Dlaczego Centra Serwisowe Metali Potrzebują Systemu Zarządzania MTC

Zwój przychodzi w poniedziałek. Jeden główny certyfikat pieca, 22 000 funtów stalowego stopu 304, właściwości chemiczne i mechaniczne potwierdzone, specyfikacja spełniona. Certyfikat idzie gdzieś — e-mail, dysk udostępniony, może biuro przyjęcia. Podczas gdy zwój trafia do cięcia.

Do piątku rozciąłeś ten zwój na osiem pasów. Te paski są cięte na trzy różne rozmiary w dwóch seriach produkcyjnych. Przez następne trzy tygodnie czterech klientów otrzymuje przesyłki. Każdy otrzymuje list opakowaniowy.

Ilu z tych klientów otrzymuje dokumentację, która rzeczywiście sięga oryginalnego certyfikatu fabryki? W większości centrów serwisowych metali szczera odpowiedź to: pierwszy, jeśli poprosili. Poza tym zależy od tego, czy ktoś pamiętał zrobić kopię, czy puste etykiety nadal pokazują numer zwoju i czy osoba, która zajmowała się przyjęciem w poniedziałek, nadal siedzi przy biurku, gdy czwarty klient dzwoni z prośbą o pakiet certyfikatu.

To nie jest problem dokumentacji. To jest problem tożsamości materiału. I robi się gorzej za każdym razem, gdy materiał przechodzi operację przetwarzania.

Co Przetwarzanie Robi z Możliwością Śledzenia Certyfikatu

Operacje przetwarzania przerywają możliwość śledzenia certyfikatu, ponieważ każde cięcie, ścinanie lub operacja cięcia do długości tworzy nowe elementy inwentarza z jednego certyfikowanego pieca nadrzędnego — a większość systemów archiwizacji nie ma mechanizmu rozpowszechniania certyfikatu nadrzędnego na dzieci.

Certyfikat fabryki obejmuje materiał nadrzędny: zwój, płytę, pręt. Każda właściwość na tym certyfikacie — wytrzymałość na rozciąganie, granica plastyczności, wydłużenie, chemia — dotyczy pieca w postaci otrzymanej. Kiedy cijesz, ścinasz, cijesz do długości lub wyrównujesz ten materiał, nie zmieniasz jego właściwości. Ale tworzysz nowe elementy inwentarza, które twój system traktuje jako oddzielne od oryginału.

Cięcie zwoju na osiem pasów tworzy osiem pozycji w twoim systemie zarządzania magazynem. Każdy pas otrzymuje etykietę. Jeśli twój system jest dobrze skonfigurowany i ktoś jest sumiennie, ta etykieta zawiera oryginalny numer zwoju. W praktyce etykiety są wymieniane, aktualizowane lub tracone podczas obsługi. Do trzeciego cyklu pobrania, łącze między pasem a jego zwrotem nadrzędnym istnieje tylko w pamięci instytucjonalnej osoby, która go otrzymała.

Cięcie do długości i ścinanie dodatkowo komplikują problem. Jeden pas produkuje 40 półfabrykatów. Te 40 półfabrykatów mogą być wysłane w sześć różnych zleceń w ciągu dwóch miesięcy. Każde zamówienie wymaga pakietu certyfikatu. Pakiet certyfikatu musi się odwołać do oryginalnego pieca. Informacje o piecu muszą przetrwać od przyjęcia zwoju poprzez cięcie poprzez ścinanie poprzez pobranie poprzez wysyłkę — we wszystkich tygodniach i we wszystkich rękach, przez które przechodzi materiał.

Ręczne systemy nie mogą niezawodnie utrzymać ten łańcuch. Ludzie są ostrożni, gdy materiał jest świeży. Kiedy materiał leży w zatoce 7 przez sześć tygodni, a osoba, która go otrzymała, już odeszła, możliwość śledzenia się pogarsza. Do czasu, gdy audyt klienta odkryje lukę, materiał został już wysłany, a pakiet certyfikatu to wszystko, co ktoś zdołał zebrać z tego, co mógł znaleźć.

Luka w Marked CoC

Nawet jeśli centrum serwisowe może zlokalizować oryginalny certyfikat fabryki, dokument ten nie jest tym, co większość klientów chce otrzymać. Chcą oni certyfikat zgodności na twoim papieru firmowego, odwołując się do twojego zamówienia sprzedaży, twoich numerów części, wysłanych ilości — podpisany przez twojego kierownika jakości.

