لماذا يحتاج موزعو الفولاذ إلى إدارة الشهادات الرقمية

يصل أمر الشراء يوم الثلاثاء بعد الظهر. خمسة عشر بند، درجات مختلطة، ثلاث حرارات مختلفة. في الأسفل، في حقل التعليمات الخاصة، كتب العميل ما تكتبه حسابات الفضاء الخاصة بك دائماً: الشهادات مطلوبة قبل التسليم. بدون استثناءات.

لديك اثنا عشر من خمسة عشر شهادة في محرك الأقراص المشترك - في مكان ما. الثلاثة الأخرى تغطي مادة من حرارة قسمتها قبل أربعة أشهر عبر طلبين أصغر. تم تقديم الشهادة الأصلية برقم أمر الشراء الأول. هذا الأمر مغلق. الشخص الذي تعامل معه لم يعد في فريقك. الشهادة موجودة. فقط لا يمكنك العثور عليها قبل مغادرة الشاحنة الساعة 6 صباحاً.

هذا ليس حالة حدية. بالنسبة لموزعي الفولاذ، هذا يوم الثلاثاء.

لماذا يواجه الموزعون أصعب مشكلة شهادات في الصناعة

يواجه موزعو الفولاذ أعقد مشكلة إدارة شهادات في سلسلة التوريد لأنهم يتلقون المواد من مصانع متعددة، يخزنونها حسب أمر الشراء وليس رقم الحرارة، ثم يجب عليهم إعادة بناء حزم الشهادات لكل طلب عميل - الذي لا يطابق أبداً كيفية تقديم الشهادات.

تشحن المصانع المواد مع شهادة مرفقة برقم أمر شراء. تغطي هذه الشهادة الحرارة والكيمياء والخصائص الميكانيكية - كل ما يحتاجه العميل النهائي للتحقق من أن المادة تفي بالمواصفات. المشكلة هي أن الطريقة التي يتلقى بها الموزعون ويخزنون الشهادات لا تتعلق تقريباً بكيفية احتياجهم إلى استرجاعها لاحقاً.

عندما تصل شهادة من المصنع، يتم حفظها. ربما تهبط في صندوق بريد إلكتروني وتُسحب إلى مجلد. ربما تُرفع إلى محرك أقراص مشترك تحت مجلد يحمل اسم أمر شراء المصنع. ربما تطبع في خزانة ملفات فعلية نظمها شخص ما حسب تاريخ الاستقبال بدلاً من رقم الحرارة. تختلف الطريقة حسب الشخص وحسب مدى انشغالهم تلك الأسبوع.

بعد ستة أشهر، عندما يحتاج طلب عميل إلى تلك الشهادة، فإن مسار الاسترجاع مختلف تماماً. العميل لا يهتم برقم أمر شراء المصنع الخاص بك. يهتم برقم الحرارة والدرجة والمواصفات. يجب على فريق دعم المبيعات الآن إعادة هندسة عكسية من الشحنة الحالية إلى الشراء الأصلي - مما يعني الإشارة المرجعية بين سجلات الاستقبال وعلامات المخزون وسلاسل البريد الإلكتروني، بأي مجموعة توصلهم إلى الملف الصحيح.

لدى موزع يخزن 50 درجة من 8 مصانع، يستغرق هذا البحث من 20 دقيقة إلى بعد الظهر. اضربها في مجموعة شحنات اليوم وستفهم لماذا تستهلك إدارة الشهادات بهدوء أكثر العمل الإداري من تقريباً أي وظيفة أخرى في الجزء الخلفي من المكتب.

مشكلة الحرارة الجزئية التي لا يتحدث أحد عنها

يفترض السيناريو الموصوف أعلاه أنك اشتريت المادة في طلب واحد وبعتها في طلب واحد. تلك هي الحالة البسيطة. لا يعمل الموزعون أبداً بهذه الطريقة.

تصل حرارة من 200 قطعة من المصنع. تبيع 60 قطعة للعميل أ في مارس. تبيع 80 قطعة للعميل ب في يونيو. تنتقل الـ 60 قطعة المتبقية إلى العميل ج في سبتمبر. شهادة حرارة واحدة. ثلاثة أحداث شحن منفصلة. ثلاث حزم شهادات عملاء منفصلة.

