Cuma öğleden sonra. Bir proje yöneticisi kalite masasına yaklaşır ve pazartesi gün sevk edilecek bir iş için sertifika paketini talep eder. Kalite teknisyeni e-postasını açar, "certs 2024 backup" olarak etiketlenen paylaşılan sürücü klasörünü kontrol eder, iki tedarikçi portalına giriş yapar ve sonunda farklı gönderenlerden gelen üç e-posta zincirinde dağılmış olarak ihtiyaç duyduğu şeylerin çoğunu bulur. Paket bir araya getirildiğinde, zaten pazartesi sabahıdır. İş yine de geç sevk edilir.
Bunu kimse rapor etmez. NCR günlüğünde görünmez. Zaman çizelgesinde "kalite işçiliği" olarak görünür ve genel giderlere emilir. Bu nedenle sertifika avı, fabrikasyon atölyelerinin bilmediği en pahalı sorunudur.
Neden Gelir Tablolarında Hiçbir Zaman Görünmez
İşçilik yanlış sınıflandırması temel sorundur. Kalite teknisyeni dört saat sertifika paketini bir araya getirmek için harcadığında, bu zaman kalite departmanı işçiliği olarak kodlanır — bu normal görünür. Hiç kimse "zaten organize edilmiş olması gereken belgeleri bulma saatlerini" izlemiyor. Gelir tablosu maliyeti gösterir; sadece nedeni göstermez.
Sonuç olarak, herhangi bir düzeltici eylem tetiklemeden sorun yıllar içinde bileşik hale gelir. Tam olarak beklenen bütçe satırlarına uyduğu için görünmez.
Fabrikaların Sertifika Zamanını Kaybettiği Üç Yer
Sertifika alımı ve ilk dosyalama, başlangıç noktasıdır. Sertifikalar alıcı e-postayla, kalite gelen kutusuna e-postayla, tedarikçi portalları aracılığıyla, faks onayları olarak ve bazen malzeme teslimi ile birlikte fiziksel belgeler olarak gelir. Her kanal farklı bir yere iner. Alma işlemi onları merkezi olarak yakalamaz ve kalite ekibi eksik sertifikaları ihtiyaç duyduğunda — varış sürümünde değil — öğrenir.
Proje kapanışında sertifika alımı, acının yoğunlaştığı yerdir. Bir iş kapandığında, birinin o işin her ısısı için sertifikayı bulması gerekir. Sertifikalar alış tarihine, tedarikçi adına veya satın alma siparişi numarasına göre dosyalandıysa ve alım ihtiyacı ısı numarasına veya iş numarasına göre yapılıysa, her arama çapraz referans alıştırması haline gelir. Atölyenin aynı anda yürüttüğü işler ne kadar çoksa, bu o kadar kötüye gider.
Sertifika paketi montajı, yukarı yöndeki kaosı çoğaltan son adımdır. Doğru bölümler için doğru sertifikaları derlemek, müşterinin gerektirdiği biçimde, belirttikleri herhangi bir ek belge ile — bu, dosyalama sistemi ne kadar karışıksa o kadar uzun süren manuel koordinasyon görevidir.
Gerçek Maliyet Ne Kadar
Orta ölçekli bir fabrikasyon atölyesi için sayıları çalıştırın: iş başına 4 saat × saatlik $45 yüklü işçilik oranı × yılda 50 iş = sertifika avı için sadece $9.000 doğrudan işçilik maliyeti. Bu, geç sevkiyatta hızlı nakliye, gecikmesini açıklayan müşteri hizmetleri çağrısı veya paket ilk kez tam olmadığında yeniden inceleme maliyetinden önce.
Yılda 100–200 iş yürüten atölyeler için, sayı buna göre ölçeklenebilir. Sertifika ile ilgili işçilik israfında yılda 18.000–36.000 dolar ile, birçok kez özel bir yazılım aracını gerekçelendirecek bir maliyet merkezi bakıyorsunuz — ancak çoğu atölyesi bunu işin normal bir maliyeti olarak görmezden gelmeye devam ediyor.
Gerçek Bir Onarım Neye Benziyor
Sertifika avının çoğunu ortadan kaldıran operasyonel değişiklik basittir: alma anında sertifikaları ısı numarasına göre dizinleyin, tedarikçi veya tarihe göre değil. Sertifika geldiğinde, ısı numarası hemen sisteme girer. O noktadan sonra, her arama — iş başına, satın alma siparişi başına, müşteri başına — dosyalama makineleri aracılığıyla manuel arama yerine ısı numarası dizini aracılığıyla çözülür.
İkinci değişiklik, almada sertifikaları satın alma siparişi satır öğelerine bağlamaktır. Sertifika, malzemeyi sipariş eden PO satırına karşı dizinlendiğinde, proje ve müşteriyle olan bağlantı otomatiktir. İş kapanışında, sertifika paketi sistem çıktısıdır, manuel montaj görevi değil.
Üçüncü olarak, sertifika paketi montajı bir tıklamalı işlem olmalı, iki saatlik bir alıştırma değil. Iş yaşam döngüsü boyunca ısı-iş bağlantısı korunursa, kapanışta paket oluşturmak, üç sistem arasında avlamak yerine önceden bağlanmış bir kayıt setini çekmek anlamına gelir.
Bunlar teknoloji gereksinimleri değildir. Bunlar proses gereksinimleridir. Teknoloji sadece onları ölçekte sürdürülebilir hale getirir.
Ölçüm Sorunu
Fabrikasyon atölyelerine kadar sertifika alma zamanını ayrı bir faaliyet olarakölçmemeye başlayana kadar, sorun düzeltmek için yeterince görünür olmayacaktır. Başlangıç noktası, bir haftalık zaman çalışmasıdır: kalite ekibinden diğer kalite faaliyetlerinden ayrı olarak sertifika ile ilgili zamanı kaydetmelerini isteyin. Bunu yapan çoğu atölyesi, sayının beklentilerinden yüksek olduğunu bulur.
Maliyet görünür olduğunda, onarım basittir. Sertifika yönetimi kalite sorunu değil, operasyonel sorundur — ve operasyonel sorunlar proses yeniden tasarımına yanıt verir.
Sonra Ne Oku
- When Your Mill Cert System Costs You More Than the Steel
- The 5 MTC Discrepancies Fabricators Find at Delivery — And How to Reject or Resolve Each One
- MTC Review Should Take Minutes, Not Days — Here's the Gap Most Fabrication Shops Miss