शुक्रवार दोपहर। एक प्रोजेक्ट मैनेजर गुणवत्ता डेस्क पर जाता है और एक ऐसे कार्य के लिए सर्टिफिकेट पैकेज मांगता है जो सोमवार को शिप हो रहा है। गुणवत्ता तकनीशियन अपना ईमेल खोलता है, "certs 2024 backup" लेबल वाले साझा ड्राइव फ़ोल्डर की जांच करता है, दो आपूर्तिकर्ता पोर्टल में लॉग इन करता है, और अंत में विभिन्न प्रेषकों से तीन ईमेल धागे में बिखरे हुए अधिकांश आवश्यक चीजें ढूंढता है। जब तक पैकेज को असेंबल किया जाता है, तब तक यह पहले से ही सोमवार सुबह है। कार्य किसी भी तरह से देर से शिप होता है।
कोई भी इसके बारे में कोई रिपोर्ट दाखिल नहीं करता। यह NCR लॉग में नहीं दिखता। यह टाइमशीट में "गुणवत्ता श्रम" के रूप में दिखता है और सामान्य ओवरहेड में अवशोषित हो जाता है। यह कारण है कि सर्टिफिकेट शिकार सबसे महंगी समस्या है जिसके बारे में निर्माण कार्यशाल नहीं जानती है।
यह P&L पर कभी क्यों नहीं दिखाई देता
श्रम का गलत वर्गीकरण मूल समस्या है। जब कोई गुणवत्ता तकनीशियन एक सर्टिफिकेट पैकेज को असेंबल करने में चार घंटे खर्च करता है, तो वह समय गुणवत्ता विभाग श्रम के रूप में कोडित होता है — जो सामान्य दिखता है। कोई भी "ऐसे दस्तावेज़ों को खोजने में बिताए गए घंटे" को ट्रैक नहीं कर रहा है जो पहले से ही संगठित होने चाहिए। P&L लागत दिखाता है; यह बस कारण नहीं दिखाता है।
परिणाम यह है कि समस्या वर्षों में कोई सुधारात्मक कार्रवाई के बिना चक्रवृद्धि होती है। यह बिल्कुल अदृश्य है क्योंकि यह अपेक्षित बजट लाइनों में फिट बैठता है।
तीन स्थान जहां निर्माता सर्टिफिकेट समय खोते हैं
सर्टिफिकेट प्राप्ति और प्रारंभिक फाइलिंग वह जगह है जहां यह शुरू होता है। सर्टिफिकेट खरीदार को ईमेल के माध्यम से, गुणवत्ता इनबॉक्स को ईमेल के माध्यम से, आपूर्तिकर्ता पोर्टल के माध्यम से, फैक्स पुष्टि के रूप में और कभी-कभी सामग्री डिलीवरी के साथ भौतिक दस्तावेज़ के रूप में आते हैं। प्रत्येक चैनल एक अलग जगह पर आता है। प्राप्ति प्रक्रिया उन्हें केंद्रीय रूप से कैप्चर नहीं करती है, और गुणवत्ता टीम को लापता सर्टिफिकेट के बारे में पता चलता है जब उन्हें आवश्यकता होती है — न कि जब वे आते हैं।
प्रोजेक्ट बंद करने पर सर्टिफिकेट पुनः प्राप्ति वह जगह है जहां दर्द केंद्रित होता है। जब कोई कार्य बंद होता है, तो किसी को उस कार्य पर प्रत्येक ताप के लिए सर्टिफिकेट खोजना होगा। यदि सर्टिफिकेट को प्राप्ति तिथि, आपूर्तिकर्ता नाम या क्रय आदेश संख्या द्वारा फाइल किया गया था, और पुनः प्राप्ति की आवश्यकता ताप संख्या या कार्य संख्या द्वारा है, तो प्रत्येक लुकअप एक क्रॉस-रेफ़रेंस व्यायाम बन जाता है। जितने अधिक कार्य कार्यशाल एक साथ चलाते हैं, यह उतना ही बदतर हो जाता है।
सर्टिफिकेट पैकेज असेंबली अंतिम चरण है जो अपस्ट्रीम अराजकता को गुणा करता है। सही भागों के लिए सही सर्टिफिकेट को संकलित करना, वह प्रारूप जो ग्राहक की आवश्यकता है, किसी भी पूरक दस्तावेज़ के साथ जो उन्होंने निर्दिष्ट किया है — यह एक मैनुअल समन्वय कार्य है जो इतना समय लेता है जितना फाइलिंग सिस्टम अव्यवस्थित है।
