Dlaczego Dystrybutorzy Stali Potrzebują Cyfrowego Zarządzania Certyfikatami

Zamówienie zakupu przybywa we wtorek po południu. Piętnaście pozycji, mieszane gatunki, trzy różne partie. Na dole, w polu instrukcji specjalnych, klient wpisał to, co zawsze wpisują twoje konta lotnicze: Certyfikaty wymagane przed dostawą. Bez wyjątków.

Masz dwanaście z piętnastu certyfikatów na dysku wspólnym - gdzieś tam. Pozostałe trzy obejmują materiał z partii, którą podzieliłeś cztery miesiące temu między dwa mniejsze zamówienia. Oryginalny certyfikat został złożony pod numerem pierwszego zamówienia zakupu. To zamówienie jest zamknięte. Osoba, która się nim zajmowała, nie jest już w twojej drużynie. Certyfikat istnieje. Po prostu nie możesz go znaleźć przed wyjazdem ciężarówki o 6 rano.

To nie jest przypadek skrajny. Dla dystrybutorów stali to wtorek.

Dlaczego Dystrybutorzy Mają Najtrudniejszy Problem z Certyfikatami w Branży

Dystrybutorzy stali stają przed najbardziej złożonym problemem zarządzania certyfikatami w łańcuchu dostaw, ponieważ otrzymują materiał od wielu młynów, przechowują go podle numeru zamówienia zakupu zamiast numeru partii, a następnie muszą odbudować pakiety certyfikatów dla każdego zamówienia klienta - co nigdy nie odpowiada temu, jak certyfikaty zostały zarchiwizowane.

Młyny wysyłają materiał z certyfikatem załączonym do zamówienia zakupu. Ten certyfikat obejmuje partię, chemię, właściwości mechaniczne - wszystko, co ostateczny klient potrzebuje, aby sprawdzić, czy materiał spełnia specyfikacje. Problem polega na tym, że sposób, w jaki dystrybutorzy odbierają i przechowują te certyfikaty, ma prawie żaden związek z tym, jak muszą je później wyszukiwać.

Gdy certyfikat przybywa z młyna, jest zapisywany. Być może ląduje w skrzynce odbiorczej poczty elektronicznej i jest przeciągany do folderu. Być może jest przesyłany na dysk wspólny w folderze o nazwie numeru zamówienia zakupu młyna. Być może jest drukowany w fizycznej szafce na dokumenty, którą ktoś zorganizował po dacie otrzymania zamiast numeru partii. Metoda różni się w zależności od osoby i tego, jak zajęty był ten tydzień.

Sześć miesięcy później, gdy zamówienie klienta potrzebuje tego certyfikatu, ścieżka wyszukiwania jest całkowicie inna. Klientowi nie zależy twój numer zamówienia zakupu młyna. Zależy mu na partii, gatunku, specyfikacji. Twój zespół wsparcia sprzedaży musi teraz dokonać inżynierii wstecznej z bieżącej dostawy do oryginalnego zakupu - co oznacza odsyłacze między rejestrami odboru, etykietami inwentarza i wątkami poczty elektronicznej, w dowolnej kombinacji, która doprowadzi je do właściwego pliku.

U dystrybutora przechowującego 50 gatunków od 8 młynów takie wyszukiwanie zajmuje od 20 minut do całego popołudnia. Pomnóż to przez liczbę dostaw dnia - a zrozumiesz, dlaczego zarządzanie certyfikatami po cichu zużywa więcej pracy administracyjnej niż prawie każda inna funkcja back-office.

Problem Częściowej Partii, o Którym Nikt Nie Mówi

Scenariusz opisany powyżej zakłada, że kupiłeś materiał w jednym zamówieniu i sprzedałeś go w jednym zamówieniu. To prosty przypadek. Dystrybutorzy prawie nigdy nie pracują w ten sposób.

Z młyna przybywa partia 200 sztuk. Sprzedajesz 60 sztuk Klientowi A w marcu. Sprzedajesz 80 sztuk Klientowi B w czerwcu. Pozostałe 60 sztuk trafia do Klienta C we wrześniu. Jeden certyfikat partii. Trzy oddzielne zdarzenia dostawy. Trzy oddzielne pakiety certyfikatów klientów.

