Mengapa Pabrik Baja Membutuhkan Perangkat Lunak Manajemen MTC

Jumat pukul 14:30. Pekerjaan dikirim pada Senin. Seorang teknisi kualitas duduk di meja dengan tiga tab peramban terbuka, folder drive bersama, dan kotak pencarian di klien email perusahaan. Paket struktural untuk pekerjaan koneksi gedung komersial tinggi — 47 bagian, empat ukuran balok, dua jenis koneksi — sedang diluncurkan di platform, dan inspector kontraktor umum memerlukan paket sertifikat pabrik lengkap untuk menemani pengiriman. Empat puluh tiga sertifikat diperhitungkan. Empat bukan.

Pada pukul 18:45 malam itu, dua lagi muncul: satu di subfolder yang dinamai menurut pusat layanan baja bukan nomor pekerjaan, satu tertanam dalam rantai email pembelian dari sebelas minggu lalu. Dua sisanya memerlukan panggilan ke pusat layanan Senin pagi. Kontak dokumentasi pusat layanan tidak menjawab hingga 10 pagi. Truk yang seharusnya berangkat pada 7 pagi duduk di halaman. Pengiriman sekarang Selasa. Pengawas kontraktor umum menelepon saat siang hari menanyakan di mana baja itu. Manajer proyek menangani percakapan itu. Pekerjaan tergelincir ke siklus penagihan berikutnya.

Ini bukan bencana. Ini adalah Jumat sore di bengkel fabrikasi baja struktural yang tidak memiliki sistem khusus untuk mengelola sertifikat tes pabrik. Ini terjadi secara teratur. Hampir tidak pernah muncul di mana pun di P&L.

Mengapa Pabrik Khususnya Memiliki Masalah Ini

Pabrik baja menghadapi masalah manajemen sertifikat yang lebih kompleks daripada kebanyakan operasi karena material mereka tiba dari berbagai sumber, dalam berbagai format, tanpa konvensi filing yang konsisten.

Produsen baja yang memproduksi ke spesifikasi tunggal dengan pemasok tunggal sudah mengalami kesulitan yang cukup dalam mempertahankan ketertelusuran sertifikat. Bengkel fabrikasi struktural memperumit masalah sebesar beberapa orde besar.

Material untuk proyek komersial atau industri ukuran menengah tiba dari berbagai sumber secara bersamaan. Baja struktural utama dapat berasal dari pusat layanan regional. Batang jangkar dan pelat beragam dapat berasal dari distributor. Bagian struktural berongga dapat berasal dari pusat layanan yang sama sekali berbeda, atau langsung dari pabrik pada pembelian proyek. Setiap sumber memiliki praktik dokumentasi sendiri, format sertifikat sendiri, konvensi penamaan file sendiri, dan metode pengiriman sendiri. Pusat layanan mungkin mengirim PDF bernama "Invoice 84729.pdf" yang kebetulan berisi tiga sertifikat dalam satu dokumen. Pabrik mungkin mengirim tautan portal sertifikat yang kedaluwarsa dalam 30 hari. Pengemudi distributor mungkin menyerahkan penerima kepada pegawai penerima yang dijepitkan ke surat pengepakan.

Tidak satu pun dari ini jatuh di tempat yang sama. Tidak ada satupun yang diindeks dengan cara yang sama. Nomor panas yang dicetak pada material fisik — dicap pada sudut, stensil pada lempeng, dicat pada sayap balok — ada secara independen dari dokumen sertifikat yang seharusnya cocok. Di bengkel yang memindahkan 50-200 ton baja per minggu di seluruh lusin pekerjaan aktif, kesenjangan antara material fisik dan dokumentasinya membuka lebih lebar dengan setiap pengiriman dan setiap pekerjaan.

Industri baja struktural juga memiliki masalah yang terdokumentasi dengan baik tentang kontinuitas sertifikat di seluruh rantai pasokan. Ketika pusat layanan membeli gulungan atau pelat dari pabrik, memprosesnya, dan menjualnya kembali, sertifikat yang mencapai pabrik mungkin merupakan salinan dari salinan, atau mungkin telah diterbitkan kembali oleh pusat layanan daripada oleh pabrik asli. Nomor panas harus konsisten di seluruh. Sertifikasi spesifikasi — mengkonfirmasi ASTM A572 Gr. 50 kimia dan mekanik, misalnya — harus lengkap. Tetapi semakin banyak tautan dalam rantai antara pabrik dan pabrik, semakin banyak peluang untuk sertifikat tiba tidak lengkap, berlabel salah, atau cukup hilang.

