Pesanan pelanggan menentukan lempeng struktural ASTM A572 Grade 60. Tim pembelian produsen menerbitkan PO dengan pusat layanan lempeng mereka. Pusat layanan mengirimkan A572 Grade 50 — grade yang mereka miliki di stok untuk ketebalan tersebut. MTC yang tiba dengan pengiriman dengan jelas menunjukkan Grade 50. Tidak ada yang membandingkan grade MTC dengan grade PO saat penerimaan.
Bengkel memotong, merakit, dan mengelas 180 bagian struktural selama tiga minggu. Ketika inspektur pelanggan tiba untuk inspeksi pra-pengiriman, dia mengeluarkan MTC, membandingkannya dengan penunjukan material pada dokumen desain, dan menulis laporan ketidaksesuaian. Setiap bagian ditahan. Pelanggan menolak pengiriman.
Paparan total produsen: 340.000 dollar.
Anatomi Kegagalan
Kegagalan ini memiliki tiga penyebab yang berkontribusi, tidak ada yang tidak biasa:
Pusat layanan melakukan substitusi tanpa pemberitahuan. Pusat layanan menerima PO untuk A572 Grade 60 dan bersumber dari stok Grade 50. Baik itu kesalahan baca PO, asumsi bahwa Grade 50 dapat diterima, atau pertukaran yang disengaja untuk menghapus stok tidak jelas. MTC dengan akurat mencerminkan apa yang dikirimkan — Grade 50. Substitusi dilakukan tanpa memberitahu produsen atau meminta persetujuan.
Inspeksi penerimaan membandingkan penampilan visual, bukan dokumentasi. Proses penerimaan di produsen terdiri dari menghitung bagian, memeriksa label bundel untuk kuantitas dan ukuran, dan mengarsipkan MTC. Tinjauan MTC adalah pemindaian untuk keterbacaan, bukan perbandingan dengan item baris PO. Lempeng Grade 50 dan Grade 60 terlihat identik. Karyawan penerimaan tidak memiliki proses untuk membandingkan grade yang dinyatakan dalam MTC dengan grade yang ditentukan dalam PO.
Bengkel mengasumsikan inspeksi penerimaan berarti material telah disetujui. Setelah material melewati penerimaan dan memasuki inventaris lantai bengkel, produsen menganggapnya benar. Tidak ada seorang pun di tahap pemotongan, perakitan, atau pengelasan yang memiliki alasan untuk meninjau kembali MTC. Material memiliki label hijau "diterima dan diperiksa".
Akar penyebabnya bukan substitusi pusat layanan. Pusat layanan kadang-kadang membuat kesalahan. Akar penyebabnya adalah kurangnya gerbang dalam proses penerimaan yang akan mendeteksi substitusi sebelum produksi dimulai.
Rincian 340.000 Dollar
Penggantian material — 87.000 dollar. Lempeng Grade 50 harus dikembalikan dan material Grade 60 yang benar diakuisisi. Dengan Grade 60 dari ketebalan yang diperlukan, ada waktu tunggu 8 minggu untuk produksi pabrik. Biaya percepatan untuk jumlah parsial dari sumber alternatif menambah 12.000 dollar.
Tenaga kerja — 156.000 dollar. Semua 180 bagian yang diproduksi ditolak. Tenaga kerja yang diinvestasikan dalam pemotongan, perakitan, dan pengelasan — sekitar 2.200 jam kerja — tidak dapat dipulihkan. Produsen membawa biaya tenaga kerja ini sebagai kerugian langsung.
Puing dan pembuangan — 18.000 dollar. 180 bagian yang diproduksi tidak dapat dikerjakan ulang ke spesifikasi Grade 60 — grade tidak dapat ditingkatkan oleh proses manufaktur apa pun. Bagian-bagian struktural dijual untuk nilai leleh, menghasilkan kredit material kecil tetapi menimbulkan biaya penanganan, pemotongan, dan pembuangan.
Hukuman keterlambatan jadwal — 52.000 dollar. Kontrak pelanggan berisi klausul keterlambatan pengiriman sebesar 1.000 dollar per hari kalender untuk penundaan di luar tanggal pengiriman kontraktual. Waktu tunggu material pengganti ditambah siklus manufaktur untuk bagian pengganti menghasilkan penundaan 52 hari. Produsen membayar 52.000 dollar dalam ganti rugi likuidasi.
Remediasi hubungan pelanggan — 27.000 dollar. Item ini lebih sulit untuk dikuantifikasi tetapi sangat nyata. Manajer proyek dan direktur kualitas produsen terbang ke fasilitas pelanggan dua kali untuk pertemuan. Produsen menyediakan kredit manufaktur gratis 30 hari pada pesanan mendatang sebagai gestur perbaikan hubungan. Biaya-biaya ini berjumlah sekitar 27.000 dollar dalam pengeluaran langsung dan tidak langsung.
Total: 340.000 dollar. Terhadap pekerjaan yang awalnya merupakan kontrak 280.000 dollar.
Perbaikan Proses
Produsen menerapkan perbandingan MTC-ke-PO wajib pada penerimaan dalam 30 hari setelah insiden. Perubahan proses tidak mahal:
Formulir perbandingan satu halaman ditambahkan ke proses penerimaan. Untuk setiap MTC yang diterima, formulir memerlukan pemeriksa penerimaan untuk mencatat: nomor PO, spesifikasi material item baris PO dan grade, spesifikasi material MTC dan grade, dan konfirmasi bahwa mereka cocok. Jika mereka tidak cocok, material ditahan dan ketidaksesuaian didokumentasikan sebelum meninggalkan area penerimaan.
Formulir membutuhkan 3 menit per MTC. Untuk operasi yang menerima 40 MTC per minggu, itu adalah 2 jam waktu penerimaan mingguan. Formulir perbandingan diarsipkan dengan MTC di folder pekerjaan.
Dalam 18 bulan setelah implementasi, formulir menangkap empat ketidaksesuaian grade pada penerimaan — semuanya sebelum produksi apa pun dimulai. Tidak ada satupun dari keempat menjadi peristiwa kualitas. Material dikembalikan, material pengganti diperoleh, dan manufaktur melanjutkan dengan material yang benar.
Biaya tahunan penambahan proses 2 jam mingguan: sekitar 5.000 dollar dalam tenaga kerja. Biaya peristiwa yang mendahuluinya: 340.000 dollar.
Poin yang Lebih Luas
Kerugian 340.000 dollar sepenuhnya dapat dicegah dengan pemeriksaan 3 menit saat penerimaan. Pemeriksaan tidak memerlukan keahlian, perangkat lunak, atau investasi proses yang signifikan. Ini memerlukan perbandingan terstruktur dari dua titik data — apa yang dikatakan PO dan apa yang dikatakan MTC — dan aturan bahwa material tidak memasuki manufaktur jika kedua titik data itu tidak cocok.
Sebagian besar operasi manufaktur tidak memiliki gerbang formal untuk perbandingan ini. Inspeksi penerimaan mengonfirmasi bahwa material telah tiba dan sertifikat datang bersamanya. Itu tidak secara sistematis memverifikasi bahwa sertifikat cocok dengan apa yang dipesan. Biaya menambahkan gerbang itu diukur dalam menit per sertifikat. Biaya tidak memilikinya diukur dalam peristiwa seperti ini.