Pierwsza dostawa jest łatwa - certyfikat jest świeży, rejestr odboru jest najnowszy, połączenie między partią a inwentarzem jest oczywiste. Do trzeciej dostawy to połączenie się rozpadło. System inwentarza pokazuje 60 sztuk określonego gatunku i rozmiaru. Oryginalny numer partii może lub nie może pojawić się na etykiecie magazynu, w zależności od tego, czy ktoś go utrzymał przez dwa cykle pobrania. Certyfikat jest zarchiwizowany pod zamkniętym zamówieniem zakupu sprzed sześciu miesięcy.

Większość dystrybutorów łata to wiedzą plemienną. Ktoś z zespołu pamięta, że ostatnia partia tego gatunku przybyła w określonym dniu odboru i wie, który folder sprawdzić. Ta osoba to twój punkt pojedynczego awarii. Kiedy odchodzi, lub kiedy jest na urlopie, lub kiedy pytanie przychodzi o 17:45, proces wyszukiwania certyfikatów się rozpada.

Problem częściowej partii to nie problem archiwizacji. To problem modelu danych. Certyfikaty są powiązane z zamówieniami zakupu, gdy powinny być powiązane z partiami - a partie powinny pozostać możliwe do śledzenia przez każdy podział, każdą dostawę i każdą transakcję klienta, która dotyka tego oryginalnego materiału.

Klienci Lotniczy i Obronny Nie Mają Tolerancji

Każda branża ma wymogi dotyczące jakości. Lotnictwo i obrona, działające w ramach AS9100 Rev D, wymagań akredytacji NADCAP lub klauzul śledzenia materiałów DFARS, różnią się stopniem i konsekwencjami.

Dostawca samochodowy Tier 1 może oznakować brakujący certyfikat i poprosić cię o jego wysłanie w ciągu 24 godzin. Klient lotniczy odrzuci przesyłkę. Nie zaakceptują dostawy bez pełnego pakietu certyfikatów, ponieważ ich system jakości na to nie pozwoli. Materiał wraca na twoją ciężarówkę. Płacisz opłatę za przesyłkę zwrotną. Wypełniają wniosek o działania korekcyjne dostawcy. Jeśli to się zdarzy dwa razy w roku, zostaniesz usunięty z listy zatwierdonych dostawców.

Ci klienci również przeprowadzają audyty. Nie tylko audyty produktów - audytują twoje systemy. Roczny audyt jakości dostawcy w dystrybutora lotniczego obejmuje przegląd sposobu, w jaki przechowujesz, pobierasz i kontrolujesz certyfikaty młyna. Audytor, który prosi cię o zobaczenie certyfikatu dostawy dokonanej czternaście miesięcy temu i widzi, jak twój zespół spędza czterdzieści pięć minut na wyszukiwaniu w folderach poczty elektronicznej, zapisuje tę obserwację w swoim raporcie. Ta obserwacja staje się ustaleniem. To ustalenie wyzwala plan działań korekcyjnych, który cię kosztuje czas i wiarygodność.

Standard, który ci klienci oczekują, to nie biurokracja sama w sobie. To dowód, że możesz niezawodnie potwierdzić, że materiał, który im sprzedałeś, to to, co mówi certyfikat, i że możesz to udowodnić na żądanie. Dysk wspólny pełny plików PDF nazwanych numerem zamówienia zakupu młyna nie spełnia tego standardu, niezależnie od tego, jak długo prowadzisz działalność.

Co Cyfrowe Zarządzanie MTC Naprawdę Zmienia

Zmiana operacyjna, którą tworzy cyfrowe zarządzanie certyfikatami, to nie szybsze skanowanie dokumentów. To zmiana struktury danych, która rządzi sposobem przechowywania i wyszukiwania certyfikatów.

W systemie indeksowanym numerem partii, każdy certyfikat przychodzący z młyna jest oznaczony numerem partii przy przybyciu - a nie numerem zamówienia zakupu, nie datą odboru, nie nazwą młyna. Numer partii staje się kluczem głównym. Każda transakcja inwentarzowa, która dotyczy materiału z tej partii - czy to sprzedaż, transfer, ponowne cięcie lub częściowy odbiór - utrzymuje swoje połączenie z oryginalnym rekordem partii.

