NADCAP onaylı servis merkezleri ve ASME kayıtlı tesisler çoğu operasyonu karıştıran bir dokümantasyon gereksinimini paylaşır: müşteri tarafından belirtilen saklama süresince tesisinde işlenen herhangi bir ısıl batch için MTC alabilmeniz gerekir — tipik olarak 10 ila 25 yıl. O dönem içinde 50.000 coil işleyen bir servis merkezi için bu milyonlarca dokümandır.
Fiziksel arşivler başarısız olur. Dijital arşivler çalışır — ancak yalnızca doğru şekilde yapılandırıldığında. Paylaşılan sürücü klasörü uyumlu bir arşiv değildir. Cevap dijitaldir, ancak doğru dijital türü olması gerekir.
Gereksinimler Aslında Ne Diyor
Üç çerçeve, havacılık ve nükleer müşterilere hizmet veren servis merkezleri için MTC saklama yükümlülüklerini tanımlar:
NADCAP (havacılık ve özel süreçler): Malzeme sertifikaları dahil olmak üzere kalite kayıtları, müşteri tarafından belirtilen süre için saklanmalıdır. Müşterinin onaylı tedarikçi gereksinimleri — genellikle AS9100 veya müşteriye özgü kalite akış hükümleriyle — tipik olarak 10-25 yıl gerektirir. Bazı savunma müşterileri programın ömrünü belirtir.
ASME Section VIII Division 1 (basınç kapları): Üretici Veri Raporu ve destekleyici belgeler üretici tarafından minimum 3 yıl boyunca saklanmalıdır. ASME kayıtlı üreticilere malzeme tedarik eden servis merkezleri, müşteri sözleşmelerine göre kabin ömrü boyunca belgeleri saklama konusunda yükümlü olabilir — potansiyel olarak 30+ yıl.
AS9100 Rev D (havacılık kalite yönetimi): Kuruluş, müşteri ve düzenleyici gereksinimleri karşılayan kalite kayıt saklama dönemlerini belirlemeli ve belgelemeli. AS9100 minimum bir süre belirtmez — kuruluşun ne olduğunu belirlemesini ve uygulamasını gerektirir.
Uygulamada, havacılık veya nükleer müşterileri olan herhangi bir servis merkezi temel olarak 25 yıl saklama planlamalıdır. Bazı müşteriler daha fazla süre gerektirebilir.
Fiziksel Arşivler Neden Başarısız Olur
Fiziksel arşivlerin operasyonel riskleri iyi belgelenmiş ve sürekli olarak gerçekleşir:
Su ve yangın hasarı. Tek bir olay — patlayan boru, çatı sızıntısı, yangın — yıllarca değerli kayıtları yok edebilir. Sigorta çoğu kategoride değiştirme maliyetini kapsar. Fabrika test raporları orijinaldir. Sigorta gelirleri ile yeniden oluşturulamaz.
Bina taşımaları ve yeniden organizasyon. Bina taşıması ile hareket eden kayıtlar sık sık örgütsel yapısını kaybeder. Taşıma sırasında yanlış etiketlenen kutular kalıcı olarak erişilemez hale gelir. Bu, elektronik dosyalama standart haline gelmeden önce birikmiş kağıt kayıtları için özellikle sorunludur.
Personel devir hızı. Dosyalama sistemini bilen kişi emekli olur. Hiç kimse organizasyonel mantığı belgelememiştir. Arşiv fiziksel olarak bozulmamış kalır ancak pratik olarak erişilemez.
Alma zamanı. 25 yıllık bir kağıt arşivinde belirli bir sertifikayı bulmak — bilineni sadece batch numarası ve yaklaşık tarih olduğunda — saatleri alabilir. Bu, denetim alma gereksinimini karşılamaz.
Uyumlu Bir Dijital Arşiv Nasıl Görünür
NADCAP ve ASME alma gereksinimlerini karşılayan bir dijital arşiv beş yapısal özelliğe sahiptir:
1. Batch numarası ve tarihle dizinlenmiş. Birincil arama anahtarı batch numarası olmalıdır — bu, denetçinin bir spot kontrol yaparken size vereceği şeydir. İkincil anahtarlar malzeme kalitesi, müşteri siparişi ve işleme tarihini içerir. Uyumlu bir sistem, belirli bir batch numarası için sertifikayı herhangi bir iş istasyonundan 60 saniyeden az içinde alır.
2. Orijinal belge kalitesi. Belgeler, tüm görünür içeriği korumak için yeterli çözünürlükte taranmalı ve saklanmalıdır — müfettiş pulları, ısıl pulları ve el yazısı açıklamalar dahil. Minimum 300 DPI. Pul ayrıntılarını kaybeden sıkıştırılmış veya faksimile kalitesi taramalar, okunabilir bir kayıt tutma gereksinimini karşılamaz.
3. Sahtecilik karşıtı depolama. Sistem, saklanan belgenin orijinal olarak dosyalanmış belge ile aynı belge olduğunu gösterebilmelidir — değiştirilmediğini, değiştirilmediğini veya silinip değiştirilmediğini. Bu, NADCAP için özel bir endişedir. Belge bütünlüğünü gösteren karma, denetim izi veya diğer teknik kontroller gereklidir.
4. Coğrafi olarak artık yedek. Tek bir sunucu veya tek bir tesis yedeklemesi, uzun vadeli kayıt saklama amacını karşılamaz. Coğrafi olarak ayrı bir konumda yedek kopyalar — belgelenen kurtarma prosedürleri ile — gereklidir. Artık coğrafi bölgeleri olan bulut depolaması, erişim kontrolü ve sahtecilik karşıtı gereksinimler de karşılanırsa bu gereksinimi karşılar.
5. Denetim izi ile erişim kontrolü. Yalnızca yetkili personel kayıtları dosyalamalı veya silmelidir. Her erişim olayı — kimin hangi belgeyi aldığı, ne zaman — kaydedilmelidir. NADCAP denetçileri erişim kontrolü hakkında soru soracak ve günlükleri inceleyecektir.
Neler Nitelendirilmez
Servis merkezlerinde görülen en yaygın uyumsuz "dijital arşiv": yıla göre adlandırılmış klasörlerle paylaşılan ağ sürücüsü — "Certs 2018–2019", "Certs 2020–2021". Arama dizinlemesi yok. Erişim kontrolü yok. Sahtecilik karşıtı yok. Yedek doğrulama yok. Alma, dosyanın yıl önce nereye kaydedildiğini bilmeyi gerektirir ve belirli bir batch numarası için alma zamanı saniye değil dakika veya saatlerle ölçülür.
Bu, denetçi bile test etmeden önce denetim alma gereksinimini karşılamaz.
Denetim Alma Gösterimi
Çoğu NADCAP denetimi bir spot kontrolü içerir: denetçi tesisinin yolculuk günlüklerinden bir işleme kaydı seçer, batch numarasını tanımlar ve tesisten ilgili MTC'yi almasını ister. Zımni saat talep yapıldığında başlar.
Batch numarası tarafından dizinlenmiş uyumlu dijital arşivleri tutan tesisler 60 saniye içinde sertifikayı alır. Yıl klasörü sürücülere dayanan tesisler birkaç dakika içinde birden fazla klasörü arar. Fark denetçiye görülür. Birkaç dakikadan fazla süren bir alma, dokümantasyon kontrolü bulgusu — sertifikanın sonunda var olup olmadığı önemli değildir.
Uyumlu bir arşiv yapısına yapılan yatırım, bir NADCAP denetçisi ilk kez bu spot kontrolü yaptığında kendisini geri çeker.