الشحنة الأولى سهلة - الشهادة جديدة، سجل الاستقبال حديث، الرابط بين الحرارة والمخزون واضح. بحلول الشحنة الثالثة، هذا الرابط أصبح ضعيفاً. يُظهر نظام المخزون 60 قطعة من درجة وحجم معين. قد يظهر رقم الحرارة الأصلي على علامة المستودع أم لا، حسب ما إذا كان أحد ما حافظ عليه من خلال دورتي اختيار. الشهادة مقدمة تحت أمر شراء مغلق من قبل ستة أشهر.

يصحح معظم الموزعين هذا بالمعرفة القبلية. يتذكر شخص ما في الفريق أن آخر دفعة من تلك الدرجة وصلت في تاريخ استقبال معين، ويعرفون أي مجلد يجب التحقق منه. هذا الشخص هو نقطة فشلك الوحيدة. عندما يرحلون، أو عندما يكونون في إجازة، أو عندما يأتي السؤال الساعة 5:45 مساءً، تنهار عملية استرجاع الشهادة.

مشكلة الحرارة الجزئية ليست مشكلة تقديم ملفات. إنها مشكلة نموذج البيانات. الشهادات مرتبطة بأوامر الشراء عندما يجب أن تكون مرتبطة بالحرارات - والحرارات يجب أن تبقى قابلة للتتبع من خلال كل انقسام وكل شحنة وكل معاملة عميل تلمس تلك المادة الأصلية.

عملاء الفضاء والدفاع لديهم صفر تسامح

لكل صناعة متطلبات جودة. الفضاء والدفاع، الذين يعملون بموجب AS9100 Rev D أو متطلبات اعتماد NADCAP أو بنود تتبع مواد DFARS، مختلفة من حيث الدرجة والعواقب.

قد تعلم سيارة Tier 1 عن شهادة مفقودة وتطلب منك إرسالها خلال 24 ساعة. سيرفض عميل فضائي الشحنة. لن يقبلوا التسليم بدون حزمة شهادات كاملة لأن نظامهم الخاص بالجودة لن يسمح به. تعود المادة على شاحنتك. تدفع رسوم الشحن العائد. يكتبون طلب إجراء تصحيحي من المورد. إذا حدث مرتين في السنة، فأنت خارج قائمة الموردين المعتمدين.

يدقق هؤلاء العملاء أيضاً. ليس فقط تدقيقات المنتج - يدققون في أنظمتك. التدقيق السنوي لجودة المورد في موزع الفضاء يتضمن مراجعة كيفية تخزينك واسترجاعك والتحكم في شهادات المصنع. المدقق الذي يطلب رؤية الشهادة لشحنة تمت قبل أربعة عشر شهراً وينظر إلى فريقك ينفق خمسة وأربعين دقيقة في البحث في مجلدات البريد الإلكتروني يكتب هذه الملاحظة في تقريره. تصبح تلك الملاحظة ملاحظة. تلك الملاحظة تؤدي إلى خطة إجراء تصحيحي تكلفك الوقت والمصداقية.

المعيار الذي يتوقعه هؤلاء العملاء ليس ورقية لأجلها. إنه دليل على أنك يمكنك بشكل موثوق تأكيد أن المادة التي بعتها لهم هي ما تقول الشهادة أنها، وأنك يمكنك إثبات ذلك عند الطلب. محرك أقراص مشترك مليء بملفات PDF باسم أمر شراء المصنع لا يفي بهذا المعيار، بغض النظر عن مدة عملك في مجال الأعمال.

ما يغيره إدارة MTC الرقمية فعلاً

التحول التشغيلي الذي تنشئه إدارة الشهادات الرقمية لا يتعلق بمسح المستندات بشكل أسرع. يتعلق بتغيير بنية البيانات التي تحكم كيفية تخزين واسترجاع الشهادات.

في نظام مفهرس برقم الحرارة، كل شهادة تصل من المصنع يتم وسمها برقم الحرارة عند الوصول - وليس برقم أمر الشراء أو تاريخ الاستقبال أو اسم المصنع. يصبح رقم الحرارة هو المفتاح الأساسي. كل معاملة جرد تلمس المواد من تلك الحرارة - سواء كانت بيع أو تحويل أو إعادة قطع أو اختيار جزئي - تحافظ على رابطها بسجل الحرارة الأصلي.

