Scenariusz rozgrywa się w taki sam sposób u dystrybutorów posiadających dwie lub więcej lokalizacji: materiał zostaje odebrany w magazynie głównym, MTC zostaje zgromadzony z dokumentami odbioru, a materiał jest następnie przenoszony do placówki satelitarnej do obróbki lub do realizacji zamówienia klienta regionalnego. Certyfikat się nie porusza. Materiał się porusza.
W momencie dostarczenia magazyn wysyłki potwierdza zamówienie i załadowuje ciężarówkę. Ktoś prosi o pakiet certyfikatu. Nikt w tej lokalizacji go nie ma — ponieważ został zgromadzony 200 mil dalej, gdy materiał po raz pierwszy przybył. Kierowca wyjeżdża bez certyfikatu (powszechnie) lub przesyłka jest wstrzymywana, podczas gdy ktoś przesyła zeskanowaną kopię pocztą elektroniczną lub faksem z innej lokalizacji (również powszechnie, ale wolniej).
W obu przypadkach certyfikat przychodzi po materiale. Klient przeprowadza inspekcję przychodzącą, potrzebuje MTC, go nie ma, dzwoni do Ciebie. To porażka doświadczenia klienta, która w całości wynika z problemu procesu dokumentacji, a nie z problemu materiału.
Jak powstają luki w certyfikatach na wielu magazynach
Przyczyna główna jest prosta: certyfikaty są gromadzone w punkcie odbioru, ale materiał się porusza. Procesy odbioru są zaprojektowane do przechwycenia przychodzących towarów i dokumentacji razem, co jest prawidłowe. Luka polega na braku procesu rozpowszechniania tej dokumentacji, gdy materiał zmienia lokalizację.
Trzy specyficzne wyzwalacze pogorszają tę sytuację:
Transfery między magazynami do obróbki. Dystrybutor otrzymuje surową blachę w magazynie głównym i wysyła zwoje do swojego obiektu do cięcia na długość. Certyfikat znajduje się w dokumentach magazynu głównego. Gdy przetworzony materiał jest wysyłany z obiektu do cięcia na długość, nikt nie myśli o włączeniu oryginalnego MTC, ponieważ nigdy nie był w tym obiekcie.
Transfery spełnienia, aby sprostać zapotrzebowaniu regionalnemu. Zamówienie klienta trafia do regionalnego punktu dystrybucji, który nie ma odpowiedniego materiału na składzie. Magazyn główny wysyła materiał ze swojego zapasu, aby go spełnić. Certyfikat pozostaje w odbiorniku magazynu głównego. Lokalizacja regionalna wysyła bez certyfikatu, ponieważ otrzymała zapas, a nie dokumentację.
Długoterminowy ruch zapasu. Materiał siedzi w zapasie magazynu odboru przez miesiące, jest przenoszony do innej lokalizacji w ramach okresowego przywrócenia równowagi zapasu, a certyfikat pozostaje w folderze odbioru sprzed 6 miesięcy. Gdy materiał jest wysyłany z drugiej lokalizacji, połączenie między certyfikatem a materiałem jest zerwane.
Budowanie protokołu certyfikat-podąża-za-materiałem
Rozwiązanie jest zarówno proceduralne, jak i techniczne. Proceduralnie reguła musi być wyraźna: gdy materiał przesuwana się między lokalizacjami, certyfikat porusza się z nim. Technicznie oznacza to posiadanie sposobu, aby wiedzieć, który certyfikat idzie z którym materiałem, i mechanizmu do jego przeniesienia.
Strona proceduralna:
Każdy dokument transferu między magazynami potrzebuje pola odniesienia certyfikatu. Gdy transfer jest inicjowany, magazyn źródłowy wyszukuje certyfikat dla tego pieca lub partii i rejestruje numer odniesienia certyfikatu (lub numer dokumentu) w dokumencie transferu. Magazyn odbierający potwierdza odbiór materiału i dokumentacji certyfikatu.
Jeśli certyfikat jest fizyczny (papierowy), kopia idzie z transferem. Oryginał pozostaje w archiwum odboru; zaświadczona kopia jest wysyłana do celu. Jeśli certyfikat jest cyfrowy, rekord certyfikatu jest połączony z rejestrem zapasu nowej lokalizacji.
Punkt kontrolny procesu: Zanim materiał zostanie wysłany z lokalizacji, pracownik wyboru lub koordynator wysyłki powinien sprawdzić, czy certyfikat dla tego pieca jest dostępny w tej lokalizacji — nie tylko czy istnieje gdzieś w dokumentach firmy.
Strona techniczna:
Współdzielone repozytorium certyfikatów cyfrowych całkowicie eliminuje problem fizycznego transferu. Gdy certyfikaty są przechowywane w systemie centralnym dostępnym ze wszystkich lokalizacji, pytanie przechodzi z „czy mamy certyfikat w tym magazynie?" na „czy mamy certyfikat połączony z tym zamówieniem?"
To znacząca różnica. Certyfikat nie musi fizycznie istnieć w każdej lokalizacji — musi być dostępny dla każdego, kto przygotowuje paczkę wysyłki. Oparty na chmurze system zarządzania certyfikatami, a nawet prawidłowo zorganizowany system udostępnionych dokumentów, rozwiązuje problem dostępu.
Koszt opóźnienia dostawy
Koszt operacyjny luki certyfikatu jest mierzalny. Przesyłka wyjeżdżająca bez certyfikatu generuje jeden lub więcej z następujących: połączenie kontrolne od klienta, łańcuch e-maili, aby uzyskać przesłany certyfikat, wstrzymanie klienta na materiale w oczekiwaniu na otrzymanie certyfikatu, lub w regulowanych branżach, formalny raport o niezgodności wobec Twojej firmy.
Dla dystrybutorów obsługujących klientów z wymogami inspekcji przychodów — warsztaty pojemników ciśnieniowych, producenci lotniczy, producenci komponentów jądrowych — wyjazd bez certyfikatu nie jest drobnym uciążliwością. Może wyzwolić odrzucenie materiału, wymagać wizity ponownej dostawy lub naruszać warunki zatwierdzonej umowy dostawcy.
Nawet dla ogólnych klientów przemysłowych poszukiwanie certyfikatu marnuje czas po obu stronach transakcji. Klienci ostatecznie przestają oczekiwać automatycznego przybycia certyfikatu i zaczynają budować bufor do jego poszukiwania — co oznacza, że budują również bufor, zanim Twój materiał dotrze na ich piętrze produkcyjnym.
Protokół certyfikat-podąża-za-materiałem nie stanowi znaczącego obciążenia operacyjnego. Wymaga dodania jednego pola do dokumentów transferu i jednego punktu kontrolnego do procesu wysyłki. Zwrot to mniej żądań certyfikatu po dostarczeniu i wiarygodność operacyjna wynikająca z prawidłowego wykonania dokumentacji za pierwszym razem.