Bir çelik distribütörü SA-516-70 levhasının tam bir ısısını satın alır — 40.000 pound, bir MTC, bir ısı numarası. Sonraki iki hafta içinde üç ayrı müşteri siparişi bu ısının parçalarını tüketir. Alış ekibi MTC'yi ısı klasöründe dosyalar. Herkes devam eder.
Altı ay sonra, Müşteri B, ürettiği basınçlı kap için müşterisine sunacak bir sertifika paketi hazırlamak zorundadır. Müşteri C aynı nedenle bir hafta sonra arar. Her ikisinin de sertifikası yoktur. Distribütörün iç satış temsilcisi paylaşılan sürücüyü arar. MTC orijinal alış belge numarasının altında bulunur — malzeme geldiğinde serbest bırakan liste üzerinde olan Müşteri A'nın siparişi ile bağlantılı numara.
Üç gün arama, depo müdürüne iki yükseltme ve fabrikaya sertifika yeniden yayınlanması için bir arama. Bu, kısmi ısı sertifikası bölünmesi sorunu olup, resmi bir sertifika aktarma işlemi olmayan distribütörlerde haftada bir kez meydana gelir.
Kısmi Isı Bölünmesi Sertifika Yönetimini Neden Bozuyor
Kök sebep, sertifika dosyalama sistemlerinin satış siparişleri değil, girişlere dayalı olarak kurulmuş olmasıdır. Malzeme geldiğinde, MTC giriş belgesine eklenir. Bu belgede bir PO numarası, bir giriş numarası vardır ve örtülü olarak bu ısıdan ilk siparişi veren kişiye bağlanır.
Bir ısıyı üç siparişe bölündüğünde, üç sevkiyatınız vardır ancak bir sertifikanız bulunmaktadır. Sertifika otomatik olarak diğer iki sipariş kaydına çoğaltılmaz. Dosyalama sisteminiz klasör tabanlıysa — ister fiziksel ister dijital — sertifika bir yerde yaşar, bir siparişle indekslenmiş ve diğer iki müşteri buna görünür bir bağlantısı olmaz.
Şu durumlarda sorun daha da kötüleşir:
- Siparişler haftalar arayla gönderilir. Malzeme depoda oturur ve siparişler yavaş yavaş gelir. Sertifika sevkiyat değil, giriş sırasında dosyalanır. Müşteri B gönderildiğinde, dört hafta önceki giriş belgesi kapalı girişler klasöründedir.
- Farklı kişiler her serbest bırakmayı kullanır. Kısmi ısı düzenlemesinden haberdar olan iç satış temsilcisi, her zaman Müşteri B'nin takip sorgulamasını işleyen kişi değildir.
- Fabrika sertifikası tek sayfalık bir taramadır. Isı numarasını her satış siparişine bağlayan bir veri kaydı yoktur — sadece bir klasördeki PDF.
Sertifika Aktarma Süreci Neye Benziyor
Sertifika aktarma süreci, bir ısıdan çeken her siparişin kendi sertifika kopyasını alması anlamına gelir — olaydan sonra değil, serbest bırakılma sırasında o siparişin dokümantasyon paketine eklenir.
Mekanik basittir:
Adım 1: Sertifika ilk serbest bırakılmada kopyalanır. Bir ısının ilk kısmı Müşteri A'nın siparişine karşı gönderildiğinde, MTC'nin bir kopyası o sevkiyat kaydına eklenir. Orijinal giriş belgesi değil — Müşteri A için sevkiyat kaydı.
Adım 2: Sertifika girişte paylaşılan ısı olarak işaretlenir. MTC girişte kaydedildiğinde, operatör girişi kısmi ısı girişi olarak işaretler. Bu bayrak sisteme (veya sonraki operatöre), bu ısının birden fazla müşteriye gönderilebileceğini ve sertifikanın her serbest bırakmayı takip etmesi gerektiğini söyler.
Adım 3: Sonraki serbest bırakmalar sertifika eklemeyi tetikler. Müşteri B'nin siparişi aynı ısıdan çektiğinde, sertifika ısı kaydından alınır ve Müşteri B'nin sevkiyat kaydına eklenir. Müşteri C aynı muameleyi alır.
Artık her müşterinin sertifikası kendi sipariş kaydında olup, aylar önce giriş belgesine gömülü değildir.
Minimum Sürüm (Yeni Yazılım Gerekli Değildir)
Dijital bir sertifika yönetim sistemi uygulamaya hazır değilseniz, bu işlemin el ile bir sürümünü çalıştırabilirsiniz:
- Girişte, bilinen çok siparişli bir bölünmeye sahip herhangi bir ısı için her MTC'nin üç kopyasını yazdırın.
- Bir kopyayı ısı klasöründe (giriş arşivi) dosyalayın. Diğerlerini ilişkili siparişleri işleyen satış koordinatörüne verin.
- Her siparişin gönderilmesi sırasında, satış koordinatörü sertifika kopyasını paket listesi ve dijital sevkiyat kaydına ekler.
Bu, alış ve satış arasında disiplin ve koordinasyon gerektirir. Giriş sırasında siparişler bilinmediğinde bozulur — bu, malzeme stok için spekülatif olarak satın alındığında yaygındır.
Daha güçlü sürüm: Her ısı numarasının ondan çeken her satış siparişine bağlandığı ve sertifika belgesinin bu kayıtlardan herhangi birine erişilebilir olduğu bir sertifika veritabanı.
Müşteriler Gerçekte Neyi Yaşıyor
Sertifika araması müşteriye zaman maliyeti. Daha önemlisi, belge işleminizin gevşek olduğunu gösterir. Basınçlı kap üretimi, yapısal fabrikasyon veya herhangi bir düzenlenmiş endüstride müşteriler için, sertifikayı hızlı bir şekilde sağlayamayan bir distribütör kalite bayrağını yükseltir — malzemenin kendisi mükemmel olsa bile.
Sertifika aktarma süreci karmaşık bir proje değildir. Eğitim ve dağıtımı iki ila üç hafta gerektiren bir prosedür değişikliğidir. Fayda, her müşterinin sevkiyat sırasında sertifikayı alması, üç ay sonra arama yapmayı değil.