Panduan ini membawa Anda melalui alur kerja masuk-ke-keluar lengkap untuk distributor baja - dari saat sertifikat pabrik tiba di kotak masuk Anda hingga saat pembeli Anda menerima sertifikat kesesuaian (COC) melalui tautan aman. Tidak diperlukan pengalaman TestCert sebelumnya.
Perkiraan waktu: 12 menit untuk satu MTC dengan satu tingkat persetujuan.
Prasyarat
Sebelum memulai, konfirmasi hal-hal berikut:
- Anda memiliki akun TestCert dengan peran Pemeriksa atau Manajer Kualitas (hubungi admin organisasi Anda jika tidak yakin)
- Anda memiliki sertifikat PDF pabrik pemasok yang siap (dipindai atau digital)
- Alur kerja QA organisasi Anda dikonfigurasi (setidaknya satu persetujuan ditetapkan)
Langkah 1: Unggah PDF Pabrik
Buka Inbound MTCs dan seret file Anda.
- Dari navigasi kiri, klik Inbound MTCs.
- Klik Upload Certificate di sudut kanan atas.
- Seret PDF Anda ke area unggah, atau klik Browse untuk menemukan di komputer Anda.
- TestCert menerima PDF satu atau beberapa halaman hingga 50 MB.
- Mesin ekstraksi AI mulai memproses segera setelah diunggah.
- Tunggu hingga indikator status berubah dari Processing menjadi Ready for Review - biasanya membutuhkan waktu 15-30 detik.
Langkah 2: Tinjau Data yang Diekstrak
Buka tampilan terpisah dan periksa apa yang diekstrak AI dari sertifikat.
- Klik baris sertifikat untuk membuka tampilan terpisah: PDF asli muncul di sebelah kiri dan bidang yang diekstrak muncul di sebelah kanan.
- Tinjau panel data yang diekstrak di sebelah kanan:
- Bidang hijau lulus validasi terhadap standar ASTM/ASME/EN yang berlaku.
- Bidang merah gagal validasi - nilai yang diekstrak melebihi batas yang diizinkan untuk properti tersebut (misalnya, kandungan karbon melebihi maksimum kelas).
- Bidang amber memerlukan perhatian Anda tetapi tidak memicu kegagalan parah (misalnya, bidang non-kritis yang tidak dapat dibaca dengan jelas).
- Untuk setiap bidang merah, bandingkan nilai panel kanan dengan PDF di sebelah kiri untuk memastikan ekstraksi benar.
- Jika nilai diekstrak dengan tidak benar, klik bidang dan ketikkan nilai yang benar. TestCert memvalidasi ulang secara instan.
- Jika nilai benar dan material benar-benar gagal, Anda memiliki dua opsi: tolak sertifikat atau lanjutkan ke Override Accept di langkah berikutnya.
- Verifikasi bahwa bidang Heat Number, Grade, dan Supplier cocok dengan materi fisik yang diterima.
Langkah 3: Kirim untuk Persetujuan QA
Kirim sertifikat naik rantai persetujuan.
- Setelah meninjau semua bidang, klik Submit for Approval di bagian bawah panel kanan.
- Jika bidang merah tetap ada dan Anda berniat menerimanya atas dasar pertimbangan teknik, Anda akan diminta untuk memasukkan komentar override wajib yang menjelaskan dasar penerimaan. Masukkan alasan yang jelas dan faktual (misalnya, "Pengecualian teknik pelanggan #EW-2024-047 dalam file").
- Status sertifikat berubah menjadi Pending Approval dan persetuju QA yang ditugaskan menerima pemberitahuan dalam aplikasi.
- Jika Anda adalah persetuju, lanjutkan ke Langkah 4. Jika tidak, tunggu tindakan persetuju.
Langkah 4: Setujui dan Komitmen ke Stok
Persetuju meninjau dan berkomitmen pada materi.
- Sebagai persetuju, buka sertifikat dari Approval Queue di navigasi kiri.
- Tinjau bidang yang diekstrak, komentar override (jika ada), dan PDF asli.
- Klik Approve untuk menerima sertifikat.
- Jika organisasi Anda menggunakan persetujuan dua atau tiga tingkat, sertifikat maju secara otomatis ke persetuju berikutnya. Ulangi langkah ini untuk setiap tingkat.
- Setelah persetujuan akhir, klik Commit to Stock.
- Tindakan ini tidak dapat diubah dan menuliskan nomor peleburan, kelas, kuantitas, dan komposisi kimia ke dalam Stock Ledger.
- Cuplikan pemasok ditangkap pada saat ini - detail pemasok dibekukan untuk ketertelusuran bahkan jika catatan pemasok berubah nanti.
- Status sertifikat berubah menjadi Committed. Materi sekarang tersedia untuk alokasi keluar.
Langkah 5: Buat COC Keluar untuk Pembeli Anda
Tarik dari stok berkomitmen dan bangun COC.
- Dari navigasi kiri, buka Outbound Certificates dan klik New COC.
- Pilih Buyer dari menu dropdown. Jika pembeli belum ada, klik Add Buyer dan isi detail perusahaan dan pemetaan spesifikasi khusus apa pun.
- Di bagian Material, cari nomor peleburan atau kelas yang baru saja Anda komitmen. Pilih item baris yang relevan.
- TestCert secara otomatis mengurangi jumlah yang dialokasikan dari Stock Ledger.
- Pilih Template yang sesuai untuk pembeli ini (misalnya, format COC pilihan mereka atau tata letak standar EN 10204 3.1).
- Tinjau pratinjau sertifikat yang dihasilkan. Semua nilai bidang diekstrak langsung dari MTC masuk berkomitmen - tidak diperlukan masukan ulang manual.
- Klik Submit for Approval untuk merutekan COC keluar melalui alur kerja persetujuan Anda, atau klik Approve & Finalize jika Anda memiliki otoritas satu langkah.
Langkah 6: Kirim COC ke Pembeli Anda melalui Tautan Aman
Pembeli Anda tidak memerlukan akun TestCert untuk melihat sertifikat mereka.
- Setelah COC keluar disetujui dan diselesaikan, klik Share with Buyer.
- TestCert menghasilkan token tinjauan aman - URL unik dan kedaluwarsa yang terikat hanya pada sertifikat ini.
- Klik Copy Link dan tempel ke email Anda, atau klik Send via Email untuk membuat TestCert mengirim tautan langsung ke alamat email pembeli yang ada dalam file.
- Pembeli membuka tautan di browser apa pun dan dapat melihat, mengunduh, atau mencetak COC sebagai PDF. Tidak ada login yang diperlukan dari pihak mereka.
- Peristiwa berbagi dicatat dalam Audit Trail dengan stempel waktu dan pengenal penerima.
Langkah Berikutnya
Anda telah menyelesaikan alur kerja distributor ujung ke ujung. Untuk memperdalam setiap tahap:
- Alur Kerja Persetujuan Sertifikat - Konfigurasi rantai persetujuan bertingkat, delegasikan persetujuan, dan tetapkan aturan eskalasi.
- Manajemen Sertifikat Kualitas - Atur, cari, dan pertahankan sertifikat di seluruh inventaris Anda.
- Terbitan Sertifikat Keluar - Konfigurasi COC canggih: templat khusus pembeli, tanda tangan digital, dan ekspor XLSX.
- Inspeksi Material Masuk - Atur aturan validasi tingkat kelas dan kelola kebijakan override untuk tim QA Anda.