Denetimde Malzeme İzlenebilirliğini Kanıtlama Yöntemi: Pratik Kontrol Listesi

Hızlı Cevap

---

Sertifikasyon kuruluşu, üçüncü taraf müşteri veya ASME Yetkili Denetçi olan denetçi bir izlenebilirlik geri takibini yürütecektir. Bitmiş bir bileşeni veya kaynak dikişini seçer ve belge belge olarak o bitmiş öğeden yapıldığı ham malzemeye geri giden zinciri kanıtlamanızı ister.

Bu kılavuz, bu alıştırmaya nasıl hazırlanacağınız, hangi belgelerin kontrol edildiği ve çoğu kuruluşun başarısız olduğu yeri tam olarak gösterir.

---

Denetçilerin Aradığı Şeyler

Malzeme izlenebilirliğini değerlendiren denetçiler mükemmel bir dosyalama sistemi aramıyorlar. Tek bir soru soruyorlar: bu bileşendeki malzemenin spesifikasyon tarafından gerekli olan şey olduğunu, şu anda kanıtlayabilir misiniz?

Bu soruyu cevaplamak için şunları görmesi gerekir:

1. Malzeme test sertifikası (MTC) - lot numarası ve belirtilen malzeme standardını karşılayan test verileriyle
2. Alış belgesi - gelen malzemenin lot numarasının sertifikaya göre doğrulandığını gösteren
3. Malzeme sevk veya kesim belgesi - malzemenin ne zaman ve hangi işe sevk edildiğini gösteren
4. İşlem kaydı (kaynak haritası, muayene kaydı, seyir tabelası) - incelenen belirli bileşendeaki aynı lot numarasına referans veren
5. Tutarlı bir zincir - lot numarası tüm belgelerde aynı, doğru yazılmalıdır.

Denetçiler kasıtlı olarak belirsiz öğeler seçerler - kabın arkasında bir ağızlık, küçük bir ek, yan bir daldan bir bobin - çünkü bunlar belgeler oluşturma sürecinde atlanma olasılığı en yüksek olan öğelerdir.

---

Denetim Öncesi Hazırlık Kontrol Listesi

Belge Toplama

• Tüm tesisat test sertifikaları lot numarasına göre indekslenmiş ve satın alma siparişine bağlı
• Tüm basınç sınırı veya kritik malzemelerin alış belgeleri
• Lot başına cari ve tüketilen miktarları gösteren malzeme defteri veya stok deftesi
• Her lot numarasının hangi işe sevk edildiğini gösteren kesim/sevk kayıtları
• Her dikiş veya bileşendeki lot numaralarına referans veren kaynak haritaları veya bileşen kayıtları
• Sertifika indeksi veya izlenebilirlik matrisi (proje spesifikasyonu tarafından gerekliyse)

Fiziksel Doğrulama

• Depodaki malzeme okunabilir lot numaralarıyla işaretlenmiş ve sertifikalarla çapraz referans
• Kalıntılar orijinal lot numarasıyla işaretlenmiş - sadece genel bir öğe numarası değil
• Bitmiş bileşenler, spesifikasyon tarafından gerekli yerlerde görünür kimlik etiketleri taşır

İşlem Kaydı Tutarlılığı

• Kaynak kayıtlarındaki lot numaraları MTC indeksiyle eşleşir
• Sertifika ve işlem kayıtları arasında lot numarası transkripsyon hatası yoktur
• Malzeme değişiklikleri resmi olarak kaydedilmiş ve alternatif sertifikalarla desteklenmiştir

---

İzlenebilirlik Geri Takibi Alıştırması

Denetçi izlenebilirlik geri takibini başlattığında, sıra tipik olarak şöyle ilerler:

Adım 1 — Denetçi bir öğe seçer. Bitmiş bir bileşen, etkin bir iş veya tamamlanmış bir proje kaydından seçebilir. "Bu öğenin izlenebilirliğini göster" diye soracaktır.

Adım 2 — Bileşen kaydını sunarsınız. Bu, kaynak haritası girişi, bileşen etiketi veya öğe ve malzeme tanımlamasını gösteren rota kaydıdır.

Adım 3 — Kesim/sevk kaydını alırsınız. Bu, bileşeni sevk edilmiş malzeme partisine (lot, lot numarası) bağlar.

Adım 4 — Alış belgesini alırsınız. Bu, malzemenin alındığını, fiziksel olarak doğrulandığını ve belgelendiğini gösterir.

Adım 5 — MTC sunarsınız. Bu son bağlantıdır - malzemenin belirtilen gereksinimleri karşıladığını gösteren sertifika. Sertifikadaki lot numarası, zincirdeki her önceki belgeyle eşleşmelidir.

Adım 6 — Denetçi zinciri doğrular. İkinci veya üçüncü bir öğeyi kontrol edebilir. Bulguları kopukluk, tutarsızlık veya eksik belgeler olarak not ederler.

Tam geri takibi, iyi organize edilmiş bir sistemde öğe başına beş ila on dakikadan fazla sürmemelidir. Daha uzun sürerse, bu kendisi bir bulgudur.

