Mari ikuti bagaimana distributor menangani pengiriman sertifikat pada pesanan khas hari ini: materi dikirim pada hari Kamis. Pengemudi membawa daftar kemasan dan surat pengangkutan. MTC dipindai di suatu titik — mungkin sebelum pengiriman, mungkin tidak sampai pelanggan memintanya — dan dikirim sebagai lampiran PDF ketika seseorang memintanya. Subjek email biasanya nomor pesanan, kadang-kadang hanya "Sertifikat untuk pesanan Anda," kadang-kadang tidak ada apa-apa yang deskriptif.
Pelanggan menerima materi pada hari Jumat. Tim inspeksi masuk mereka meminta sertifikat pada hari Senin. Tim akun yang harus dibayar menahan faktur sambil menunggu sertifikat. Perwakilan penjualan internal distributor menerima panggilan atau email. Seseorang menggali pindaian dan mengirimnya ulang. Sertifikat tersedia — itu hanya tidak dikirim kapan atau bagaimana pelanggan membutuhkannya.
Ini adalah proses standar. Ini berfungsi, tapi hampir saja. Pelacakan sertifikat yang dihasilkannya adalah biaya yang dapat diprediksi dan berulang yang diterima kedua belah pihak karena tidak ada yang membangun alur kerja yang lebih baik.
Pengiriman sertifikat digital bukan filosofi yang berbeda — itu eksekusi yang berbeda dari tugas yang sama. Sertifikat yang sama, data yang sama, waktu dan mekanisme pengiriman yang berbeda.
Di Mana Proses Saat Ini Rusak
Model lampiran email memiliki empat titik kegagalan spesifik:
Sertifikat dikirim setelah materi. Sertifikat harus tiba sebelum atau saat pengiriman, sehingga inspeksi masuk dapat dimulai ketika truk tiba. Ketika sertifikat tiba satu atau dua hari kemudian melalui email, ini menciptakan celah pemrosesan — materi tetap di area penahan sementara tim menunggu dokumentasi.
Sertifikat salah dilampirkan. Ketika sertifikat dikirim secara manual, pengirim mencari sertifikat berdasarkan nomor pesanan atau nama pelanggan. File berlabel salah atau pencarian cepat yang mengembalikan nomor panas yang salah menghasilkan pengiriman sertifikat yang salah. Inspektur pelanggan menolaknya. Bolak-balik dimulai.
Hilang di kotak masuk. Email sertifikat tiba di hari berikutnya, terkubur di bawah pesan lain, dan pelanggan tidak pernah memproses. Tiga minggu kemudian mereka menelepon memintanya. Distributor mengirim ulang. Pelanggan mengklaim mereka tidak pernah menerima yang pertama. Tidak ada pihak yang dapat mengkonfirmasi tanpa menggali utas email.
Tidak ada akses self-service. Jika pelanggan membutuhkan sertifikat enam bulan kemudian — untuk audit kualitas, klaim garansi, permintaan ketertelusuran — mereka memanggil Anda. Tim Anda mencari email lama dan folder. Jika utas email asli telah diarsipkan atau dihapus, pencarian ditingkatkan. Ini adalah masalah yang dapat diselesaikan tetapi membutuhkan waktu yang tidak proporsional karena tidak ada catatan sertifikat yang terorganisir di kedua sisi.
Seperti Apa Pengiriman Sertifikat Digital Sebenarnya
Pengiriman sertifikat digital memiliki tiga karakteristik yang menentukan yang membedakannya dari model lampiran email:
Sertifikat terhubung ke pesanan, bukan mengapung di email. Ketika data sertifikat ditangkap saat penerimaan dan terhubung ke catatan pesanan, siapa pun yang memiliki akses ke pesanan — tim Anda, pelanggan Anda melalui portal — dapat menarik sertifikat langsung dari pesanan. Itu tidak memerlukan pencarian melalui riwayat email. Itu tidak memerlukan meminta seseorang untuk mengirimnya ulang.
Sertifikat dapat diunduh sebelum truk tiba. Ketika pengiriman dikonfirmasi, paket sertifikat secara otomatis dilampirkan pada pemberitahuan pengiriman. Pelanggan menerima pemberitahuan atau dapat masuk ke portal dan mengunduh paket sertifikat untuk pengiriman masuk sebelum benar-benar tiba. Inspeksi masuk dapat dimulai sebelum pembongkaran.
Pengiriman otomatis dipicu saat konfirmasi pengiriman. Daripada bergantung pada seseorang untuk mengingat mengirim sertifikat, pengiriman dipicu secara otomatis ketika status pengiriman diperbarui. Pelanggan menerima email (atau pemberitahuan portal) dengan tautan ke paket sertifikat. Tidak ada langkah manual yang diperlukan.
Komponen Portal Pelanggan
Portal pelanggan adalah versi high-end pengiriman sertifikat digital. Daripada mendorong dokumen sertifikat melalui email, portal memungkinkan pelanggan untuk masuk dan mengakses riwayat pesanan lengkap mereka — termasuk setiap sertifikat untuk setiap peleburan yang pernah dikirim kepada mereka.
Bagi pelanggan yang mengelola beberapa pesanan pembelian di beberapa tanggal pengiriman, ini jauh lebih berguna daripada arsip email. Mereka dapat mencari menurut nomor pesanan, nomor peleburan, tanggal pengiriman, atau kelas materi. Mereka dapat mengunduh paket sertifikat kapan saja tanpa menghubungi tim Anda.
Portal juga mengubah percakapan tingkat layanan. "Kami menyediakan portal pelanggan di mana Anda dapat mengakses semua sertifikat Anda kapan saja" adalah argumentasi penjualan yang berbeda dari "kami akan mengirim Anda sertifikat saat Anda memintanya." Bagi pelanggan yang berorientasi pada kualitas yang mengevaluasi opsi pemasok yang disetujui, aksesibilitas sertifikat adalah pembeda yang nyata.
Pelacakan Sertifikat Pasca-Pengiriman — Dihilangkan
Keuntungan operasional paling langsung dari pengiriman sertifikat digital adalah menghilangkan pelacakan sertifikat pasca-pengiriman. Ini adalah panggilan yang datang berminggu-minggu atau berbulan-bulan setelah pengiriman, ketika pelanggan membutuhkan sertifikat untuk audit, klaim garansi, atau tinjauan ketertelusuran.
Dalam model lampiran email, panggilan ini masuk ke penjualan internal atau layanan pelanggan. Seseorang mencari email, mencari drive bersama, mungkin meningkatkan ke manajer kualitas. Pencarian dapat memakan waktu 20 menit atau dua hari, tergantung pada bagaimana sertifikat asli diarsipkan.
Dalam model pengiriman digital, jawabannya adalah "masuk ke portal, sertifikat Anda ada di bawah nomor pesanan X." Atau perwakilan layanan pelanggan menariknya dari catatan pesanan dalam 30 detik dan mengirim tautan. Investasi waktu turun dari variabel-dan-tinggi ke konsisten-rendah.
Pengurangan ini berkembang biak di setiap permintaan pasca-pengiriman di setiap pelanggan dalam setahun pengiriman. Bagi distributor yang memproses 50 atau 100 pesanan per minggu, menghilangkan pelacakan sertifikat adalah penghematan tenaga kerja yang bermakna dan peningkatan pengalaman pelanggan yang terukur.