Panduan ini menunjukkan bagaimana pusat layanan logam menggunakan TestCert untuk secara efisien memproses penerimaan MTC volume tinggi — unggahan massal, triase berdasarkan status validasi, persetujuan massal sertifikat bersih, dan pengambilan sertifikat apa pun sesuai permintaan untuk pelanggan atau auditor. Tanpa mengejar kertas. Tanpa entri data manual.
Perkiraan waktu: 15 menit untuk memproses batch 10-20 sertifikat dari awal hingga akhir.
Prasyarat
Sebelum Anda mulai, konfirmasikan hal berikut:
- Anda memiliki akun TestCert dengan peran Inspektur atau Manajer Kualitas
- Anda memiliki PDF penerimaan siap (satu file per MTC atau PDF multi-halaman untuk sertifikat bundel)
- Setidaknya satu persetuju dikonfigurasi dalam alur kerja QA organisasi Anda
Langkah 1: Unggah Batch Penerimaan Anda
Letakkan semua pengiriman MTC hari ke dalam satu waktu.
- Dari navigasi kiri, klik Inbound MTCs.
- Klik Upload Certificates (perhatikan jamak — ini adalah titik masuk unggahan massal).
- Pilih semua PDF untuk batch penerimaan ini. Anda dapat:
- Seret folder PDF ke area unggahan.
- Klik Browse dan pilih beberapa file (Ctrl+klik atau Cmd+klik).
- Unggah hingga 50 PDF per batch.
- Klik Start Upload. TestCert antrian semua file untuk ekstraksi AI bersamaan.
- Amati bilah kemajuan batch. Setiap sertifikat bergerak dari Queued → Processing → Ready for Review saat ekstraksi selesai. Untuk 10-20 sertifikat, ini biasanya memakan waktu 2-4 menit total.
Tip: Anda tidak perlu menunggu seluruh batch selesai diproses sebelum mulai meninjau. Sertifikat tersedia untuk ditinjau seiring setiap selesai.
Langkah 2: Kerjakan Antrian Tinjauan Batch — Mulai dengan Merah
Sistem lalu lintas memberi tahu Anda persis di mana fokus terlebih dahulu.
-
Dalam daftar Inbound MTCs, batch Anda muncul dengan lencana status berwarna kode:
- Hijau — Semua field diekstrak dan divalidasi dalam batas standar. Siap untuk disetujui.
- Amber — Satu atau lebih field memerlukan perhatian (misalnya nilai yang sulit dibaca sebagian atau field non-kritis yang tidak dapat dibaca). Ulasan diperlukan sebelum persetujuan.
- Merah — satu atau lebih nilai field berada di luar batas ASTM/ASME/EN untuk kelas ini. Tindakan diperlukan.
-
Mulai dengan Merah. Klik menu turun Filter dan pilih Failed Validation untuk menampilkan semua sertifikat merah terlebih dahulu.
- Untuk setiap sertifikat merah, klik baris untuk membuka tampilan terbagi (PDF di kiri, field yang diekstrak di kanan).
- Periksa apakah kegagalan adalah nilai yang benar-benar di luar spesifikasi atau kesalahan ekstraksi. Jika AI salah membaca digit, perbaiki nilai field secara manual — validasi diperbarui segera.
- Jika sertifikat benar-benar gagal dan Anda berwenang untuk menerimanya pula, klik Override Accept dan masukkan komentar wajib yang menjelaskan dasar teknis.
- Jika sertifikat tidak dapat diterima, klik Reject dan catat alasannya. Pemasok secara otomatis ditandai untuk tindakan lanjutan.
-
Pindah ke Amber. Terapkan filter Needs Attention dan tinjau setiap sertifikat dengan cara yang sama.
- Sebagian besar sertifikat amber terselesaikan dengan cepat — biasanya hanya satu koreksi field yang diperlukan.
-
Sertifikat hijau tidak memerlukan tinjauan level field — validasi sudah lulus. Lanjutkan ke Langkah 3 untuk menyetujuinya secara massal.
Langkah 3: Setujui Sertifikat Hijau Secara Massal
Setujui setiap sertifikat bersih dalam dua klik.
- Hapus filter aktif apa pun sehingga semua sertifikat dalam batch terlihat.
- Klik kotak centang di header tabel untuk Select All. Kemudian batalkan pilihan sertifikat amber atau merah apa pun yang masih memerlukan perhatian individu.
- Klik Bulk Approve di bilah tindakan di atas daftar.
- Kotak dialog konfirmasi menunjukkan jumlah sertifikat yang Anda setujui. Konfirmasi.
- Jika alur kerja Anda memerlukan tingkat persetujuan kedua, sertifikat maju ke antrian persetuju berikutnya. Beritahu mereka atau lanjutkan jika Anda memiliki kedua tingkat otoritas.