वास्तविक लागत क्या है
मध्यम आकार की निर्माण कार्यशाल पर संख्याएं चलाएं: प्रति कार्य 4 घंटे × $45/घंटा बोझ वाली श्रम दर × प्रति वर्ष 50 कार्य = सर्टिफिकेट शिकार के लिए $9,000 में प्रत्यक्ष श्रम लागत। यह देर से शिपमेंट पर जल्दबाजी में भेजे गए माल, देरी की व्याख्या करने वाली ग्राहक सेवा कॉल, या पुनः निरीक्षण लागत के बारे में नहीं है जब पैकेज पहली बार पूर्ण नहीं था।
जो कार्यशाल प्रति वर्ष 100–200 कार्य चलाते हैं, संख्या के अनुसार स्केल करते हैं। सर्टिफिकेट से संबंधित श्रम अपव्यय में प्रति वर्ष $18,000–$36,000 के साथ, आप एक लागत केंद्र को देख रहे हैं जो कई बार एक समर्पित सॉफ्टवेयर टूल को justify करेगा — फिर भी अधिकांश कार्यशाल इसे व्यवसाय की सामान्य लागत के रूप में मानना जारी रखते हैं।
असली मरम्मत कैसी दिखती है
अधिकांश सर्टिफिकेट शिकार को समाप्त करने वाली परिचालन परिवर्तन सीधी है: प्राप्ति पर ताप संख्या द्वारा सर्टिफिकेट को इंडेक्स करें, आपूर्तिकर्ता या तारीख द्वारा नहीं। जब कोई सर्टिफिकेट आता है, तो ताप संख्या तुरंत सिस्टम में जाता है। उस बिंदु से, प्रत्येक लुकअप — कार्य द्वारा, क्रय आदेश द्वारा, ग्राहक द्वारा — फाइलिंग कलाकृतियों के माध्यम से मैनुअल खोज की आवश्यकता के बजाय ताप संख्या इंडेक्स के माध्यम से हल किया जाता है।
दूसरा परिवर्तन प्राप्ति पर सर्टिफिकेट को क्रय आदेश लाइन आइटम से जोड़ना है। जब किसी सर्टिफिकेट को क्रय आदेश पंक्ति के विरुद्ध अनुक्रमित किया जाता है जो सामग्री को आदेश देता है, तो कार्य और ग्राहक से कनेक्शन स्वचालित है। कार्य बंद होने पर, सर्टिफिकेट पैकेज सिस्टम का आउटपुट है, मैनुअल असेंबली कार्य नहीं।
तीसरा, सर्टिफिकेट पैकेज असेंबली एक-क्लिक ऑपरेशन होना चाहिए, दो घंटे का व्यायाम नहीं। यदि कार्य जीवन चक्र में ताप-कार्य लिंकेज बनाए रखा जाता है, तो बंद होने पर पैकेज उत्पन्न करने का अर्थ है पूर्व-जुड़े रिकॉर्ड सेट को खींचना, न कि तीन सिस्टम में शिकार करना।
ये तकनीकी आवश्यकताएं नहीं हैं। ये प्रक्रिया आवश्यकताएं हैं। तकनीकी उन्हें पैमाने पर टिकाऊ बनाता है।
माप समस्या
जब तक निर्माण कार्यशाल सर्टिफिकेट पुनः प्राप्ति समय को एक अलग गतिविधि के रूप में मापना शुरू नहीं करते, तब तक समस्या को ठीक करने के लिए पर्याप्त दृश्यमान नहीं होगी। शुरुआती बिंदु एक सप्ताह का समय अध्ययन है: गुणवत्ता टीम को अन्य गुणवत्ता गतिविधियों से अलग सर्टिफिकेट से संबंधित समय को लॉग करने के लिए कहें। अधिकांश कार्यशाल जो ऐसा करते हैं उन्हें पता चलता है कि संख्या उनकी उम्मीद से अधिक है।
एक बार लागत दृश्यमान हो जाने पर, मरम्मत सीधी है। सर्टिफिकेट प्रबंधन एक संचालन समस्या है, गुणवत्ता समस्या नहीं — और संचालन समस्याएं प्रक्रिया पुनर्डिजाइन का जवाब देती हैं।
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