Bir distribütörün bugün tipik bir siparişte sertifika teslimatını nasıl işlediğini göz önünde bulundurun: malzeme Perşembe günü gönderilir. Sürücü ambalaj listesini ve konşimentoyu alır. MTC belirli bir noktada taranır - belki sevkiyattan önce, belki müşteri talep edene kadar değil - ve birisi talep ettiğinde PDF eki olarak gönderilir. E-posta konusu genellikle sipariş numarası, bazen sadece "Siparişiniz için sertifika", bazen hiçbir açıklayıcı şey değildir.
Müşteri Cuma günü malzemeyi alır. Gelen muayene ekibi Pazartesi günü sertifikayı talep eder. Ödenecek hesaplar ekibi sertifika beklemenin faturayı bekletir. Distribütörün iç satış temsilcisi bir çağrı veya e-posta alır. Birisi taramayı kazmak ve yeniden göndermek. Sertifika mevcuttu - sadece müşterinin ihtiyaç duyduğu zaman ve şekilde teslimat edilmedi.
Bu standart süreçtür. İşlev görür, ama zar zor. Oluşturduğu sertifika takibi, her iki tarafın da kabul ettiği öngörülebilir, tekrarlayan bir maliyettir çünkü hiç kimse daha iyi bir iş akışı oluşturmamıştır.
Dijital sertifika teslimatı farklı bir felsefe değildir - aynı görevin farklı bir yürütülmesidir. Aynı sertifika, aynı veri, farklı zamanlama ve teslimat mekanizması.
Mevcut İşlemin Kırıldığı Yer
E-posta eki modeli dört spesifik hata noktasına sahiptir:
Malzemeden sonra gönderilen sertifika. Sertifika, gelen muayene kamyon geldiğinde başlayabilecek şekilde teslimattan önce veya teslimatta gelmelidir. Sertifika bir veya iki gün sonra e-posta yoluyla geldiğinde, işlem boşluğu oluşturur - malzeme, takım belgeleri beklerken tutma alanında kalır.
Yanlış sertifika ekleniyor. Sertifikalar el ile e-posta ile gönderildiğinde, gönderici sipariş numarasına veya müşteri adına göre sertifikayı arar. Yanlış etiketlenmiş dosya veya yanlış ısı numarası döndüren hızlı arama yanlış sertifikanın gönderilmesine neden olur. Müşterinin müfettişi bunu reddeder. İleri geri başlar.
Gelen kutuda kayboldu. Sertifika e-postası ertesi gün gelir, diğer mesajlar altında gömülü kalır ve müşteri bunu asla işlemez. Üç hafta sonra onu talep ettiğini ararlar. Distribütör yeniden gönderir. Müşteri ilkini almadığını iddia eder. Her iki taraf da e-posta iş parçacıklarını kazmadan onaylayamaz.
Kendi kendine hizmet erişimi yok. Müşteri altı ay sonra sertifikaya ihtiyaç duyarsa - kalite denetimi, garanti talebi, izlenebilirlik incelemesi için - size telefon ederler. Takımınız eski e-postalar ve klasörleri arar. Orijinal e-posta dizisi arşivlenmiş veya silinmişse, arama yükseltilir. Bu, çözülebilir bir sorundur, ancak her iki taraf tarafından da düzenlenmiş bir sertifika kaydı olmadığı için orantısız zaman maliyeti vardır.
Dijital Sertifika Teslimatı Gerçekten Nasıl Görünüyor
Dijital sertifika teslimatı, e-posta eki modelinden ayırt eden üç tanımlayıcı özelliğe sahiptir:
Sertifika siparişe bağlanır, e-postada yüzmez. Sertifika verileri alım sırasında yakalandığında ve sipariş kaydına bağlandığında, siparişe erişim hakkı olan herkes - takımınız, müşteri bir portal aracılığıyla - sertifikayı doğrudan siparişten çekebilir. E-posta geçmişi arama gerektirmez. Birinden bunu yeniden göndermesini istemek gerekmez.
Sertifika kargo varışından önce indirilebilir. Sevkiyat onaylandığında, sertifika paketi otomatik olarak sevkiyat bildirimine eklenir. Müşteri bir bildirim alır veya bir portala giriş yapabilir ve fiziksel olarak varması öncesinde gelen teslimat için sertifika paketini indirebilir. Gelen muayene boşaltmadan başlayabilir.
Otomatik teslimat sevkiyat onayında tetiklenir. Sertifikayı göndermeyi hatırlaması için birilerine güvenme yerine, teslimat sevkiyat durumu güncellendiğinde otomatik olarak tetiklenir. Müşteri bir e-posta (veya portal bildirimi) alır ve sertifika paketine bir bağlantı alır. Manuel adım gerekmez.
Müşteri Portalı Bileşeni
Müşteri portalı, dijital sertifika teslimatının yüksek uç sürümüdür. Sertifika belgelerini e-posta yoluyla göndermek yerine, bir portal müşterilerin giriş yapmasına ve tam sipariş geçmişlerine erişmesine izin verir - onlara gönderilen her ısı için her sertifikayı dahil.
Birden fazla teslimat tarihi arasında birden fazla satın alma siparişini yönetene müşteriler için, bu e-posta arşivinden jauh daha yararlıdır. Sipariş numarası, ısı numarası, teslimat tarihi veya malzeme derecesine göre arama yapabilirler. Takımınızla iletişim kurmadan herhangi bir zamanda sertifika paketlerini indirebilirler.
Portal ayrıca hizmet seviyesi konuşmasını da değiştirir. "Herhangi bir zamanda tüm sertifikalarınıza erişebileceğiniz bir müşteri portalı sağlarız" "talep ettiğinizde size sertifikayı e-postayla göndereceğiz" olan satış konuşmasından farklıdır. Onaylı tedarikçi seçeneklerini değerlendiren kalite yoğun müşteriler için sertifika erişilebilirliği somut bir farklılaştırıcıdır.
Teslimat Sonrası Sertifika Takibi - Ortadan Kaldırıldı
Dijital sertifika teslimatının en doğrudan operasyonel avantajı, teslimat sonrası sertifika takibini ortadan kaldırmaktır. Bunlar, müşterinin denetim, garanti talebi veya izlenebilirlik incelemesi için sertifikaya ihtiyaç duyması durumunda sevkiyattan haftalar veya aylar sonra gelen çağrılardır.
E-posta eki modelinde bu çağrı iç satış veya müşteri hizmetlerine gider. Birisi e-postayı arar, paylaşılan bir sürücüyü arar, muhtemelen kalite müdürüne yükseltir. Arama, orijinal sertifikanın nasıl dosyalandığına bağlı olarak 20 dakika veya iki gün sürebilir.
Dijital teslimat modelinde cevap "portala giriş yapın, sertifikanız X sipariş numarası altında." veya müşteri hizmetleri temsilcisi 30 saniye içinde sipariş kaydından çeker ve bir bağlantı gönderir. Zaman yatırımı değişken ve yüksekten tutarlı şekilde düşüne düşer.
Bu azalma, bir yılın sevkiyatları arasında her müşteri tarafından her teslimat sonrası istek boyunca çoğalır. Haftada 50 veya 100 siparişi işleyen bir distribütör için sertifika takibini ortadan kaldırmak anlamlı işgücü tasarrufu ve müşteri deneyiminde ölçülebilir iyileştirmedir.