Pembelian spot ada karena rantai pasokan normal memiliki celah. Pelanggan membutuhkan bahan lebih cepat dari waktu pengiriman standar. Pabrik pilihan Anda kehabisan stok. Pesaing menawarkan bahan dengan harga yang membuat penjualan kembali menarik. Anda membeli dari broker, halaman kelebihan, atau distributor yang tidak dikenal untuk mengisi celah.
Dalam keadaan darurat pembelian spot, persyaratan sertifikat sering diabaikan. Percakapannya tentang harga, ketersediaan, dan tanggal pengiriman — bukan dokumentasi. Bahan tiba, diterima ke inventaris, dan semua orang melanjutkan.
Delapan bulan kemudian, pelanggan yang membeli bahan dari batch itu mengajukan keluhan kualitas kepada pelanggan mereka. Audit kualitas memerlukan ketertelusuran hingga MTC asli. Mereka menelepon Anda. Anda menelepon penjual spot. Penjual spot mengatakan sertifikat tidak termasuk dalam transaksi. Pabrik asli adalah produsen asing dan tidak merespons permintaan penerbitan ulang. Sertifikat tidak ada dalam bentuk apa pun yang dapat diakses.
Anda sekarang adalah pemilik celah ketertelusuran bahan. Bahan berada di produk pelanggan Anda. Produk mungkin sudah digunakan. Anda tidak memiliki dokumentasi untuk mendukung properti bahan.
Mengapa Pembelian Spot Menciptakan Tanggung Jawab Sertifikat
Pembelian spot dari sumber non-standar membawa risiko sertifikat yang ditingkatkan karena tiga alasan:
Penjual mungkin tidak mengeluarkan sertifikat. Broker dan pengecer kelebihan sering membeli bahan tanpa dokumentasi lengkap. Mereka memperoleh sertifikat apa pun yang disertakan dengan bahan — terkadang MTC lengkap, terkadang laporan tes sebagian, terkadang tidak ada. Status dokumentasi sertifikat sering kali tidak diwakili secara akurat dalam penjualan karena penjual tidak melihatnya sebagai kekhawatiran utama.
Sertifikat pabrik asing lebih sulit untuk diterbitkan kembali. Pabrik domestik utama mempertahankan catatan sertifikat dan akan mengeluarkan kembali atas permintaan. Pabrik asing yang lebih kecil, khususnya untuk produk komoditas, mungkin tidak memiliki arsip sertifikat yang dapat diakses. Sertifikat yang tidak ditangkap pada saat pembelian mungkin tidak tersedia secara permanen.
Keadaan darurat melewati proses persetujuan normal. Dalam pembelian standar, daftar periksa pembelian mencakup persyaratan sertifikat. Dalam pembelian spot, rantai persetujuan dikompresi. Manajer pembeli mengatakan "cukup dapatkan bahan" dan item daftar periksa normal dilewati.
Apa yang Terjadi Ketika Sertifikat Hilang
Sekuensnya terjadi dalam tahap, masing-masing lebih serius dari sebelumnya.
Tahap 1: Permintaan pelanggan. Pelanggan meminta MTC untuk batch tertentu. Anda mencari file Anda. Sertifikat tidak ada di sana. Anda menghubungi pemasok. Pemasok tidak memilikinya. Anda menjelaskan ini kepada pelanggan.
Tahap 2: Eskalasi pelanggan. Pelanggan meningkatkan dalam sistem kualitas mereka. MTC yang hilang menjadi ketidaksesuaian yang terdokumentasi terhadap perusahaan Anda. Tergantung pada pelanggan, ini mungkin menghasilkan permintaan tindakan perbaikan formal, pengurangan peringkat pemasok yang disetujui Anda, atau penghapusan dari daftar pemasok yang disetujui.
Tahap 3: Status bahan. Jika bahan sudah dimasukkan ke dalam produk, pelanggan menghadapi keputusan: karantina produk sambil menunggu disposisi bahan, tolak batch sepenuhnya, atau gunakan apa adanya dengan penerimaan risiko yang terdokumentasi. Ketiga opsi memiliki biaya, dan perusahaan Anda bertanggung jawab atas sebagian atau semua.
Tahap 4: Tanggung jawab hilir. Dalam industri yang diatur — kapal tekanan, struktur dirgantara, komponen nuklir — celah ketertelusuran dalam rantai sertifikat bahan dapat memicu penahan produk, pemberitahuan peraturan, atau dalam kasus parah, penarikan produk. Eksposur keuangan dari satu celah sertifikat dapat jauh melebihi nilai pembelian spot yang menciptakannya.
Membangun Kebijakan Tanpa Sertifikat-Tanpa Penerimaan yang Bertahan
Kebijakannya sederhana: tidak ada bahan yang diterima ke inventaris tanpa MTC pendamping. Tidak ada pengecualian untuk pembelian spot. Tidak ada pengecualian untuk pesanan darurat. Tidak ada pengecualian untuk pemasok yang dikenal.
Membuat kebijakan bertahan di bawah tekanan pembelian spot memerlukan dua hal:
Buat kebijakan terlihat pada pembelian, bukan pada penerimaan. Persyaratan sertifikat harus menjadi bagian dari pesanan pembelian, bukan pemeriksaan di pelabuhan. Setiap PO — termasuk pembelian spot darurat — harus mencakup baris yang menentukan persyaratan MTC. Ini mengubah percakapan: "Saya akan mengirim PO kepada Anda, sertifikat diperlukan saat pengiriman" daripada berharap sertifikat tiba.
Berikan wewenang penerimaan untuk menolak bahan yang tidak bersertifikat. Tim penerimaan memerlukan wewenang eksplisit untuk menahan atau mengembalikan bahan yang tiba tanpa dokumentasi yang diperlukan. Tanpa wewenang ini, penerimaan akan menerima bahan karena seseorang memberi tahu mereka pesanan mendesak dan celah sertifikat hanya akan ditemukan kemudian.
Tim pembelian akan menolak kebijakan ini ketika mereka berada di bawah tekanan pengiriman. Jawabannya adalah skenario yang dijelaskan di atas: biaya celah sertifikat yang ditemukan setelah pemrosesan atau setelah pengiriman adalah kelipatan dari biaya penundaan dua hari untuk mendapatkan dokumentasi dengan benar.
Menangani Stok Non-Bersertifikat yang Ada
Jika fasilitas Anda sudah memiliki bahan di inventaris tanpa sertifikat — dari pembelian spot sebelumnya atau dokumentasi historis yang tidak lengkap — pendekatan tergantung pada tujuan bahan.
Untuk bahan yang hanya akan dijual kepada pelanggan tanpa persyaratan sertifikat, risiko terkandung. Dokumentasikan batasan pada catatan inventaris: "tidak ada MTC tersedia, jual hanya ke akun non-sertifikat-wajib."
Untuk bahan yang dapat dijual kepada pelanggan yang memerlukan sertifikat, dua opsi: dapatkan MTC alternatif dari pabrik asli jika memungkinkan, atau uji bahan secara fisik melalui lab terakreditasi dan dokumentasikan hasil tes. Pengujian fisik mahal tetapi menciptakan catatan properti yang terdokumentasi.
Bahan tanpa dokumentasi dan tanpa jalur ke dokumentasi harus ditandai sebagai dibatasi dan tidak dialokasikan ke pelanggan yang sistem kualitasnya memerlukan ketertelusuran.
Kebijakan Tanpa Sertifikat-Tanpa Penerimaan mencegah masalah berkembang. Mengelola celah yang ada memerlukan triase. Semakin cepat triase terjadi, semakin sedikit opsi yang Anda habiskan.