Biaya P&L Tersembunyi yang Tidak Seorang Pun Hitung

Biaya tenaga kerja di bengkel fabrikasi dilacak terhadap operasi produksi: pemotongan, pemasangan, pengelasan, pengecatan, pengiriman. Ini dianggarkan, dimonitor, dan dilaporkan. Biaya tenaga kerja QC ada di gaji, tetapi alokasi jarang cukup spesifik untuk menangkap waktu yang dihabiskan untuk berburu sertifikat, verifikasi sertifikat, dan persiapan paket audit.

Perhitungannya tidak rumit. Bengkel struktural ukuran menengah memproses 200 pekerjaan per tahun, masing-masing memerlukan paket sertifikat untuk pengiriman, dan rata-rata tiga jam tenaga kerja QC per pekerjaan dalam berburu sertifikat dan perakitan paket, menghabiskan 600 jam per tahun dalam pengambilan dokumen. Dengan tingkat tenaga kerja QC yang sepenuhnya dimuat sebesar 45 dolar per jam, itu adalah 27.000 dolar per tahun dalam biaya tenaga kerja langsung sebelum bahkan satu penahan pengiriman, penalti pelanggan, atau biaya akselerasi dihitung.

Dalam praktik, distribusi tidak merata. Sebagian besar pekerjaan memerlukan satu hingga dua jam. Beberapa pekerjaan memakan waktu empat hingga enam karena material berasal dari berbagai sumber melalui berbagai pengiriman selama periode fabrikasi berminggu-minggu, dan jejak sertifikat telah dingin. Pekerjaan yang melibatkan substitusi material — di mana satu panas habis dan pengganti ditarik dari pembelian yang berbeda — memerlukan rekonstruksi rantai sertifikat dari awal. Ini adalah pekerjaan yang menghasilkan krisis Jumat sore.

Penahan pengiriman memiliki profil biaya mereka sendiri. Truk platform yang ditahan di halaman selama satu hari menelan biaya antara 300 dan 600 dolar dalam biaya penyimpanan dan waktu pengemudi tergantung pada pengaturan. Jika penahan adalah masalah kontraktor, biaya itu mungkin kembali sebagai biaya penghitungan balik. Jika penundaan menyebabkan kontraktor melewatkan jendela pengecoran beton atau pengangkatan crane, paparan biaya penghitungan balik tumbuh. Pabrik dengan pelanggan komersial berulang sering menyerap biaya ini secara diam-diam untuk melindungi hubungan, yang berarti mereka tidak pernah muncul dalam sistem pelacakan biaya apa pun dan tidak pernah memicu tinjauan proses apa pun.

Biaya yang lebih dalam terletak pada waktu pembayaran. Kontrak konstruksi komersial sering menghubungkan milestone pembayaran ke pengiriman yang diverifikasi. Pekerjaan yang dikirim Selasa bukan Senin mungkin tidak mencapai konfirmasi penerimaan kontraktor hingga Rabu, yang dapat mendorong pengajuan faktur ke periode penagihan berikutnya. Pada kontrak fabrikasi senilai 300.000 dolar, penundaan 30 hari dalam persetujuan faktur memiliki biaya pembiayaan nyata yang, sekali lagi, tidak pernah muncul pada item baris apa pun yang terhubung dengan manajemen sertifikat.

Apa Yang Terjadi Ketika Sertifikat Salah atau Hilang pada Pengiriman

Tidak setiap celah sertifikat diselesaikan dengan panggilan telepon dan truk tertunda. Beberapa muncul di lokasi proyek, selama atau setelah pendirian, ketika insinyur struktural catatan atau inspektur khusus meminta untuk meninjau paket sertifikat dan menemukan bahwa apa yang dikirimkan tidak cocok dengan apa yang dipasang.

Sertifikat yang hilang untuk koneksi momen-bingkai di zona seismik bukan ketidaknyamanan administratif. Ini adalah ketidaksesuaian struktural potensial yang memerlukan insinyur untuk mengevaluasi apakah material dapat diasumsikan mematuhi berdasarkan bukti lain, atau apakah koneksi perlu diuji secara destruktif, diuji ulang dengan metode ultrasonik, atau dilepas dan diganti. Paparan pabrik dalam skenario itu mencakup biaya re-inspeksi, pekerjaan perbaikan potensial, kehilangan peluang penawaran masa depan dengan GC itu, dan dalam beberapa kasus, keterlibatan dalam proses penyelesaian ketidaksesuaian formal yang menghasilkan jejak kertas yang terlihat ke departemen bangunan.

Sertifikat yang salah — dokumen yang menunjukkan kimia A36 untuk material yang dikirim sebagai A572 Gr. 50, atau sertifikat untuk panas yang berbeda dari yang dicap pada material — menciptakan kelas masalah yang berbeda. Material mungkin sepenuhnya memadai. Dalam banyak kasus, pelat A36 melebihi minimum A572 Gr. 50 dalam praktik. Tetapi insinyur tidak dapat mengandalkan apa material itu; insinyur hanya dapat mengandalkan apa yang dikatakan dokumentasi. Jika dokumentasi mengatakan satu hal dan cap mengatakan hal lain, material sedang dalam pertanyaan terlepas dari properti aktualnya.

