W małej ilości — 20 lub 30 certyfikatów MTC tygodniowo — ręczne przyjęcie certyfikatów jest łatwe do zarządzania. Pracownik przyjęcia otwiera plik PDF, sprawdza jego kompletność, nadaje plikowi nazwę według numeru partii i daty przyjęcia, umieszcza go w odpowiednim folderze i przechodzi dalej. Proces działa. Błędy są rzadkie i zwykle szybko wykrywane, ponieważ wielkość jest wystarczająco mała, aby ktoś zauważył problem.
Przy 200 certyfikatach MTC tygodniowo matematyka się zmienia. Ten sam proces, który zajmuje kilka minut na certyfikat, zajmuje teraz znaczną część stanowiska na pełny etat. Co ważniejsze, wskaźnik błędów akceptowalny przy małej ilości staje się cyklicznym problemem operacyjnym w dużej skali. Wskaźnik błędów 1% na 200 dokumentów tygodniowo oznacza dwa błędnie sklasyfikowane lub nieprawidłowo przetworzone certyfikaty każdego tygodnia. Te dwa certyfikaty zamieniają się w dwie reklamacje klientów, dwa wstrzymania wysyłki lub dwie godziny badań — każdego tygodnia, kumulacyjnie.
To jest punkt przełomowy, w którym ręczne przyjęcie certyfikatów przestaje być zadaniem administracyjnym i staje się odpowiedzialnością.
Jak Wygląda Przyjęcie Ręczne w Skali
Dystrybutor średniej wielkości otrzymujący 200 certyfikatów MTC tygodniowo zazwyczaj otrzymuje od 10 do 20 różnych dostawców, na wielu gatunkach i formach produktu. Certyfikaty MTC przychodzą pocztą elektroniczną, portalami dostawców, faksem (ciągle powszechnie) i czasami papierem z dostawą.
Proces przyjęcia ręcznego wygląda tak: otrzymać certyfikat, otworzyć go, sprawdzić, czy jest to prawidłowy dokument dla prawidłowego zamówienia, wyodrębnić kluczowe informacje, aby potwierdzić przyjęcie, zapisać go spójną nazwą pliku i sklasyfikować we właściwym miejscu. Dla certyfikatu bezpośredniego ze znajomej krajowej stalowni w języku angielskim trwa to 3-5 minut. Dla problematycznego certyfikatu zajmuje to więcej czasu.
Matematyka wielkości przy 200 certyfikatach tygodniowo: 600-1000 minut tygodniowo tylko na przyjęcie certyfikatów. To 10-17 godzin tygodniowo — znaczna część zdolności jednego FTE, zajmującego się niczym innym niż przetwarzanie przychodzących dokumentów.
Gdzie Zawodzi
Błędnie Sklasyfikowane Certyfikaty. W dużej ilości konwencje nazewnictwa i klasyfikacji ulegają awarii. Numer partii wprowadzony jako "H98721" w jednym certyfikacie jest klasyfikowany jako "98721" w nazwie folderu przez innego operatora. Wyszukiwanie jednej z dwóch form może nie zwrócić drugiej. Certyfikat istnieje — po prostu nie można go znaleźć w oczekiwanym wyszukiwaniu. Błędnie sklasyfikowany certyfikat pojawia się jako brakujący certyfikat w momencie wysyłki.
Zduplikowane Numery Partii z Innymi Danymi. Różne stalownie czasami produkują materiał z tym samym numerem partii, szczególnie przy pozyskiwaniu od wielu dostawców. Dwa certyfikaty z tym samym numerem partii, ale innymi wartościami chemicznymi tworzą niejasność: który certyfikat należy do którego zapasu? Bez daty przyjęcia lub prefiksu specyficznego dla dostawcy w nazwie pliku, dwa certyfikaty są nie do rozróżnienia w wyszukiwaniu folderu.
