यहाँ वह तनाव है जो उद्योग भर में वितरकों और सेवा केंद्रों में हर दिन खेलता है: आपका ग्राहक ट्रक जाने से पहले प्रमाणपत्र चाहता है, और आपकी परिचालन टीम प्रमाणपत्र को बिक्रय के बाद संभालने के लिए कागजी कार्रवाई मानती है। यह अंतर — ग्राहक क्या उम्मीद करता है और आपका परिचालन वितरित करने के लिए निर्मित है — हर दिन आपको घंटे खर्च करता है। एक बुरे हफ्ते में, यह आपको एक ग्राहक खर्च करता है।

अधिकांश वितरक और सेवा केंद्र जानते हैं कि यह एक समस्या है। बहुत कम इसे वास्तविक परिचालन प्राथमिकता के रूप में मानते हैं। इसके बजाय, इसे बिक्रय प्रतिनिधियों के अतिरिक्त समय, ग्राहक सेवा कॉल और कभी-कभी तेजी से शिपिंग बिल में अवशोषित किया जाता है जो कोई प्रमाणपत्र वापस नहीं करता।

यह गाइड समस्या का सीधे नाम रखता है और दिखाता है कि विश्व स्तरीय परिचालन इसे अलग तरीके से क्या करते हैं।

वितरकों और सेवा केंद्रों के लिए प्रमाणपत्र परिचालन अलग क्यों हैं

यदि आप एक कारखाना या निर्माता हैं, तो आप मूल कारखाना परीक्षण प्रमाणपत्र जारी करते हैं। आपका प्रमाणपत्र परिचालन भट्टी से शुरू होता है। यदि आप वितरक या सेवा केंद्र हैं, तो आपका प्रमाणपत्र परिचालन कहीं और शुरू होता है — और यह मौलिक अंतर है।

आप प्रमाणपत्र नहीं बनाते। आप इसे प्राप्त करते हैं, इसे अनुक्रमित करते हैं और इसे भेजते हैं। प्राप्ति और रिले के बीच, आप मूल्य जोड़ते हैं: हीट को विभाजित करते हैं, सामग्री को काटते हैं, अपने CoC को लागू करते हैं, अपने ग्राहक के PO विनिर्देश के विरुद्ध सत्यापित करते हैं। इनमें से प्रत्येक चरण प्रमाणपत्र श्रृंखला को तोड़ने की क्षमता है।

आपकी बिक्रय टीम इसे किसी और से पहले महसूस करती है। एक बिक्रय प्रतिनिधि जो 304 स्टेनलेस स्टील के 200 टुकड़े की आवश्यकता वाले ग्राहक के लिए एक समय-संवेदनशील आदेश बंद करने का प्रयास कर रहा है, फाइलिंग सिस्टम की परवाह नहीं करता। उन्हें अभी जमीन पर सटीक हीट के लिए प्रमाणपत्र चाहिए। यदि इसे खोजने में 40 मिनट लगता है, तो आदेश रुक जाता है। यदि प्रमाणपत्र ग्राहक की अनुपूरक आवश्यकताओं को कवर नहीं करता है, तो आदेश नहीं भेजा जाता है।

यह संरचनात्मक समस्या है: वितरक और सेवा केंद्र गोदाम की प्रमाणपत्र बुनियादी ढांचे के साथ निर्माता की प्रमाणपत्र देयता वहन करते हैं।

वितरकों और सेवा केंद्रों की सात प्रमाणपत्र परिचालन चुनौतियां

चुनौती 1: ऑर्डर समय में प्रमाणपत्र पुनः प्राप्ति

एक विक्रय प्रतिनिधि को एक कॉल मिलता है। एक ग्राहक को गुरुवार तक सामग्री की आवश्यकता है। प्रतिनिधि इन्वेंटरी की जांच करता है — स्टॉक वहां है। फिर सवाल आता है: "क्या आप पुष्टि कर सकते हैं कि प्रमाणपत्र हमारी आवश्यकताओं को कवर करता है इससे पहले कि मैं PO भेजूं?"