Certyfikat fabryki dowodzi, że piec spełnił specyfikację. Twój CoC potwierdza, że konkretny wysłany przez ciebie materiał pochodzi z tego pieca i spełnił obowiązujące wymagania. To są różne dokumenty służące różnym funkcjom. Wyrafinowani kupujący, szczególnie w łańcuchach dostaw motoryzacyjnych, lotniczych i obronnych, wymagają obu.

Generowanie CoC ręcznie zajmuje czas. Ktoś otwiera szablon Word. Ręcznie kopiuje wartości właściwości chemicznych i mechanicznych z certyfikatu fabryki. Wypełnia imię i nazwisko klienta, numer zamówienia, wysłane ilości, obowiązującą specyfikację. Sprawdza wartości pod kątem błędów przepisania. Uzyskuje podpis. Dokument trafia do pakietu przesyłki lub wychodzi e-mailem.

W centrum serwisowym obsługującym 50 zamówień dziennie, ten proces pochłania 8 do 12 godzin pracy dziennie. To jeden do półtora pracownika na pełnym etacie zajmującego się wyłącznie papierową robotą certyfikatu. Praca nie tworzy wartości poza tym, co certyfikat fabryki już ustalił — po prostu zmienia format i ponownie pakuje informacje, które już istnieją. A ponieważ wartości są przepisywane ręcznie, istnieje niezerowa częstość błędów przepisania, która tworzy nowe ryzyko jakości oprócz kosztów administracyjnych.

Łączenie Certyfikatów w Wielu Magazynach

Centra serwisowe o wielu lokalizacjach stają w obliczu problemu możliwości śledzenia, który skaluje się wraz z ich zasięgiem. Materiał z tego samego pieca może być przechowywany w dwóch lub trzech magazynach, przybyłszy w oddzielnych zwojach lub płytach z tego samego zamówienia fabryki. Kiedy klient zamawia ilość wymagającą pobrania z wielu lokalizacji, pakiet certyfikatu musi obejmować materiał ze wszystkich — z jednego zestawu certyfikatów pieca.

Scenariusz operacyjny wygląda tak: klient zamawia 300 sztuk określonego stopnia i rozmiaru. Magazyn A ma 180 sztuk. Magazyn B ma 140 sztuk. Pobierasz 180 z A i 120 z B. Materiał pochodzi z tego samego pieca. Certyfikat jest tym samym dokumentem. Ale rekordy pobrania, rekordy wysyłki i pakiet certyfikatu muszą pogodzić pobrania z dwóch lokalizacji w jedną wysyłkę ze spójną dokumentacją.

Bez systemu to ćwiczenie ręczne. Ktoś w głównej lokalizacji dzwoni lub wysyła e-mail do magazynu B, aby potwierdzić numer pieca w inwentarzu. Znajdują certyfikat. Montują pakiet. Jeśli zapasy lokalizacji B zostały odebrane w innym czasie w ramach innego rekordu przyjęcia, znalezienie połączenia certyfikatu może wymagać przeglądania rekordów, które nie zostały zorganizowane z myślą o możliwości śledzenia w wielu lokalizacjach.

Dla centrów serwisowych działających na dużą skalę, dzieje się to dziesiątki razy w tygodniu. Za każdym razem, gdy wymaga to ręcznej interwencji, pochłania czas i wprowadza możliwość błędu. Za każdym razem, gdy pakiet certyfikatu wychodzi z nieprawidłową ilością lub niedopasowaną referencją pieca, tworzy rozbieżność, którą klient może lub nie może znaleźć — ale którą audytor na pewno znajdzie.

Co Zmienia System

System zarządzania MTC zmienia fundamentalną jednostkę organizacji certyfikatu. Zamiast archiwizować certyfikaty według dokumentu przyjęcia lub zamówienia zakupu, system indeksuje wszystko według numeru pieca w momencie przyjęcia. Każda kolejna operacja — cięcie, ścinanie, cięcie do długości, pobranie, wysyłka — utrzymuje swoje połączenie z oryginalnym rekordem pieca.