عندما يقوم فريقك ببناء حزمة شهادات لشحنة، فهم لا يبحثون. هم يختارون. سجل الشحنة يعرف أي حرارات يغطيها. يسطح النظام الشهادات المقابلة. لأمر من خمسة عشر بند، ينجز هذا التجميع في دقائق وليس ساعات.

يغير تتبع الحرارة الجزئية اقتصاديات تقسيم المادة. عندما تشحن 60 قطعة للعميل أ وتبقى الـ 140 الباقية في المخزون، لا يفقد النظام الاتصال بين تلك الـ 140 قطعة والشهادة الأصلية. يتلقى العميل ب والعميل ج حزم الشهادات الخاصة بهم من نفس السجل المفهرس، بدون أن يحتاج أحد إلى تذكر مكان وجود المستند الأصلي.

شهادات التوافق ذات العلامات التجارية - CoC الخاصة بك، على رأسك، الإشارة إلى تفاصيل الشحنة الخاصة بك - تُنشأ مباشرة من بيانات الشهادة بدلاً من قالب Word يدوي يملأه شخص ما يدوياً. تستخلص الكيمياء والخصائص الميكانيكية من الشهادة المخزنة من المصنع. كمية الشحنة واسم العميل والمواصفات القابلة للتطبيق - كل شيء مأهول تلقائياً. المستند الذي يغادر مع الشاحنة يمثل بدقة ما هو على الشاحنة، لأنه مبني من نفس البيانات التي تتحكم في ما تم اختياره.

بالنسبة للموزعين الذين يخدمون عملاء الفضاء والدفاع، تتغير قصة التدقيق تماماً. عندما يطلب المدقق رؤية الشهادة لشحنة من قبل أربعة عشر شهراً، الإجابة هي البحث برقم الحرارة ومستند على الشاشة في أقل من ثلاثين ثانية. هذا هو ما يبدو عليه نظام إدارة الشهادات المضبوط من الخارج. إنه أيضاً ما يبقيك على قوائم الموردين المعتمدين.

تكلفة الانتظار

تكلفة العمالة من إدارة الشهادات اليدوية حقيقية وقابلة للقياس. ساعتان لكل طلب في 30 شحنة في اليوم هي 60 ساعة من وقت الإدارة الأسبوعية التي لا تنتج إيراداً وتخلق قيمة عميل. إنها تكلفة استرجاع بحتة - وقت قضاء في البحث عن الأشياء التي لم يجب أن تُفقد.

تكلفة العلاقة أصعب في تحديد الكمية إلى أن تتحقق. عميل الفضاء الذي يرفض شحنة للشهادة المفقودة قد يذهب إذا حدث مرة أخرى. المقاول الدفاعي الذي يخفض تقييم المورد الخاص بك بعد تدقيق النظام لا يعكس هذا التقييم بسرعة. هذه ليست حالات قابلة للاسترجاع على المدى القصير، وتحدث لموزعين لديهم أشخاص جيدون ونوايا حسنة يديرون إدارة الشهادات على بنية تحتية لم تكن مصممة أبداً لتعقيد التشغيل في توزيع الفولاذ الحديث.

إدارة الشهادات الرقمية لا تحل كل شيء. لا تصلح تسليم المصانع المتأخر أو استبدالات الدرجة أو التناقضات في المخزون. ما تصلحه هو المشكلة المحددة المتمثلة في معرفة، بثقة، مكان وجود كل شهادة والمادة التي تغطيها - من لحظة وصولها من المصنع من خلال كل معاملة تلمس تلك المادة حتى تصل إلى العميل النهائي الذي يحتاجها قبل مغادرة الشاحنة.

هذه مشكلة قابلة للحل. يتطلب معاملة أرقام الحرارات وليس أوامر الشراء كوحدة تنظيم الشهادة. يتطلب الحفاظ على هذا الرابط سليماً من خلال الاختيارات الجزئية وحركات المخزون والشحنات المنقسمة على مدى أشهر. ويتطلب إنشاء وثائق موجهة للعميل تعكس عملياتك وليس ملف PDF معاد من مصنع صيغته تتغير في كل مرة يحدثون ERP الخاص بهم.

الموزعون الذين يبنون هذه البنية التحتية لا ينفقون بعد ظهر الثلاثاء في البحث عن البريد الإلكتروني. ينفقون هذا الوقت على الأوامر.

الأسئلة المتكررة