अधिकांश परिचालन में, उत्तर 20 से 45 मिनट लगता है। किसी को मूल MTC खोजना होगा, पुष्टि करनी होगी कि यह जमीन पर गर्मी से मेल खाता है, और ग्राहक की विनिर्देश के विरुद्ध रासायनिक और यांत्रिक मूल्यों की जांच करनी होगी। यह गुणवत्ता की समस्या नहीं है। यह एक पुनः प्राप्ति समस्या है। प्रमाणपत्र मौजूद है। आदेश को बंद करने के समय पर इसे खोजना विफलता है।

चुनौती 2: आंशिक गर्मी शिपमेंट

आपने 200 टुकड़ों की गर्मी प्राप्त की। एक ग्राहक 40 का आदेश देता है। आप 40 भेजते हैं। अब आपके पास 160 टुकड़े बचे हैं — समान गर्मी, समान प्रमाणपत्र। प्रमाणपत्र अभी भी मान्य है, लेकिन इन्वेंटरी रिकॉर्ड इसे प्रतिबिंबित नहीं कर सकता। जब समान ग्रेड के लिए अगला ऑर्डर आता है, तो पिकिंग टीम को पता होना चाहिए कि शेष 160 टुकड़े पहले से ही प्रमाणित हैं और वह प्रमाणपत्र बिल्कुल किन मानों को ले जाता है।

अधिकांश परिचालन इसे मैन्युअल रूप से, स्प्रेडशीट में या बिन कार्ड पर नोट में ट्रैक करते हैं। जब स्प्रेडशीट दो दिन पिछड़ गई हो, तो आदेश रुक जाता है।

चुनौती 3: स्लिट के बाद प्रमाणपत्र श्रृंखला

एक प्रमाणित कुंडल आता है। आप इसे 12 पट्टियों में काटते हैं। प्रत्येक पट्टी को अब एक ट्रेसेबल प्रमाणपत्र संदर्भ की आवश्यकता होती है — मूल कुंडल प्रमाणपत्र को हर स्लिट किए गए टुकड़े से जुड़ना होगा। यदि कोई ग्राहक स्ट्रिप 7 प्राप्त करता है और प्रमाणपत्र के लिए पूछता है, तो वे उस विशिष्ट स्ट्रिप को मूल गर्मी से फिर से जोड़ने वाली दस्तावेज़ की अपेक्षा करते हैं।

अधिकांश ERP सिस्टम इसे संभालते नहीं हैं। इन्वेंटरी विभाजित होती है। प्रमाणपत्र विभाजित नहीं होता है। सेवा केंद्र को उस लिंक को मैन्युअल रूप से प्रबंधित करना पड़ता है, आमतौर पर एक साझा ड्राइव फोल्डर में जिसे तीन साल पहले किसी ने सेट अप किया था।

चुनौती 4: ग्राहक अनुपूरक आवश्यकताएं

ASTM मानक फर्श है, छत नहीं। Tier-1 ऑटोमोटिव ग्राहक Charpy प्रभाव परीक्षण जोड़ते हैं। एयरोस्पेस ग्राहकों को मानक द्वारा अनिवार्य से परे विशिष्ट गर्मी विश्लेषण तत्वों की आवश्यकता होती है। रक्षा अनुबंध प्राप्ति के बिंदु पर सकारात्मक सामग्री पहचान निर्दिष्ट करते हैं।

यदि कारखाना प्रमाणपत्र इन आवश्यकताओं को कवर नहीं करता है, तो शिपमेंट को अस्वीकार कर दिया जाता है — कभी-कभी गोदाम पर, कभी-कभी डिलीवरी के तीन दिन बाद जब ग्राहक की गुणवत्ता टीम आने वाली निरीक्षण करती है। उस बिंदु पर, लागत माल ढुलाई, पुनरावृत्ति और ग्राहक संबंध दबाव में है।

प्रमाणपत्र जांच ट्रक जाने के बाद नहीं, आदेश की पुष्टि से पहले होनी चाहिए।

चुनौती 5: ब्रांडेड अनुरूपता प्रमाणपत्र पीढ़ी

ग्राहक की प्राप्ति विभाग हमेशा कारखाना प्रमाणपत्र का रिले स्वीकार नहीं करता है। वे आपके लेटरहेड पर एक अनुरूपता प्रमाणपत्र चाहते हैं — आपकी कंपनी का नाम, आपके गुणवत्ता हस्ताक्षर, आपका बयान कि सामग्री क्रय आदेश आवश्यकताओं को पूरा करती है।

प्रत्येक शिपमेंट के लिए एक अनुरूप, ब्रांडेड CoC बनाना अधिकांश वितरकों में एक मैनुअल ऑपरेशन है। कोई कारखाना प्रमाणपत्र खींचता है, प्रासंगिक मानों को Word टेम्पलेट में कॉपी करता है, ऑर्डर संख्या और ग्राहक विवरण अपडेट करता है, एक हस्ताक्षर प्राप्त करता है और इसे PDF में स्कैन करता है। इसे दिन में 50 शिपमेंट से गुणा करें और आपके पास एक पूर्णकालिक नौकरी है जिसके लिए किसी को नियुक्त नहीं किया गया था।