Kiedy zwój jest cięty na osiem pasów, każdy pas dziedziczy przypisanie pieca zwoju nadrzędnego w systemie. Paski nie tracą tożsamości podczas przechodzenia przez cięcie. Kiedy te paski są ścinane, półfabrykaty noszą tę samą referencję pieca. Kiedy zamówienie klienta pobiera 40 półfabrykatów z inwentarza, system wie, z którego pieca pochodzą te półfabrykaty, bez konieczności śledzenia etykiet czy sprawdzania rekordów przyjęcia.

Generowanie certyfikatu zgodności staje się zautomatyzowanym wyjściem zamiast ręcznego zadania. System zna piec, zna właściwości chemiczne i mechaniczne przechowywane certyfikatu fabryki, zna klienta, numer zamówienia, wysłane ilości i obowiązującą specyfikację. CoC jest generowany z tych danych — na twoim papierze firmowym, z twoją marką — podpisany przez właściwego urzędnika — w czasie potrzebnym do zatwierdzenia i druku. Błędy przepisania znikają, ponieważ wartości są pobierane z bazy danych, a nie kopiowane ręcznie z PDF.

Łączenie certyfikatów w wielu magazynach staje się zapytaniem zamiast telefonicznego połączenia. Kiedy wysyłka pobiera z dwóch lokalizacji, system identyfikuje rekordy pieca obejmujące oba pobrania i automatycznie montuje pakiet certyfikatu. Kierownik jakości widzi jeden spójny pakiet dokumentu dla jednej wysyłki, niezależnie od tego, ile magazynów do niego przyczyniło się.

Dla centrów serwisowych posiadających klientów wymagających cyfrowego dostarczenia certyfikatu przed wyjazdem ciężarówki — coraz bardziej rozpowszechnione w łańcuchach dostaw motoryzacyjnych i lotniczych — takie dostarczenie staje się możliwe bez pośpiechu ostatniej chwili. Pakiet certyfikatu jest montowany po potwierdzeniu wysyłki, a nie gdy kierowca czeka na molo.

Standard Możliwości Śledzenia Rośnie

Oczekiwania klientów dotyczące jakości w centrach serwisowych metali nie są statyczne. Producenci OEM samochodów zaostrzający wymagania zgodności IATF 16949 naciskają te wymagania w dół łańcucha dostaw. Główni producenci lotniczy pod nadzorem AS9100 przeglądalj systemy jakości dostawców częściej. Generalni wykonawcy obrony podlegający wymaganiom możliwości śledzenia materiałów DFARS audytują dystrybutorów i centra serwisowe z większą rygorem niż stosowali pięć lat temu.

Wspólnym wątkiem we wszystkich tych wymaganiach jest to, że tożsamość materiału musi być utrzymywana od certyfikatu fabryki do ostatecznego użytkownika — przez każdy etap przetwarzania, każde przeniesienie magazynu, każdą częściową wysyłkę. Dokumentacja, która była akceptowalna w mniej rygorystycznych standardach, teraz generuje ustalenia. Te ustalenia wyzwalają plany działań naprawczych. Powtarzające się ustalenia prowadzą do przeglądów kwalifikacji dostawcy.

Centra serwisowe, które zbudowały zarządzanie certyfikatami na dyskach udostępnionych, folderach e-mail i ręcznie pisanych szablonach CoC, zbudowały te systemy, gdy wymagania były mniej zahtevne. Systemy działały wystarczająco dobrze w tamtych czasach. Nie są przygotowane na standard możliwości śledzenia, który teraz stosują klienci przemysłowi.

Inwestycja w strukturalny system zarządzania MTC to nie przede wszystkim zmniejszenie papierowej roboty, choć ta korzyść jest rzeczywista i mierzyalna. Chodzi o budowanie infrastruktury operacyjnej do utrzymania możliwości śledzenia materiałów poprzez poziom złożoności przetwarzania, które ręczne systemy nie mogą niezawodnie obsługiwać. Kiedy audyt klienta prosi o śledzenie wysyłki sprzed czterech miesięcy do jej oryginalnego certyfikatu fabryki — poprzez dwie operacje przetwarzania i przeniesienie magazynu — odpowiedź powinna zająć trzydzieści sekund, nie całe przedpołudnie.

Centra serwisowe, które mogą szybko odpowiedzieć na to pytanie, zatrzymają swoich klientów. Centra serwisowe, które nie mogą, wyjaśniają się audytorom jakości i ostatecznie zespołom przychodu, które decydują, kto pozostaje na liście zatwierdzonych dostawców.

Najczęściej Zadawane Pytania