Kiedy twój zespół buduje pakiet certyfikatów dla dostawy, nie wyszukują. Wybierają. Zapis dostawy wie, które partie obejmuje. System wyświetla odpowiednie certyfikaty. Dla zamówienia piętnastu pozycji montaż zajmuje minuty zamiast godzin.

Śledzenie częściowej partii zmienia ekonomię podziału materiału. Kiedy 60 sztuk wysyła się do Klienta A, a pozostałe 140 pozostaje w inwentarzu, system nie traci połączenia między tymi 140 sztukami a oryginalnym certyfikatem. Klient B i Klient C otrzymują swoje pakiety certyfikatów z tego samego rekordu indeksowanego, bez konieczności pamiętania przez kogokolwiek, gdzie znajduje się oryginalny dokument.

Certyfikaty zgodności ze znakiem handlowym - twój CoC, na twoim nagłówku, odnoszący się do szczegółów dostawy - są generowane bezpośrednio z danych certyfikatu, a nie z ręcznego szablonu Word, który ktoś wypełnia ręcznie. Chemia i właściwości mechaniczne są wyciągane z przechowywanego certyfikatu młyna. Ilości dostawy, nazwa klienta, mające zastosowanie specyfikacje - wszystko zaludniane automatycznie. Dokument, który wychodzi z ciężarówką, dokładnie reprezentuje to, co jest na ciężarówce, ponieważ jest zbudowany z tych samych danych, które kontrolują to, co zostało pobrane.

Dla dystrybutorów obsługujących klientów lotniczych i obronnych historia audytu całkowicie się zmienia. Gdy audytor prosi cię o zobaczenie certyfikatu dostawy sprzed czternastu miesięcy, odpowiedź to wyszukiwanie po numerze partii i dokument na ekranie w mniej niż trzydzieści sekund. Tak wygląda kontrolowany system zarządzania certyfikatami z zewnątrz. To także to, co cię utrzymuje na listach zatwierdonych dostawców.

Koszt Czekania

Koszt pracy ręcznego zarządzania certyfikatami jest rzeczywisty i mierzalny. Dwie godziny na zamówienie przy 30 dostawach dziennie to 60 godzin tygodniowego czasu administracyjnego, który nie generuje przychodu i nie tworzy wartości dla klienta. To czysty koszt odzysku - czas spędzony na szukaniu rzeczy, które nigdy nie powinny być utrącone.

Koszt relacji jest trudniejszy do oszacowania, dopóki się nie ucieleśni. Klient lotniczy, który odrzuca przesyłkę z powodu brakującego certyfikatu, jest stracony, jeśli to się powtórzy. Wykonawca obronny, który obniża twoją ocenę dostawcy po audycie systemu, nie szybko odwraca tę ocenę. To nie są sytuacje do odzyskania w krótkim terminie, a zdarzają się dystrybutorem z dobrymi ludźmi i dobrymi intencjami, którzy prowadzą zarządzanie certyfikatami na infrastrukturze, która nigdy nie została zaprojektowana dla złożoności operacyjnej nowoczesnej dystrybucji stali.

Cyfrowe zarządzanie certyfikatami nie rozwiązuje wszystkiego. Nie naprawia opóźnień dostawy młyna, substytucji gatunków ani rozbieżności inwentarza. Co naprawia, to konkretny problem polegający na tym, aby wiedzieć z całą pewnością, gdzie jest każdy certyfikat i jaki materiał obejmuje - od momentu, gdy przybywa z młyna, poprzez każdą transakcję, która dotyka tego materiału, aż do osiągnięcia klienta końcowego, który go potrzebuje przed wyjazdem ciężarówki.

To problem do rozwiązania. Wymaga traktowania numerów partii, a nie zamówień zakupu, jako jednostki organizacji certyfikatów. Wymaga utrzymania tego połączenia niezmiennym poprzez częściowe odbiory, ruchy inwentarza i podzielone dostawy w ciągu miesięcy. I wymaga generowania dokumentacji zorientowanej na klienta, która odzwierciedla twoje operacje, a nie PDF przesłany od młyna, którego format zmienia się za każdym razem, gdy aktualizują swój ERP.

Dystrybutorzy, którzy budują tę infrastrukturę, nie spędzają wtorków na wyszukiwaniu w poczcie elektronicznej. Poświęcają ten czas zamówieniom.

Часто Задаваемые Вопросы