चुनौती 6: डिस्पैच से पहले डिजिटल प्रमाणपत्र वितरण

एयरोस्पेस, रक्षा, और Tier-1 ऑटोमोटिव ग्राहक अब ट्रक अनुसूची से पहले डिजिटल प्रमाणपत्र वितरण की आवश्यकता करते हैं। प्रमाणपत्र — चाहे वह कारखाना MTC हो, आपका CoC हो, या दोनों हों — डिस्पैच की पुष्टि से पहले ग्राहक के इनबॉक्स तक पहुंचना चाहिए। PDF संलग्नक के साथ ईमेल मानक है। जब प्रमाणपत्र पिक समय पर तैयार नहीं होता है, तो ट्रक समय पर नहीं जाता है।

इसका मतलब है कि प्रमाणपत्र वर्कफ़्लो को डिस्पैच वर्कफ़्लो के ऊपर की ओर होना चाहिए, नीचे नहीं। अधिकांश परिचालन में, यह विपरीत है।

चुनौती 7: बहु-गोदाम प्रमाणपत्र सिंक्रोनाइजेशन

सामग्री स्थानों के बीच चलती है। शिकागो की आपकी गोदाम में प्राप्त एक गर्मी को एक ऑर्डर के लिए आपके क्लीवलैंड स्थान में आंशिक रूप से स्थानांतरित किया जाता है। प्रमाणपत्र को गर्मी का पालन करना चाहिए, न कि मूल स्थान पर प्राप्ति फोल्डर में रहना चाहिए।

कई गोदामों के साथ परिचालन में, यह एक दैनिक समस्या बनाता है: प्रमाणपत्र स्थान A पर है, सामग्री स्थान B पर है, और आदेश B से भेजा जाता है। किसी को प्रमाणपत्र खोजना, इसे भेजना और पुष्टि करनी होगी कि सही संस्करण सही जगह पर गया। यह अनौपचारिक रूप से होता है, जिसका अर्थ है कि यह कभी-कभी बिल्कुल नहीं होता है।

प्रमाणपत्र घर्षण का आदेश-नकद प्रभाव

ये सीमावर्ती मामले नहीं हैं। एक विशिष्ट मध्य-आकार के वितरक पर, 15 से 25 प्रतिशत दैनिक ऑर्डर किसी न किसी प्रमाणपत्र घर्षण को शामिल करते हैं — एक प्रमाणपत्र जो खोजना कठिन है, अधूरा है, या ग्राहक ने PO पर निर्दिष्ट किया है से मेल नहीं खाता।

वितरकों में बिक्रय प्रतिनिधि जिन्होंने इस समस्या का समाधान नहीं किया है, वे प्रमाणपत्र से संबंधित कार्यों पर प्रति सप्ताह तीन से छह घंटे खर्च करते हैं: प्रमाणपत्र शिकार करना, मानों की जांच करना, CoC उत्पन्न करना, प्रमाणपत्र प्राप्त करने की पुष्टि की पीछा करना। यह ऐसा समय है जो नई व्यावसायिकता, अनुवर्ती या खाता प्रबंधन पर खर्च नहीं होता है।

प्रमाणपत्र समस्याओं के कारण देरी से आदेश सीधे ट्रक शेड्यूल परिवर्तन, ग्राहक सेवा कॉल और कभी-कभी तेजी से शिपिंग बिल में अनुवाद करते हैं। इनमें से कोई भी लागत प्रमाणपत्र बजट लाइन में दिखाई नहीं देती — वे परिचालन ओवरहेड, शिपिंग व्यय और ग्राहक संतुष्टि स्कोर में दिखाई देती है।

सबसे गंभीर मामला एयरोस्पेस और रक्षा है। एक Tier-1 ग्राहक से एक अस्वीकृत शिपमेंट — क्योंकि प्रमाणपत्र ने अनुपूरक आवश्यकता को कवर नहीं किया या प्रमाणपत्र पर गर्मी संख्या सामग्री पर गर्मी संख्या से मेल नहीं खाई — $10,000 से $50,000 के बीच पुनरावृत्ति शुल्क, रिटर्न माल ढुलाई और आपातकालीन प्रतिस्थापन में खर्च हो सकता है। प्रमाणपत्र विफलता ईवेंट को ट्रिगर करती है। परिचालन और व्यावसायिक क्षति बाद में आती है।

विश्व स्तरीय वितरकों और सेवा केंद्रों की अलग क्या करते हैं

परिचालन जो इस समस्या को हल किया है उसे बेहतर फाइलिंग सिस्टम के साथ नहीं करते। उन्होंने बदल दिया है कि प्रमाणपत्र परिचालन के माध्यम से कैसे चले।

