Producent rur dodał linię do standardowego tekstu zamówienia dwa lata temu: „Wymagany materiał certyfikowany. Certyfikaty badań młyna muszą towarzyszyć wszystkim wysyłkom." Dyrektorka ds. jakości zatwierdziła to. Kierownik zakupów poczuł, że luka w jakości została przesunięta.
Dwanaście miesięcy później przegląd pliku certyfikacji ukończonego projektu ujawnił trzy problemy: dwa MTC dotyczyły nieprawidłowych numerów partii (zostały wyodrębnione z innego zamówienia), jeden certyfikat był tak zdegradowaną kopią, że było go niemożliwe przeczytać, a cztery certyfikaty w ogóle nie dotarły wraz z wysyłką — były wysłane pocztą elektroniczną trzy tygodnie po tym, jak materiał był już w warsztacie.
Klauzula była w zamówieniu. Certyfikaty dotarły. Luka w jakości nie została przesunięta.
Co Naprawdę Tworzy „MTC Wymagane"
Klauzula „wymagany materiał certyfikowany" w standardowym tekście zamówienia tworzy zobowiązanie umowne dostawcy do dostarczenia certyfikatu badań młyna. Nie określa, co certyfikat musi zawierać. Nie określa, kiedy certyfikat musi być otrzymany w stosunku do wysyłki. Nie określa, w jakim formacie musi być certyfikat. Nie określa, co się stanie, jeśli certyfikat nie spełni wymagań. Nie tworzy bramy przy odbiorze, która zatrzymuje materiał przed wejściem do warsztatu, jeśli certyfikat jest nieobecny lub niewystarczający.
Klauzula tworzy dokumenty. Dostawca wysyła PDF, oznacza wymóg certyfikatu jako spełniony i idzie dalej. Czy certyfikat jest prawidłowy, kompletny i możliwy do prześledzenia do faktycznie wysłanego materiału nie jest rozpatrywane w klauzuli — ponieważ klauzula nie definiuje, co oznacza „prawidłowy, kompletny i możliwy do prześledzenia" w kategoriach operacyjnych.
To jest przepaść między klauzulą jakości a bramą jakości.
Pisanie Możliwych do Egzekwowania Wymagań MTC w Zamówieniach
Możliwa do egzekwowania klauzula MTC określa pięć rzeczy: wymagane pola, czas, format, wymagania dotyczące możliwości śledzenia i prawa do odmowy.
Wymagane pola. Wylistuj konkretne elementy danych, które MTC musi zawierać. Co najmniej dla materiałów konstrukcyjnych lub zawierających ciśnienie:
- Nazwa i lokalizacja młyna
- Numer partii/talizmu (unikalny identyfikator możliwy do prześledzenia do talizmu)
- Specyfikacja produktu i gatunek (dokładne dopasowanie do pozycji zamówienia)
- Analiza chemiczna partii ze wszystkimi wymaganymi elementami zgłoszonymi
- Wyniki badań mechanicznych (granica plastyczności, rozciąganie, wydłużenie; dane udarowe, jeśli wymagane)
- Stan obróbki cieplnej, jeśli ma zastosowanie do specyfikacji
- Wyniki dodatkowych wymagań, jeśli zostały wywołane w zamówieniu
- Podpis autoryzowanego przedstawiciela młyna i oświadczenie certyfikacyjne
- Odniesienie do stosownej specyfikacji produktu ASTM/ASME
Dla organizacji posiadających system zarządzania jakością lista wymaganych pól może odwoływać się do dokumentu SGJ: „MTC musi zawierać wszystkie pola wymagane przez [Procedurę QP-12-01 Rev. C]." To utrzymuje standardowy tekst zamówienia w zwięźle, jednocześnie włączając pełną listę pól przez odwołanie.
