Bir boru üreticisi iki yıl önce standart satın alma siparişi metnine bir satır ekledi: "Sertifikalı malzeme gerekli. Değirmen test sertifikaları tüm gönderimlere eşlik etmelidir." Kalite müdürü onayladı. Satın alma müdürü, kalite açığının ele alındığını hissetti.
On iki ay sonra, tamamlanan bir projenin sertifikasyon dosyasının gözden geçirilmesi üç sorunu ortaya çıkardı: iki MTC yanlış ısı numaraları için idi (başka bir siparişten alındı), bir sertifika okunamayacak kadar bozulmuş bir fotokopiydi ve dört sertifika hiç gönderiye eşlik etmedi — malzeme zaten atölyede olduktan üç hafta sonra e-posta ile gönderildi.
Madde PO'da vardı. Sertifikalar geldi. Kalite açığı ele alınmamıştı.
"MTC Gerekli" Gerçekten Ne Oluşturur
PO standart metnindeki "sertifikalı malzeme gerekli" maddesi, tedarikçiye değirmen test sertifikası sağlamak için sözleşmeli bir yükümlülük oluşturur. Sertifikanın ne içermesi gerektiğini belirtmez. Sertifikanın gönderime göre ne zaman alınması gerektiğini belirtmez. Sertifikanın hangi biçimde olması gerektiğini belirtmez. Sertifika gereksinimleri karşılamazsa ne olacağını belirtmez. Sertifika yoksa veya yetersizse, malzemenin atölyeye girmesini durduran bir alış kapısı oluşturmaz.
Madde sadece evrak oluşturur. Tedarikçi PDF gönderir, sertifika gereksinimini karşılandı olarak işaretler ve devam eder. Sertifikanın doğru, eksiksiz ve gerçekten gönderilen malzemeye izlenebilir olup olmadığı maddede ele alınmaz — çünkü madde "doğru, eksiksiz ve izlenebilir" in operasyonel anlamda ne anlama geldiğini tanımlamaz.
Bu kalite maddesi ile kalite kapısı arasındaki boşluktur.
Satın Alma Siparişlerinde Uygulanabilir MTC Gereksinimleri Yazma
Uygulanabilir bir MTC maddesi beş şeyi belirtir: gerekli alanlar, zamanlama, biçim, izlenebilirlik gereksinimleri ve reddetme hakları.
Gerekli alanlar. MTC'nin içermesi gereken spesifik veri öğelerini listeleyin. Yapısal veya basınç altında tutulması gereken malzemeler için en azından:
- Değirmen adı ve yeri
- Isı/erimiş numarası (eriyiğe izlenebilir benzersiz tanımlayıcı)
- Ürün spesifikasyonu ve sınıfı (PO satır öğesi ile tamamen eşleşme)
- Gerekli tüm öğeler raporlanmış ısı analiz kimyası
- Mekanik test sonuçları (akma, çekme, uzama; gerekli durumlarda darbe verileri)
- Spesifikasyon için geçerliyse ısıl işlem durumu
- PO'da çağrılan herhangi bir ek gereksinim sonuçları
- Yetkili değirmen temsilcisinin imzası ve sertifikasyon beyanı
- Geçerli ASTM/ASME ürün spesifikasyonuna referans
Kalite yönetim sistemine sahip işletmeler için, gerekli alanlar listesi QMS belgesine başvurabilir: "MTC, [Prosedür QP-12-01 Rev. C] tarafından talep edilen tüm alanları içermelidir." Bu, PO standart metnini kısa tutarken referans yoluyla tam alan listesini içerir.
Zamanlama. MTC'nin gönderime göre ne zaman alınması gerektiğini belirtin. Gelen alışı sertifika mevcudiyetine karşı tutan işletmeler için, "MTC teslimat sırasında veya öncesinde alınmalıdır" standarttır. Uzun üretim döngülerine sahip malzeme için, "MTC alınmalı ve onaylanmalı, daha sonra malzeme imalata serbest bırakılmalıdır" daha kesindir. Elektronik teslimatı kabul ediyorsanız "MTC'ler gönderimlere eşlik etmelidir" ifadesini kullanmaktan kaçının — fiziksel eşlik ve elektronik ön-gönderim iletimi farklıdır ve madde gerçek alış süreci ile eşleşmelidir.