प्राप्ति पर प्रमाणपत्र सेवन, डिस्पैच पर नहीं। जब सामग्री आती है, तो प्रमाणपत्र को तुरंत अनुक्रमित किया जाता है — गर्मी संख्या द्वारा, ग्रेड द्वारा, ग्राहक विनिर्देश द्वारा जो यह पूरा करता है। जब वह सामग्री बिक्रय के लिए उपलब्ध हो, तो इसका प्रमाणपत्र पहले से ही सिस्टम में है और खोजने योग्य है। ऑर्डर समय में प्रमाणपत्र पुनः प्राप्ति 40 मिनट से सेकंड तक गिर जाती है।

गर्मी संख्या प्राथमिक इन्वेंटरी कुंजी के रूप में। SKU और ग्रेड आपको एक उत्पाद के लिए ले जाते हैं। गर्मी संख्या आपको एक प्रमाणपत्र के लिए ले जाती है। परिचालन जो इन्वेंटरी रिकॉर्ड और प्रमाणपत्र के बीच प्राथमिक लिंक के रूप में गर्मी संख्या का उपयोग करते हैं, ऑर्डर चक्र के किसी भी बिंदु में प्रमाणपत्र उपलब्धता की पुष्टि कर सकते हैं — प्रविष्टि पर, पिकिंग पर, या डिस्पैच पर।

ऑर्डर प्रविष्टि के एक हिस्से के रूप में प्रमाणपत्र उपलब्धता जांच। शिप की तारीख की पुष्टि से पहले, सिस्टम जांचता है कि प्रमाणपत्र उपलब्ध है और ग्राहक के PO विनिर्देश को पूरा करता है। अनुपूरक आवश्यकताएं उस जांच का हिस्सा हैं। यदि प्रमाणपत्र Charpy परीक्षण को कवर नहीं करता है और ग्राहक के PO की आवश्यकता है, तो आदेश पुष्टि से पहले फ़्लैग किया जाता है — जब सामग्री पहले से ही गोदाम पर हो।

स्वचालित CoC पीढ़ी। कारखाना प्रमाणपत्र डेटा — गर्मी संख्या, रासायनिक विश्लेषण, यांत्रिक गुण — सीधे CoC टेम्पलेट में प्रवाहित होते हैं। ग्राहक आदेश विवरण आदेश रिकॉर्ड से भरे जाते हैं। ब्रांडेड CoC मैनुअल डेटा प्रविष्टि के बिना एक कदम में उत्पन्न होता है। यह लिपिकरण त्रुटियों और बड़े पैमाने पर मैनुअल CoC उत्पादन की समय लागत को समाप्त करता है।

डिस्पैच पूर्व प्रमाणपत्र वितरण वर्कफ़्लो। जब एक पिक पुष्टि हो, तो प्रमाणपत्र — कारखाना MTC, CoC या दोनों — ग्राहक को स्वचालित रूप से भेजा जाता है। ट्रक शेड्यूल प्रमाणपत्र वितरण की पुष्टि के बाद सेट किया जाता है। यह ट्रक होल्ड स्थितियों को बनाने वाले क्रम को उलट देता है और इसे एक विश्वसनीय, ऑडिट योग्य वर्कफ़्लो से बदल देता है।

ERP अंतराल

अधिकांश ERP सिस्टम SKU, स्थान और मात्रा द्वारा इन्वेंटरी को संभालते हैं। यह है कि वे क्या डिजाइन किए गए थे। वे एक विशिष्ट कारखाना परीक्षण प्रमाणपत्र के लिए एक विशिष्ट इन्वेंटरी रिकॉर्ड को लिंक करने के लिए और आंशिक शिपमेंट, कटिंग संचालन और गोदाम हस्तांतरण के माध्यम से उस लिंक को ट्रैक करने के लिए डिजाइन नहीं किए गए थे।

परिणाम एक संरचनात्मक अंतराल है। प्रमाणपत्र ERP के बाहर रहता है — एक फाइल कैबिनेट में, साझा ड्राइव फोल्डर में वर्ष और ग्रेड द्वारा आयोजित, या ग्राहक फोल्डर में दफन एक ईमेल संलग्नक। ERP जानता है कि आपके पास कंटेनर 14-C में 304 स्टेनलेस स्टील के 200 टुकड़े हैं। यह नहीं जानता कि ये टुकड़े किस गर्मी का संबंध है या प्रमाणपत्र आपके ग्राहक की अनुपूरक आवश्यकताओं को कवर करता है।