Czas. Określ, kiedy MTC musi być otrzymany w stosunku do wysyłki. Dla operacji, które zatrzymują przyjęcie przychodzące w stosunku do dostępności certyfikatu, „MTC musi być otrzymany przed lub w momencie dostawy" jest standardem. Dla materiałów o długich cyklach produkcji „MTC musi być otrzymany i zatwierdzony przed zwolnieniem materiału do produkcji" jest bardziej precyzyjne. Unikaj „MTC muszą towarzyszyć wysyłkom", jeśli akceptujesz dostawę elektroniczną — fizyczne towarzyszenie i elektroniczna transmisja przed wysyłką są różne, a klauzula powinna odpowiadać Twojemu rzeczywistemu procesowi odbioru.
Format. „Czytelna kopia" to rozsądne wymaganie minimalne. Dla operacji natywnie cyfrowych: „MTC musi być dostarczany jako PDF czytelny maszynowo (a nie skan wydrukowanej kopii, jeśli to możliwe)." Dla operacji z oprogramowaniem do weryfikacji MTC możesz wymagać określonych formatów obsługujących automatyczne przetwarzanie. Wymóg formatu jest możliwy do egzekwowania — jeśli dostawca konsekwentnie dostarcza nieczytelne kopie, klauzula formatowania daje Ci podstawę do podjęcia działań naprawczych wobec dostawcy.
Wymagania dotyczące możliwości śledzenia. Numer partii na MTC musi odpowiadać numerowi partii na etykietach paczki, liście opakowania i fizycznych oznaczeniach materiału. Wyraźnie określ: „Numer partii na MTC musi odpowiadać numerowi partii oznaczonemu na materiale i wskazanemu na liście opakowania. Dostawca jest odpowiedzialny za zapewnienie śledzenia od MTC do materiału fizycznego." To rozwiązuje powszechny sposób awarii, w którym certyfikaty zostają oddzielone od odpowiadającego im materiału podczas obsługi magazynu lub wysyłki.
Prawa do odmowy. Klauzula musi stwierdzać, co możesz zrobić, jeśli MTC nie spełnia wymagań: „Nabywca zastrzega sobie prawo do odrzucenia materiału, dla którego nie dostarczono MTC, dla którego MTC jest nieczytelny, dla którego MTC nie odpowiada zamawiętej specyfikacji i gatunkowi, lub dla którego brakuje wymaganych pól danych lub są one poza specyfikacją. Dostawca jest odpowiedzialny za materiał zastępczy i koszty z tym związane." Bez wyraźnego prawa do odmowy i klauzuli odpowiedzialności za koszty dostawca może argumentować, że wadliwy certyfikat jest drobnym naruszeniem umowy, które nie uzasadnia zwrotu materiału.
Przekształcenie Klauzuli w Rzeczywistą Bramę
Klauzula zamówienia jest niezbędna, ale niewystarczająca. Brama przy odbiorze czyni ją efektywną.
Brama ma jedną regułę: materiał nie opuszcza obszaru odbioru, dopóki MTC nie jest w pliku, nie został zweryfikowany jako czytelny i kompletny, a numer partii na certyfikacie nie został potwierdzony w stosunku do materiału fizycznego. Każdy certyfikat, który nie przejdzie weryfikacji czytelności, kompletności lub śledzenia, tworzy zatrzymanie materiału, a nie notatkę w pliku.
W praktyce oznacza to listę kontrolną odbioru obejmującą: certyfikat obecny (tak/nie), certyfikat czytelny (tak/nie), numer partii na certyfikacie odpowiada oznaczeniu fizycznemu (tak/nie), specyfikacja i gatunek na certyfikacie odpowiadają zamówieniu (tak/nie). Jeśli jakakolwiek odpowiedź to „nie," inspektor odbioru stosuje tag zatrzymania i powiadamia dział jakości. Dostawca jest kontaktowany w celu naprawy, zanim materiał postąpi dalej.
Kombinacja możliwej do egzekwowania klauzuli zamówienia i strukturyzowanej bramy odbioru oznacza, że za każdym razem, gdy dostawca wyśle zdegradowaną kopię lub certyfikat dla niewłaściwego numeru partii, w pliku znajduje się udokumentowana działanie naprawcze. Po raz drugi, jest SCAR. Po raz trzeci, jest rozmowa o kwalifikacji.
Klauzula standardowego tekstu bez bramy nic nie łapie. Brama bez klauzuli nie daje Ci stanowiska umownego. Oba są niezbędne.