एक निर्माता आपसे स्टील प्लेट का आदेश देता है इस शर्त के साथ कि आप अपनी कन्फर्मिटी सर्टिफिकेट प्रदान करें — मिल की MTC नहीं, बल्कि आपकी कंपनी का दस्तावेज़ जो यह सत्यापित करता है कि सामग्री निर्दिष्ट आवश्यकताओं को पूरा करती है। यह विनियमित उद्योगों में एक मानक प्रथा है: आपका ग्राहक अपनी कंपनी की लेटरहेड पर दस्तावेज़ चाहता है, आपके अधिकृत हस्ताक्षर के साथ, इस बात की पुष्टि करते हुए कि आपने सामग्री को उनकी PO आवश्यकताओं के विरुद्ध सत्यापित किया है।
एक मैनुअल प्रक्रिया वाले वितरक के लिए, इस दस्तावेज़ को बनाने में प्रति ऑर्डर 15 से 25 मिनट लगते हैं। सही Word टेम्पलेट खोजें, डेटा निकालने के लिए MTC खोलें, हीट नंबर, ग्रेड, केमिस्ट्री वैल्यूज, आयाम और स्पेसिफिकेशन संदर्भ टाइप करें, प्रिंट करें, क्वालिटी मैनेजर से हस्ताक्षर प्राप्त करें, स्कैन करें और ऑर्डर डॉक्यूमेंटेशन में संलग्न करें। इसे प्रति सप्ताह 30 या 50 ऑर्डर से गुणा करें और आपके पास एक महत्वपूर्ण दस्तावेज़ बोझ है — और लिप्यंतरण त्रुटियों का एक महत्वपूर्ण अवसर है।
एक तेजी से संस्करण है। यह कैसा दिखता है।
एक उचित वितरक CoC में क्या होना चाहिए
जब तक आप जेनरेशन को स्वचालित नहीं कर सकते, तब तक आपको एक सुसंगत टेम्पलेट की आवश्यकता है। एक वितरक कन्फर्मिटी सर्टिफिकेट में शामिल होना चाहिए:
पहचान क्षेत्र:
- आपकी कंपनी का नाम, पता और लोगो
- दस्तावेज़ संख्या और संशोधन
- जारी करने की तारीख
- अधिकृत हस्ताक्षरकर्ता का नाम और शीर्षक
ऑर्डर संदर्भ:
- ग्राहक का नाम और PO संख्या
- आपकी बिक्री ऑर्डर संख्या
- शिप की तारीख
सामग्री की पहचान:
- सामग्री विवरण (जैसे SA-516-70 Normalized Pressure Vessel Plate)
- हीट नंबर
- यदि लागू हो तो बैच या कॉइल नंबर
- भेजे गए आयाम और मात्रा
अनुरूपता विवरण:
- स्पेसिफिकेशन(ओं) को प्रमाणित किया जा रहा है (जैसे ASTM A516/A516M, ग्रेड 70)
- विवरण कि सामग्री का परीक्षण किया गया है और यह सभी निर्दिष्ट आवश्यकताओं को पूरा करती है
- मूल मिल परीक्षण प्रमाण पत्र के लिए संदर्भ (दस्तावेज़ संख्या या मिल संदर्भ)
- PO द्वारा आमंत्रित किसी भी पूरक आवश्यकता के बारे में विवरण
हस्ताक्षर ब्लॉक:
- अधिकृत क्वालिटी प्रतिनिधि का नाम, शीर्षक और हस्ताक्षर
- हस्ताक्षर की तारीख
CoC MTC को प्रतिस्थापित नहीं करता — इसके साथ जाता है। मिल का दस्तावेज़ रसायन विज्ञान, यांत्रिक परीक्षण और ताप उपचार को सिद्ध करता है। आपका CoC सिद्ध करता है कि आपने इसे अपने ग्राहक की आवश्यकताओं के विरुद्ध समीक्षा की है और पुष्टि की है कि यह उन्हें पूरा करता है।
मैनुअल प्रक्रिया और इसकी विफलता के तरीके
अधिकांश वितरक Word टेम्पलेट चलाते हैं। दस्तावेज़ नियंत्रण व्यक्ति टेम्पलेट खोलता है, ऑर्डर नंबर को फ़ाइल नाम के रूप में नई प्रति सहेजता है, और MTC से डेटा मैनुअली टाइप करता है। वे इसे प्रिंट करते हैं, गीली स्याही हस्ताक्षर के लिए क्वालिटी मैनेजर के पास ले जाते हैं, स्कैन करते हैं और शिप फ़ोल्डर में संलग्न करते हैं।
विफलता के तरीके अनुमानित हैं:
लिप्यंतरण त्रुटियां। हीट नंबर, केमिस्ट्री वैल्यूज और स्पेसिफिकेशन संदर्भ गलत टाइप किए जाते हैं। A516 के बजाय A5166। 37,000 psi के बजाय 37,500 psi की उपज शक्ति। जब ग्राहक को पता चलता है तो ये त्रुटियां एक सामान्य दस्तावेज़ को अनुरूपता में बदल देती हैं।
गलत टेम्पलेट संस्करण। Word टेम्पलेट को ग्राहक ऑडिट के बाद अपडेट किया जाता है जो परिवर्तन की मांग करता है। सभी के पास नवीनतम संस्करण नहीं है। हस्ताक्षरित CoC एक पुराने टेम्पलेट पर निकलते हैं जिसमें एक आवश्यक फ़ील्ड गायब है।
