تتكرر السيناريو بنفس الطريقة لدى الموزعين ذوي الموقعين أو أكثر: تصل المادة إلى المستودع الرئيسي، يتم حفظ MTC مع وثائق الاستقبال، وتنتقل المادة لاحقاً إلى منشأة فرعية للمعالجة أو لتنفيذ طلب عميل إقليمي. الشهادة لا تتحرك. المادة نعم.
في وقت التسليم، يؤكد مستودع الشحن الطلب ويحمل الشاحنة. يسأل شخص ما عن حزمة الشهادة. لا أحد في ذلك الموقع يملكها — لأنها تم حفظها على بعد 200 ميل عندما وصلت المادة أولاً. إما أن يغادر السائق بدون الشهادة (شائع) أو يتم إيقاف الشحنة بينما يرسل شخص ما نسخة ممسوحة ضوئياً بالبريد الإلكتروني أو الفاكس من الموقع الآخر (شائع أيضاً، لكن أبطأ).
في كلا الحالتين، تصل الشهادة بعد المادة. يقوم العميل بفحص الاستقبال الخاص به، يحتاج إلى MTC، ليس لديه، يتصل بك. هذا فشل في تجربة العميل ينشأ بالكامل من مشكلة عملية التوثيق، وليس مشكلة المادة.
كيفية تشكل فجوات الشهادات في المستودعات المتعددة
السبب الجذري بسيط: يتم حفظ الشهادات عند نقطة الاستقبال، لكن المادة تتحرك. عمليات الاستقبال مصممة لالتقاط البضائع الواردة والتوثيق معاً، وهذا صحيح. الفجوة هي عدم وجود عملية لنشر تلك التوثيق عندما تتغير موقع المادة.
ثلاث مشغلات محددة تجعل هذا أسوأ:
التحويلات بين المستودعات للمعالجة. يستقبل الموزع لوحة خام في المستودع الرئيسي ويشحن الملفات إلى منشأة القطع بطول. الشهادة في ملفات المستودع الرئيسي. عندما تشحن المادة المعالجة من منشأة القطع بطول، لا أحد يفكر في تضمين MTC الأصلي لأنها لم تكن أبداً في تلك المنشأة.
تحويلات التنفيذ لتلبية الطلب الإقليمي. يأتي أمر العميل إلى نقطة توزيع إقليمية لا تملك المادة المناسبة في المخزون. يشحن المستودع الرئيسي المادة من مخزونهم لتنفيذه. الشهادة تبقى مع استقبال المستودع الرئيسي. ينقل الموقع الإقليمي بدون الشهادة لأنهم تلقوا مخزون، وليس التوثيق.
حركة المخزون طويلة الأمد. تبقى المادة في مستودع الاستقبال للمخزون لأشهر، وتنتقل إلى موقع آخر كجزء من إعادة توازن دورية للمخزون، والشهادة تبقى في مجلد استقبال يبلغ من العمر 6 أشهر. بحلول الوقت الذي تشحن فيه المادة من الموقع الثاني، يتم قطع الصلة بين الشهادة والمادة.
بناء بروتوكول شهادة-تتابع-المادة
الحل إجرائي وتقني. إجرائياً، يجب أن تكون القاعدة صريحة: عندما تنتقل المادة بين الموقع، الشهادة تنتقل معها. من الناحية الفنية، هذا يعني وجود طريقة لمعرفة أي شهادة تذهب مع أي مادة، وآلية لنقلها.
جانب الإجراء:
كل وثيقة تحويل بين المستودعات تحتاج إلى حقل مرجع الشهادة. عند بدء التحويل، ينظر المستودع الأصلي في الشهادة لتلك الحرارة أو الدفعة ويسجل رقم مرجع الشهادة (أو رقم المستند) في وثيقة التحويل. يؤكد المستودع المستقبل استقبال المادة وتوثيق الشهادة.
إذا كانت الشهادة فيزيائية (ورق)، تذهب نسخة مع التحويل. يبقى الأصل في أرشيف الاستقبال؛ يتم إرسال نسخة معتمدة إلى الوجهة. إذا كانت الشهادة رقمية، يتم ربط سجل الشهادة برقم المخزون للموقع الجديد.
نقطة فحص العملية: قبل شحن أي مادة من موقع ما، يجب على منتقي أو منسق الشحن التحقق من أن الشهادة لتلك الحرارة متوفرة في ذلك الموقع — وليس فقط أنها موجودة في مكان ما في ملفات الشركة.
الجانب التقني:
مستودع شهادة رقمي مشترك يلغي مشكلة النقل الفيزيائي تماماً. عندما يتم تخزين الشهادات في نظام مركزي يمكن الوصول إليه من قبل جميع الموقع، السؤال يتوقف عن كون "هل لدينا الشهادة في هذا المستودع؟" ويصبح "هل لدينا الشهادة المرتبطة بهذا الطلب؟"
هذا فرق ذو معنى. الشهادة لا تحتاج إلى أن تكون موجودة فيزيائياً في كل موقع — تحتاج إلى أن تكون متاحة لأي شخص يحضر حزمة الشحنة. نظام إدارة الشهادات المستند إلى السحابة، أو حتى نظام المستندات المشترك المنظم بشكل صحيح، يحل مشكلة الوصول.
تكلفة التأخير في التسليم
تكلفة التشغيل لفجوة الشهادة قابلة للقياس. شحنة تترك بدون الشهادة تولد واحد أو أكثر من التالي: مكالمة متابعة من العميل، سلسلة بريد إلكتروني للحصول على الشهادة المنقولة، انتظار العميل للمادة في انتظار استقبال الشهادة، أو في الصناعات المنظمة، تقرير عدم الامتثال الرسمي ضد شركتك.
بالنسبة للموزعين الذين يخدمون العملاء ذوي متطلبات فحص الاستقبال — متاجر السفن ذات الضغط، منتجي الفضاء الجوي، منتجي المكونات النووية — المغادرة بدون الشهادة ليست إزعاجاً طفيفاً. يمكن أن يؤدي إلى رفض المادة، أو يتطلب زيارة إعادة تسليم، أو ينتهك شروط اتفاقية المورد المعتمد.
حتى بالنسبة للعملاء الصناعيين العامين، يضيع مطاردة الشهادة وقتاً على جانبي المعاملة. يتوقف العملاء في النهاية عن توقع وصول الشهادة تلقائياً ويبدأون في بناء مخزن مؤقت لمطاردتها — مما يعني أنهم يبنون أيضاً مخزن مؤقت قبل وصول مادتك إلى أرضية الإنتاج الخاصة بهم.
بروتوكول الشهادة-تتابع-المادة ليس عبئاً تشغيلياً كبيراً. يتطلب إضافة حقل واحد إلى وثائق التحويل ونقطة فحص واحدة إلى عملية الشحن. العودة هي طلبات شهادة أقل ما بعد التسليم والمصداقية التشغيلية التي تأتي من الحصول على التوثيق بشكل صحيح في المرة الأولى.