एक बिक्रय प्रतिनिधि स्टॉक ऑर्डर की पुष्टि करता है, शिपिंग कागजी कार्रवाई को प्रिंट करता है, और गोदाम की ओर जाता है। ट्रक निकलने से पहले, किसी को जहाज किए जा रहे विशेष ताप संख्या के लिए प्रमाणपत्र खोजना होता है। प्रतिनिधि साझा ड्राइव में 20 मिनट खोजने में व्यय करता है। इसे नहीं खोजता। आंतरिक बिक्रय डेस्क को कॉल करता है। आंतरिक बिक्रय ईमेल संग्रह की जाँच करती है। एक और 15 मिनट। आखिरकार कोई इसे खोजता है - या वे शिप करते हैं और बाद में ईमेल के माध्यम से प्रमाणपत्र भेजते हैं, आशा करते हुए कि ग्राहक तब तक नहीं पूछेगा जब तक डिलीवरी इनकमिंग निरीक्षण तक नहीं पहुंचती।
यह अधिकांश स्टील वितरणकर्ताओं में प्रतिदिन दर्जनों बार होता है। कोई समय को ट्रैक नहीं करता है। कोई इसे हानि के रूप में वर्गीकृत नहीं करता है। प्रक्रिया हमेशा से ऐसी ही रही है, इसलिए इसे सामान्य माना जाता है।
यह सामान्य नहीं है। यह एक ठीक करने योग्य परिचालनात्मक समस्या है जिसे अधिकांश वितरणकर्ताओं ने बस देखना बंद कर दिया है।
वितरणकर्ता इसे सामान्य क्यों बनाते हैं
प्रमाणपत्र अधिकांश वितरणकर्ता वर्कफ़्लो में एक सहायक दस्तावेज है। मूल लेनदेन - स्टॉक पुष्टि, ऑर्डर प्रसंस्करण, डिलीवरी शेड्यूलिंग - अच्छी तरह से प्रबंधित है। प्रमाणपत्र एक अनुगामी विचार है जो शिपमेंट से पहले किसी तरह से हल हो जाता है।
क्योंकि यह हल हो गया है - ज्यादातर समय - यह एक व्यवस्थागत विफलता के रूप में पंजीकृत नहीं होता है। मंगलवार को 20-मिनट की प्रमाणपत्र शिकार शुक्रवार को 45-मिनट की शिकार के साथ किसी के मन में जुड़ी नहीं है। प्रत्येक एक बार की असुविधा है। शाखा भर में एकत्रित, वे एक पर्याप्त और सुसंगत लागत का प्रतिनिधित्व करते हैं।
इसके जारी रहने का अन्य कारण: प्रमाणपत्र शिकार करने वाले लोग वे लोग नहीं हैं जो परिचालनात्मक प्राथमिकताएं निर्धारित करते हैं। एक बिक्रय प्रतिनिधि या आंतरिक बिक्रय समन्वयक इस पर समय व्यय करता है क्योंकि ऑर्डर प्राप्त करना उनकी जिम्मेदारी है। वे इसे परिस्थितिगत रूप से हल करते हैं। वे इसे एक प्रक्रिया समस्या के रूप में escalate नहीं करते क्योंकि प्रक्रिया को पुनः डिज़ाइन करना उनकी भूमिका नहीं है।
यह वास्तव में क्या खर्च करता है
गणित सीधी है। एक शाखा में जो प्रमाणपत्र आवश्यकताओं के साथ प्रति दिन 15-20 ऑर्डर संसाधित करती है, प्रमाणपत्र-संबंधित कार्य पर पूरी टीम में प्रति दिन औसतन 3 घंटे मान लें - शिकार, आपूर्तिकर्ताओं से अनुरोध, लापता प्रमाणपत्रों पर अनुवर्तन, बहु-ताप ऑर्डर के लिए पैकेज असेंबली।
3 घंटे/दिन × $40/घंटा × 250 कार्य दिवस = प्रति शाखा प्रति वर्ष $30,000 प्रमाणपत्र retrieval श्रम में।
कई शाखाओं वाले वितरणकर्ताओं के लिए, तदनुसार गुणा करें। चार शाखाएं $120,000 प्रति वर्ष हैं - एक लाइन आइटम काफी बड़ा है कि एक समर्पित सॉफ़्टवेयर समाधान को कई बार वित्तपोषित किया जा सकता है।
यह संख्या शिपमेंट से पहले एक प्रमाणपत्र खोजने में विफल होने के कारण आयोजित शिपमेंट की लागत, स्पॉट खरीद प्रमाणपत्र जो कभी प्राप्त नहीं हुए और केवल शिपमेंट पर खोजे गए, या देरी से प्रमाणपत्र डिलीवरी से ग्राहक संबंधों को नुकसान शामिल नहीं करती।