Certyfikaty w Obcych Językach. Europejskie i azjatyckie stalownie produkują certyfikaty MTC w ich lokalnych językach — niemieckim, francuskim, hiszpańskim, chińskim, japońskim. Pracownik przyjęcia mówiący po angielsku nie może weryfikować zawartości certyfikatu w języku niemieckim z żadną pewnością. Typowa odpowiedź to sklasyfikowanie go takim, jakim jest, i nadzieja, że odpowiednie pola znajdują się we właściwych miejscach. Jeśli układ pola różni się od krajowego certyfikatu, dane są błędnie przechwytywane lub całkowicie tracone.
Zaległości w Okresach Szczytowych. Gdy wielkość przyjęcia rośnie — podczas budowy zapasu koniec kwartału, po rozwiązaniu zakłócenia w łańcuchu dostaw lub podczas sezonowego szczytu popytu — przyjęcie certyfikatów zaległo. Certyfikaty gromadzą się w skrzynce odbiorczej. Materiał jest przyjmowany do zapasu przed zarejestrowaniem jego certyfikatu. Gdy zamówienie jest wysyłane, certyfikat nie znajduje się w systemie, ponieważ przyjęcie nie nadąża.
Jak Wygląda Przyjęcie Strukturalne
Strukturalne przyjęcie certyfikatów zastępuje plik i zapomnij przechwytywaniem danych i zarządzaniem wyjątkami. Proces ma trzy komponenty:
Wyodrębnianie Pól Wymaganych. Dla każdego otrzymanego certyfikatu określone pola są przechwytywane w ustrukturyzowanym rekordzie: numer partii, dostawca, gatunek, wartości chemiczne, wyniki testów mechanicznych, wymagania uzupełniające i data certyfikatu. To wyodrębnianie można wykonać ręcznie za pomocą formularza, lub częściowo zautomatyzować przy użyciu analizy certyfikatu opartej na OCR dla znajomych formatów stalowni.
Automatyczne Dopasowanie do Zamówienia. Wyodrębniony numer partii i gatunek są porównywane z otwartym zamówieniem zakupu dla odpowiadającego przyjęcia. Jeśli dane certyfikatu pasują do zamówienia, przyjęcie jest potwierdzone. Jeśli nie pasuje — niezgodność gatunku, partia nie znaleziona na otwartych zamówieniach, chemia poza określonym zakresem — certyfikat trafia do kolejki wyjątków do ręcznego przeglądu.
Kolejka Wyjątków dla Anomalii. Certyfikaty w obcych językach, dane częściowe, nieczytelne skany i niezgodności danych są kierowane do określonej kolejki wyjątków z etapem przeglądu przed potwierdzeniem przyjęcia. Kolejka wyjątków uwidacznia problemy i wymaga rozwiązania przed wprowadzeniem materiału do zapasu.
Przypadek ROI dla Dystrybutorów w Dużej Ilości
Obliczenie ROI dla przyjęcia strukturalnego jest proste w dużej ilości. Koszt przyjęcia ręcznego przy 200 certyfikatach tygodniowo: 600-1000 minut tygodniowo, lub około 0,35-0,5 FTE. Strukturalne przyjęcie z częściową automatyzacją zmniejsza ręczny czas obsługi do 1-2 minut na certyfikat dla dokumentów bezpośrednich — około 200-400 minut tygodniowo, z wyjątkami dodającymi dodatkowy czas.
Zysk wydajności jest znaczący. Ale większy zwrot polega na eliminacji błędów. Każdy błędnie sklasyfikowany certyfikat powodujący wstrzymanie wysyłki kosztuje około 1-3 godzin badań i komunikacji z klientami. Każdy błędny certyfikat załączony do wysyłki wykryty przy odbiorze klienta kosztuje więcej. Każde odrzucenie luki certyfikatu kosztuje jeszcze więcej.
Przy 200 certyfikatach tygodniowo zmniejszenie wskaźnika błędów z 1% do 0,1% zapobiega około 90 problematycznym certyfikatom rocznie. Koszt poniżej tych zapobiegniętych błędów — w pracy, kosztach przyspieszenia i zarządzaniu relacjami z klientami — zazwyczaj przekracza koszt wdrożenia przyjęcia strukturalnego o znaczną marżę.