NADCAP द्वारा अनुमोदित सेवा केंद्र और ASME पंजीकृत सुविधाएँ एक दस्तावेज़ीकरण आवश्यकता साझा करती हैं जो अधिकांश संचालन को भ्रमित करती है: आपको ग्राहक द्वारा निर्दिष्ट अवधारण अवधि के दौरान अपनी सुविधा पर संसाधित किसी भी ताप बैच के लिए MTC को प्राप्त करने में सक्षम होना चाहिए — आमतौर पर 10 से 25 वर्ष। एक सेवा केंद्र जो उस अवधि में 50,000 कॉइल संसाधित करता है, यह लाखों दस्तावेज़ हैं।
भौतिक अभिलेखागार विफल हो जाते हैं। डिजिटल अभिलेखागार काम करते हैं — लेकिन केवल यदि वे सही तरीके से संरचित हैं। साझा ड्राइव फ़ोल्डर एक अनुपालन अभिलेखागार नहीं है। उत्तर डिजिटल है, लेकिन यह डिजिटल का सही प्रकार होना चाहिए।
आवश्यकताएँ वास्तव में क्या कहती हैं
तीन ढांचे एयरोस्पेस और परमाणु ग्राहकों को सेवा प्रदान करने वाले सेवा केंद्रों के लिए MTC अवधारण दायित्वों को परिभाषित करते हैं:
NADCAP (एयरोस्पेस और विशेष प्रक्रियाएं): सामग्री प्रमाणपत्र सहित गुणवत्ता रिकॉर्ड ग्राहक द्वारा निर्दिष्ट अवधि के लिए बनाए रखे जाने चाहिए। ग्राहक की अनुमोदित आपूर्तिकर्ता आवश्यकताएं — अक्सर AS9100 या ग्राहक-विशिष्ट गुणवत्ता प्रवाह खंडों को संदर्भित करते हैं — आमतौर पर 10-25 वर्ष की आवश्यकता होती है। कुछ रक्षा ग्राहक कार्यक्रम का जीवन निर्दिष्ट करते हैं।
ASME Section VIII Division 1 (दबाव पोत): निर्माता डेटा रिपोर्ट और सहायक दस्तावेज़ निर्माता द्वारा कम से कम 3 वर्ष के लिए रखे जाने चाहिए। ASME पंजीकृत निर्माताओं को सामग्री की आपूर्ति करने वाले सेवा केंद्रों को अपने ग्राहक अनुबंधों द्वारा बर्तन के जीवन के लिए दस्तावेज़ों को बनाए रखने की आवश्यकता हो सकती है — संभावतः 30+ वर्ष।
AS9100 Rev D (एयरोस्पेस गुणवत्ता प्रबंधन): संगठन ऐसी गुणवत्ता रिकॉर्ड अवधारण अवधि निर्धारित और दस्तावेज़ित करना चाहिए जो ग्राहक और नियामक आवश्यकताओं को पूरा करती हो। AS9100 न्यूनतम अवधि निर्दिष्ट नहीं करता — यह आवश्यक है कि संगठन पहचाने कि क्या लागू होता है और इसे लागू करता है।
व्यावहारिक रूप से, किसी भी सेवा केंद्र को एयरोस्पेस या परमाणु ग्राहकों के साथ 25 वर्ष की अवधारण का आधार रेखा के रूप में योजना बनानी चाहिए। कुछ ग्राहकों को अधिक की आवश्यकता होगी।
भौतिक अभिलेखागार विफल क्यों होते हैं
भौतिक अभिलेखागार के परिचालन जोखिम अच्छी तरह से प्रलेखित हैं और लगातार महसूस किए जाते हैं:
पानी और आग से नुकसान। एक एकल घटना — फटी हुई पाइप, छत का रिसाव, आग — वर्षों के अमूल्य रिकॉर्ड को नष्ट कर सकता है। बीमा अधिकांश श्रेणियों में प्रतिस्थापन लागत को कवर करता है। मिल परीक्षण रिपोर्ट मूल हैं। बीमा पारिश्रमिक से फिर से बनाया नहीं जा सकता।
भवन चाल और पुनर्गठन। वह रिकॉर्ड जो भवन पुनर्वास के साथ चलता है अक्सर अपनी संगठनात्मक संरचना खो देता है। चाल के दौरान गलत तरीके से लेबल किए गए बक्से स्थायी रूप से दुर्गम हो जाते हैं। यह विशेष रूप से कागज रिकॉर्ड के लिए तीव्र है जो इलेक्ट्रॉनिक फाइलिंग मानक बनने से पहले जमा किए गए हैं।
कर्मचारी कारोबार। वह व्यक्ति जो फाइलिंग सिस्टम को जानता था सेवानिवृत्त होता है। किसी ने संगठनात्मक तर्क को दस्तावेज़ित नहीं किया। अभिलेखागार शारीरिक रूप से बरकरार रहता है लेकिन व्यावहारिक रूप से दुर्गम है।
पुनर्प्राप्ति समय। 25 वर्षीय कागज अभिलेखागार में विशिष्ट प्रमाणपत्र खोजना — जब केवल ताप संख्या और अनुमानित तारीख ज्ञात हो — घंटों ले सकता है। यह ऑडिट पुनर्प्राप्ति आवश्यकता को विफल करता है।
एक अनुपालन डिजिटल अभिलेखागार कैसा दिखता है
