को प्राथमिक इंडेक्स के रूप में उपयोग करता है, तो सर्टिफिकेट अंतिम निरीक्षण में खोजने योग्य है। यदि फाइलिंग निर्णय किसी अन्य प्राथमिक इंडेक्स का उपयोग करता है, तो सर्टिफिकेट खोजने योग्य हो सकता है या नहीं हो सकता है यह इस बात पर निर्भर करता है कि समीक्षक प्राप्ति संदर्भ को याद करता है या नहीं।
प्राप्ति पर हीट नंबर प्राथमिक इंडेक्सिंग शिपमेंट होल्ड को रोकने के लिए एक फैब्रिकेशन दुकान या वितरक द्वारा किया जा सकने वाला सबसे अधिक उत्तोलन परिवर्तन है।
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