Perangkat Lunak Manajemen MTC vs. Spreadsheet: Perbandingan Biaya Sebenarnya

Spreadsheet dibangun oleh seseorang yang pergi dua tahun lalu. Ini memiliki 14 tab. Tab berlabel "JANGAN SENTUH" berisi indeks panas utama. Pemformatan bersyarat menyoroti sel dengan warna merah ketika kesetaraan karbon melebihi batas, tetapi hanya di kolom D hingga H, karena seseorang menambahkan kolom A hingga C pada tahun 2022 tanpa memperbarui rentang. VLOOKUP di kolom R mereferensikan kolom yang dihapus pada awal 2023 dan sekarang mengembalikan #REF! untuk setiap nomor panas setelah Januari tahun itu. Seseorang menambahkan catatan yang mengatakan "abaikan kolom R, gunakan PDF".

Ini adalah sistem pelacakan MTC Anda.

Ini berfungsi, dalam arti bahwa tim Anda telah mengembangkan solusi untuk setiap mode kegagalan yang diketahui. Ini memiliki logika institusionalnya sendiri. Dan selama orang-orang yang memahaminya tetap dipekerjakan oleh perusahaan Anda, itu akan terus berfungsi — sampai tidak.

Apa yang Sebenarnya Dilakukan Spreadsheet dengan Baik

Sebelum berpendapat bahwa Anda harus menggantinya, patut diakui apa yang dilakukan spreadsheet dengan baik untuk manajemen MTC.

Untuk operasi distribusi yang memproses 20 hingga 30 sertifikat per bulan di satu lokasi, spreadsheet yang dirawat dengan baik adalah solusi yang sepenuhnya memadai. Jika pesanan Anda sederhana — satu grade, satu standar kimia, tidak ada overlay pelanggan, tidak ada persyaratan tambahan — perbandingan manual dengan lembar spesifikasi cepat dan akurat. Spreadsheet tidak memerlukan biaya apa pun, tidak memerlukan pelatihan, dan dapat disiapkan dalam satu sore.

Ekonomi adopsi perangkat lunak hanya masuk akal ketika keterbatasan spreadsheet menghasilkan biaya nyata. Untuk operasi volume rendah di satu lokasi, batas-batas ini jarang tercapai. Jika ini menggambarkan bisnis Anda, jawaban jujur adalah Anda mungkin tidak memerlukan perangkat lunak manajemen MTC hari ini.

Masalahnya adalah sebagian besar bisnis yang dimulai dengan spreadsheet terus menggunakannya jauh melampaui titik di mana keterbatasannya berhenti menjadi teoritis dan mulai muncul dalam penahanan pengiriman, kegagalan audit, dan kerja lembur karyawan.

Di Mana Spreadsheet Gagal

Spreadsheet gagal untuk manajemen MTC ketika volume, kompleksitas, atau persyaratan kepatuhan melebihi desainnya.

Titik infleksi tiba ketika volume, kompleksitas, atau persyaratan kepatuhan operasi Anda melebihi apa yang dirancang untuk ditangani spreadsheet.

Tidak ada pengindeksan nomor panas. Spreadsheet memiliki baris dan kolom. Menemukan sertifikat untuk nomor panas tertentu berarti mengetahui tab mana yang harus dilihat, konvensi pengajuan apa yang berlaku ketika panas itu diterima, dan apakah sertifikat dilampirkan sebagai PDF atau dimasukkan secara manual. Jika pelanggan menelepon pukul 16:00 meminta paket sertifikat untuk material yang dikirim tiga bulan lalu, tim Anda mencari di utas email, drive bersama, dan tab sementara pelanggan menunggu.

Tidak ada validasi otomatis terhadap batas spesifikasi. Spreadsheet dapat menyoroti sel dengan warna merah ketika nilai melebihi ambang batas — jika seseorang menyiapkan pemformatan bersyarat dengan benar, jika mencakup kolom yang tepat, dan jika ambang batas diperbarui ketika spesifikasi Anda berubah. Apa yang tidak dapat dilakukan adalah membandingkan sertifikat secara otomatis dengan overlay khusus pelanggan, persyaratan pengujian tambahan, atau beberapa spesifikasi PO simultan. Perbandingan itu terjadi secara manual, oleh orang yang meninjau sertifikat, jika terjadi sama sekali.

Tidak ada traceability melalui pemrosesan. Ketika batang 48 kaki dipotong menjadi enam bagian dan potongan-potongan itu dikirim ke empat pelanggan berbeda, hubungan antara sertifikat panas asli dan material hilir harus mengikuti pemotongan. Dalam spreadsheet, tautan itu hilang pada saat pemrosesan. Sertifikat diarsipkan terhadap pembelian asli. Pengiriman keluar tidak memiliki referensi sertifikat. Ketika pelanggan meminta sertifikat untuk bagian yang mereka terima, seseorang merekonstruksi asal dari memori dan catatan pemotongan — jika catatan itu ada.

Tidak ada kontrol akses multi-pengguna. Jika lima orang memerlukan akses ke pelacak sertifikat, lima orang memerlukan akses ke spreadsheet master. Seseorang akan mengurutkan kolom yang salah. Seseorang akan secara tidak sengaja menimpa sel. Seseorang akan menyimpan versi dengan edit yang tidak dimaksudkan untuk bersifat permanen. Spreadsheet tidak memiliki catatan siapa yang mengubah apa, kapan, dan mengapa.

Tidak ada jejak audit. Ketika pelanggan atau badan sertifikasi mengaudit praktik manajemen sertifikat Anda, mereka ingin melihat bahwa proses Anda sistematis, tidak bergantung pada orang. Spreadsheet menunjukkan bahwa Anda memiliki sistem pengajuan. Tidak dapat menunjukkan bahwa sistem diterapkan secara konsisten, bahwa penyimpangan ditangkap dan diangkat, atau bahwa catatan Anda lengkap.

