لماذا يحتاج مصنعو الفولاذ إلى برامج إدارة شهادات الاختبار

يوم الجمعة الساعة 2:30 بعد الظهر. الوظيفة تشحن يوم الاثنين. تجلس فني جودة على مكتب مع ثلاث علامات تبويب متصفح مفتوحة ومجلد محرك مشترك وصندوق بحث في عميل البريد الإلكتروني للشركة. الحزمة الإنشائية لوظيفة توصيل ناطحة سحاب تجارية — 47 قطعة وأربعة أحجام شعاع ونوعان من التوصيل — على وشك أن تخرج على شاحنة مسطحة، والمفتش الخاص بالمقاول العام يتطلب حزمة شهادات مطحنة كاملة مع الشحنة. تم حساب 43 شهادة. أربع ليست كذلك.

بحلول الساعة 6:45 من تلك الليلة، ظهرت اثنتان إضافيتان: واحدة في مجلد فرعي سميت على اسم مركز خدمة الفولاذ بدلاً من رقم الوظيفة، وواحدة دفنت في سلسلة بريد إلكترونية للشراء من قبل أحد عشر أسبوعاً. الاثنتان المتبقيتان تتطلبان مكالمات إلى مركز الخدمة صباح الاثنين. جهة الاتصال في قسم التوثيق بمركز الخدمة لا تجيب حتى الساعة 10 صباحاً. الشاحنة التي كانت من المفروض أن تغادر الساعة 7 صباحاً تجلس على الفناء. التسليم الآن يوم الثلاثاء. يتصل مشرف المقاول العام ظهراً يسأل أين الفولاذ. يتعامل مدير المشروع مع تلك المحادثة. تتحول الوظيفة إلى دورة الفواتير التالية.

هذا ليس كارثة. إنه جمعة بعد الظهر في محل تصنيع فولاذ إنشائي ليس لديه نظام مخصص لإدارة شهادات اختبار المطحنة. يحدث بانتظام. لكنه لا يظهر أبداً في أي مكان على بيان الدخل.

لماذا يواجه مصنعون هذه المشكلة على وجه الخصوص

يواجه مصنعو الفولاذ مشكلة إدارة شهادات أكثر تعقيداً من معظم العمليات لأن مواردهم تصل من مصادر متعددة، بصيغ متعددة، بدون اتفاقية تقويس ثابتة.

يواجه صانع الفولاذ الذي ينتج لمواصفة واحدة مع مورد واحد وقتاً صعباً بما يكفي للحفاظ على تتبع الشهادات. يزيد محل التصنيع الإنشائي المشكلة بعدة رتب من حيث الحجم.

تصل المواد لمشروع تجاري أو صناعي متوسط الحجم من مصادر متعددة في نفس الوقت. قد يأتي الفولاذ الإنشائي الأساسي من مركز خدمة إقليمي. قد تأتي قضبان التثبيت والألواح المتنوعة من موزع. قد تأتي الأقسام الهيكلية المجوفة من مركز خدمة مختلف تماماً، أو مباشرة من المطحنة على شراء المشروع. لكل مصدر ممارساته الخاصة في التوثيق، وصيغة شهادة خاصة به، واتفاقية تسمية ملف خاصة به، وطريقة تسليم خاصة به. قد يرسل مركز الخدمة ملف PDF باسم "Invoice 84729.pdf" يتضمن عن طريق الصدفة ثلاث شهادات في وثيقة واحدة. قد ترسل المطحنة رابط بوابة شهادات تنتهي صلاحيته في 30 يوماً. قد يسلم سائق موزع شهادة ورقية إلى موظف الاستقبال مع مرفقة بقائمة الشحنة.

لا تهبط أي من هذه في نفس المكان. لا يتم فهرستها بنفس الطريقة. أرقام الحرارة المطبوعة على المادة الفيزيائية — المختومة على الزوايا، والاستنسل على اللوح، والمرسومة على أجنحة الشعاع — موجودة بشكل مستقل عن وثائق الشهادات التي يجب أن تطابقها. في محل يحرك 50 إلى 200 طن من الفولاذ في الأسبوع عبر عشرات المشاريع النشطة، تتسع الفجوة بين المادة الفيزيائية وتوثيقها مع كل تسليم وكل مشروع.

تواجه صناعة الفولاذ الإنشائي أيضاً مشكلة موثقة بشكل جيد مع استمرارية الشهادات خلال سلسلة التوريد. عندما يشتري مركز الخدمة الملف أو اللوح من المطحنة ويعالجها وإعادة بيعها، قد تكون الشهادة التي تصل إلى المصنع نسخة من نسخة، أو قد تكون أعيد إصدارها من قبل مركز الخدمة بدلاً من المطحنة الأصلية. يجب أن يكون رقم الحرارة متسقاً طوال الوقت. يجب أن تكون شهادات المواصفات — التأكيد على كيمياء وميكانيكا ASTM A572 Gr. 50 على سبيل المثال — كاملة. لكن كلما زاد عدد الروابط في السلسلة بين المطحنة والمصنع، زادت الفرص لوصول شهادة غير كاملة أو بتسمية خاطئة أو ببساطة مفقودة.

