Spot satın almalar normal tedarik zincirinde boşluklar olduğu için var olur. Müşteri standart teslim süresinden daha hızlı malzemeye ihtiyaç duyar. Tercih ettiğiniz çelik fabrikası stokta yoktur. Rakip, yeniden satışı çekici kılan bir fiyatla malzeme sunmaktadır. Boşluğu doldurmak için bir komisyoncudan, fazla stok sahası veya bilinmeyen bir dağıtıcıdan satın alırsınız.
Spot satın almanın aciliyeti içinde sertifika gereksinimleri sıklıkla kaldırılır. Konuşma fiyat, kullanılabilirlik ve teslimat tarihi hakkındadır — belge değil. Malzeme gelir, envantere alınır ve herkes ilerlemeye devam eder.
8 ay sonra o ısıdan malzeme satın alan bir müşteri müşterisine bir kalite şikayeti sunmuştur. Kalite denetimi orijinal MTC'ye takip edilebilirliğini gerektirir. Sana arıyorlar. Spot satıcıya arıyorsunuz. Spot satıcı sertifikanın işlemde olmadığını söyler. Orijinal çelik fabrikası yabancı bir üretici ve yeniden yayın taleplerini yanıtlamaz. Sertifika erişilebilir bir biçimde mevcut değildir.
Artık malzeme takip edilebilirliği boşluğunun sahibisiniz. Malzeme müşterinizin ürününde yer almaktadır. Ürün zaten hizmet halinde olabilir. Malzemenin özelliklerini destekleyen belgeniz yok.
Spot Satın Almalar Neden Sertifika Sorumluluğu Yaratır
Standart olmayan kaynaklardan spot satın almalar üç neden için yüksek sertifika riski taşır:
Satıcı sertifikayı düzenlememiş olabilir. Aracılar ve fazla stok satıcıları genellikle tam belge olmadan malzeme satın alırlar. Malzeme ile gelen herhangi bir sertifikayı alırlar — bazen tam MTC, bazen kısmi test raporu, bazen hiçbir şey. Sertifika belgesi durumu, satıcı bunu birincil bir endişe olarak görmediği için satışta genellikle doğru bir şekilde temsil edilmez.
Yabancı çelik fabrikası sertifikaları yeniden yayınlanması daha zordur. Büyük bir yerel çelik fabrikası sertifika kayıtlarını tutar ve talep üzerine yeniden yayınlar. Daha küçük yabancı çelik fabrikaları, özellikle emtia ürünleri için erişilebilir sertifika arşivleri olmayabilir. Satın alma sırasında yakalanmayan bir sertifika kalıcı olarak kullanılamaz hale gelebilir.
Aciliyet normal onay süreçlerini atlar. Standart bir satın almada, satın alma kontrol listesi sertifika gereksinimlerini içerir. Spot satın almada onay zinciri sıkıştırılır. Alıcının yöneticisi "sadece malzemeyi al" der ve normal kontrol listesi öğeleri atlanır.
Sertifika Eksik Olduğunda Ne Olur
Dizi aşamasal olarak ortaya çıkar ve her biri bir öncekinden daha ciddidir.
Aşama 1: Müşteri isteği. Müşteri belirli bir ısı için MTC talep eder. Dosyalarınızı arayabilirsiniz. Sertifika orada değildir. Tedarikçi ile iletişime geçersiniz. Tedarikçi yoktur. Bunu müşteriye açıklarsınız.
Aşama 2: Müşteri yükseltmesi. Müşteri kalite sistemi içinde yükseltme yapar. Eksik MTC şirketinize karşı belgelenmiş bir uyumsuzluk haline gelir. Müşteriye bağlı olarak, bu resmi bir düzeltici eylem isteği, onaylı tedarikçi derecelendirmenizde bir azalma veya onaylı tedarikçi listesinden kaldırma ile sonuçlanabilir.
