Przedstawiciel sprzedaży potwierdza zamówienie zapasów, drukuje dokumenty wysyłkowe i udaje się do magazynu. Zanim ciężarówka odjadzie, ktoś musi znaleźć certyfikat dla określonej partii wysyłanej. Reprezentant spędza 20 minut na wyszukiwaniu na dysku współdzielonym. Nie znajduje. Dzwoni do biura sprzedaży wewnętrznej. Sprzedaż wewnętrzna sprawdza archiwum e-maili. Kolejne 15 minut. W końcu ktoś to znajduje - lub wysyłają i wysyłają certyfikat e-mailem później, mając nadzieję, że klient nie pyta, zanim dostawa dotrze do kontroli przybycia.
To zdarza się dziesiątki razy dziennie u większości dystrybutorów stali. Nikt nie śledzi czasu. Nikt nie klasyfikuje tego jako stratę. Proces zawsze był taki, więc jest traktowany jako normalny.
To nie jest normalne. To naprawialne Problem operacyjny, które większość dystrybutorów po prostu przestała widać.
Dlaczego Dystrybutorzy Normalizują To
Certyfikat jest dokumentem wspierającym w większości przepływów pracy dystrybutorów. Transakcja podstawowa - potwierdzenie zapasów, przetwarzanie zamówienia, planowanie dostawy - jest dobrze zarządzana. Certyfikat to późna myśl, która jakoś się rozwiązuje przed wysyłką.
Ponieważ zostaje rozwiązana - w większości przypadków - nie rejestruje się jako awaria systemowa. 20-minutowe łowiectwo certyfikatów we wtorek nie jest połączone z 45-minutowym łowiectwem w piątek w niczyim umyśle. Każdy z nich to jednorazowa niedogodność. Zagregowane na całym dziale stanowią znaczący i konsekwentny koszt.
Inny powód jego utrzymania: ludzie zajmujący się łowiectwo certyfikatów to nie ludzie ustalający priorytety operacyjne. Przedstawiciel sprzedaży lub koordynator sprzedaży wewnętrznej spędza czas, ponieważ jego pracą jest zamówienie. Rozwiązują to sytuacyjnie. Nie eskalują tego jako problem procesu, ponieważ nie jest ich rolą przeprojektowanie procesu.
Jaki Jest Rzeczywisty Koszt
Matematyka jest prosta. W oddziale przetwarzającym 15-20 zamówień dziennie z wymaganiami certyfikatu załóż średnio 3 godziny dziennie na całym zespole pracę związaną z certyfikatem - łowiectwo, żądania od dostawców, śledzenie brakujących certyfikatów, montaż pakietów dla zamówień multi-partii.
3 godziny/dzień × 40 USD/godzina × 250 dni roboczych = 30 000 USD/rok na oddział w robocizną pobierania certyfikatów.
Dla dystrybutorów z wieloma oddziałami pomnóż odpowiednio. Cztery oddziały to 120 000 USD rocznie - pozycja budżetowa wystarczająca do sfinansowania dedykowanego rozwiązania oprogramowania wiele razy.
Ta liczba nie obejmuje kosztów wysyłek wstrzymanych, ponieważ nie udało się zlokalizować certyfikatu przed wysyłką, certyfikatów zakupu spot, które nigdy nie zostały odebrane i odkryte dopiero podczas wysyłki, lub uszkodzenia relacji z klientem z powodu opóźnionej dostawy certyfikatu.
Trzy Punkty Awaryjne Pobierania Certyfikatów dla Dystrybutorów
Certyfikaty złożone przy przyjęciu po dacie, a nie po numerze partii. To jest strukturalna przyczyna większości łowiectwa certyfikatów. Gdy certyfikaty przychodzą z młyna lub brokera i są zapisywane po dacie lub nazwie dostawcy, ścieżka pobierania w momencie zamówienia - gdy operator zna numer partii na karcie pobrania - nie łączy się ze ścieżką archiwalną. Każde wyszukiwanie wymaga odniesienia krzyżowego, które ktoś wykonuje ręcznie.
Zapasy w wielu lokalizacjach, certyfikat w jednej lokalizacji. Materiał zamówiony do Magazynu A zostaje przeniesiony do Magazynu B po ponownym zrównoważeniu zapasów. Certyfikat pozostał w Magazynie A - lub bardziej, w folderze dysku współdzielonego oznaczonym procesem odbioru Magazynu A. Zespół wysyłki z Magazynu B nie może uzyskać do niego dostępu bez wiedzy, gdzie szukać lub do kogo zadzwonić.
Certyfikaty zakupu spot, które nigdy nie były żądane. Gdy dystrybutor realizuje zamówienie klienta z zakupu spot - zakup spoza zapasów od innego centrum serwisowego lub brokera - certyfikat dla tego materiału może nigdy nie być żądany jako część transakcji. Praktyki certyfikacji dostawców zakupu spot różnią się. Niektórzy automatycznie dołączają certyfikaty; inni wysyłają je tylko na żądanie. Dystrybutor odkrywa lukę, gdy klient pyta.
Co Zaczynają Wymagać Klienci
Próg akceptowalnej dostawy certyfikatu rośnie. Klienci łańcucha dostaw lotniczego, obronnego i motoryzacyjnego coraz bardziej wymagają cyfrowej dostawy certyfikatu przed potwierdzeniem wysyłki - nie "certyfikat do podążania". Niektórzy wymagają dostępności certyfikatu w tym samym systemie co potwierdzenie zamówienia, aby ich zespół kontroli przychodzące mógł rozpocząć przegląd przed przybyciem ciężarówki.
Dla dystrybutorów obsługujących te rynki, nieformalne podejście "wysyłaj i wyślij certyfikat później" nie jest już wykonalne. Staje się warunkiem prowadzenia działalności z klientami, którzy mają największe znaczenie dla przychodów.
Jak Wygląda Rozwiązanie
Zmiana operacyjna polegająca na tym, aby dostępność certyfikatu była częścią przepływu pracy potwierdzenia zamówienia, a nie późną myślą przed wysyłką.
Gdy partia zostaje przyjęta do zapasów, certyfikat jest indeksowany według numeru partii - natychmiast, jako część odbioru. Gdy ta partia jest przydzielona do zamówienia, certyfikat jest dostępny z rekordu zamówienia. Gdy zespół wysyłki wyciąga kartę pobrania, certyfikat jest dostępny bez oddzielnego wyszukiwania.
Wymaga to jednej zmiany strukturalnej: pobieranie certyfikatu indeksowane według numeru partii przy przyjęciu, dostępne z dowolnej lokalizacji lub systemu posiadającego widoczność zapasów. Technologia wspierająca to jest prosta. Dyscyplinę procesu, aby konsekwentnie ją stosować, jest najtrudniejszym fragmentem - i to jest decyzja zarządcza, a nie zakup oprogramowania.
Co Czytać Dalej
- When Your Mill Cert System Costs You More Than the Steel
- What Best-in-Class Service Centers Do Differently With Incoming Certs — It's Not What You'd Expect
- 6 Hours Per Shift Matching MTCs to Heat Numbers — This Is the Job Nobody Hired For