एक डिजिटल अभिलेखागार जो NADCAP और ASME पुनर्प्राप्ति आवश्यकताओं को पूरा करता है पाँच संरचनात्मक विशेषताएं हैं:
1. ताप संख्या और तारीख द्वारा अनुक्रमित। प्राथमिक खोज कुंजी ताप संख्या होनी चाहिए — यह वह है जो एक ऑडिटर आपको स्पॉट चेक के दौरान देगा। माध्यमिक कुंजियों में सामग्री ग्रेड, ग्राहक आदेश और प्रसंस्करण तारीख शामिल हैं। एक अनुपालन प्रणाली 60 सेकंड से कम समय में किसी भी कार्यस्थल से विशिष्ट ताप संख्या के लिए एक प्रमाणपत्र पुनः प्राप्त करती है।
2. मूल दस्तावेज़ गुणवत्ता। दस्तावेज़ों को सभी दृश्यमान सामग्री को संरक्षित करने के लिए पर्याप्त रिजोल्यूशन पर स्कैन और संग्रहीत किया जाना चाहिए — निरीक्षक मुहर, ताप मुहर और हस्तलिखित नोट सहित। न्यूनतम 300 DPI। संपीड़ित या फैक्स-गुणवत्ता स्कैन जो मुहर विवरण खो देते हैं एक पठनीय रिकॉर्ड बनाए रखने की आवश्यकता को पूरा नहीं करते हैं।
3. जालसाजी-रोधी भंडारण। सिस्टम को यह प्रदर्शित करने में सक्षम होना चाहिए कि एक संग्रहीत दस्तावेज़ मूल रूप से दाखिल की गई वही दस्तावेज़ है — कि इसे संशोधित, प्रतिस्थापित, या हटाया और बदला नहीं गया है। यह एक विशिष्ट NADCAP चिंता है। हैशिंग, ऑडिट पथ, या दस्तावेज़ अखंडता को प्रदर्शित करने वाले अन्य तकनीकी नियंत्रण आवश्यक हैं।
4. भौगोलिक रूप से अनावश्यक बैकअप। एकल सर्वर या एकल सुविधा बैकअप दीर्घकालिक रिकॉर्ड अवधारण के उद्देश्य को पूरा नहीं करते हैं। भौगोलिक रूप से अलग स्थान पर बैकअप प्रतियां — दस्तावेज़ित पुनर्प्राप्ति प्रक्रियाओं के साथ — आवश्यक हैं। अनावश्यक भौगोलिक क्षेत्रों के साथ क्लाउड स्टोरेज यदि पहुंच नियंत्रण और जालसाजी-रोधी आवश्यकताओं को भी पूरा किया जाता है तो यह आवश्यकता को पूरा करता है।
5. ऑडिट पथ के साथ पहुंच नियंत्रण। केवल अधिकृत कर्मचारियों को रिकॉर्ड दाखिल या हटाने में सक्षम होना चाहिए। प्रत्येक पहुँच घटना — किसने कौन सा दस्तावेज़ पुनः प्राप्त किया, कब — दर्ज किया जाना चाहिए। NADCAP ऑडिटर पहुँच नियंत्रण के बारे में सवाल पूछेंगे और लॉग की समीक्षा करेंगे।
क्या योग्य नहीं है
सेवा केंद्रों पर देखा गया सबसे आम गैर-अनुपालन "डिजिटल अभिलेखागार": साझा नेटवर्क ड्राइव वर्ष द्वारा नामित फ़ोल्डर के साथ — "Certs 2018–2019", "Certs 2020–2021"। कोई खोज अनुक्रमण नहीं। कोई पहुँच नियंत्रण नहीं। कोई जालसाजी-रोधी नहीं। कोई बैकअप सत्यापन नहीं। पुनर्प्राप्ति के लिए यह जानने की आवश्यकता है कि साल पहले कहाँ फाइल सहेजी गई थी, और विशिष्ट ताप संख्या के लिए पुनर्प्राप्ति समय सेकंड में नहीं बल्कि मिनट या घंटों में मापा जाता है।
यह ऑडिटर द्वारा इसे भी परीक्षा करने से पहले ऑडिट पुनर्प्राप्ति आवश्यकता को विफल करता है।
ऑडिट पुनर्प्राप्ति प्रदर्शन
अधिकांश NADCAP ऑडिट में एक स्पॉट चेक शामिल होता है: ऑडिटर सुविधा के यात्रा लॉग से एक प्रसंस्करण रिकॉर्ड का चयन करता है, ताप संख्या की पहचान करता है, और सुविधा से संबंधित MTC को पुनः प्राप्त करने के लिए कहता है। निहित घड़ी तब शुरू होती है जब अनुरोध किया जाता है।
वह सुविधाएँ जो ताप संख्या द्वारा अनुक्रमित अनुपालन डिजिटल अभिलेखागार बनाए रखती हैं 60 सेकंड के भीतर प्रमाणपत्र पुनः प्राप्त करती हैं। वह सुविधाएँ जो साल ड्राइव फ़ोल्डर पर निर्भर करती हैं कई मिनट के लिए कई फ़ोल्डर खोजती हैं। अंतर ऑडिटर को दिख रहा है। पुनर्प्राप्ति जो कुछ मिनट से अधिक समय लेती है एक दस्तावेज़ीकरण नियंत्रण निष्कर्ष है — यह परवाह किए बिना कि प्रमाणपत्र अंत में मौजूद है या नहीं।
अनुपालन अभिलेखागार संरचना में निवेश पहली बार खुद को भुगतान करता है जब NADCAP ऑडिटर यह स्पॉट चेक करता है।