उस अंतराल को बंद करने का मतलब है ERP की इन्वेंटरी रिकॉर्ड को एक प्रमाणपत्र सिस्टम से जोड़ना जो गर्मी संख्या द्वारा संचालित होता है। जब एक पिकर एक विशिष्ट गर्मी खींचता है, तो प्रमाणपत्र डिस्पैच बिंदु पर उपलब्ध होता है — 40 मिनट की खोज के बाद नहीं। जब सामग्री स्थानों के बीच चलती है, तो प्रमाणपत्र अनुसरण करता है। जब एक कुंडल को काटा जाता है, तो प्रत्येक बाल रिकॉर्ड माता-पिता से प्रमाणपत्र संदर्भ को विरासत में देता है।

यह आपके ERP के लिए एक प्रतिस्थापन नहीं है। यह परत है जो आपके ERP इन्वेंटरी डेटा को प्रमाणपत्र परिचालन के लिए परिचालन उपयोगी बनाती है।

खंड-विशिष्ट वास्तविकताएं

वितरकों के लिए

प्रमाणपत्र पुनः प्राप्ति समस्या एक बिक्रय समस्या है, गुणवत्ता समस्या नहीं। प्रत्येक घंटा जो एक विक्रय प्रतिनिधि प्रमाणपत्र शिकार पर खर्च करता है, बिक्री पर नहीं खर्च किया गया एक घंटा है। प्रत्येक आदेश जो प्रमाणपत्र पुनः प्राप्ति पर अटक जाता है, एक ग्राहक है जो आपके प्रतियोगी के साथ वही बातचीत कर रहा है।

सुधार संरचनात्मक है: प्रमाणपत्रों को प्राप्ति पर अनुक्रमित किया जाना चाहिए जो ऑर्डर प्रविष्टि पर पुनः प्राप्य हों। यह एक गुणवत्ता पहल नहीं है — यह एक बिक्रय दक्षता पहल है।

सेवा केंद्रों के लिए

प्रमाणपत्र श्रृंखला समस्या एक परिचालन समस्या है। प्रत्येक मूल्य-वर्धन संचालन — स्लिटिंग, ब्लैंकिंग, लेवलिंग, लंबाई में कटिंग — जो प्रमाणपत्र श्रृंखला को तोड़ता है, डाउनस्ट्रीम देयता बनाता है। यदि आप एक समाप्त टुकड़े को मूल कारखाना प्रमाणपत्र में वापस नहीं कर सकते, तो आपके पास अनुपालन जोखिम है जो आपके आधार में हर Tier-1 ग्राहक के साथ बढ़ता है।

यहाँ सुधार भी संरचनात्मक है: प्रमाणपत्र संदर्भ को सामग्री के साथ हर परिचालन के माध्यम से यात्रा करनी चाहिए, एक फोल्डर में बैठ कर किसी को प्रतीक्षा नहीं करनी चाहिए जब आदेश भेजा जाता है।

अगला क्या पढ़ें

यदि आपने ऊपर सात चुनौतियों में से किसी में अपने परिचालन को पहचाना, तो ये प्राकृतिक अगले कदम हैं:

"स्टील वितरक प्रति ऑर्डर प्रमाणपत्र शिकार पर 3 घंटे खर्च करते हैं। अधिकांश सोचते हैं कि यह सामान्य है।" — प्रमाणपत्र समय वास्तव में कहां जाता है और ऑर्डर स्तर पर क्या खर्च होता है।
"आंशिक गर्मी शिपमेंट और प्रमाणपत्र विभाजन: एक चरण-दर-चरण गाइड" — जब आप एक ही गर्मी से आंशिक मात्रा में शिप करते हैं तो प्रमाणपत्र ट्रेसेबिलिटी कैसे बनाए रखें, कई ऑर्डर और समय अवधि में।
"एयरोस्पेस और रक्षा ग्राहक वितरक MTCs को क्यों अस्वीकार करते हैं" — विशिष्ट अनुपूरक आवश्यकताएं जो सबसे अधिक अस्वीकार बनाती हैं और ट्रक जाने से पहले उन्हें कैसे पकड़ें।
"अपने ERP को MTC डेटा से जोड़ने का वास्तविक ROI" — लागत बचत, ऑर्डर गति सुधार और जोखिम में कमी का विश्लेषण जो आपकी इन्वेंटरी सिस्टम को अपनी प्रमाणपत्र सिस्टम से जोड़ने से आते हैं।

प्रमाणपत्र परिचालन जो स्टील वितरक और सेवा केंद्र चर्चा नहीं करते