Perhitungan Biaya Sebenarnya

Argumen untuk beralih dari spreadsheet ke perangkat lunak manajemen MTC biasanya dibuat dalam hal kenyamanan dan pengurangan risiko. Ini adalah manfaat nyata, tetapi sulit untuk diukur dalam percakapan anggaran. Biaya tenaga kerja dan penahanan tidak.

Pekerjaan pengambilan sertifikat. Pusat layanan baja ukuran menengah atau bengkel manufaktur yang memproses 150 pesanan per bulan menghabiskan waktu signifikan untuk pengambilan sertifikat. Mengeluarkan sertifikat untuk pesanan tertentu — menemukannya di drive bersama, mencocokkan nomor panas dengan catatan pembelian, memverifikasi itu adalah revisi yang tepat, dan mengemasinya untuk pelanggan — membutuhkan rata-rata 2,5 jam per pesanan ketika sistem pengajuan adalah spreadsheet dengan lampiran email. Pada tarif tenaga kerja yang sepenuhnya dimuat $40 per jam, itu $100 per pesanan. Dengan 150 pesanan per bulan, itu $15.000 per bulan, atau $180.000 per tahun, hanya dalam pekerjaan pengambilan sertifikat.

Angka ini terdengar tinggi sampai Anda mempertimbangkan cakupan penuh dari apa yang "pengambilan sertifikat" melibatkan dalam operasi nyata: tindak lanjut pemasok ketika sertifikat tidak diterima dengan pengiriman, referensi silang multiple panas ketika pesanan ditarik dari lebih dari satu, pelacakan hasil pengujian tambahan yang dikirim secara terpisah, dan merespons permintaan pelanggan untuk sertifikat pada material yang dikirim berbulan-bulan sebelumnya.

Penyimpangan yang terlewat ditangkap pada pengiriman. Satu penahanan pengiriman — di mana material tiba dengan sertifikat yang tidak sesuai dengan spesifikasi PO, penahanan ditangkap di dermaga dan pesanan harus dikembalikan atau direnegosiasikan — membawa biaya langsung $8.000 hingga $12.000 dalam operasi ukuran menengah: biaya pengiriman kembali, pembelian kembali darurat, gangguan jadwal, dan tenaga kerja yang terlibat dalam mengelola pengecualian. Sebagian besar operasi yang mengandalkan manajemen sertifikat berbasis spreadsheet mengalami setidaknya satu penahanan seperti itu per bulan. Itu $8.000 hingga $12.000 per bulan dalam biaya yang dapat dihindari.

Persiapan audit tahunan. Mempersiapkan audit kualitas pelanggan atau audit sertifikasi pihak ketiga ketika riwayat sertifikat Anda ada di spreadsheet memerlukan seseorang untuk secara manual mengumpulkan dan mengatur catatan. Untuk operasi yang memproses 150 pesanan per bulan, audit 12 bulan yang mencakup 1.800 baris pesanan memerlukan sekitar 40 jam persiapan. Pada $40 per jam, itu $1.600 per siklus audit — tidak termasuk waktu yang dihabiskan auditor menunggu catatan yang tidak dapat ditemukan dengan cepat.

Total biaya terlihat untuk operasi ukuran menengah: sekitar $15.000 per bulan dalam pekerjaan pengambilan, $8.000 per bulan dalam penahanan, dan $1.600 per tahun dalam persiapan audit — sekitar $23.000 per bulan dalam biaya yang dapat dilacak secara langsung yang tidak dapat dihilangkan spreadsheet karena tidak dapat mengotomatiskan pekerjaan atau menangkap penyimpangan yang menghasilkannya.

Berapa Biaya Perangkat Lunak Manajemen MTC Sebenarnya — dan Apa yang Dihilangkannya

Perangkat lunak manajemen MTC yang dibangun khusus beroperasi pada model SaaS. Untuk operasi baja ukuran menengah, biaya perangkat lunak tahunan biasanya berkisar dari $12.000 hingga $30.000 tergantung pada volume dan rangkaian fitur. Angka itu terlihat dalam anggaran. Biaya tenaga kerja dan penahanan terkait spreadsheet $23.000 per bulan tidak — diserap ke dalam gaji, dihapuskan sebagai klaim pengiriman, dan dikategorikan sebagai varian operasional.

Apa yang dihilangkan perangkat lunak: pengambilan sertifikat otomatis berdasarkan nomor panas, pesanan, pelanggan, atau rentang tanggal (mengurangi pengambilan dari 2,5 jam menjadi di bawah 5 menit); perbandingan otomatis nilai sertifikat terhadap spesifikasi PO dan overlay pelanggan (menangkap penyimpangan sebelum material dikirim daripada di dermaga); traceability lengkap melalui operasi pemotongan dan pemrosesan (setiap bagian hilir menautkan ke sertifikat panas asli tanpa rekonstruksi manual); dan laporan siap audit yang dapat diekspor sesuai permintaan.

Perhitungan pengembalian tidak rumit. Jika perangkat lunak manajemen MTC menghilangkan 80% pekerjaan pengambilan sertifikat, menangkap dua pertiga penahanan yang saat ini mencapai dermaga, dan mengurangi persiapan audit dari 40 menjadi 4 jam, penghematan tahunan untuk operasi ukuran menengah yang dijelaskan di atas adalah $175.000 hingga $200.000 terhadap pengeluaran perangkat lunak $12.000 hingga $30.000.

Spreadsheet tidak gratis. Anda hanya membayarnya dengan tenaga kerja, penahanan, dan paparan audit alih-alih item baris langganan.

Pertanyaan yang Sering Diajukan