Zakupy spot istnieją, ponieważ normalny łańcuch dostaw ma luki. Klient potrzebuje materiału szybciej niż standardowy czas dostawy. Twoja preferowana huta jest niedostępna. Konkurent oferuje materiał w cenie, która sprawia, że odsprzedaż jest atrakcyjna. Kupujesz od maklera, składu nadwyżek lub nieznanego dystrybutora, aby wypełnić lukę.
W pośpiechu zakupu spot wymagania certyfikacji są często pomijane. Rozmowa dotyczy ceny, dostępności i daty dostawy — nie dokumentacji. Materiał przychodzi, jest przyjmowany do magazynu i wszyscy idą dalej.
Osiem miesięcy później klient, który kupił materiał z tej partii, składa reklamację jakości swojemu klientowi. Audyt jakości wymaga śledzenia do oryginalnego MTC. Dzwonią do ciebie. Dzwonisz do sprzedawcy spot. Sprzedawca spot mówi, że certyfikat nie został uwzględniony w transakcji. Oryginalna huta jest zagranicznym producentem i nie odpowiada na wnioski o ponowne wydanie. Certyfikat nie istnieje w żadnej dostępnej formie.
Jesteś teraz właścicielem luki w śledzeniu materiału. Materiał znajduje się w produkcie twojego klienta. Produkt może już być w użytkowaniu. Nie masz dokumentacji wspierającej właściwości materiału.
Dlaczego Zakupy Spot Tworzą Odpowiedzialność Certyfikatu
Zakupy spot ze źródeł niestandardowych niosą podwyższone ryzyko certyfikatu z trzech powodów:
Sprzedawca może nie być autorem certyfikatu. Maklerzy i dystrybutorzy nadwyżek często kupują materiał bez pełnej dokumentacji. Pozyskują jakikolwiek certyfikat, który został dołączony do materiału — czasami pełny MTC, czasami raport badań częściowy, czasami nic. Stan dokumentacji certyfikatu często nie jest dokładnie reprezentowany w sprzedaży, ponieważ sprzedawca nie uważa to za główny problem.
Certyfikaty hut zagranicznych są trudniejsze do ponownego wydania. Duża krajowa huta prowadzi rejestry certyfikatów i będzie ponownie wydawać na żądanie. Mniejsze huty zagraniczne, szczególnie dla produktów towarowych, mogą nie mieć dostępnych archiwów certyfikatów. Certyfikat, który nie został przechwycony w momencie zakupu, może być trwale niedostępny.
Pośpiech omija normalne procesy zatwierdzania. W standardowym zakupie lista kontrolna zakupów zawiera wymagania certyfikatu. W zakupie spot łańcuch zatwierdzenia jest skompresowany. Kierownik kupującego mówi "po prostu zdobądź materiał", a normalne elementy listy kontrolnej są pomijane.
Co Się Dzieje Gdy Brakuje Certyfikatu
Sekwencja toczy się etapami, każdy bardziej poważny niż poprzedni.
Etap 1: Żądanie klienta. Klient żąda MTC dla określonej partii. Przeszukujesz swoje pliki. Certyfikat tam nie jest. Kontaktujesz się z dostawcą. Dostawca go nie ma. Wyjaśniasz to klientowi.
Etap 2: Eskalacja klienta. Klient eskaluje w swoim systemie jakości. Brakujący MTC staje się udokumentowaną niezgodnością wobec twojej firmy. W zależności od klienta może to skutkować formalnym żądaniem działań naprawczych, obniżeniem oceny zatwierdzonego dostawcy lub usunięciem z listy zatwierdzonych dostawców.
Etap 3: Stan materiału. Jeśli materiał został już włączony do produktu, klient stoi przed decyzją: poddać produkt kwarantannie w oczekiwaniu na decyzję o materiale, całkowicie odrzucić partię, lub użyć w stanie nieprawidłowym z udokumentowaną akceptacją ryzyka. Wszystkie trzy opcje mają koszty, a twoja firma ponosi za nie odpowiedzialność całkowicie lub częściowo.
Etap 4: Odpowiedzialność w dół potoku. W branżach regulowanych — zbiorniki ciśnieniowe, konstrukcje lotnicze, komponenty jądrowe — luka w śledzeniu w łańcuchu certyfikatów materiału może spowodować wstrzymanie produktu, powiadomienie regulacyjne, lub w poważnych przypadkach, wycofanie produktu. Ekspozycja finansowa z jednej luki certyfikatu może znacznie przekraczać wartość zakupu spot, który ją stworzył.
Budowanie Polityki Bez Certyfikatu-Bez Przyjęcia, Która Utrzymuje się
Polityka jest prosta: żaden materiał nie jest przyjmowany do magazynu bez towarzyszącego MTC. Brak wyjątków dla zakupów spot. Brak wyjątków dla zamówień pilnych. Brak wyjątków dla znanych dostawców.
Aby polityka utrzymała się pod presją zakupu spot, wymagane są dwie rzeczy:
Uczyń politykę widoczną przy zakupie, a nie przy przyjęciu. Wymóg certyfikatu musi być częścią zamówienia zakupu, a nie kontrolą na molu. Każdy PO — w tym awaryjne zakupy spot — powinien zawierać linię określającą wymagania MTC. To zmienia rozmowę: "Wyślę ci PO, certyfikat wymagany przy dostawie" zamiast mieć nadzieję, że certyfikat dotrze.
Udziel zespołowi przyjęcia uprawnień do odrzucenia materiału niecertyfikowanego. Zespół przyjęcia musi mieć wyraźne uprawnienia do wstrzymania lub zwrotu materiału, który przybywa bez wymaganej dokumentacji. Bez tego uprawnienia, przyjęcie zaakceptuje materiał, ponieważ ktoś im powiedział, że zamówienie było pilne, a luka certyfikatu zostanie odkryta tylko później.
Zespół zakupów będzie opierać się tej polityce pod presją dostawy. Odpowiedzią jest scenariusz opisany powyżej: koszt luki certyfikatu odkrytej po przetworzeniu lub po dostawie jest wielokrotnością kosztu dwudniowego opóźnienia, aby poprawnie udokumentować.
Obsługa Istniejącego Niecertyfikowanego Zapasu
Jeśli twój zakład ma już materiał w magazynie bez certyfikatów — z wcześniejszych zakupów spot lub niekompletnej dokumentacji historycznej — podejście zależy od przeznaczenia materiału.
Dla materiału, który będzie sprzedawany tylko klientom bez wymagań certyfikatu, ryzyko jest ograniczone. Dokumentuj ograniczenie w rekordzie zapasów: "brak dostępnego MTC, sprzedaj tylko do kont bez wymagania certyfikatu."
Dla materiału, który może być sprzedany klientom wymagającym certyfikat, dwie opcje: uzyskaj alternatywny MTC od oryginalnej huty, jeśli to możliwe, lub fizycznie przetestuj materiał w akredytowanym laboratorium i dokumentuj wyniki testów. Testy fizyczne są drogie, ale tworzą udokumentowany zapis właściwości.
Materiał bez dokumentacji i bez drogi do dokumentacji powinien być oznaczony jako ograniczony i nienallocowany do klientów, których systemy jakości wymagają śledzenia.
Polityka Bez Certyfikatu-Bez Przyjęcia zapobiega wzrostowi problemu. Zarządzanie istniejącymi lukami wymaga triażu. Im wcześniej nastąpi triażu, tym mniej opcji wyczerpiesz.