वितरणकर्ताओं के लिए तीन प्रमाणपत्र Retrieval विफलता बिंदु
तापमान संख्या नहीं, बल्कि तारीख से प्राप्ति पर दाखिल प्रमाणपत्र। यह अधिकांश प्रमाणपत्र शिकार का संरचनात्मक कारण है। जब प्रमाणपत्र मिल या ब्रोकर से आते हैं और तारीख या आपूर्तिकर्ता के नाम से सहेजे जाते हैं, तो ऑर्डर के समय retrieval पथ - जब ऑपरेटर pick ticket पर ताप संख्या जानता है - फाइलिंग पथ से जुड़ा नहीं होता। प्रत्येक लुकअप के लिए एक cross-reference की आवश्यकता होती है जो कोई मैनुअल रूप से करता है।
बहु-स्थान स्टॉक, एकल-स्थान प्रमाणपत्र। गोदाम A को ऑर्डर की गई सामग्री गोदाम B को तब ले जाई जाती है जब इन्वेंटरी को पुनः संतुलित किया जाता है। प्रमाणपत्र गोदाम A पर रहा - या बल्कि, गोदाम A की receiving प्रक्रिया के लिए टैग किए गए shared drive फोल्डर में। गोदाम B की shipping टीम बिना यह जाने कि कहाँ देखना है या किसे बुलाना है, इसे एक्सेस नहीं कर सकती।
स्पॉट खरीद प्रमाणपत्र जो कभी अनुरोधित नहीं किए गए। जब एक वितरणकर्ता स्पॉट खरीद से ग्राहक ऑर्डर भरता है - एक दूसरे सेवा केंद्र या दलाल से गैर-स्टॉक खरीद - उस सामग्री के लिए प्रमाणपत्र को लेनदेन के हिस्से के रूप में कभी अनुरोधित नहीं किया जा सकता था। स्पॉट खरीद आपूर्तिकर्ता के प्रमाणपत्र प्रथाएं भिन्न होती हैं। कुछ स्वचालित रूप से प्रमाणपत्र शामिल करते हैं; कुछ केवल अनुरोधित होने पर ही भेजते हैं। वितरणकर्ता को अंतराल तब पता चलता है जब ग्राहक पूछता है।
ग्राहक क्या मांगने लगे हैं
स्वीकार्य प्रमाणपत्र डिलीवरी के लिए threshold बढ़ रहा है। Aerospace, defense, और automotive supply chain ग्राहक तेजी से शिपमेंट पुष्टि से पहले डिजिटल प्रमाणपत्र डिलीवरी की मांग कर रहे हैं - "प्रमाणपत्र अनुसरण" नहीं। कुछ को ऑर्डर पुष्टि के समान सिस्टम में प्रमाणपत्र उपलब्धता की आवश्यकता है ताकि उनकी incoming inspection टीम ट्रक आने से पहले समीक्षा शुरू कर सकें।
इन बाजारों में सेवा करने वाले वितरणकर्ताओं के लिए, अनौपचारिक "शिप करें और बाद में प्रमाणपत्र भेजें" दृष्टिकोण अब व्यवहार्य नहीं है। यह सबसे महत्वपूर्ण राजस्व ग्राहकों के साथ व्यापार करने की शर्त बन रहा है।
समाधान कैसा दिखता है
परिचालनात्मक परिवर्तन प्रमाणपत्र उपलब्धता को शिपमेंट से पहले के अनुगामी विचार के बजाय ऑर्डर पुष्टि वर्कफ़्लो का हिस्सा बनाना है।
जब एक ताप इन्वेंटरी में प्राप्त होता है, तो प्रमाणपत्र को ताप संख्या द्वारा indexed किया जाता है - तुरंत, receiving के हिस्से के रूप में। जब वह ताप एक ऑर्डर को आवंटित किया जाता है, तो प्रमाणपत्र ऑर्डर रिकॉर्ड से accessible है। जब shipping टीम pick ticket खींचती है, तो प्रमाणपत्र बिना अलग से search किए उपलब्ध होता है।
इसके लिए एक संरचनात्मक परिवर्तन की आवश्यकता है: प्राप्ति पर ताप संख्या द्वारा indexed प्रमाणपत्र intake, इन्वेंटरी visibility वाले किसी भी स्थान या सिस्टम से accessible। इसका समर्थन करने के लिए तकनीक सरल है। इसे लगातार लागू करने के लिए प्रक्रिया अनुशासन कठिन हिस्सा है - और यह एक software खरीद नहीं, management निर्णय है।
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