हस्ताक्षर विलंब। क्वालिटी मैनेजर ही एकमात्र व्यक्ति है जो हस्ताक्षर करने के लिए अधिकृत है। वह बैठक में हैं, सड़क पर हैं या उपलब्ध नहीं हैं। शिपमेंट हस्ताक्षर की प्रतीक्षा में देरी हो जाता है।
खोई हुई ड्राफ्ट। अस्पष्ट संस्करण गलत फ़ोल्डर में सहेजा जाता है। स्कैन किया हुआ स्कैन असमान रूप से नामकरण किया जाता है। छह महीने बाद, एक ग्राहक CoC का अनुरोध करता है और सही संस्करण खोजने में एक नया बनाने से अधिक समय लगता है।
डिजिटल जेनरेशन प्रक्रिया कैसी दिखती है
डिजिटल CoC जेनरेशन प्रक्रिया लिप्यंतरण चरण और संस्करण नियंत्रण समस्या को समाप्त करती है। संरचना इस प्रकार है:
चरण 1: MTC डेटा को प्राप्त करने पर निकाला और संरचित किया जाता है। जब MTC आता है, तो मुख्य फ़ील्ड — हीट नंबर, ग्रेड, रसायन विज्ञान, यांत्रिक परीक्षण परिणाम, पूरक आवश्यकताएं — एक संरचित रिकॉर्ड में कैप्चर की जाती हैं। यह मैनुअली एक फॉर्म में किया जा सकता है, या OCR और सर्टिफिकेट पार्सिंग का उपयोग करके स्वचालित रूप से किया जा सकता है।
चरण 2: ऑर्डर-से-सर्टिफिकेट लिंकेज बनाए रखा जाता है। जब उस हीट के विरुद्ध एक बिक्री ऑर्डर दिया जाता है, तो सर्टिफिकेट रिकॉर्ड ऑर्डर रिकॉर्ड से जुड़ जाता है। सिस्टम जानता है कि कौन सी MTC किस शिपमेंट का समर्थन करती है।
चरण 3: शिपमेंट पुष्टि पर CoC जेनरेशन ट्रिगर होता है। जब ऑर्डर शिप करने के लिए तैयार हो जाता है, तो सिस्टम जुड़े सर्टिफिकेट डेटा और ऑर्डर डेटा से CoC टेम्पलेट को प्री-पॉप्युलेट करता है: ऑर्डर से ग्राहक का नाम, सर्टिफिकेट से सामग्री डेटा, ऑर्डर से PO नंबर। दस्तावेज़ नियंत्रण व्यक्ति प्री-पॉप्युलेट किए गए फॉर्म की समीक्षा करता है और पुष्टि करता है।
चरण 4: ई-हस्ताक्षर लागू किया जाता है। क्वालिटी मैनेजर को एक हस्ताक्षर अनुरोध — एक लिंक, सूचना या क्यू आइटम — मिलता है, प्री-पॉप्युलेट किए गए दस्तावेज़ की समीक्षा करता है और अपने ई-हस्ताक्षर लागू करता है। कोई प्रिंटिंग नहीं, कोई स्कैनिंग नहीं। हस्ताक्षरित दस्तावेज़ को ऑर्डर से जुड़ी PDF के रूप में संग्रहीत किया जाता है।
चरण 5: CoC शिपमेंट नोटिफिकेशन के साथ डिलीवर किया जाता है। जब शिपमेंट की पुष्टि की जाती है, तो हस्ताक्षरित CoC और मूल MTC स्वचालित रूप से ग्राहक को भेजी गई दस्तावेज़ पैकेज में शामिल होते हैं।
पुष्टि से हस्ताक्षरित दस्तावेज़ तक: 2 मिनट से कम सक्रिय काम। बाकी डेटा प्रवाह है।
संचालनात्मक जीत
संचालनात्मक जीत केवल गति नहीं है। यह स्थिरता और पूर्णता है। आपकी सुविधा से बाहर निकलने वाली प्रत्येक CoC वर्तमान टेम्पलेट पर है, सर्टिफिकेट रिकॉर्ड से सही डेटा के साथ, सही हस्ताक्षर के साथ, और यह जो ऑर्डर कवर करता है उससे जुड़ा है। कोई लिप्यंतरण त्रुटि नहीं। कोई संस्करण मिसमैच नहीं। कोई लापता फ़ील्ड नहीं।
गुणवत्ता-गहन ग्राहकों को सेवा प्रदान करने वाले वितरकों के लिए, CoC गुणवत्ता दृश्यमान है। प्री-पॉप्युलेटेड, सटीक डेटा वाली CoC एक परिपक्व दस्तावेज़ प्रक्रिया का संकेत देती है। सुधार तरल के साथ या खाली छोड़े गए फ़ील्ड के साथ हाथ से टाइप की गई CoC विपरीत संकेत करती है।
यहाँ वर्णित जेनरेशन प्रक्रिया के लिए बड़े सॉफ़्टवेयर निवेश की आवश्यकता नहीं है। इसमें प्राप्त करने पर संरचित प्रमाण पत्र सेवन, आपकी ऑर्डर प्रबंधन प्रणाली में ऑर्डर-से-सर्टिफिकेट लिंकेज, एक लॉक किया हुआ CoC टेम्पलेट और एक डिजिटल हस्ताक्षर तंत्र की आवश्यकता है। ये किसी भी वितरक के लिए प्राप्य कदम हैं जो प्रति दिन कुछ ऑर्डर से अधिक को संभालता है।