Biçim. "Okunabilir kopya" makul bir asgari gereksinimdir. Dijital-yerel işletmeler için: "MTC makine tarafından okunabilir bir PDF olarak sağlanmalıdır (mümkün olduğunca basılı bir kopyanın taraması değil)." MTC doğrulama yazılımı olan işletmeler için, otomatik işlemeyi destekleyen belirli biçimler talep edebilirsiniz. Biçim gereksinimi uygulanabilirdir — bir tedarikçi sürekli olarak okunamayan fotokopiler sağlıyorsa, biçim maddesi size tedarikçi düzeltici faaliyet için gerekçe verir.
İzlenebilirlik gereksinimleri. MTC'deki ısı numarası, paket etiketleri, ambalaj listesi ve fiziksel malzeme işaretlemesindeki ısı numarası ile eşleşmelidir. Açıkça belirtin: "MTC'deki ısı numarası, malzemeye işaretlenmiş ısı numarası ve ambalaj listesinde belirtilen ısı numarası ile eşleşmelidir. Tedarikçi, MTC'den fiziksel malzemeye izlenebilirliği sağlamaktan sorumludur." Bu, sertifikaların depo işleme veya gönderim sırasında karşılık gelen malzemenin ayrılması yaygın arıza modunu ele alır.
Reddetme hakları. Madde, MTC gereksinimleri karşılamazsa ne yapabileceğinizi belirtmelidir: "Alıcı, MTC sağlanmayan malzeme, MTC okunamayan malzeme, MTC sipariş edilen spesifikasyon ve sınıf ile eşleşmeyen malzeme veya gerekli veri alanları eksik veya spesifikasyon dışı olan malzemeyi reddetme hakkını saklı tutar. Tedarikçi, yedek malzeme ve ilgili maliyetlerden sorumludur." Açık reddetme hakkı ve maliyet sorumluluk maddesi olmaksızın, bir tedarikçi yetersiz bir sertifikanın malzemenin iade edilmesini haklı çıkarmayan küçük bir sözleşme ihlali olduğunu iddia edebilir.
Maddeyi Gerçek Bir Kapıya Dönüştürme
PO maddesi gerekli ancak yeterli değildir. Alış kapısı onu etkili kılar.
Kapının bir kuralı vardır: MTC dosyada olana, okunabilir ve eksiksiz olup olmaması doğrulanana ve sertifikadaki ısı numarası fiziksel malzemeye karşı doğrulanana kadar malzeme alış alanını terk etmez. Okunabilirlik kontrolü, tamlık kontrolü veya izlenebilirlik kontrolünde başarısız olan herhangi bir sertifika, dosya notu değil malzeme bekleme başlatır.
Uygulamada, bu şunları kapsayan bir alış kontrol listesi anlamına gelir: sertifika mevcut (evet/hayır), sertifika okunabilir (evet/hayır), sertifikadaki ısı numarası fiziksel işaretleme ile eşleşiyor (evet/hayır), sertifikadaki spesifikasyon ve sınıf PO ile eşleşiyor (evet/hayır). Herhangi bir cevap "hayır" ise, alış müfettişi bir bekleme etiketi uygular ve kalite bölümünü bilgilendirir. Malzeme ilerlemeden önce tedarikçiye düzeltme için ulaşılır.
Uygulanabilir PO maddesi ile yapılandırılmış alış kapısının kombinasyonu, tedarikçi ilk kez bozulmuş bir fotokopi veya yanlış ısı numarası için bir sertifika gönderdiğinde, dosyada belgelenmiş bir düzeltici faaliyet olması anlamına gelir. İkinci kez, bir SCAR vardır. Üçüncü kez, bir yeterlilik konuşması vardır.
Kapısız standart metin maddesi hiçbir şey yakalamaı. Maddesiz kapı sözleşmeli bir pozisyon vermez. Her ikisi de gereklidir.