Penolakan pelanggan terhadap paket sertifikat pada pengiriman juga memiliki implikasi pembayaran di luar pekerjaan langsung. Kontraktor umum dan pemilik-operator mempertahankan daftar informal dan formal pabrik yang praktik dokumentasinya telah menyebabkan masalah. Bengkel yang secara teratur menghasilkan paket sertifikat tidak lengkap dilewati pada daftar penawaran masa depan. Dampak pendapatan dari kerusakan reputasi itu nyata dan permanen, dan melacak langsung ke proses dokumentasi yang tidak pernah dirancang untuk menangani volume dan kompleksitas operasi fabrikasi modern.

Apa Yang Berubah Dengan Sistem Manajemen MTC Khusus

Perubahan operasional yang diciptakan sistem khusus adalah perubahan dalam kapan verifikasi sertifikat terjadi. Di bengkel tanpa sistem, verifikasi terjadi pada pengiriman — ketika paket sertifikat dirakit dan diperiksa terhadap manifes. Di bengkel dengan sistem khusus, verifikasi terjadi pada penerimaan, sebelum material mencapai lantai bengkel.

Ketika pengiriman tiba, sertifikat dicatat terhadap pesanan pembelian dan diindeks menurut nomor panas. Dalam sistem dengan ekstraksi otomatis, nomor panas, spesifikasi material, kualitas, dan nilai pengujian yang dapat diterapkan diekstrak dari PDF dan dicocokkan dengan item baris PO tanpa transkripsi manual. Jika sertifikat hilang — jika pengiriman 12 bagian balok tiba dengan sertifikat untuk 10 dari mereka — celah terlihat langsung, sedangkan pengemudi pusat layanan masih berada di dermaga dan panggilan telepon dapat menyelesaikannya dalam hitungan menit bukan minggu.

Validasi spesifikasi pada intake menangkap masalah sertifikat salah sebelum menjadi masalah material salah. Jika pesanan pembelian memerlukan sayap lebar A992 dan sertifikat yang tiba mendokumentasikan A572 Gr. 50, ketidakcocokan ditandai di pintu. Material menuju area penahan daripada lantai bengkel. Tidak ada pemotongan, tidak ada pemasangan, tidak ada pengelasan terhadap material yang dokumentasinya sedang dalam pertanyaan.

Sepanjang perawatan, pengindeksan nomor panas berarti sertifikat terhubung ke material terlepas dari berapa kali material bertukar tangan secara internal — dari penerimaan ke halaman, dari halaman ke meja pemasangan, dari pemasangan ke ruang pengelasan. Ketika gambar pendirian mereferensikan tanda bagian spesifik, dan tanda bagian itu dipotong dari pelat spesifik, dan pelat itu memiliki nomor panas, sertifikat untuk panas itu dapat diambil segera.

Pada pengiriman, paket sertifikat dirakit dalam hitungan menit bukan jam. Sistem tahu bagian mana yang ada di daftar pengiriman, panasnya asal bagian tersebut, dan sertifikat yang sesuai berada di mana. Teknisi QC tidak mencari. Teknisi QC meninjau dan mengirim.

27.000 dolar per tahun dalam tenaga kerja berburu sertifikat adalah biaya yang dapat dipulihkan — mudah untuk menghitung, mudah dijelaskan kepada siapa pun yang meninjau kasus ROI. Biaya yang dihindari dari penahan pengiriman, penundaan pengiriman, penolakan pelanggan, dan kerusakan reputasi lebih besar dan kurang dapat diprediksi, tetapi ini adalah biaya yang benar-benar menentukan apakah bengkel fabrikasi baja struktural membangun atau menggerogoti margin dalam jangka panjang.

Fabrikasi baja struktural adalah bisnis margin rendah, volume tinggi. Bengkel yang tetap kompetitif adalah yang telah menghilangkan gesekan yang tidak perlu dari setiap bagian operasi mereka. Manajemen sertifikat adalah salah satu tempat terakhir di mana gesekan yang seharusnya telah dihilangkan satu dekade lalu masih diserap dalam tenaga kerja QC, penahan jadwal, dan kerusakan hubungan pelanggan yang diam-diam. Sistem manajemen MTC khusus tidak menambah kemampuan ke bengkel. Ini menghilangkan kategori masalah yang tidak memiliki tempat dalam operasi yang dijalankan dengan baik.

Pertanyaan yang Sering Diajukan