Düşük hacimde — haftada 20 veya 30 MTC — manuel sertifika girişi yönetilebilir. Giriş görevlisi PDF'yi açar, tam olup olmadığını kontrol eder, dosyayı ısı numarası ve giriş tarihi ile adlandırır, doğru klasöre koyar ve devam eder. Süreç işe yarar. Hatalar nadirdir ve genellikle hızlı yakalanır çünkü hacim yeterince düşüktür ve birisi bir sorun olduğunda fark eder.
Haftada 200 MTC'de matematik değişir. Sertifika başına birkaç dakika süren aynı süreç artık tam zamanlı bir pozisyonun önemli bir kısmını kaplar. Daha önemlisi, düşük hacimde tolere edilebilir hata oranı ölçekte tekrarlayan bir operasyonel sorun haline gelir. Haftada 200 belge üzerinde %1 hata oranı her hafta iki yanlış dosyalanan veya işlenen sertifika anlamına gelir. Bu iki sertifika iki müşteri şikayetine, iki gemi tutmasına veya iki saat araştırmaya dönüşür — her hafta, kümülatif olarak.
Bu, manuel sertifika girişinin idari bir görev olmaktan sorumluluk haline dönüştüğü kırılma noktasıdır.
Ölçekte Manuel Giriş Neye Benziyor
Haftada 200 MTC alan orta ölçekli bir dağıtıcı tipik olarak 10 ila 20 farklı tedarikçiden, birden fazla kalite ve ürün formu arasında alır. MTC'ler e-posta eklentileri, tedarikçi portalları, faks (hala yaygın) ve bazen teslimatta kağıt olarak gelir.
Manuel giriş işlemi şöyle görünür: sertifikayı alır, açar, doğru PO için doğru belge olup olmadığını doğrular, girişi onaylamak için anahtar bilgileri çıkarır, tutarlı bir dosya adıyla kaydeder ve doğru konuma dosyalar. Tanıdık yerli bir çelikhaneden İngilizce doğrudan bir sertifika için 3-5 dakika sürer. Sorunlu bir sertifika için daha uzun sürer.
Haftada 200 sertifikada hacim matematiği: yalnızca sertifika girişinde haftada 600-1000 dakika. Bu haftada 10-17 saat — bir FTE kapasitesinin önemli bir kısmı, gelen belgeleri işlemekten başka bir şey yapmaz.
Başarısız Olduğu Yer
Yanlış dosyalanan sertifikalar. Yüksek hacimde adlandırma ve dosyalama kuralları bozulur. Bir sertifikada "H98721" olarak girilen ısı numarası farklı bir operatör tarafından klasör adında "98721" olarak dosyalanır. Her iki formun araması diğerini döndürmeyebilir. Sertifika var — sadece beklenen aramada bulunamıyor. Yanlış dosyalanan sertifika teslim zamanında eksik sertifika olarak görünür.
Varyant Verileri ile Yinelenen Isı Numaraları. Farklı çelikhaneler bazen aynı ısı numarasına sahip malzeme üretir, özellikle birden fazla tedarikçiden temin ederken. Aynı ısı numarasına ancak farklı kimya değerlerine sahip iki sertifika belirsizlik oluşturur: hangi sertifika hangi envantera aittir? Dosya adında giriş tarihi veya tedarikçiye özgü önek olmadan iki sertifika klasör aramasında ayırt edilemez.
Yabancı Dil Sertifikaları. Avrupa ve Asya çelikhaneleri MTC'leri yerel dillerinde üretir — Almanca, Fransızca, İspanyolca, Çince, Japonca. İngilizce okuyabilen bir giriş görevlisi Almanca bir sertifikanın içeriğini güvenle doğrulayamaz. Tipik yanıt olduğu gibi dosyalamak ve ilgili alanların doğru konumlarda olmasını ummakmaktır. Alan yerleşimi yerli bir sertifikadan farklıysa veriler yanlış yakalanır veya tamamen kaybolur.
Yoğun Dönemlerde Birikim. Giriş hacmi arttığında — çeyrek sonu envanteri oluşturma sırasında, tedarik zinciri kesintisi çözüldükten sonra veya mevsimsel talep zirvesinde — sertifika girişi birikir. Sertifikalar gelen kutusunda birikir. Malzeme sertifikası kaydedilmeden önce envanterye alınır. Bir sipariş sevk edildiğinde sertifika sistemde yoktur çünkü giriş ayak uyduramaz.
Yapılandırılmış Giriş Neye Benziyor
Yapılandırılmış sertifika girişi dosya-ve-unut işlemini veri yakalama ve istisna yönetimiyle değiştirir. İşlemin üç bileşeni vardır:
Gerekli Alan Çıkarması. Alınan her sertifika için belirtilen alanlar yapılandırılmış bir kayıta yakalanır: ısı numarası, tedarikçi, kalite, kimya değerleri, mekanik test sonuçları, ek gereksinimler ve sertifika tarihi. Bu çıkarma bir form kullanılarak el ile yapılabilir veya tanıdık çelikane formatları için OCR tabanlı sertifika ayrıştırması kullanılarak kısmen otomatize edilebilir.
PO'ya Otomatik Eşleştirme. Çıkarılan ısı numarası ve kalite, ilgili giriş için açık satın alma siparişine karşı eşleştirilir. Sertifika verileri PO ile eşleşirse giriş onaylanır. Eşleşmezse — kalite uyumsuzluğu, açık PO'larda bulunamayan ısı, belirtilen aralığın dışında kimya — sertifika manuel gözden geçirilmek üzere istisna sırasına gider.
Anomaliler için İstisna Sırası. Yabancı dil sertifikaları, kısmi veriler, okunamayan taramalar ve veri uyumsuzlukları, giriş onaylanmadan önce inceleme adımı olan tanımlanmış bir istisna sırasına yönlendirilir. İstisna sırası sorunları görünür kılar ve malzeme envanterye girmeden önce çözümü gerektirir.
Yüksek Hacimli Dağıtıcılar için ROI Vakası
Yapılandırılmış giriş için ROI hesaplaması yüksek hacimde basittir. Haftada 200 sertifikada manuel giriş maliyeti: haftada 600-1000 dakika, veya kabaca 0,35-0,5 FTE. Kısmi otomasyonlu yapılandırılmış giriş manuel işleme süresini doğrudan belgeler için sertifika başına 1-2 dakikaya azaltır — kabaca haftada 200-400 dakika, istisnalar ek zaman ekler.
Verimlilik kazancı anlamlıdır. Ancak daha büyük getiri hata ortadan kaldırmada yer alır. Gemi tutulmasına neden olan yanlış dosyalanan her sertifika yaklaşık 1-3 saat araştırma ve müşteri iletişimine mal olur. Bir gemiye eklenen ve müşteri gelen kontrol muayenesinde yakalanan yanlış sertifika daha fazla maliyeti. Her sertifika boşluğu reddi daha fazla maliyeti.
Haftada 200 sertifikada hata oranını %1'den %0,1'e düşürmek yılda yaklaşık 90 sorunlu sertifikayı önler. Bu önlenen hataların aşağı yön maliyeti — emek, hızlandırma maliyetleri ve müşteri ilişki yönetiminde — tipik olarak yapılandırılmış girişin uygulanma maliyetini önemli bir marjla aşar.