التكلفة المخفية في بيان الدخل التي لا يحسبها أحد

يتم تتبع تكاليف العمالة في محل التصنيع مقابل العمليات الإنتاجية: القطع والمناسبة واللحام والدهان والشحن. يتم ميزانيتها ومراقبتها والإبلاغ عنها. توجد تكاليف عمل مراقبة الجودة على كشف الرواتب، لكن تخصيصها نادراً ما يكون محدداً بما يكفي لاستحواذ الوقت المستغرق في البحث عن الشهادات والتحقق من الشهادات وتحضير حزمة التدقيق.

الحساب ليس معقداً. محل إنشائي متوسط الحجم يعالج 200 وظيفة في السنة، كل منها يتطلب حزمة شهادات للتسليم، وبمتوسط ثلاث ساعات من عمل مراقبة الجودة لكل وظيفة في البحث عن الشهادات وتجميع الحزمة، ينفق 600 ساعة في السنة على استرجاع التوثيق. بمعدل عمل مراقبة جودة محملاً بالكامل يبلغ 45 دولاراً في الساعة، هذا 27,000 دولار في السنة في تكاليف العمالة المباشرة قبل حتى حساب انحباس شحنة واحد أو عقوبة عميل أو رسم تسريع.

في الممارسة العملية، التوزيع ليس متساوياً. معظم الوظائف تستغرق ساعة إلى ساعتين. تستغرق بعض الوظائف أربع إلى ست ساعات لأن المادة جاءت من مصادر متعددة عبر عمليات تسليم متعددة على مدى فترة تصنيع متعددة الأسابيع، وانقطع مسار الشهادة. تتطلب الوظائف التي تتضمن استبدالات مادة — حيث انقطع الحرارة واستخراج بديل من شراء مختلف — إعادة بناء سلسلة الشهادات من الصفر. هذه هي الوظائف التي تنتج أزمات جمعة بعد الظهر.

لانحباس الشحنة ملف تكلفته الخاص. تكلفة شاحنة مسطحة محتجزة على الفناء ليوم واحد بين 300 و 600 دولار في رسوم التخزين والوقت المزدوج اعتماداً على الترتيب. إذا كان الانحباس مشكلة المقاول، قد تعود تلك التكلفة كرسم مرتجع. إذا تسبب التأخير في فقدان المقاول لنافذة صب أو اختيار رافعة، تزداد التعرض للرسم المرتجع. غالباً ما يتحمل المصنعون ذوو العملاء التجاريين المتكررين هذه التكاليف بهدوء لحماية العلاقة، مما يعني أنها لا تظهر أبداً في أي نظام تتبع تكاليف وأبداً لا تؤدي إلى أي مراجعة عملية.

التكلفة الأعمق في توقيت الدفع. غالباً ما تربط عقود البناء التجاري معالم الدفع بالتسليم المتحقق منه. قد لا تصل وظيفة تشحن الثلاثاء بدلاً من الاثنين إلى تأكيد استقبال المقاول حتى الأربعاء، مما قد يدفع عرض الفاتورة إلى دورة الفواتير التالية. على عقد تصنيع بقيمة 300,000 دولار، تأخير 30 يوماً في موافقة الفاتورة له تكلفة حمل حقيقية التي، مرة أخرى، لا تظهر على أي سطر متصل بإدارة الشهادات.

ما يحدث عندما تكون الشهادة خاطئة أو مفقودة في التسليم

لا تنتهي كل فجوة في الشهادات بمكالمة هاتفية وشاحنة متأخرة. يسطح بعضها في موقع العمل، أثناء أو بعد الإنشاء، عندما يطلب مهندس الهيكل الإنشائي أو المفتش الخاص مراجعة حزمة الشهادات ويجد أن ما تم تسليمه لا يطابق ما تم تثبيته.

شهادة مفقودة لتوصيل إطار اللحظة في منطقة زلزالية ليست إزعاجاً إدارياً. إنها عدم امتثال إنشائي محتمل يتطلب من المهندس تقييم ما إذا كان يمكن افتراض المادة بأنها متوافقة بناءً على أدلة أخرى، أو ما إذا كان التوصيل يحتاج إلى الاختبار بشكل مدمر أو إعادة الاختبار بأساليب الموجات فوق الصوتية أو الإزالة والاستبدال. يتضمن التعرض للمصنع في هذا السيناريو تكاليف إعادة الفحص والعمل المحتمل وفقدان فرص العطاء المستقبلية مع تلك GC وفي بعض الحالات المشاركة في عملية حل عدم امتثال رسمية تولد مسار ورقي مرئي لقسم البناء.