- Setelah tingkat persetujuan akhir, klik Bulk Commit to Stock.
- Semua sertifikat yang dipilih ditulis secara bersamaan ke Stock Ledger dengan nomor peleburan, kelas, kimia, dan jumlah mereka.
- Snapshot pemasok ditangkap pada saat komit.
Tip: Untuk pusat layanan dengan tingkat persetujuan tunggal, persetujuan massal dan komit massal dapat dilakukan dalam satu lintasan — seluruh bagian hijau dari batch penerimaan Anda diproses dalam waktu kurang dari satu menit.
Langkah 4: Cari Inventori Anda Menurut Kelas atau Nomor Peleburan
Temukan sertifikat apa pun di buku besar Anda secara instan.
Setelah sertifikat berkomitmen pada stok, mereka dapat dicari sepenuhnya di Stock Ledger.
- Dari navigasi kiri, klik Stock Ledger.
- Gunakan bilah pencarian di atas untuk menanyakan:
- Heat Number — ketik nomor peleburan dengan tepat atau sebagian; TestCert mengembalikan semua sertifikat berkomitmen yang cocok.
- Grade — ketik penunjukan kelas (misalnya A36, 316L, S355J2) untuk melihat semua stok kelas itu.
- Supplier — saring berdasarkan nama pemasok untuk melihat apa yang Anda miliki dari pabrik tertentu.
- Date Range — saring berdasarkan tanggal komit untuk menarik sertifikat yang diterima dalam periode tertentu.
- Klik baris apa pun untuk membuka detail sertifikat lengkap: data yang diekstrak, PDF asli, hasil validasi, nama persetuju, dan stempel waktu komit.
- Gunakan panel Advanced Filter untuk kueri gabungan — misalnya, semua stok A572 Grade 50 yang diterima dalam 30 hari terakhir dengan kandungan karbon di bawah 0,23%.
Langkah 5: Ambil Sertifikat untuk Auditor atau Pelanggan
Hasilkan sertifikat yang tepat dalam beberapa detik, dengan jejak audit lengkap.
Ketika pelanggan menelepon meminta sertifikat mereka, atau auditor tiba meminta dokumentasi ketertelusuran, TestCert memberi Anda dua metode pengambilan:
Opsi A — Tautan Tinjauan Aman (untuk pelanggan dan peninjau eksternal)
- Dari daftar Stock Ledger atau Inbound MTCs, temukan sertifikat.
- Klik baris sertifikat untuk membuka tampilan detail, kemudian klik Share.
- TestCert menghasilkan token tinjauan aman — URL unik dan terbatas waktu hanya untuk sertifikat ini.
- Klik Copy Link dan kirimkan ke pelanggan atau auditor melalui email atau pesan. Mereka membukanya di browser apa pun — tidak perlu login TestCert.
- Acara berbagi dicatat di Audit Trail dengan stempel waktu dan pengenal penerima.
Opsi B — Unduh PDF (untuk catatan fisik atau pengiriman formal)
- Temukan sertifikat menggunakan pencarian di Langkah 4.
- Klik Download PDF. TestCert merender sertifikat MTC pabrik asli bersama dengan ringkasan validasi dan rantai persetujuan yang dilampirkan sebagai halaman sampul.
- Acara unduhan dicatat di Audit Trail.
Opsi C — Ekspor Audit Trail (untuk audit ISO dan inspeksi regulasi)
- Pergi ke Audit Trail di navigasi kiri.
- Saring menurut rentang tanggal, ID sertifikat, atau pengguna untuk menentukan cakupan ekspor.
- Klik Export to CSV atau Export to PDF. Ekspor mencakup setiap edit, keputusan persetujuan, komentar penggantian, dan acara berbagi — sepenuhnya bermatahari dan diatribusikan kepada pengguna.
- Berikan ekspor ke auditor Anda sebagai bukti proses manajemen kualitas Anda.
Langkah Selanjutnya
Anda telah menyelesaikan alur kerja pusat layanan end-to-end. Untuk mendalami setiap tahap:
- Quality Certificate Management — Organisir, beri tag, dan pertahankan sertifikat di seluruh inventaris lengkap Anda, termasuk konfigurasi kebijakan retensi.
- Incoming Material Inspection — Atur aturan validasi level kelas, batas standar khusus, dan kebijakan penerimaan penggantian untuk tim QA Anda.
- Certificate Retention Rules — Konfigurasi jadwal retensi menurut kelas, pelanggan, atau standar untuk mematuhi ISO 9001, AS9100, dan persyaratan kontrak pelanggan.
- Certificate Approval Workflow — Konfigurasi rantai persetujuan multi-level, delegasikan persetuju, dan atur aturan eskalasi untuk periode penerimaan volume tinggi.