Seorang perwakilan penjualan menegaskan pesanan stok, mencetak dokumen pengiriman, dan menuju ke gudang. Sebelum truk meninggalkan, seseorang perlu menemukan sertifikat untuk panas spesifik yang dikirim. Perwakilan menghabiskan 20 menit mencari di drive bersama. Tidak menemukan. Menelepon meja penjualan internal. Penjualan internal memeriksa arsip email. 15 menit lagi. Akhirnya seseorang menemukannya - atau mereka mengirim dan mengirim sertifikat melalui email nanti, berharap pelanggan tidak bertanya sebelum pengiriman tiba di inspeksi masuk.
Ini terjadi puluhan kali sehari di sebagian besar distributor baja. Tidak ada yang melacak waktu. Tidak ada yang mengklasifikasikannya sebagai kerugian. Proses selalu seperti ini, jadi diperlakukan sebagai normal.
Itu bukan normal. Ini adalah masalah operasional yang dapat diperbaiki yang kebanyakan distributor telah berhenti melihat.
Mengapa Distributor Menormalkan Ini
Sertifikat adalah dokumen pendukung di sebagian besar alur kerja distributor. Transaksi inti - konfirmasi stok, pemrosesan pesanan, penjadwalan pengiriman - dikelola dengan baik. Sertifikat adalah pemikiran terakhir yang diselesaikan entah bagaimana sebelum pengiriman.
Karena diselesaikan - dalam kebanyakan kasus - tidak terdaftar sebagai kegagalan sistemik. Perburuan sertifikat 20 menit pada hari Selasa tidak terkait dengan perburuan 45 menit pada hari Jumat di benak siapa pun. Masing-masing adalah ketidaknyamanan sekali jalan. Agregat di seluruh cabang, mereka mewakili biaya yang substansial dan konsisten.
Alasan lain ia bertahan: orang-orang yang melakukan perburuan sertifikat bukan orang-orang yang menetapkan prioritas operasional. Perwakilan penjualan atau koordinator penjualan internal menghabiskan waktu karena itu adalah pekerjaan mereka untuk menyelesaikan pesanan. Mereka menyelesaikannya secara situasional. Mereka tidak mengeskalasikannya sebagai masalah proses karena bukan peran mereka untuk merancang ulang proses.
Apa Biaya Sebenarnya
Matematikanya langsung. Di cabang yang memproses 15-20 pesanan per hari dengan persyaratan sertifikat, asumsikan rata-rata 3 jam per hari di seluruh tim pada pekerjaan terkait sertifikat - berburu, meminta dari pemasok, menindaklanjuti sertifikat yang hilang, merangkai paket untuk pesanan multi-panas.
3 jam/hari × $40/jam × 250 hari kerja = $30.000/tahun per cabang dalam tenaga kerja pengambilan sertifikat.
Untuk distributor dengan beberapa cabang, kalikan sesuai. Pada empat cabang itu $120.000 per tahun - item baris cukup besar untuk mendanai solusi perangkat lunak khusus beberapa kali.
Angka itu tidak termasuk biaya pengiriman yang ditahan karena sertifikat tidak dapat ditemukan sebelum pengiriman, sertifikat pembelian spot yang tidak pernah diterima dan hanya ditemukan saat pengiriman, atau kerusakan hubungan pelanggan dari pengiriman sertifikat yang terlambat.
Tiga Titik Kegagalan Pengambilan Sertifikat untuk Distributor
Sertifikat yang diajukan saat penerimaan menurut tanggal, bukan nomor panas. Ini adalah penyebab struktural dari sebagian besar perburuan sertifikat. Ketika sertifikat tiba dari pabrik atau pialang dan disimpan berdasarkan tanggal atau nama pemasok, jalur pengambilan pada waktu pesanan - ketika operator mengetahui nomor panas pada slip pengambilan - tidak terhubung ke jalur pengajuan. Setiap pencarian memerlukan referensi silang yang dilakukan seseorang secara manual.
Stok multi-lokasi, sertifikat lokasi tunggal. Bahan yang dipesan ke Gudang A dipindahkan ke Gudang B ketika inventaris diimbangi kembali. Sertifikat tetap di Gudang A - atau lebih tepatnya, di folder drive bersama yang diberi label untuk proses penerimaan Gudang A. Tim pengiriman di Gudang B tidak dapat mengaksesnya tanpa mengetahui ke mana harus mencari atau siapa yang harus menelepon.
Sertifikat pembelian spot yang tidak pernah diminta. Ketika distributor mengisi pesanan pelanggan dari pembelian spot - pembelian non-stok dari pusat layanan lain atau pialang - sertifikat untuk bahan itu mungkin tidak pernah diminta sebagai bagian dari transaksi. Praktik sertifikat pemasok pembelian spot bervariasi. Beberapa menyertakan sertifikat secara otomatis; beberapa hanya mengirimkannya jika diminta. Distributor menemukan celah ketika pelanggan bertanya.
Apa yang Mulai Diminta Pelanggan
Ambang batas untuk pengiriman sertifikat yang dapat diterima meningkat. Pelanggan rantai pasokan kedirgantaraan, pertahanan, dan otomotif semakin menuntut pengiriman sertifikat digital sebelum konfirmasi pengiriman - bukan "sertifikat untuk diikuti". Beberapa menuntut ketersediaan sertifikat di sistem yang sama dengan konfirmasi pesanan sehingga tim inspeksi masuk mereka dapat mulai meninjau sebelum truk tiba.
Bagi distributor yang melayani pasar ini, pendekatan informal "kirim dan kirim sertifikat nanti" tidak lagi layak. Ini menjadi syarat untuk berbisnis dengan pelanggan yang paling penting untuk pendapatan.
Seperti Apa Perbaikannya
Perubahan operasional adalah membuat ketersediaan sertifikat menjadi bagian dari alur kerja konfirmasi pesanan, bukan pemikiran terakhir sebelum pengiriman.
Ketika panas diterima ke inventaris, sertifikat diindeks menurut nomor panas - segera, sebagai bagian dari penerimaan. Ketika panas itu dialokasikan ke pesanan, sertifikat dapat diakses dari catatan pesanan. Ketika tim pengiriman menarik slip pengambilan, sertifikat tersedia tanpa pencarian terpisah.
Ini memerlukan satu perubahan struktural: pengambilan sertifikat yang diindeks menurut nomor panas pada penerimaan, dapat diakses dari lokasi atau sistem apa pun yang memiliki visibilitas inventaris. Teknologi untuk mendukung ini sederhana. Disiplin proses untuk menerapkannya secara konsisten adalah bagian yang lebih sulit - dan itu adalah keputusan manajemen, bukan pembelian perangkat lunak.
Apa yang Harus Dibaca Selanjutnya
- When Your Mill Cert System Costs You More Than the Steel
- What Best-in-Class Service Centers Do Differently With Incoming Certs — It's Not What You'd Expect
- 6 Hours Per Shift Matching MTCs to Heat Numbers — This Is the Job Nobody Hired For