---

Yaygın Denetim Bulguları ve Bunlara Nasıl Hitap Edilir

Bulgu: Belirli lot numarası için sertifika alınamıyor

Neden: Sertifika alındı ancak lot numarasına göre indekslenmedi. Var olabilir ancak hızlı bir şekilde bulunamaz.

Düzeltme: Alış sırasında her MTC'nin lot numarasına göre dosyalanması ve indekslenmesini gerektiren bir alış prosedürü uygulayın. Dijital sistemler için, alış sırasında sertifikaları otomatik olarak indeksleyen bir araç kullanın.

Bulgu: Fiziksel malzemenin lot numarası sertifika ile eşleşmiyor

Neden: Transkripsiyon hatası, yanlış etiketlenmiş malzeme veya yanlış lot numarasına uygulanan sertifika.

Düzeltme: Malzemeyi izole edin. Belgeler hatasının mı (yanlış sertifika alındı) yoksa gerçek bir uyumsuzluğun mu olduğunu araştırın. Çözülene kadar malzemeyi kullanmayın. Alış prosedürüne, malzemenin alış rıhtımından taşınmadan önce fiziksel doğrulama gerektiren bir adım ekleyin.

Bulgu: Kaynak haritası, dosyadaki sertifikadan farklı bir lot numarasına referans veriyor

Neden: Malzeme, kayıtlar güncellenmeden üretim sırasında değiştirildi veya kaynak haritası doldurulurken bir transkripsiyon hatası oluştu.

Düzeltme: Fiilen kullanılan malzemeyi belirleyin. Doğru MTC bulunabiliyorsa ve değişiklik meşruysa, kaynak haritasını güncelleyin ve düzeltmeyi resmi bir kayıt değişikliği olarak belgelendirin. Malzeme tanımlanamazsa, uygunsuzluk olarak rapor edin.

Bulgu: Depoda lot numarası tanımlaması olmayan kalıntılar

Neden: Kesilen parçalar yeniden etiketlenmeden stoka iade edildi.

Düzeltme: Tanımlanmamış tüm kalıntıları izole edin. Tüm kesilen parçalar için raf haline gelmeden önce yeniden etiketleme gerektiren zorunlu bir prosedür uygulayın. Resmi bir kalıntı günlüğü göz önünde bulundurun.

Bulgu: ISO 9001 izlenebilirlik prosedürü var ama uygulanmıyor

Neden: Yazılı prosedür alış sırasında lot numarası doğrulaması gerektiriyor ancak kayıtlar bu adımın tutarlı bir şekilde gerçekleştirilmediğini gösteriyor.

Düzeltme: Alış personelini yeniden eğitin. Alış belgesini zorunlu bir kapı haline getirin - imzalı bir izlenebilirlik belgesi olmadan mallar envantera giremez. Lot numarası girilmeksizin alış kaydını imkansız kılan bir sistem göz önünde bulundurun.

---

ISO 9001 Bölüm 8.5.2 — Gerçekte Ne Gerektiriyor

ISO 9001:2015 Bölüm 8.5.2, kuruluşun üretim ve hizmet sağlama boyunca çıktıları tanımlamak için uygun araçlar kullanması gerektiğini ve izlenebilirlik bir gereksinim olduğunda çıktıların benzersiz tanımlanmasını kontrol etmesi ve izlenebilirliği sağlamak için belgelendirilmiş bilgileri tutması gerektiğini belirtir.

Uygulamada, bölüm şunları gerektirir:

• Üretim boyunca malzemeyi tanımlamak için bir yöntem (etiketleme, işaretleme, etiketleme)
• Bu tanımlamayı ilgili sertifika ve spesifikasyona bağlamak için bir yol
• Belgelendirilmiş kanıtın tutulması

Sertifikasyon kuruluşlarından denetçiler bunun prosedürde değil uygulamada gerçekleştiğine dair nesnel kanıt arar. Canlı bir örnek görmenizi isteyecekler - yukarıda açıklanan geri takibi alıştırması.

---

Denetim Hazır İzlenebilirlik Kayıtları Oluşturma

İzlenebilirlik denetimini rahatça geçen bir kuruluş ile önemli bulgular alan bir kuruluş arasındaki fark neredeyse her zaman üç noktada operasyonel disiplindir:

1. Alış - sertifikalar kabul edilmeden önce fiziksel malzemeyle eşleştirilir
2. Kesim/sevk - her malzeme hareketi lot numarasıyla belgelendirilir
3. Kayıt alma - tam zincir birkaç dakikada yeniden oluşturulabilir

TestCert gibi araçlar tam olarak bu denetim senaryosu için tasarlanmıştır - alınan her sertifika indekslenmiş, her sevk günlüğe kaydedilmiş ve herhangi bir bileşenin tam izlenebilirlik zinciri, kağıt klasörlerden el ile bir araya getirilmek yerine saniyeler içinde alınıp yazdırılabilir.

---

Sık Sorulan Sorular