Üçüncü taraf denetçi iki saat önce ortaya çıktı. Son muayene %90 tamamlanmış. Ardından Heat 87423 için EN 10204 3.1 sertifikasını ister. İş klasörü 34 sertifika içerir. Heat 87423 bunlar arasında değildir. Kalite ekibinin bir üyesi alındığını hatırladığını söylüyor — ikinci teslimatle geldiğinden emin. Bu altı hafta önceydi.
Gemi tutuldu. 50.000 doların imalatlanmış çelik iskele üzerinde oturuyor. Denetçi üç gün sonra ek maliyetle yeniden planlanır. Ekip bu arada e-posta arşivleri, tedarikçi portalları ve fiziksel dosya kabinetleri arasında avlanmak için zaman harcıyor.
Bu nadir bir olay değildir. Bu, sertifika doğrulamasını işin sonuna erteleyen bir sertifika yönetimi sürecinin öngörülebilir sonucudur.
Sorun Neden Son Muayenede Ortaya Çıkıyor
Sertifika doğrulaması hemen hemen her zaman bir alma görevinden ziyade bir kapatma görevi olarak değerlendirilir. Malzeme geldiğinde, fiziksel olarak kontrol edilir — boyutlar, durum, miktar — ve kat için taşınır. Sertifika "daha sonra" için dosyalanır. Daha sonra son muayeneyi anlamına gelir.
Alım ile son muayene arasındaki boşluk, iş kapsamına bağlı olarak altı hafta, üç ay veya daha uzun olabilir. Bu pencere sırasında, sertifika alındığında yerleştirildiği dosyalama sisteminde kalır. Bu dosyalama sistemi sertifikayı belirli ısı numarası ve işle bağlantılandırmazsa, gerekli olduğunda yalnızca manuel arama yoluyla bulunabilir — tam zamansal baskının en yüksek olduğu zaman.
Üç Temel Neden
Sertifika alındı ancak ısı numarasına göre indekslenmedi. Bu en yaygın nedenidir. Sertifikalar teslimat tarihi, tedarikçi adı veya PO numarası ile dosyalanır — herhangi biri bağlamı hatırlarsanız sertifikayı alabilir. Altı hafta sonra son muayenede, alım bağlamı ısı numarasıdır. Dosyalama bağlamı eşleşmez. Arama başarısız olur.
Sertifika yanlış kişi tarafından alındı ve KA'ya asla yönlendirilmedi. Tedarikçi sertifikayı satın alma siparişi veren alıcıya gönderir. Alıcı onu indirir, siparişi doğrular ve devam eder. Sertifika asla kalite klasörüne ulaşmaz. Son muayenede, KA sisteminde yoktur çünkü KA sistemine asla girmedi.
PO süresi sertifika talep edilmedi. Ekip, tedarikçinin sertifikayı teslimatle dahil edeceğini varsaydı. Tedarikçi standart paketleme belgelerinin yeterli olacağını varsaydı. Hiçbir sertifika talep edilmedi, bu nedenle hiçbir sertifika gönderilmedi. Bu son muayenede bulunur ve iş klasörü tamamlanmamışken.
Üç Günlük Tutunmanın Gerçek Maliyeti Nedir
Görülür maliyetler açıktır: yeniden planlanmış kargo, üçüncü taraf denetçi geri araması ücretleri (tipik olarak yarım gün dönüş ziyareti için 800–2.500 dolar) ve tedarikçinin değirmeni önceden alan sertifikayı çıkarma.
Daha az görülür maliyetler daha hızlı birikir. Müşteri artık işinde belge sorunu olduğunun farkındadır. Bu tekrar eden bir müşteri ise, bu ilişki ölçülebilir bir darbeyi alır. Gemi, müşteri tarafındaki daha büyük bir projenin bir parçasıysa, bir teslimatda üç günlük gecikme, müşterinin üreticiye karşı sorumlu tutacağı zaman çizelgesi etkilerine yol açabilir.
Orta ölçekli bir imalat atölyesinde, tek bir gemi tutunma olayı genellikle görülür ücretlerin ötesinde 3.000–12.000 dolar doğrudan ve dolaylı maliyete mal olur. Yılda iki veya üç bu bir maddi iş sorunu yapar.
Korunma: Kontrolü Daha Erken Taşıyın
Çözüm son muayenede daha çalışkan olmak değildir. Çözüm, işi kapatmaktan değil, işi açarken sertifika bütünlüğü kontrollerini çalıştırmaktır.
Sistem içinde bir iş oluşturulduğunda, gerekli sertifikalar PO'daki malzeme spesifikasyonuna göre tanımlanmalıdır. Malzeme gelip sertifikalar geldiğinde, bütünlük güncellemeleri otomatik olarak gerçekleşir. Eksik sertifika uyarıları, planlanmış son muayeneden 2–3 hafta önce açılmalıdır, bunun sırasında değil.
Bu, alımda ısı numarası indekslenmesi (sistem hangi sertifikaların geldiğini bilmesi için) ve sertifikaları iş satırı öğelerine bağlama (sistem hangi sertifikaların gerekli olduğunu bilmesi için) gerektirir. Her ikisi de herhangi bir belge yönetimi iş akışının destekleyebileceği işlem değişiklikleridir.
Üçüncü taraf denetçinin ortaya çıkması sertifika bütünlüğü incelemesi için doğru tetikleyici değildir. İşi açmak doğru tetikleyicidir. İş açılması ile son muayene arasındaki her gün, son tarih baskısı olmadan eksik bir sertifikayı takip etme fırsatıdır. Denetçi binaya girdikten sonra bu pencere tamamen kapanır.
Çoğu Sorunu Neden Olan Dosyalama Kararı
Bir sertifikayı alması anında — e-posta, portal indirme veya fiziksel teslimat aracılığıyla — birisi bir dosyalama kararı verirse. Bunu bir klasöre koyarlar, bir dosyaya ad verirler, elektronik tabloya bir satır kaydederler. Bu karar, sertifikanın altı hafta sonra doğru arama terimleri altında bulunabilir olup olmadığını belirler.
Dosyalama kararı ısı numarasını birincil dizin olarak kullanırsa, sertifika son muayenede bulunabilir. Dosyalama kararı başka bir birincil dizin kullanırsa, sertifika inceleyenin alım bağlamını hatırlaması olup olmamasına bağlı olarak bulunabilir veya bulunamayabilir.
Alımda ısı numarası birinci sırada indeksleme bir imalat atölyesi veya distribütörünün gemi tutunmasını önlemek için yapabileceği en yüksek kaldıraç tek değişikliğidir.
Sonra Okunacak Neler
- When Your Mill Cert System Costs You More Than the Steel
- You're Losing 4 Hours Per Job to Cert Hunting — And It's Invisible on Your P&L
- MTC vs Certificate of Conformance vs Certificate of Compliance: Only One Satisfies Your Auditor