شهادة خاطئة — وثيقة تظهر كيمياء A36 للمادة التي تم تسليمها على أنها A572 Gr. 50، أو شهادة لحرارة مختلفة عن تلك المختومة على المادة — تنشئ فئة مختلفة من المشكلة. قد تكون المادة مناسبة تماماً. في كثير من الحالات، لوح A36 يتجاوز حد أدنى A572 Gr. 50 في الممارسة. لكن المهندس لا يستطيع الاعتماد على ما هي المادة؛ يمكن للمهندس فقط الاعتماد على ما تقوله الوثيقة. إذا كانت الوثيقة تقول شيء واحد والختم يقول آخر، فالمادة موضع تساؤل بغض النظر عن خصائصها الفعلية.

رفض العميل لحزمة الشهادات في التسليم له أيضاً آثار تتعلق بالدفع تتجاوز الوظيفة الفورية. يحتفظ المقاولون العامون ومشغلو المالكين بقوائم غير رسمية ورسمية لمصنعين كانت ممارسات التوثيق الخاصة بهم قد تسببت في مشاكل. محل يعتاد على إنتاج حزم شهادات غير كاملة يتم تجاهله على قوائم العطاءات المستقبلية. تأثير الإيرادات من الضرر السمعة حقيقي وأبدي، ويتتبع مباشرة إلى عملية توثيق لم تكن مصممة أبداً للتعامل مع حجم وتعقيد عملية تصنيع حديثة.

ما يتغير مع نظام إدارة شهادات مخصص

التغيير التشغيلي الذي ينشئه نظام مخصص هو تحول في وقت حدوث التحقق من الشهادة. في محلات بدون نظام، يحدث التحقق في التسليم — عندما تجمع حزمة الشهادات وتفحص مقابل البيان. في محلات مع نظام مخصص، يحدث التحقق عند الاستقبال، قبل أن تصل المادة إلى أرضية المتجر.

عند وصول تسليم، يتم تسجيل الشهادات مقابل أمر الشراء وفهرستها برقم الحرارة. في نظام مع استخراج مؤتمت، يتم استخراج رقم الحرارة والمواصفات المادية والدرجة وقيم الاختبار المعمول بها من ملف PDF ومطابقتها مقابل عناصر خطوط PO بدون نسخ يدوي. إذا كانت الشهادة مفقودة — إذا وصل تسليم 12 قسم شعاع مع شهادات لـ 10 منها — الفجوة مرئية على الفور، بينما يظل سائق مركز الخدمة في الرصيف وقد تحل مكالمة هاتفية المشكلة في دقائق بدلاً من أسابيع.

يلتقط التحقق من المواصفات عند الاستقبال مشكلة الشهادة الخاطئة قبل أن تصبح مشكلة مادة خاطئة. إذا استدعى أمر الشراء عريض الشعاع A992 وكانت الشهادة التي وصلت توثق A572 Gr. 50، يتم الإشارة إلى عدم التطابق عند الباب. تذهب المادة إلى منطقة انتظار بدلاً من أرضية المتجر. لا قطع ولا مناسبة ولا لحام مقابل مادة توثيقها موضع تساؤل.

طوال فترة التصنيع، يعني فهرسة رقم الحرارة أن الشهادة مرتبطة بالمادة بغض النظر عن عدد المرات التي تغير فيها المادة الأيدي داخلياً — من الاستقبال إلى الفناء، من الفناء إلى طاولة المناسبة، من المناسبة إلى خليج اللحام. عندما يشير رسم الإنشاء إلى علامة قطعة محددة، وتلك العلامة القطعة تم قطعها من لوح محدد، وهذا اللوح له رقم حرارة، يمكن استرجاع الشهادة لتلك الحرارة على الفور.

في التسليم، تجمع حزمة الشهادات في دقائق بدلاً من ساعات. يعرف النظام أي القطع موجود على قائمة الشحنة، ما الحرارات التي جاءت منها تلك القطع، وأين الشهادات المقابلة. لا يبحث فني مراقبة الجودة. يراجع فني مراقبة الجودة ويرسل.

الـ 27,000 دولار في السنة في عمل البحث عن الشهادات قابلة للاسترجاع — مباشرة لحسابها، سهلة الشرح لأي شخص يراجع حالة العائد على الاستثمار. التكاليف المتجنبة من انحباس الشحنات وتأخير التسليم ورفض العميل والضرر السمعة أكبر وأقل قابلية للتنبؤ، لكنها التكاليف التي تحدد فعلاً ما إذا كان محل التصنيع الإنشائي ينشئ أم يتآكل الهامش على المدى الطويل.

يعتبر تصنيع الفولاذ الإنشائي عملاً منخفض الهامش وعالي الحجم. المحلات التي تبقى تنافسية هي تلك التي ألغت الاحتكاك غير الضروري من كل جزء من عملياتها. إدارة الشهادات هي أحد آخر الأماكن حيث الاحتكاك الذي كان يجب إلغاؤه منذ عقد من الزمان لا يزال يتم امتصاصه في عمل مراقبة الجودة وانحباس الجدول والضرر الهادئ لعلاقة العميل. نظام إدارة شهادات مخصص لا يضيف قدرة إلى المتجر. يزيل فئة من المشكلة التي ليس لها مكان في عملية يديرها بشكل جيد.

الأسئلة المكررة بشكل متكرر