Pengiriman sudah siap. Sertifikat ada dalam paket. Truk dijadwalkan. Kemudian agen pengiriman pelanggan Eropa menelepon — sertifikat adalah Tipe 3.1 dan kontrak menentukan 3.2. Pengiriman ditahan menunggu sertifikat yang diperbaiki. Mendapatkan sertifikat 3.2 setelah materi sudah dikirim berarti menghubungi pabrik asli, mengoordinasikan tinjauan inspektur pihak ketiga, dan menunggu. Hari, kadang-kadang minggu.
Jenis sertifikat yang dikirim pemasok Anda tidak selalu jenis sertifikat yang dibutuhkan pelanggan Anda. Bagi distributor, ketidakcocokan ini sangat menyakitkan — karena perbaikan mahal, jadwal tidak dapat diprediksi, dan biaya jatuh pada hubungan Anda dengan pelanggan.
Mengapa Ini Terjadi Khususnya pada Distributor
Distributor tidak memproduksi sertifikat — mereka meneruskannya. Mereka menerima apa pun yang dikirim pabrik. Jika pabrik mengirimkan Tipe 3.1 dan pelanggan membutuhkan Tipe 3.2, distributor berada di tengah masalah yang tidak mereka buat dan tidak dapat diperbaiki secara surut tanpa kembali ke sumber.
Sertifikat Tipe 3.1 dikeluarkan oleh inspektur yang berwenang internal pabrik, membuktikan bahwa batch tertentu memenuhi standar yang berlaku. Sertifikat Tipe 3.2 menambahkan inspektur pihak ketiga independen — Lloyd's Register, Bureau Veritas, TÜV, SGS, atau sejenisnya — yang menyaksikan atau memverifikasi pengujian dan menandatangani dokumen secara bersama.
Distributor tidak dapat meningkatkan 3.1 menjadi 3.2. Inspeksi pihak ketiga harus benar-benar terjadi. Jika tidak terjadi sebelum bahan dikirim, tidak dapat terjadi secara surut dengan keabsahan dokumen yang sama.
Cara Mendapatkan Keunggulan
Solusinya adalah proses hulu, diterapkan di tiga titik:
1. Tinjau setiap PO pelanggan Eropa untuk spesifikasi tipe EN 10204. Tidak semua pelanggan Eropa memerlukan 3.2 — manufaktur komersial standar mungkin hanya memerlukan 3.1. Tetapi pelanggan dalam aplikasi lepas pantai, tekanan, pertahanan, atau nuklir akan menentukan 3.2 dan mendokumentasikannya secara tertulis. Ketika PO menentukan 3.2, persyaratan itu harus mengalir ke hilir segera.
2. Sertakan persyaratan tipe sertifikat secara eksplisit dalam PO pemasok Anda. PO pemasok harus berbunyi: "Pemasok harus menyediakan sertifikat EN 10204 Tipe 3.2 dengan [inspektur pihak ketiga yang ditunjuk] untuk pesanan ini." Bukan "sertifikat EN 10204 diperlukan." Bukan "sertifikat per standar." Tipe tertentu, organisasi pihak ketiga tertentu jika pelanggan menamakannya, dan referensi pesanan tertentu.
3. Verifikasi tipe sertifikat pada penerimaan masuk sebelum bahan masuk inventaris. Ketika bahan tiba, verifikasi tipe sertifikat terhadap persyaratan pesanan sebelum gulungan atau lembaran pergi ke gudang Anda. Bukan ketika pesanan Eropa dipilih. Bukan ketika truk dipesan. Saat penerimaan.
Pemeriksaan tiga titik ini hampir tidak ada biayanya untuk diimplementasikan. Ini menghilangkan skenario sepenuhnya.
Realitas Praktis Mendapatkan 3.2 Secara Surut
Ketika 3.2 diperlukan dan 3.1 diterima, jalan menuju perbaikan melibatkan pabrik asli dan organisasi inspeksi pihak ketiga. Pabrik harus menghubungi kembali inspektur pihak ketiga untuk meninjau catatan pengujian untuk batch tertentu itu dan mengeluarkan dokumen yang ditandatangani bersama.
Beberapa pabrik dapat melakukan ini. Yang lain tidak — jika pengujian internal tidak disaksikan atau dicatat dengan cara yang dapat diverifikasi secara independen oleh inspektur pihak ketiga, tidak ada dasar untuk sertifikat 3.2 yang surut.
Beberapa inspektur pihak ketiga akan mengeluarkan sertifikasi saksi surut berdasarkan tinjauan catatan pengujian yang terdokumentasi. Yang lain memerlukan kehadiran fisik pada saat pengujian dan tidak akan mengeluarkan sertifikat untuk pengujian yang tidak mereka saksikan.
Tidak ada jaminan bahwa 3.2 dapat diperoleh secara surut. Satu-satunya jalan yang dapat diandalkan ke 3.2 adalah memesan pada saat PO.
Aturan Praktis untuk Distributor
Untuk pesanan apa pun di mana tujuan akhir adalah pelanggan Eropa yang sebelumnya menentukan 3.2 — atau di mana aplikasi adalah lepas pantai, tekanan, atau pertahanan — pesan 3.2 pada saat PO. Bangun ke dalam proses masukan pesanan sebagai bidang yang diperlukan untuk segmen pelanggan tersebut.
Sertifikat 3.2 biaya lebih dari 3.1 di tingkat pabrik. Biayanya dapat diprediksi. Biaya pengiriman yang ditahan, tindakan korektif, dan perbaikan mendesak dari pabrik tidak.