Aşama 3: Malzeme durumu. Malzeme zaten bir ürüne dahil edilmişse müşteri bir karar ile karşı karşıya kalır: malzeme elden çıkarılmasını beklerken ürünü karantinaya almak, lotu tamamen reddetmek veya belgelenmiş risk kabulü ile olduğu gibi kullanmak. Üç seçenek de maliyetlidir ve şirketiniz bunların bir kısmı veya tamamından sorumludur.
Aşama 4: Aşağı yönlü sorumluluk. Düzenlenen endüstrilerde — basınç kapları, havacılık yapıları, nükleer bileşenler — malzeme sertifikası zincirindeki bir takip edilebilirlik boşluğu ürün tutmayı, düzenleyici bildirim veya ciddi durumlarda ürün geri çekişi tetikleyebilir. Tek bir sertifika boşluğundan kaynaklanan finansal risk, onu oluşturan spot satın almanın değerini çok aşabilir.
Tutarlı Bir Sertifika Yok-Kabul Yok Politikası Oluşturma
Politika basittir: hiçbir malzeme eşlik eden MTC olmadan envantera alınmaz. Spot satın almalar için istisna yoktur. Acil siparişler için istisna yoktur. Bilinen tedarikçiler için istisna yoktur.
Spot satın alma baskısı altında politikanın tutması için iki şey gereklidir:
Politikayı rıhtımda değil satın almada görünür hale getirin. Sertifika gereksinimi satın alma siparişinin bir parçası olması gerekir ve rıhtımdaki bir kontrol değildir. Her PO — acil spot satın almalar dahil — MTC gereksinimlerini belirten bir satır içermelidir. Bu konuşmayı değiştirir: "Sertifikanın teslimatta gerekli olduğu bir PO göndereceğim" sertifikanın gelmesini ummanın yerine.
Alma yetkisine onaylanmamış malzemeyi reddetme yetkisi verin. Alma ekibi gerekli belge olmaksızın gelen malzemeyi tutmak veya iade etmek için açık yetkiye ihtiyaç duyar. Bu otorite olmadan alma malzemeyi kabul edecektir çünkü birisi onlara siparişin acil olduğunu söyledi ve sertifika boşluğu sadece daha sonra keşfedilecektir.
Teslimat baskısı altında olduğunda satın alma ekibi bu politikaya karşı çıkacaktır. Cevap yukarıda belirtilen senaryodur: işlemden sonra veya teslimattan sonra keşfedilen sertifika boşluğunun maliyeti belgeyi doğru almak için iki günlük gecikmeden çok fazladır.
Mevcut Onaylanmamış Stoğun Ele Alınması
Tesisinde zaten stoklarda sertifikası olmayan malzeme varsa — geçmiş spot satın almalardan veya eksik tarihsel belgelerden — yaklaşım malzemenin amacına bağlıdır.
Sertifika gerekliliği olmayan müşterilere yalnızca satılacak malzeme için risk sınırlıdır. Envanter kaydında sınırlamayı belgeleyin: "MTC kullanılamaz, yalnızca sertifika gerekli olmayan hesaplara satın alın."
Sertifika gerektiren müşterilere satılabilecek malzeme için iki seçenek vardır: mümkün ise orijinal çelik fabrikasından alternatif bir MTC temin edin veya akredite bir laboratuvar aracılığıyla malzemeyi fiziksel olarak test edin ve test sonuçlarını belgeleyin. Fiziksel test pahalı ancak belgelenmiş özellikler kaydı oluşturur.
Belge olmayan ve belgeleştirme yolu olmayan malzeme sınırlandırılmış olarak işaretlenmeli ve takip edilebilirliği gerektiren kalite sistemleri olan müşterilere tahsis edilmemelidir.
Sertifika Yok-Kabul Yok politikası sorunun büyümesini engeller. Mevcut boşlukları yönetmek elenmiş ayıklamayı gerektirir. Tarama ne kadar erken yapılırsa, tükettiğiniz seçenekler o kadar az olur.